ZAPYTANIE OFERTOWE 2/EPM/2015

Transkrypt

1 Opole, 22 kwietnia 2015r. ZAPYTANIE OFERTOWE 2/EPM/2015 dotyczące świadczenia kompleksowej usługi organizacji wizyty studyjnej w Austrii w ramach projektu ECOPROFIT MANAGER DOSTOSOWANIE PRZEDSIĘBIORSTW I ICH PRACOWNIKÓW DO FUNKCJONOWANIA W WARUNKACH GOSPODARKI NISKOEMISYJNEJ I OSZCZĘDZAJĄCEJ ZASOBY, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie: Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw I. ZAMAWIAJĄCY: bit Polska Sp. z o.o. ul. Ostrobramska Warszawa BIURO PROJEKTU: bit Polska Sp. z o.o. Ul. Reymonta Opole II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA 1. Siedziba Zamawiającego. 2. Portal bazakonkurencyjności.gov.pl 3. Strona projektu III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zgodnie z Zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. IV. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 3. Wykonawca nie może powierzyć wykonania zamówienia ani jego części podwykonawcom. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.

2 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury zapytania ofertowego w każdym momencie trwania procedury bez podania przyczyny. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania. Jeśli zmiany będą miały wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany zostaną przekazane niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane zapytanie ofertowe i jest ono wiążące. 7. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania przyczyny. 8. W przypadku odstąpienia od umowy bądź odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji cenowej. V. KODY I KLASYFIKACJA CPV: Kod CPV: Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Kod CPV: Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego Kod CPV: Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kod CPV: Usługi ubezpieczeniowe Kod CPV: Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych. VI. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi organizacji wizyty studyjnej w Austrii (Graz) na rzecz Zamawiającego dla grupy 10 osób w ramach projektu dostosowanie przedsiębiorstw i ich pracowników do funkcjonowania w warunkach gospodarki niskoemisyjnej i oszczędzającej zasoby. 1. UCZESTNICY WIZYTY STUDYJNEJ W wizycie studyjnej weźmie udział 10 osób, w tym trenerzy wchodzący w skład grupy roboczej oraz przedstawiciele Projektodawcy. Zamawiający dostarczy Wykonawcy co najmniej 7 dni wcześniej imienną listę uczestników wizyty. 2. TERMIN WIZYTY STUDYJNEJ Wizyta studyjna zostanie zrealizowana w okresie 18 maja maja 2015r. 3. ELEMENTY WCHODZĄCE W SKŁAD USŁUGI: a) Transport osób na trasie Opole Graz Opole. Planowany termin wyjazdu: około południa pojazd powinien być podstawiony w miejsce wyznaczone przez Zamawiającego na terenie miasta Opole. Planowany termin powrotu: ok. godz. 15:00 (wyjazd z Graz) Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia właściwego stanu technicznego pojazdu na całej trasie. W przypadku awarii pojazdu na trasie Wykonawca zobowiązany jest usunąć awarię lub zapewnić transport zastępczy.

3 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pojazdu z miejscami siedzącymi w ilości co najmniej 15 miejsc. Pojazd nie może być starszy niż 5 lat i posiadać aktualne ubezpieczenie OC. Pojazd musi być wyposażony w sprawną klimatyzację, musi mieć także wydzielone miejsce na bagaż dla min. 15 osób. Wykonawca zobowiązany jest do wyposażenia kierowcy autobusu w telefon komórkowy, w celu zapewnienia stałego kontaktu z Zamawiającym w trakcie realizacji postanowień umowy. b) Lokalny transport osób na terenie Austrii w zakresie udziału uczestników wizyty studyjnej w poszczególnych punktach programu (max. 180 km podczas całej wizyty ) Wykonawca powinien oszacować wszelkie koszty związane z delegacją i noclegami kierowcy, i innych jego pracowników, opłatami parkingowymi i drogowymi, a także inne składające się na realizację przedmiotu usługi. c) Noclegi Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych dla 10 uczestników wizyty studyjnej na czas trwania wizyty. Zamawiający przedstawia następujące wymagania względem zakwaterowania osób: Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w tym samym miejscu Pokoje jednoosobowe ze śniadaniem Każdy pokój powinien posiadać łazienkę, nielimitowany bezpłatny dostęp do internetu, o minimalnym standardzie ***, Hotel zlokalizowany w miejscu umożliwiającym łatwą komunikację w ramach miasta Graz, zapewniający łatwą i szybką komunikację na miejsce spotkania (centrum szkoleniowe), mieszczący się w granicach administracyjnych miasta Graz. d) Całodniowe wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia uczestnikom wizyty ciepłego posiłku (obiad - 2 daniowy + napój) podczas podróży na trasie Opole Graz w dniu w godzinach popołudniowych na terenie Austrii; Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia uczestnikom wizyty dziennego wyżywienia obejmującego śniadanie (wydawane w hotelu), obiad, kolację, licząc od dnia przyjazdu do Austrii (obiad na trasie + kolacja na miejscu) do dnia powrotu do Polski (kończąc na obiedzie w dniu wyjazdu w Graz). Wykonawca zapewni obiad składający się z minimum 2 dań ciepłych z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego spośród co najmniej 2 propozycji składających

4 się z pierwszego i drugiego dania. W ramach obiadu Wykonawca zapewni również zimne napoje oraz kawę i herbatę. Śniadania muszą zawierać minimum jedno danie ciepłe i minimum jedno danie podawane na zimno (do wyboru) napoje, herbatę, kawę, wodę, soki. Posiłki mogą być serwowane w formie szwedzkiego stołu. Kolacje muszą zawierać minimum jedno danie ciepłe i minimum jedno danie podawane na zimno (do wyboru) oraz deser, napoje (herbatę, kawę, wodę, soki) bez limitu. Kolacje muszą być serwowane w restauracjach przy jednym stole. Nie dopuszcza się barów typu fast food, barów bez obsługi kelnerskiej. Kolacja w dniu ma mieć charakter uroczysty z serwowanymi daniami i napojami kuchni regionalnej. Zamawiający dopuszcza możliwość zapotrzebowania na indywidualne dania np. wegetariańskie, wegańskie o czym poinformuje Wykonawcę 7 dni przed wyjazdem na wizytę. e) Wynajem sali szkoleniowej ( ) Sala szkoleniowa dostosowana do pracy min. 20 osób Dostępna w godzinach od 9:00 do 17:00 Usytuowana w profesjonalnym centrum szkoleniowym wyposażonym w niezbędną infrastrukturę, w tym: dostęp do internetu dostępem do urządzeń multimedialnych (minimum projektor, tablica multimedialna, głośniki, mikrofony etc.) przystosowana do prowadzenia wideokonferencji przez internet Wyposażona w indywidualne stanowiska komputerowe Klimatyzowana Serwis kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka ) - cały dzień f) Ubezpieczenie dla wszystkich uczestników wizyty Ubezpieczenie wszystkich uczestników projektu powinno obejmować: NNW (minimum 20 tys. zł/os.), koszty leczenia i assistance (minimum 20 tys. /os.), ubezpieczenie bagażu (minimum 1 tys. zł /os.). g) Zapewnienie opiekuna grupy / tłumacza przysięgłego języka niemieckiego w zakresie tłumaczenia konsekutywnego (polsko - niemiecki; niemiecko polski) Opiekun grupy powinien pełnić jednocześnie funkcję tłumacza

5 Tłumaczenie podczas całej wizyty studyjnej (podczas transportu, spotkań merytorycznych, spotkań wynikających z poszczególnych punktów programu, posiłków etc.) Osoba ta powinna posiadać doświadczenie w zakresie pilotażu wyjazdów studyjnych jak również doświadczenie jako tłumacz w zakresie tłumaczenia konsekutywnego (polsko - niemiecki; niemiecko polski). Opiekun grupy/ tłumacz powinien posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie poparte minimum pięcioma referencjami z przeprowadzonych wyjazdów studyjnych. Wykonawca powinien oszacować wszelkie koszty związane z wynagrodzeniem opiekuna grupy/ tłumacza, noclegami, wyżywieniem, ubezpieczeniem etc. wszystkimi kosztami podczas wizyty. 4. PRZYBLIŻONY HARMONOGRAM WIZYTY STUDYJNEJ stanowi zał. nr 3 do zapytania ofertowego. VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, objętej przedmiotem niniejszego zapytania b) Wykonawca musi wykazać, że posiada aktualną licencję na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego, o której mowa w art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Z 2007 r. nr 125 poz. 874 ze zm.), c) posiadają wpis do rejestru organizatorów turystyki d) dysponują potencjałem technicznym, ekonomicznym i kadrowym zdolnym do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania, e) akceptują treść zapytania ofertowego bez zastrzeżeń, przy czym złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania, f) wypełnią i złożą w terminie ofertę wraz z niezbędnymi załącznikami + oświadczeniami będącymi integralną częścią formularza oferty, g) potwierdzą fakt, iż nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym potwierdzone oświadczeniem zgodnie z załącznikiem do zapytania ofertowego. Brak przesłania podpisanego Oświadczenia będzie skutkowało wykluczeniem oferty z postępowania. h) Zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego, określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Ocena spełnienia w/w warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty oraz załącznikach i oświadczeniach będących integralną częścią oferty. 3. Niespełnienie jednego z w/w warunków będzie skutkowało odrzuceniem oferty.

6 VIII OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT Oferta musi spełniać następujące wymogi: 1. Oferta musi zostać sporządzona w formie pisemnej na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Oferta wraz z załącznikami i oświadczeniami musi być podpisana przez Wykonawcę. 4. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Ofertę należy złożyć w 1 egzemplarzu w jednej z poniższych form: - w biurze projektu przy ul. Reymonta 29, Opole (w godz. 9:00-17:00), - pocztą na adres: ul. Reymonta 29, Opole z dopiskiem BIURO PROJEKTU dostosowanie przedsiębiorstw i ich pracowników do funkcjonowania w warunkach gospodarki niskoemisyjnej i oszczędzającej zasoby. Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w terminie do , do godz. 12:00. Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane. IX KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. 2. Ocena punktowa prowadzona będzie w sposób następujący: W pierwszej kolejności nastąpi ocena formalna, następnie ocena merytoryczna Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na zasadzie spełnia nie spełnia, na podstawie kryteriów wymienionych w pkt. VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. Ze wszystkich zgłoszonych ofert komisja wybierze trzy najlepsze oferty i dokona oceny finansowej. 3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. 4. Wybór wykonawcy zostanie dokonany przez trzyosobową komisje. 5. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomi o tym fakcie wszystkich Wykonawców oraz udostępni informację o wyborze Wykonawcy na stronie 6. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: KRYTERIUM 1: Cena oferty waga 40%, KRYTERIUM 2: Doświadczenie w zakresie organizacji zagranicznych wizyt studyjnych waga 20%. KRYTERIUM 3: Propozycja zakwaterowania, transportu i wyżywienia waga 30 % KRYTERIUM 4: Doświadczenie opiekuna grupy/ tłumacza waga 10 %

7 7. Sposób oceny ofert: Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając ofertom punkty, z zastosowaniem następujących zasad: KRYTERIUM 1: W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 40. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą łączną cenę brutto za wykonanie zamówienia, a każda następna według poniższego wzoru: Najniższa cena oferowana brutto x 40 = ilość punktów Cena badanej oferty brutto KRYTERIUM 2: W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 20. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najwyższą liczbę usług w zakresie organizacji zagranicznych wizyt studyjnych zrealizowanych z należytą starannością dla min. 15 osób trwających min. 5 dni, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w zakresie organizacji wizyt studyjnych a każda następna według poniższego wzoru: Najwyższa wykazana liczba usług x 20 = ilość punktów Liczba usług wykazanych w danej ofercie Maksymalną ilość punktów uzyska Wykonawca, który wskaże 7 zorganizowanych wizyt studyjnych. W przypadku liczby wizyt studyjnych większej niż 7 przyjmie się do wyliczenia 7. Doświadczenie należy potwierdzić załączając do oferty oryginały lub kopie referencji, a wykaz usług powinien zostać sporządzony na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. KRYTERIUM 3: W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 30. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkorzystniejsze warunki transportu wyżywienia i zakwaterowania. Ocena będzie dotyczyć standardu hotelu oraz jego lokalizacji względem miejsca spotkań, środek transportu oraz zaproponowane menu podczas kolacji i obiadów. KRYTERIUM 4: W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 10. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca największą liczbę usług w zakresie pilotażu wyjazdów studyjnych wraz z usługą tłumaczenia konsekutywnego (polsko - niemiecki; niemiecko polski) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie.

8 Za minimalną liczbę ww. usług uważa się 5 przeprowadzonych wyjazdów studyjnych wraz z tłumaczeniem konsekutywnym prowadzonym przez opiekuna/ tłumacza. Maksymalną ilość punktów uzyska Wykonawca który wskaże 10 wyjazdów wraz z tłumaczeniem konsekutywnym przez opiekuna /tłumacza. Informacje na temat kwalifikacji, doświadczenia należy potwierdzić załączając do oferty stosowne dokumenty, a wykaz usług powinien zostać sporządzony na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. W przypadku gdy wybrane najkorzystniejsze oferty przewyższą kwotę przeznaczoną w budżecie projektu na realizacje usługi, Zamawiający dopuszcza ewentualność zaproszenia Wykonawców do negocjacji ceny. Jeżeli cena oferty będzie rażąco niska w stosunku do zamówienia i będzie budzić wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o udzielnie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących elementów ofert mających wpływ na wysokość ceny. X. UWAGI KOŃCOWE 1. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 2. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 4. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje). 5. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 6. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. 7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 8. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie (drogą elektroniczną). Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Ponadto Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w wizycie studyjnej do 7 dni (maksymalnie do 3 osób) przed jej organizacją a tym samym obniżenia bądź zwiększenia kosztów zgodnie z rzeczywistymi kosztami.

9 Załączniki: 1. Wzór formularza ofertowego. 2. Wykaz usług oraz doświadczenie Wykonawcy. 3. Wstępny harmonogram wizyty. 4. Wykaz usług w zakresie pilotażu wyjazdów studyjnych oraz doświadczenia opiekuna grupy/tłumacza. 5. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. 6. Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym, kadrowym i ekonomicznym. 7. Oświadczenie o braku przesłanek do wykluczenia z zapytania ofertowego nr 2/EPM/2015.