Zapytanie ofertowe nr 3/GSWB/13

Transkrypt

1 Wrocław, 12 lutego 2013 r. Zapytanie ofertowe nr 3/GSWB/13 Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Zarząd Główny z siedzibą we Wrocławiu ul. Kołłątaja 26A Wrocław KRS NIP REGON zwane dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na organizację wizyt studyjnych w Poznaniu i Cieszynie, w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch krajowych wizyt studyjnych w Poznaniu i Chudobczycach (gm. Kwilcz) w terminie marca 2013 r. oraz w Cieszynie w terminie marca 2013 r., w ramach której Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia: zakwaterowania, wyżywienia, transferu uczestników z Zabrza i Strzelec Opolskich do Poznania i z powrotem oraz z Dąbrowy Górniczej do Cieszyna i z powrotem, transferów lokalnych na miejscu wizyty, ubezpieczenia NNW i KL, pokrycia kosztów organizacji merytorycznej części wizyty (dot. wizyty w Cieszynie) dla 33 uczestników (wizyta w Poznaniu i Chudobczycach 22 osoby; wizyta w Cieszynie 11 osób), zgodnie ze szczegółowym harmonogramem wizyty (zwanym dalej harmonogramem szczegółowym ) oraz listą uczestników, które zostaną dostarczone Wykonawcy na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia część pierwsza (wizyta studyjna w Poznaniu i Chudobczycach) 2.1. Zakwaterowanie Wykonawca zapewni w całym okresie pobytu ( noclegi) zakwaterowanie dla 22 uczestników w jednym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej trzygwiazdkowego, w pokojach 2-osobowych. Obiekt musi się znajdować w centrum miasta Poznań. Każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym Wyżywienie Wykonawca zapewni pełne dzienne wyżywienie dla 22 uczestników obejmujące 3 posiłki dziennie (śniadanie, obiad i kolacja) zgodnie z poniższym harmonogramem: : - obiad w hotelu, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy lub w restauracji w jego pobliżu,

2 : - obiad w restauracji w lokalizacji, : - obiad w restauracji w lokalizacji Śniadania powinny zawierać przynajmniej jedno danie ciepłe oraz wybór dań zimnych (tzw. szwedzki stół) oraz napoje (kawa, herbata, napoje zimne). Obiady i kolacje powinny składać się z dwóch dań (w tym na obiad dwa ciepłe, na kolację co najmniej jedno ciepłe) oraz napojów (kawa, herbata, napoje zimne), dodatkowo obiad powinien zawierać deser. Nie dopuszcza się podawania posiłków w restauracjach typu fast-food. Wykonawca zapewni posiłki wegetariańskie dla osób, które zgłoszą taką opcję w liście uczestników Transfer uczestników do Poznania i z powrotem Wykonawca zapewni transfer do Poznania i z powrotem busami lub autobusami dla poniższych grup uczestników: w dniu 13 marca 2013 r. transfer do Poznania (przyjazd do Poznania ok. godz. 13:30): 10 osób z Zabrza (odbiór spod Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie, Zabrze, ul. Roosevelta 40), 10 osób ze Strzelec Opolskich (obiór z parkingu przy skrzyżowaniu ulic Parkowej i Krakowskiej), 1 osoba z Wrocławia (odbiór z parkingu przy CH Auchan na Bielanach Wrocławskich) w dniu 15 marca 2013 r. transfer z Poznania (wyjazd z Poznania ok. godz. 13:30): 10 osób do Zabrza (dowóz pod Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie, Zabrze, ul. Roosevelta 40), 10 osób do Strzelec Opolskich (dowóz na parking przy skrzyżowaniu ulic Parkowej i Krakowskiej), 1 osoba do Wrocławia (dowóz na parking przy CH Auchan na Bielanach Wrocławskich) Transfer powinien zostać wykonany pojazdami przystosowanymi do przewozu ww. liczby osób, wyposażonymi w klimatyzację, system ABS oraz działającą toaletę. Pojazdy te powinny być oznaczone logiem projektu (na kartce za szybą) dostarczonym przez Zamawiającego. Dopuszcza się wykonanie transferu jednym pojazdem, jednakże łączny czas przejazdu pomiędzy najodleglejszymi miejscami odbioru/dowozu nie może przekroczyć 3 godzin. Dopuszcza się niewielkie zmiany w lokalizacji punktu odbioru i dowozu po uzgodnieniu z Zamawiającym Transfery lokalne na miejscu wizyty Wykonawca zapewni transfery lokalne na miejscu wizyty busami lub autobusem dla grupy 22 osobowej umożliwiające wygodny i punktualny dojazd uczestników na wszystkie wydarzenia wymienione w harmonogramie wstępnym wizyty w Poznaniu i Chudobczycach (załącznik nr 6). Wszystkie transfery powinny zostać wykonane pojazdami przystosowanymi do przewozu ww. liczby osób, wyposażonymi w klimatyzację oraz system ABS, oznaczonymi logiem projektu (na kartce za szybą) dostarczonym przez Zamawiającego. Dopuszcza się możliwość zrezygnowania z transferu w przypadku gdy odległość transferu pozwala na dojście piesze, jednak wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego. Podane w harmonogramie wstępnym informacje o godzinach spotkań mają charakter orientacyjny. Szczegółowe lokalizacje poszczególnych wizytowanych placówek oraz wiążący plan godzinowy zostaną podane w harmonogramie szczegółowym (zob. pkt 1 zamówienia). Wszystkie wizytowane placówki znajdować się będą na terenie Poznania i Chudobczyc (nie więcej niż jeden przejazd z Poznania do Chudobczyc i z powrotem). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w harmonogramie wstępnym wiążącym będzie harmonogram szczegółowy przesłany Wykonawcy na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty. Wykonawca po otrzymaniu harmonogramu szczegółowego przedstawi zamawiającemu na 7 dni przed rozpoczęciem wizyty harmonogram uwzględniający szczegółowe informacje o zapewnianych przez niego usługach (m.in. adres hotelu, adresy restauracji, godziny transferu i miejsca zbiórek).

3 2.5. Ubezpieczenia Wykonawca zapewni każdemu z 22 uczestników ubezpieczenie NNW i KL na cały czas wyjazdu studyjnego. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia część druga (wizyta studyjna w Cieszynie) 3.1. Zakwaterowanie Wykonawca zapewni w całym okresie pobytu ( nocleg) zakwaterowanie dla 11 uczestników w jednym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej trzygwiazdkowego, w pokojach 2-osobowych. Obiekt musi się znajdować w centrum miasta Cieszyn. Każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym Wyżywienie Wykonawca zapewni pełne dzienne wyżywienie dla 11 uczestników obejmujące 3 posiłki dziennie (śniadanie, obiad i kolacja) zgodnie z poniższym harmonogramem: : - obiad w restauracji w lokalizacji, : - obiad w restauracji w lokalizacji Śniadania powinny zawierać przynajmniej jedno danie ciepłe oraz wybór dań zimnych (tzw. szwedzki stół) oraz napoje (kawa, herbata, napoje zimne). Obiady i kolacje powinny składać się z dwóch dań (w tym na obiad dwa ciepłe, na kolację co najmniej jedno ciepłe) oraz napojów (kawa, herbata, napoje zimne), dodatkowo obiad powinien zawierać deser. Nie dopuszcza się podawania posiłków w restauracjach typu fast-food. Wykonawca zapewni posiłki wegetariańskie dla osób, które zgłoszą taką opcję w liście uczestników Transfer uczestników do Cieszyna i z powrotem Wykonawca zapewni transfer do Cieszyna i z powrotem busem lub autobusem: w dniu 14 marca 2013 r. transfer 11 osób z Dąbrowy Górniczej do Cieszyna (przyjazd do Cieszyna ok. godz. 9:00), odbiór uczestników z parkingu za Pałacem Kultury Zagłębia Dąbrowa Górnicza, pl. Wolności 1, wjazd na parking od strony ul. Górników Redenu w dniu 15 marca 2013 r. transfer 11 osób z Cieszyna do Dąbrowy Górniczej (wyjazd z Cieszyna ok. godz. 16:00), dowóz uczestników na parking za Pałacem Kultury Zagłębia Dąbrowa Górnicza, pl. Wolności 1, wjazd na parking od strony ul. Górników Redenu Transfer powinien zostać wykonany pojazdem przystosowanymi do przewozu ww. liczby osób, wyposażonym w klimatyzację oraz system ABS. Pojazd ten powinien być oznaczony logiem projektu (na kartce za szybą) dostarczonym przez Zamawiającego. Dopuszcza się niewielkie zmiany w lokalizacji punktu odbioru i dowozu po uzgodnieniu z Zamawiającym Transfery lokalne na miejscu wizyty Wykonawca zapewni transfery lokalne na miejscu wizyty busami lub autobusami dla grupy 11 osobowej umożliwiające wygodny i punktualny dojazd uczestników na wszystkie wydarzenia wymienione w harmonogramie wstępnym wizyty w Cieszynie (załącznik nr 7). Wszystkie transfery powinny zostać wykonane pojazdami przystosowanymi do przewozu ww. liczby osób, wyposażonymi w klimatyzację oraz system ABS, oznaczonymi logiem projektu (na kartce za szybą) dostarczonym przez Zamawiającego. Dopuszcza się możliwość zrezygnowania z transferu w przypadku gdy odległość transferu pozwala na dojście piesze, jednak wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego. Podane w harmonogramie wstępnym informacje o godzinach spotkań mają charakter orientacyjny.

4 Szczegółowe lokalizacje poszczególnych wizytowanych placówek oraz wiążący plan godzinowy zostaną podane w harmonogramie szczegółowym (zob. pkt 1 zamówienia). Wszystkie wizytowane placówki znajdować się będą na terenie Cieszyna. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w harmonogramie wstępnym wiążącym będzie harmonogram szczegółowy przesłany Wykonawcy na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty. Wykonawca po otrzymaniu harmonogramu szczegółowego przedstawi zamawiającemu na 7 dni przed rozpoczęciem wizyty harmonogram uwzględniający szczegółowe informacje o zapewnianych przez niego usługach (m.in. adres hotelu, adresy restauracji, godziny transferu i miejsca zbiórek) Ubezpieczenia Wykonawca zapewni każdemu z 11 uczestników ubezpieczenie NNW i KL na cały czas wyjazdu studyjnego Organizacja części merytorycznej wizyty Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego przebiegu części merytorycznej wizyty poprzez uzgodnienie z wizytowaną organizacją (Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości Społecznej Być Razem, ul. Wałowa 4, Cieszyn, i poniesienie niezbędnych kosztów organizacji części merytorycznej wizyty (wynajem sal, wynagrodzenie osób prowadzących spotkania, przerwy kawowe, itp.) Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; Usługi w zakresie transportu drogowego; Hotelarskie usługi noclegowe; Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków; Usługi w zakresie organizowania seminariów; Usługi biur podróży i podobne; 4. Uwagi ogólne 4.1. Dla potrzeb niniejszego zamówienia Zamawiający zwolniony jest ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych Dopuszcza się składanie ofert częściowych w podziale zgodnym z częścią pierwszą i drugą szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (tj. pkt 2 i 3 niniejszego zamówienia) Wykonawca musi wykazywać się co najmniej 2-letnim doświadczeniem w realizacji podobnych usług Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia drobnych zmian w harmonogramie szczegółowym spowodowanych okolicznościami nieznanymi w chwili jego sporządzenia Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników wizyty studyjnej. Ostateczna imienna lista uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty. W przypadku gdyby liczba uczestników zmieniła się, Wykonawca w ciągu 3 dni od otrzymania listy uczestników przedstawi Zamawiającemu zaktualizowaną kalkulację kosztów wizyty. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania w zaktualizowanej kalkulacji tych samych kosztów jednostkowych co w oryginalnej ofercie Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną Płatność nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od jej otrzymania Wszelkie spory wynikłe w związku z realizacją niniejszego zamówienia rozwiązywane będą przed sądem właściwym dla siedziby Zamawiającego. 5. Oferta powinna zawierać: 5.1. Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1) z podaniem cen brutto w złotówkach, 5.2. Podpisane oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2),

5 5.3. Podpisane oświadczenie o zgodzie na warunki realizacji zamówienia określone w punktach 2-4 niniejszego zapytania ofertowego (załącznik nr 3), 5.4. Podpisane oświadczenie o posiadanym 2-letnim doświadczeniu w realizacji podobnych usług (załącznik nr 4). 6. Kryteria oceny ofert 6.1. Kryterium oceny ofert w niniejszym zamówieniu jest łączna cena brutto dla danej części zamówienia waga 100%. Oferta z najkorzystniejszą dla danej części zamówienia ceną otrzymuje 100 pkt., każda kolejna otrzymuje punktację proporcjonalną do jej atrakcyjności cenowej (równą wartości procentowej). Wyborowi podlega oferta z najwyższą ilością punktów dla danej części zamówienia spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Odrzuceniu podlegają oferty: których treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, złożone po terminie, zawierające rażąco niską cenę (znacznie poniżej cen rynkowych podobnych usług), nieważne na podstawie przepisów prawa, niezawierające wszystkich dokumentów wymaganych przez Zamawiającego w punkcie 4 niniejszego zapytania ofertowego. 7. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 8. Składanie ofert i udzielanie informacji Oferty należy przesyłać w formie elektronicznej lub papierowej w formie elektronicznej (skany podpisanych dokumentów) na adres jakub.wilczek@tpba.pl, natomiast w formie papierowej (oryginał oferty) pocztą lub osobiście na poniższy adres: Jakub Wilczek Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Zarząd Główny ul. Kołłątaja 26A Wrocław Oferty należy składać do dnia 27 lutego 2013 r., do godz. 9:00 Decydująca jest data i godzina wpływu oferty. Wszelkich informacji na temat szczegółów zamówienia udziela: Jakub Wilczek jakub.wilczek@tpba.pl lub tel Załączniki: 1. Wzór formularza ofertowego 2. Wzór oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym 3. Wzór oświadczenia o zgodzie na warunki realizacji zamówienia 4. Wzór oświadczenia o posiadanym 2-letnim doświadczeniu w realizacji podobnych usług 5. Wzór umowy 6. Wstępny harmonogram wizyty w Poznaniu i Chudobczycach 7. Wstępny harmonogram wizyty w Cieszynie