ZAPYTANIE OFERTOWE OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dalej NFOŚiGW), zaprasza do złożenia oferty na zorganizowanie i obsługę logistyczną trzydniowego szkolenia wyjazdowego do Parku Narodowego Bory Tucholskie dla pracowników NFOŚiGW. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa logistyczna trzydniowego szkolenia wyjazdowego do Parku Narodowego Bory Tucholskie dla pracowników NFOŚiGW. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy zapewnienia: a) zorganizowania trzydniowego szkolenia wyjazdowego do Parku Narodowego Bory Tucholskie, dla nie więcej niż 30 osób, w terminie określonym w pkt 1, b) realizacji szkolenia wyjazdowego zgodnie z ramowym programem, o którym mowa w pkt 2, c) noclegu dla uczestników szkolenia wyjazdowego w hotelu/ośrodku znajdującym się w okolicach Parku Narodowego Bory Tucholskie (w odległości nie większej niż 30 km od granic tego Parku), spełniającego warunki określone w pkt 4, d) wyżywienia, o którym mowa w pkt 5, e) środka transportu, o którym mowa w pkt 6, f) ubezpieczenia NNW dla uczestników szkolenia wyjazdowego, o którym mowa w pkt 7, g) obsługi logistycznej w trakcie całego wyjazdu szkoleniowego, o której mowa w pkt 8, h) przygotowania zaświadczeń, o których mowa w pkt Termin wykonania zamówienia: r. (środa, czwartek, piątek) 2. Ramowy program szkolenia wyjazdowego: Pierwszy dzień: - zbiórka uczestników szkolenia wyjazdowego pod siedzibą Zamawiającego, - wyjazd na miejsce realizacji zamówienia, - zakwaterowanie w hotelu/ośrodku, - kolacja. Drugi dzień: - śniadanie tzw. szwedzki stół, - obiad, - kolacja (ognisko/grill/ ). Trzeci dzień: - śniadanie tzw. szwedzki stół, - obiad, - wykwaterowanie z hotelu/ośrodka, - wyjazd do siedziby Zamawiającego. Szczegółowy program szkolenia zostanie uzgodniony z wybranym Wykonawcą.

2 3. Uczestnicy szkolenia: W szkoleniu wyjazdowym uczestniczyć będzie łącznie nie więcej niż 30 pracowników NFOŚiGW. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany/modyfikacji listy uczestników, nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem szkolenia, do godz. 12:00 (ostateczna lista uczestników). W przypadku zmniejszenia liczby uczestników (maksymalnie o 8 osób z 30 planowanych) kwota wynagrodzenia zostanie odpowiednio pomniejszona i Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu. 4. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia, nie później niż 3 dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia wyjazdowego, hotel/ośrodek znajdujący się w odległości nie większej niż 30 km od granic Parku Narodowego Bory Tucholskie, zapewniający zakwaterowanie i wyżywienie dla nie więcej niż 30 osób, spełniający poniższe wymagania: a) zakwaterowanie w jednym budynku lub kilku budynkach, ale składających się na jeden zamknięty hotel/ośrodek. Niedopuszczalne jest zakwaterowanie uczestników w tzw. formule rozrzucenia na mieście, b) zakwaterowanie w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym lub ośrodku spełniającym standardy hotelu trzygwiazdkowego, c) noclegi z pierwszego na drugi i z drugiego na trzeci dzień szkolenia wyjazdowego i zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, każdy z łazienką, d) pomieszczenie bagażowe, zapewniające bezpieczne składowanie bagażu, w przypadku przyjazdu przed rozpoczęciem doby hotelowej lub przy konieczności zwolnienia pokoi przed planowaną godziną wyjazdu. 5. Wyżywienie uczestników szkolenia wyjazdowego: Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie: a) spożywania przez uczestników posiłków w restauracji znajdującej się w hotelu/ośrodku, w którym zakwaterowani są uczestnicy szkolenia wyjazdowego, z zastrzeżeniem pkt g), b) menu z restauracji w hotelu/ośrodku, które dostarczy Zamawiającemu nie później niż 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia, do zatwierdzenia, c) wyżywienia w układzie: pierwszy dzień: kolacja drugi dzień: śniadanie, obiad, kolacja w formie grilla lub ogniska trzeci dzień: śniadanie, obiad, d) śniadanie: w formie tzw. szwedzkiego stołu, e) obiad: dwa dania z możliwością wyboru wersji wegetariańskiej + deser, f) kolacja będzie zorganizowana w restauracji w hotelu/ośrodku i zawierać będzie ciepły posiłek i przystawki oraz ciepłe i zimne napoje. Wykonawca zapewni sprzęt audio w trakcie trwania kolacji, g) Zamawiający dopuszcza spożywanie obiadu w restauracji o standardzie nie niższym niż w hotelach trzygwiazdkowych, poza hotelem/ośrodkiem w którym zakwaterowani są uczestnicy szkolenia wyjazdowego, w przypadku gdy jest to korzystniejsze czasowo i pozwala lepiej zrealizować program szkolenia. 6. Środek transportu. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie: a) środka transportu odpowiedniego do wielkości grupy, b) transportu uczestników spod siedziby Zamawiającego na miejsce szkolenia, zapewnienia przejazdów na miejscu szkolenia (PN Bory Tucholskie hotel/ośrodek w którym są zakwaterowani uczestnicy szkolenia wyjazdowego ew. restauracja ) oraz transportu uczestników z powrotem do siedziby Zamawiającego,

3 c) środka transportu spełniającego wymogi bezpieczeństwa drogowego, o wysokim standardzie, wyposażonego w klimatyzację, pasy bezpieczeństwa i WC, d) doświadczonego kierowcy z bardzo dobrą znajomością topografii Polski oraz trasy szkolenia wyjazdowego. 7. Ubezpieczenie: Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie ubezpieczenia grupowego (NNW) uczestników szkolenia wyjazdowego, na czas przejazdów i pobytu w hotelu/ośrodku, w kwocie nie mniejszej niż równowartość ,00 zł. 8. Obsługa logistyczna szkolenia wyjazdowego. Wykonawca zapewni w każdym dniu szkolenia wyjazdowego opiekuna grupy, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia oraz dbał o wysoki poziom obsługi uczestników szkolenia wyjazdowego począwszy od zbiórki uczestników pod siedzibą NFOŚiGW przed wyjazdem, do powrotu, a także będzie odpowiedzialny m.in. za zakwaterowanie uczestników szkolenia wyjazdowego w hotelu/ośrodku. 9. Zaświadczenia dla uczestników: Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie dla każdego uczestnika wyjazdu szkoleniowego zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Kserokopie zaświadczeń potwierdzonych za zgodność z oryginałem (wszystkie w dwóch egzemplarzach), Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 2 dni po zakończeniu szkolenia wyjazdowego. 10. Cena szkolenia wyjazdowego zawiera w szczególności następujące koszty: - zakwaterowania, o którym mowa w pkt 4, - wyżywienia, o którym mowa w pkt 5, - podróży, o której mowa w pkt 6, - ubezpieczenia uczestników szkolenia wyjazdowego, o którym mowa w pkt 7, - wynagrodzenie dla opiekuna grupy, o którym mowa w pkt 8, - zaświadczeń o ukończeniu szkolenia wyjazdowego i ich kopii, o których mowa w pkt 9, oraz inne koszty związane z organizacją tego szkolenia wyjazdowego. 11. Rozliczenie szkolenia wyjazdowego. Rozliczenie szkolenia wyjazdowego nastąpi po jego zakończeniu, na podstawie rzeczywistej liczby uczestników szkolenia potwierdzonej ich podpisami na liście obecności (przygotowuje Zamawiający), jednak nie mniejszej niż 22 osoby. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników (maksymalnie o 8 osób z 30 planowanych) kwota wynagrodzenia zostanie odpowiednio pomniejszona i Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu. Płatność za szkolenie nastąpi po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru szkolenia wyjazdowego potwierdzającego prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego faktury. 12. Ocena ofert Ocena ofert przez osoby wyznaczone do przeprowadzenia postępowania, dokonana zostanie na podstawie następujących kryteriów: Lp. Nazwa kryterium Waga 1. Cena za jednego uczestnika (A) 60% 2. Doświadczenie Wykonawcy (B) 40%

4 Ocena będzie dokonywana według skali punktowej przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 400 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi), w następujący sposób: (A) Cena brutto za jednego uczestnika szkolenia: Ocenie podlega cena brutto za jednego uczestnika szkolenia. Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w skali od 1 do 4 w następujący sposób: - oferta z najniższą ceną otrzymuje 4 punkty - pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X:Y) x 4 x 60 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty (B) Doświadczenie Wykonawcy Warunkiem przystąpienia do postępowania o udzielenie zamówienia na organizację i obsługę logistyczną trzydniowego szkolenia wyjazdowego do Parku Narodowego Bory Tucholskie dla pracowników NFOŚiGW, jest zorganizowanie i obsługa logistyczna minimum 3 szkoleń w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego. W ramach kryterium doświadczenie Wykonawcy punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w skali od 0 do 4 w następujący sposób: oferta, w której Wykonawca zorganizował przynajmniej 3 szkolenia, w ciągu ostatnich logistycznej, otrzymuje 0 punktów, oferta, w której Wykonawca zorganizował przynajmniej 5 szkoleń, w ciągu ostatnich logistycznej, otrzymuje 1 punkt, oferta, w której Wykonawca zorganizował przynajmniej 7 szkoleń, w ciągu ostatnich logistycznej, otrzymuje 2 punkty, oferta, w której Wykonawca zorganizował przynajmniej 9 szkoleń, w ciągu ostatnich logistycznej, otrzymuje 3 punkty, oferta, w której Wykonawca zorganizował przynajmniej 11 szkoleń, w ciągu ostatnich logistycznej, otrzymuje 4 punkty, W celu potwierdzenia spełniania powyższego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w formie oświadczenia wykaz szkoleń zorganizowanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego, których realizacja polegała na zapewnieniu obsługi logistycznej, jako załącznik do oferty. Punkty (wartość punktowa oferty) w ramach kryterium Doświadczenie Wykonawcy przyznaje się w następujący sposób: (liczba punktów za liczbę szkoleń) x 40 Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która przy uwzględnieniu powyższych kryteriów i ich wag otrzyma najwyższą punktację obliczoną wg wzoru: Ocena = A + B

5 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia ustalona została na kwotę ,00 zł brutto, tj ,00 zł brutto za jednego uczestnika. Oferty prosimy przesyłać na adres j.sulej@nfosigw.gov.pl w terminie do 28 września 2012 r. do godz. 13:00.