INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: 1 Waga: 90

Transkrypt

1 Pakiet zmian w systemie związany z nowelizacją ustawy z dnia 10 września 2015r. I. Wstęp W związku ze zmianami wynikającymi z ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz z dnia r.) system KS ZSA od wersji został dostosowany do pobierania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) z aptek znajdujących się w bazie danych. Jednolity Plik Kontrolny (ang. Standard Audit File-Tax SAF-T) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. Struktury plików JPK obejmują 7 rodzajów dokumentów: Księgi rachunkowe JPK_KR, Wyciąg bankowy JPK_WB, Magazyn JPK_MAG, Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT- JPK_VAT, Faktury VAT JPK_FA, Podatkowa księga przychodów i rozchodów JPK_PKPiR, Ewidencja przychodów JPK_EWP. System został rozbudowany o możliwość generowania plików: Magazyn JPK_MAG oraz Faktury VAT- JPK_FA. Obowiązek przekazywania danych w formie plików JPK dotyczy: od 1 lipca 2016r. duże podmioty ( 250 pracowników, roczny obrót firmy równy lub większy niż 50 milionów euro) od 1 lipca 2018r. mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. II. Konfiguracja Aby móc korzystać z funkcjonalności generowania plików JPK należy odpowiednio zaktualizować system: - w wersji minimum KS-AOW - aktualna, wersja AP62NWIN (raportownik) - wersja minimum W MODULE 51. ZESTAWIENIA dodano nową zakładkę o nazwie JPK, a w niej dwie funkcje ( Rys. 1 ): 1. WYGENERUJ PLIK JPK 2. PRZEGLĄD PLIKÓW JPK Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 1

2 III. Generowanie Plików JPK Rys, 1 System umożliwia generowanie Plików JPK należy to rozumieć jako Wysłanie zlecenia do apteki o wygenerowanie plików JPK, które są później pobierane do bazy danych. Aby wygenerować plik JPK należy skorzystać z funkcji WYGENERUJ PLIK JPK na zakładce JPK (w module zestawienia). Pojawi się okno konfiguracji ( Rys 2 ): Rys.2 Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 2

3 W tym oknie w zakładce Wybór należy ustalić kilka parametrów: Numer NIP - Niektóre sieci maja wiele aptek o różnych numerach NIP ( na podstawie danych wprowadzonych w licencji lub w wizytówkach aptek na bazie ZSA system automatycznie wybiera wszystkie apteki, które maja ten NIP, który wybrał użytkownik ). Wybór można w każdym momencie edytować - dodawać lub usuwać dane na podstawie istniejących grup aptek nadal podlegających pod ten sam NIP. ZAKRES DANYCH - zdefiniowanie okresu czasu, który będzie brany pod uwagę przy pobieraniu danych. RODZAJU PLIKÓW JPK - określenie jakie pliki,wejdą w skład JPK (Faktury VAT, Faktury Zakupu lub Magazyn). NAZWA / PODKATALOG - miejsce zapisu pliku. Automatycznie nazwa jest też od razu nazwą podkatalogu, do którego pobrane pliki będą zapisywane. Pliki zapisują się w katalogu Raporty a wnim będą podkatalogi przypisane pojedynczym zleceniom. Zleceniu można nadać nazwę ręcznie. APTEKI - możliwosć zmiany aptek, dla których będą generowane pliki - pierwotnie będą to apteki o wybranym wcześniej numerze NIP. Po wywołaniu [F2] Twórz plik zostanie wygenerowany do konkretnej lokalizacji ( rozpoczyna się proces wysyłania zlecenia na serwer FTP i do apteki ). Po zebraniu wszystkich informacji (tych określonych w kryteriach) zostanie wysłana informacja mailowa o stanie pliku. W tym celu musi być uzupełnione pole na karcie użytkownika - w przeciwnym wypadku pojawi sie komunikat ( Rys. 3 ): Rys. 3 Tworzenie dokumentu JPK będzie można zapisać jednak do czasu uzupełnienia adresu mailowego informacja nie będzie rozesłana. Aby uzupełnić uzupełnić te dane należy z poziomu Modułu 41. ADMINISTRACJA wybrać -> Opcje Aplikacji -> Operatorzy ( zaznaczyć odpowiedniego użytkownika ) -> [SF4] Popraw - > . Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 3

4 Dodatkowo w zakładce Podgląd ( Rys. 4 ) w oknie Wygeneruj Plik JPK znajduje się krótkie podsumowanie wysłanego zlecenia. Rys. 4 IV. Przegląd Plików JPK Wszelkie wygenerowane pliki trafiają do okna przeglądu. Funkcja PRZEGLĄD PLIKÓW JPK umożliwia podgląd zleceń i statusów ich realizacji ( Rys 5 ). W górnej części okna znajdują się kolumny zawierające: - DATA UTWORZENIA ZLECENIA - NAZWA / PODKATALOG - ZAKRES OD / ZAKRES DO - WYKONANO - procentowe i jakościowe wykonanie zlecenia Każdy z dokumentów jest odpowiednio opisany - w dolnej części okna jest pełen opis kryteriów ( typy plików, które były brane pod uwagę, okres czasu, do których aptek było wysłane żądanie oraz status wykonanie zlecenia) Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 4

5 Rys. 5 W dolnej części okna znajdują się klawisze funkcyjne: - DODAJ - pozwala na dodanie nowego polecenia generowani pliku ( jak z okna głównego ) - SZCZEGÓŁY - podgląd danych zawartych w zleceniu - POBIERZ Z FTP - funkcja jest realizowana po wykonaniu zadań z harmonogramu ( wygeneruj zlecenia i import paczki ) przez KSFON Serwer i przez Raportownik po zadaniach pobierz zlecenia i wygeneruj paczkę. Pozwala na sprawdzenie statusu wszystkich zleceń i określenie odpowiednich statusów - ZAPISZ NA DYSK - standardowy zapis do katalogu, wszystkie pliki będą przechowywane na bazie - USUŃ - usuwa zlecenia z listy wraz z ewentualnymi plikami / też usuwa pliki zapisane na bazie Po wywołaniu [F3] Szczegóły ( Rys 6 ) z głównego okna otrzymujemy podgląd szczegółów wybranego zlecenia. szczegółów danego zlecenia Dane przedstawione są w formie listy z rozpisem na poszczególne pliki. Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 5

6 Z dokładnością nie tylko co do apteki tylko z dokładnością do pliku, którego system oczekuje, lub który został już pobrany. Rys. 6 W górnej części okna znajdują się kolumny zawierające: - NAZWA APTEKI - TYP PLIKU - STAN WYKONANIA W tym oknie możliwy jest dokładny podgląd statusów realizacji generowania poszczególnych plików. Status wykonania zlecenia: 1. WYSŁANO POLECENIE DO APTEKI 2. GENEROWANIE PLIKU ROZPOCZĘTE 3. WYKONANO PRAWIDŁOWO: Plik znajduje się na bazie 4. BŁĄD: treść błędu Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 6

7 V. Dziennik Zdarzeń Wszystkie etapy realizacji funkcjonalności JPK są zapisywane w Dzienniku Zdarzeń ( Rys 7 ), który znajduje się w Module 32. SERWIS -> Inne -> Dziennik Zdarzeń. Rys. 7 Wykonała: Katarzyna Lolo Sprawdził: Zatwierdził: Strona 7