Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia. Zasady opracowywania procedur systemu zarządzania bioz.

Transkrypt

1 Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia Zasady opracowywania procedur systemu zarządzania bioz część 2

2 DOKUMENTY/ZAPISY Opis szbioz 1.Monitorowanie należy Procedura P przeprowadzać zgodnie z Monitorowanie procedurą P Cel 2. Auditowanie należy 2. Zakres przeprowadzać zgodnie 3. Tryb z postępowania procedurą 3.1. Monitorowanie obejmuje identyfikacje zagrożeń 3. Wyniki monitorowania i ocenę ryzyka zawodowego 3.2. Identyfikację zagrożeń. i 4... i ocenę zagrożeń dokonuje się zgodnie z instrukcją I Analizę przyczyn wypadków Instrukcja I Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego 1. Identyfikację zagrożeń Formularz 12. Wyniki identyfikacji i oceny F A należy wpisać na formularz F A.

3 Przykłady dokumentów szbioz: Polityka bhp Plany ukierunkowane na realizację celów ogólnych i szczegółowych Plan wdrożenia szbioz Opis szbioz Wewnętrzne zarządzenia (np. dyrektora) Procedury operacyjne szbioz (np. Procedura monitorowania zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego) Instrukcje załączone do procedur operacyjnych lub przywołane w tych procedurach

4 Przykładowe zapisy szbioz Zapisy sporządzone podczas identyfikacji zagrożeń (wykaz zagrożeń lista kontrolna) Informacje dotyczące szkodliwości stosowanych procesów (art. 220 KP ocena procesu) oraz stosowanych i produkowanych substancji i preparatów niebezpiecznych (art. 221 KP - karty charakterystyki) Zapisy dotyczące wyników oceny ryzyka zawodowego (np.. Raport oceny ryzyka zawodowego) Dokumentacje techniczne maszyn i urządzeń (DTR) Instrukcje (np. bhp) Zapisy dotyczące szkoleń bhp (zaświadczenia) Zapisy dotyczące profilaktycznych badań lekarskich (zaświadczenia lekarskie) Protokoły z badania okoliczności i przyczyn wypadków Rejestr chorób zawodowych Plany i raporty z auditów wewnętrznych (np. protokoły z przeglądów wewnętrznych) Zapisy dotyczące wyników kontroli inspekcji (np. PIP, SANEPID)

5 Zasady opracowywania procedur Wszystkie procedury powinny posiadać jednolitą formę: Ramka nagłówkowa: Nazwa organizacji, symbol procedury, tytuł procedury, numer strony (3 z 5, liczba załączników), data wydania, numer i data aktualizacji, nr nadzorowanego egzemplarza Spis i zawartość: Cel, zakres, dokumenty związane, definicje, opis postępowania, odpowiedzialność i uprawnienia, wykaz załączników, informacje o zatwierdzeniu do stosowania Forma opisowa lub diagramu: Opis postępowania Diagram

6 Przykład ramki procedury Fabryka ABC S.A. Symbol: P Procedura systemu zarządzania bezpieczeństwem i ochroną zdrowia (BIOZ) Strona 1 z 5 Data aktualizacji: Procedura monitorowania zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego Wydanie: 1 Data wydania: Nr kopii: 3 Koordynator procedury: Służba bhp Wystarczy na pierwszej stronie Na wszystkich stronach

7 Podstawowe elementy procedury cel, zakres, dokumenty związane, definicje, opis postępowania, odpowiedzialność i uprawnienia, wykaz załączników, informacje o zatwierdzeniu do stosowania.

8 Cel procedury Odpowiedź na pytanie: Jaki jest cel działań ujętych w procedurze? Jakie są zakładane efekty stosowania procedury dla organizacji?

9 Zakres procedury Określenie obszaru organizacji do której stosuje się procedurę (całej organizacji lub wybranych komórek) Określenie elementu systemu ujętego procedurą Wskazówki (ewentualne) dotyczące obszarów wyłączonych z niniejszej procedury (np. objętych innymi procedurami)

10 Dokumenty związane z procedurą Inne dokumenty związane z daną procedurą (równoważnej lub niższej rangi, np. inne procedury) Zapisy związane z daną procedurą Przepisy prawne, normy

11 Definicje terminów użytych w procedurze Definicje specyficznych terminów stosowanych w procedurze, których uściślenie jest istotne dla prawidłowej realizacji procedury Znaczenie skrótów stosowanych w procedurze

12 Opis postępowania Opis wszystkich czynności związanych z osiągnięciem celu procedury Opis postępowania powinien być podzielony na kolejne etapy z zachowaniem ich logicznej sekwencji Postępowanie w danej procedurze może być przedstawione w formie opisu słownego lub w formie diagramu W poszczególnych etapach procedury należy wskazać osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ewentualnie określać zakres ich uprawnień Tam gdzie to ma zastosowanie i gdzie jest to możliwe, należy podawać odniesienia do odpowiednich punktów przepisów prawnych, dokumentów normatywnych, innych dokumentów szbioz, załączników

13 Opis postępowania w formie diagramu Przykładowe elementy: Początek lub koniec Działanie lub zadanie Dokument Dokument złożony Wejście lub wyjście Blok decyzyjny Łącznik

14 Przykład procedury Autor: CIOP

15 Odpowiedzialność i uprawnienia Odpowiedzialność i uprawnienia odpowiednich komórek organizacyjnych lub osób powinny być określone bezpośrednio przy opisie czynności wykonywanych przez te komórki lub osoby W celu bardziej efektywnego przekazywania informacji wszystkim odpowiednim komórkom organizacyjnym i osobom, a także innym użytkownikom procedury, zaleca się podsumowanie wszystkich odpowiedzialności i zakresów uprawnień w formie dodatkowego punktu procedury

16 Wykaz załączników i załączniki Należy podać wykaz wszystkich załączników do procedury w kolejności ich numeracji Jednym z załączników powinien być rozdzielnik nadzorowanych egzemplarzy procedury Jednym z załączników może być karta zmian procedury Strony załączników powinny być ponumerowane niezależnie od siebie i procedury

17 Zatwierdzanie procedury W procedurze (najlepiej na pierwszej lub ostatniej stronie procedury lub w oddzielnym załączniku do procedury) należy umieścić wykaz komórek (z nazwy) i osób (imiennie) które są objęte jakimkolwiek postanowieniem podanym w danej procedurze Wykaz powinien posiadać miejsce umożliwiające wpisanie (podpis) osoby zapoznającej się z procedurą (potwierdzenie zapoznania się z procedurą)

18 Ćwiczenie Opracować procedurę dotycząca identyfikacji zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego.

19 Ramka

20 1 Cel

21 3 Zakres

22 4 Dokumenty związane

23 5 Definicje 23

24 6 Opis postępowania

25

26

27 6.4. Przekazanie informacji o wynikach oceny

28 7 Odpowiedzialność i uprawnienia

29 8 Wykaz załączników

30 9 Informacje o zatwierdzeniu do stosowania

31 Załącznik 1 Rozdzielnik procedury:

32 Załącznik 2 Karta zmian procedury:

33 Załącznik 3 Instrukcje:

34 Załącznik 3.2

35 Załącznik 3.3

36 Załącznik 4 Formularze:

37 Załącznik 4.1

38 Załącznik 4.2