DP Kielce, ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 DP Kielce, ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z zamiarem udzielenia zamówienia na usługę społeczną, w oparciu o art.138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, zapraszamy Państwa do złożenia oferty na Kompleksowe świadczenie usługi restauracyjnej i hotelowej z udostepnieniem pełnej bazy konferencyjnej podczas konferencji 59 Zjazd Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego organizowanej w Kielcach w dniach czerwca 2017 r. przez Uniwersytet Jana Kochanowskiego I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA : Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług restauracyjnych i hotelowych wraz z udostępnieniem dla uczestników zjazdu pełnej bazy konferencyjnej obiektu, w ramach Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego organizowanego w dniach czerwca 2017 r. w Kielcach. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych Wymagany lokal: minimum 4 gwiazdki, położony w odległości maksymalnie 7 km od dworca PKP w Kielcach ( Zamawiający dokona sprawdzenia powyższego pomiaru za pomocą aplikacji np. google maps). Zamawiający wymaga obiektu dysponującego basenem,, bezpłatnym parkingiem, udostępnieniem podczas zjazdu pełnej bazy konferencyjnej tzn Sali konferencyjnej wyposażonej w sprzęt elektroniczny multimedialny oraz infrastruktury zapewniającej organizację konferencji. Na terenie obiektu miejsce na ognisko i grill z miejscami siedzącymi. Baza hotelowa, i konferencyjna musi pomieścić minimum 170 osób Zamawiający wymaga aby Wykonawca zakwaterował w miejscu organizowanej konferencji uczestników zjazdu w następujących pokojach : minimum 2 apartamentów, 70 pokoi dwuosobowych, minimum 30 jednoosobowych ( z możliwością 2 osób jeżeli jest potrzeba tzw. dostawka ) Zamawiający dysponuje maksymalną kwotą w wysokości 230 zł za pokój 2 osobowy, 190 zł za pokój 1 osobowy, 400 zł za apartament. Rozpoczęcie rejestracji uczestników w dniu roku o godzinie Koniec zjazdu/ wykwaterowanie uczestników w dniu ok. godziny Zamawiający przewiduje wpłatę zaliczki dla Wykonawcy w wysokości 10 % wartości całkowitej brutto na 14 dni przed konferencją. ( przyjmując liczbę uczestników zjazdu 140 osób) Wykonawca zapewni i zorganizuje dla uczestników zjazdu: 1) W dniu 12 czerwca 2017r. usługa hotelowo/restauracyjna zawierająca: a) Zakwaterowanie uczestników zjazdu w godzinach od następnie przygotowanie spotkania powitalnego przy grillu w cenie noclegu b) Grill dla ok.170 osób, początek godz (wymagane miejsce na grill i ognisko na terenie obiektu z miejscami siedzącymi).menu winno zawierać zakąski zimne, dania grillowe w tym (zupa, 3 rodzaje mięsa) pakiet napoi ( sok, woda, kawa, herbata, napoje gazowane) c) Nocleg dla zakwaterowanych uczestników zjazdu Nocleg 12/ r. zorganizowanie grilla w rozliczeniu na za 1 osobę 65 zł brutto.

2 2) W dniu 13 czerwca 2017 r. usługa hotelowo/restauracyjna zawierająca: a) Śniadanie dla wszystkich zakwaterowanych uczestników zjazdu w godzinach w cenie noclegu b) Przerwa kawowa 1- godz. 11:00-11:15 dla ok. 170 osób- podanie kawy, herbaty, wody (bez ograniczeń), drobnych ciasteczek (w ilości min. 100g/osobę) w miejscu organizowania konferencji zorganizowanie przerwy kawowej 1 w rozliczeniu na za 1 osobę 15 zł brutto. c) Obiad godz. 13:15-14:30 dla 170 osób podany w miejscu organizowania konferencji. Menu winno zawierać: 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dań głównych, desery, napoje zimne i gorące zorganizowanie obiadu w dniu 13 czerwca 2017 roku w rozliczeniu na za 1 osobę 60 zł brutto. d) Przerwa kawowa 2- godz. 16:45-17:00 dla ok. 170 osób- podanie kawy, herbaty (bez ograniczeń),woda, drobnych ciasteczek (w ilości min. 100g/osobę) w miejscu organizowania konferencji zorganizowanie przerwy kawowej 2 w rozliczeniu za 1 osobę 15 zł brutto. e) Kolacja godz dla ok. 170 osób, w miejscu organizowania i zakwaterowania uczestników konferencji. Menu winno zawierać 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dań głównych, desery, napoje zimne i gorące, zakąski zimne, kolacja uzupełniana czas około: 2,5 h f) Nocleg dla zakwaterowanych uczestników zjazdu z 13/ r. zorganizowanie kolacji w rozliczeniu za 1 osobę 75 zł/os brutto. 3) W dniu 14 czerwca 2017 usługa hotelowo/restauracyjna zawierająca: a) Śniadanie dla wszystkich zakwaterowanych uczestników zjazdu w godzinach w cenie noclegu b) Przerwa kawowa godz. 11:00 dla ok.170 osób - podanie kawy, herbaty, wody (bez ograniczeń), drobnych ciasteczek (w ilości min. 100g/osobę) w miejscu organizowania konferencji zorganizowanie przerwy kawowej w rozliczeniu na za 1 osobę 15 zł brutto. 4. Udostępnienie sal konferencyjnych w dniach 13 i 14 czerwca 2017 roku tzn; a) Zapewnienie Sal w dniu r. ( MINIMUM 5 SAL w tym 4 sal które pomieszczę minimum 30 osób i minimum 1 Sali która pomieści minimum 170 osób) z pełnym wyposażeniem niezbędnym do przeprowadzenia konferencji dla 170 uczestników Wszystkie sale muszą być dostępne w godzinach w godzinach , Przygotowanie sali na potrzeby Walnego Zgromadzenia Polskiego

3 Towarzystwa Konstytucyjnego ( ), Przygotowanie sali na potrzeby posiedzenia kierowników Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego ( ) b) Zapewnienie Sali w dniu r.minimum 1 w ustawieniu teatralnym dla trzeciej sesji plenarnej ( ) oraz sesji końcowej ( ) z pełnym wyposażeniem niezbędnym do przeprowadzenia konferencji dla ok 170 uczestników w godzinach w cenie noclegu Zamawiający oczekuje: -profesjonalnej i sprawnej obsługi kelnerskiej ze znajomością zasad savoir vivre (protokół dyplomatyczny); - przygotowania i podania posiłków zgodnie ze złożoną ofertą (wymagana kuchnia: kompozycja polskich i europejskich dań zmienianych sezonowo); -zapewnienia zastawy stołowej (szkło, porcelana, sztućce nierdzewne); -zapewnienia stołów, materiałowych obrusów, serwet; -zapewnienia dekoracji stołów; -zapewnienia serwetek jednorazowych; -posprzątania po wykonanej usłudze. - przygotowania pokoi hotelowych Ostateczna liczba osób które będą brały udział w konferencji z podaniem szczegółowej informacji z rozbiciem na poszczególne dni zostanie określona przez Zamawiającego i przekazana Wykonawcy do dnia Przy czym Zamawiający zastrzega że liczba uczestników zjazdu nie będzie niższa niż 140 osób a nie przekroczy 170 osób. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie usługi kwotę wynikającą z iloczynu liczby uczestników określoną ostatecznie na zasadach określonych w 1 ust.3 umowy i ceny za wykonanie usługę w stosunku na jedną osobę. tzn: 1) Cena jednostkowa brutto za osobę biorącą udział w noclegu w dniu 12/13 czerwca 2017r. usługa hotelowo/konferencyjna x ilość osób 2) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie grilla w dniu 12 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział 3) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie przerwy kawowej nr 1 w dniu 13 czerwca 4) Cena jednostkowa brutto za obiad w dniu 13 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział 5) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie przerwy kawowej nr 2 w dniu 13 czerwca 6) Cena jednostkowa brutto za kolacji w dniu 13 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział 7) Cena jednostkowa brutto za osobę biorącą udział w noclegu w dniu 13/14 czerwca 2017r. usługa hotelowo/konferencyjna x ilość osób 8) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie Przerwy kawowej nr 1 w dniu 14 czerwca 9) Cena jednostkowa brutto za wynajęcie Sal w dniu 13 i 14 czerwca 2017 roku - cena brutto za całość usługi

4 II. TERMIN WYKONANIA Zamówienie należy wykonać w terminie : czerwca 2017 r. III. WARUNKI UBIEGANIA SIĘ O ZAMÓWIENIE 1.O zamówienia mogą ubiegać wykonawcy którzy spełniają warunki dotyczące: 1)posiadania wiedzy i doświadczenia tzn. wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonali: - minimum dwie usługi o charakterze odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, dla minimum 150 osób każda oraz dołączą dowody potwierdzające należyte wykonanie usług - dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, tzn. dysponują lokalem/ obiektem położonym w Kielcach w odległości nie większej niż 7 km od PKP w Kielcach w którym jednorazowo mogą zorganizować usługi restauracyjne i hotelowe opisane w przedmiocie zamówienia i zgodnie z nim. 2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków: W celu potwierdzenia spełniania w/w warunków Wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenia i dokumenty wymienione poniżej. Z treści załączonych oświadczeń i dokumentów winno wynikać jednoznacznie, że Wykonawca spełnił w/w warunki. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach załączonych do oferty a wyszczególnionych poniżej. 3.Dokumenty jakie winien przedłożyć Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków określonych w pkt.iii.1: 1)Wykaz usług ( formularz załącznik nr 3) zgodnie z warunkiem określonym w pkt. III.1) 2)Oświadczenie wykonawcy, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, tzn. dysponują lokalem/ obiektem położonym w Kielcach w odległości nie większej niż 7 km od PKP w Kielcach w którym jednorazowo mogą zorganizować usługi restauracyjne i hotelowe opisane w przedmiocie zamówienia i zgodnie z nim. Wykonawca w oświadczeniu zobowiązany jest podać nazwę i adres obiektu. IV. KRYTERIA WYBORU OFERTY Podstawą wyboru oferty będzie: cena brutto 100% za całość usługi ad.1 W celu ustalenia wielkości punktowej, jaką poszczególni Wykonawcy uzyskali z tytułu kryterium cena, Zamawiający dokona porównania ofert według następujących zasad: Kryterium: cena brutto za przedmiot zamówienia ( pozycja z formularza ofertowego 10C) :

5 maksymalną ilość punktów (100) Zamawiający przyzna ofercie z najniższą ceną brutto za całość zamówienia, ( pozycja 10C formularza ofertowego) pozostałe będą oceniane w proporcji do niej, tj.: (Cena brutto najniższa : Cena brutto badana) * 100 pkt= liczba punktów uzyskana przez poszczególne oferty w odniesieniu do kryterium cena. V. WYKONAWCA WINIEN PODAĆ W SWOJEJ OFERCIE: Cenę brutto w stosunku do 1 osoby podatek VAT oraz łączną wartość brutto POZYCJA formularza ofertowego 10 C( przyjmując liczbę uczestników 170 osób) w każdym dniu zjazdu Ostateczna liczba osób które będą brały udział w konferencji z podaniem szczegółowej informacji z rozbiciem na poszczególne dni zostanie określona przez Zamawiającego i przekazana Wykonawcy do dnia Przy czym Zamawiający zastrzega że liczba uczestników zjazdu nie będzie niższa niż 140 osób a nie przekroczy 170 osób. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie usługi kwotę wynikającą z iloczynu liczby uczestników biorących udział w konferencji i ceny za wykonanie usługę w stosunku na jedną osobę. VI.TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Oferty należy złożyć w siedzibie zamawiającego : Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, Kielce, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 3; do dnia r. do godziny 12:00. Kontakt Marcin Kmieciak tel , marcin.kmieciak@ujk.edu.pl VI. DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ : 1) Wykaz usług zgodnie z warunkiem określonym w pkt. III.1) oraz dowody potwierdzające należyte ich wykonanie. 2) Oświadczenie wykonawcy dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, tzn. dysponują lokalem/ obiektem położonym w Kielcach w odległości nie większej niż 7 km od PKP w Kielcach w którym jednorazowo mogą zorganizować usługi restauracyjne i hotelowe opisane w przedmiocie zamówienia i zgodnie z nim. Wykonawca w oświadczeniu zobowiązany jest podać nazwę i adres obiektu. 3)Aktualny odpis z właściwego rejestru, lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. 4)Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy w dokumentach rejestrowych. Załączniki: 1.Projekt umowy. 2.Formularz oferty. 3.Formularz wykaz usług. Akceptuję

6 ... /pieczęć Wykonawcy/ OFERTA Nazwa firmy... z siedzibą w... wpisaną do rejestru w...pod numerem... posiadająca REGON...NIP... tel. faks w odpowiedzi na zapytanie ofertowe DP dot. Kompleksowe świadczenie usługi restauracyjnej i hotelowej wraz z zapewnieniem pełnej bazy konferencyjnej podczas konferencji Zjazd Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego organizowanej w Kielcach w dniach czerwca 2017 r. przez Uniwersytet Jana Kochanowskiego oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym Cena jednostkowa brutto za osobę Stawka/i Przewidywana Wartość brutto C biorącą udział w konferencji podatku VAT liczba osób B A % 1) W dniu 12 czerwca 2017r. usługa hotelowa NOCLEG 12/13 czerwca 2017 r..% zł 2) Zorganizowanie grilla dla uczestników zjazdu 3) W dniu 13 czerwca 2017r. usługa polegająca na przygotowaniu przerwy kawowej nr 1 w dniu ) Obiad dla uczestników zjazdu w dniu ) Przerwa kawowa 2 w dniu ) Kolacja w dniu ) W dniu 13 /14 czerwca 2017 r. usługa hotelowa - NOCLEG z 13/14 czerwca.% zł

7 2017 r. 8) Przerwa kawowa 1 w dniu ) wynajęcie 5 sal w dniu roku oraz 1 Sali mieszczącej min 170 osób w ustawieniu teatralnym w dniu roku - cena brutto za całość usługi..% Proszę wpisać cenę brutto za całość usługi Udostępnienie sal w dniu 13 i Cena brutto za całość usługi udostępnienie sal. zł 10) RAZEM Łączna WARTOŚĆ BRUTTO po zsumowaniu pozycji 1C,2C,3C,4C,5C,6C,7C,8C, x 170 osób * + 9C =.. zł W tym podatek VAT..% *- w celu obliczenia ilości punktów jaką zdobyły poszczególne oferty należy zsumować wszystkie pozycje z kolumny C * kwota przyjęta do wyliczenia punktów wg kryterium cena około 170 osób ( nie mniej jak 140 osób nie więcej jak 170 osób) Ostateczna liczba osób którzy będą brały udział w konferencji z podaniem szczegółowej informacji z rozbiciem na poszczególne dni zostanie określona przez Zamawiającego i przekazana Wykonawcy do dnia Przy czym Zamawiający zastrzega że liczba uczestników zjazdu nie będzie niższa niż 140 osób a nie przekroczy 170 osób. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie usługi kwotę wynikającą z iloczynu liczby uczestników określoną ostatecznie na zasadach określonych w 1 ust.3 umowy i ceny za wykonanie usługę w stosunku na jedną osobę. Tzn: 1) Cena jednostkowa brutto za osobę biorącą udział w noclegu w dniu 12/13 czerwca 2017r. usługa hotelowo/konferencyjna x ilość osób 2) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie grilla w dniu 12 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział 3) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie przerwy kawowej nr 1 w dniu 13 czerwca 4) Cena jednostkowa brutto za obiad w dniu 13 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział 5) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie przerwy kawowej nr 2 w dniu 13 czerwca 6) Cena jednostkowa brutto za kolacji w dniu 13 czerwca 2017r w stosunku do 1 osoby x ilość osób biorących udział

8 7) Cena jednostkowa brutto za osobę biorącą udział w noclegu w dniu 13/14 czerwca 2017r. usługa hotelowo/konferencyjna x ilość osób 8) Cena jednostkowa brutto za zorganizowanie Przerwy kawowej nr 1 w dniu 14 czerwca 9) Cena jednostkowa brutto za wynajęcie Sal w dniu 13 i 14 czerwca 2017 roku - cena brutto za całość usługi Oświadczamy, że przedmiot zamówienia będzie wykonany w dniach: czerwca 2017 r. Przedmiotowe zadanie zrealizowane będzie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i złożoną ofertą. Wyrażamy zgodę na dokonanie płatności za przedmiot zamówienia w terminie 30 dni, od momentu doręczenia faktury VAT wraz z protokołem odbioru usługi, po zrealizowaniu przedmiotu umowy. Oświadczamy że dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym, tzn. dysponujemy lokalem/ obiektem położonym w Kielcach w odległości nie większej niż 7 km od PKP w Kielcach w którym jednorazowo możemy zorganizować usługi restauracyjne i hotelowe opisane w przedmiocie zamówienia i zgodnie z nim. Adres i nazwa obiektu :. Osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym w przedmiotowej sprawie jest:... tel.... fax.... W przypadku wyboru naszej oferty, osobami upoważnionymi do podpisania umowy są: Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. Załącznikami do oferty są:.. /miejscowość, data/. podpis Wykonawcy/