Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2009 Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych Gminy Wólka poziom II

Transkrypt

1 Strona 1 z 5 Opracował Sprawdził Zatwierdził Ewa Flis Halina Gąsior Pełnomocnik ds. SZJ Ewa Flis Wójt Gminy Edwin Gortat r r r r.... data podpis data podpis data podpis data podpis ORYGINAŁ Obowiązuje od 25 października 2011r. Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 81/11 Wójta Gminy Wólka z dnia 25 października 2011r. 1 Cel procedury 2 Zakres obowiązywania 3 Terminologia 4 Kompetencje i odpowiedzialność 5 Opis postępowania 6 Wskazówki i uwagi 6.1 Dokumenty związane 6.2 Sposób postępowania z formularzami 7 Załączniki SPIS TREŚCI Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 2. Egzemplarz użytkowy w wersji elektronicznej dla korzystających z wewnętrznej sieci informatycznej w Urzędzie Gminy.

2 Strona 2 z 5 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w podległych jednostkach organizacyjnych Gminy Wólka będących jednostkami sektora finansów publicznych. 2. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje podczas oceny prawidłowości funkcjonowania standardów kontroli zarządczej w : 1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Wólce 2. Gminna Biblioteka Publiczna w Wólce 3. Gimnazjum w Pliszczynie 4. Zespół Publicznych Jednostek Oświatowych w Turce 5. Szkoła Podstawowa w Łuszczowie 6. Szkoła Podstawowa w Pliszczynie 7. Szkoła Podstawowa w Sobianowicach 8. Szkoła Podstawowa w Świdniku Małym 3. Terminologia Kontrola zarządcza ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest uzyskanie zapewnienia: zgodności działalności z przepisami prawa, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem. Jednostka podległa jednostka organizacyjna utworzona uchwałą rady gminy w celu wykonywania zadań gminy, wykonująca budżet lub otrzymująca dotację z budżetu gminy Wólka; Przykładem jednostki organizacyjnej wykonującej budżet gminy jest jednostka budżetowa. Przykładem jednostki organizacyjnej otrzymującej dotację z budżetu gminy jest samorządowa instytucja kultury. II poziom kontroli zarządczej kontrola zarządcza funkcjonująca na poziomie jednostki samorządu terytorialnego gminy, za którą odpowiedzialny jest wójt. 4. Kompetencje i odpowiedzialność Wójt jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego. Kierownik jednostki podległej jest odpowiedzialny za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce.

3 Strona 3 z 5 Osoba upoważniona przez Wójta jest odpowiedzialna za weryfikację kontroli zarządczej w jednostce, sporządzenie i przedłożenie Wójtowi informacji, iż oświadczenie kierownika podległej jednostki o stanie kontroli zarządczej w jednostce jest zgodne ze stanem faktycznym. 5. Opis postępowania Podstawą do dokonania oceny prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej w podległej jednostce są standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, wydane w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15 poz. 84). Na podstawie w/w standardów dokonuje się oceny: A. Środowisko wewnętrzne: 1. Przestrzeganie wartości etycznych: podległa jednostka winna wykazać się dowodami wskazującymi na świadomość wartości etycznych kierownika jednostki i podległych mu pracowników oraz ich przestrzeganie w trakcie wykonanych zadań. Ocenie podlegać powinny: wszelkie regulacje dotyczące etycznego postępowania pracowników przyjęte w jednostce jako obowiązujące. Należy ocenić codzienną praktykę przestrzegania wartości etycznych, np. podejmowanych decyzji; 2. Kompetencje zawodowe: podległa jednostka winna wykazać, iż : pracownicy w niej zatrudnieni posiadają odpowiednią wiedzę, umiejętności i doświadczenie do wykonywanych zadań, przestrzegane są zasady naboru na dane stanowisko pracy, zapewniany jest rozwój kompetencji zawodowych pracowników. Ocenie podlegać powinny dokumenty potwierdzające kompetencje (np. świadectwa, certyfikaty, dyplomy). 3. Struktura organizacyjna: podległa jednostka winna wykazać, iż zapewnia realizację przyjętych zadań oraz, że określono zadania, uprawnienia dla poszczególnych komórek i samodzielnych stanowisk. Ocenie podlegać powinien Regulamin Organizacyjny bądź inny dokument go zastępujący, a także wszelkie dokumenty określające zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników. 4. Delegowanie uprawnień: podległa jednostka winna wykazać, iż określono zasady delegowania uprawnień a osoby, które otrzymały uprawnienia potwierdziły to własnoręcznym podpisem. Ocenie podlegać powinny wszelkie dokumenty, z których wynikają uprawnienie, upoważnienia czy pełnomocnictwa. B. Cele i zarządzanie ryzykiem: 5. Misja: podległa jednostka winna wykazać, czy jednostka wprowadziła do stosowania dokument opisujący cel istnienia jednostki. Ocenie podlegać powinny dokumenty typu: misja. 6. Określenie celów i zadań, monitorowanie ich realizacji: podległa jednostka winna wykazać, iż jednostka określiła w perspektywie rocznego działania cele i zadania do realizacji oraz, że w ustalony sposób monitoruje ich realizacją. Ocenie podlegać powinny wszelkie dokumenty mające charakter sprawozdań z realizacji celów i zadań. 7. Identyfikacja i analiza ryzyka, reakcja na ryzyko:

4 Strona 4 z 5 podległa jednostka winna wykazać, iż systematycznie, nie rzadziej niż jeden raz w roku dokonuje identyfikacji ryzyka wystąpienia zdarzeń niepożądanych mogących zakłócić realizacją przyjętych celów; analizuje prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka danego zdarzenia i w uzasadnionych przypadkach podejmuje działania mające na celu zmniejszenie skutków tego zdarzenia. Ocenie podlegać powinny analizy zagrożeń związanych z realizacją celów i zadań, a także plany zapobiegawcze wystąpieniu zdarzeń niepożądanych. C. Mechanizmy kontroli: 8. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej: podległa jednostka winna wykazać, iż jednostka prowadzi ewidencję i aktualizuje dokumenty systemu kontroli zarządczej. Ocenie podlegać powinny wszelkiego rodzaju dokumenty regulujące postępowanie wewnętrzne instytucje( doprecyzowujące ogólnie obowiązujące regulacje prawne), tj. np.: procedury, instrukcje, wytyczne, polecenia służbowe. 9. Nadzór, ciągłość działalności: podległa jednostka winna wykazać, iż kierownik jednostki i wyznaczone przez niego osoby prowadzą stały nadzór nad prawidłową realizacją przyjętych celów i zadań i zapewniają funkcjonowanie procedur służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki. Ocenie podlegać powinny wszelkie dowody sprawowania nadzoru ( w tym działań kontrolnych) nad podległymi komórkami i stanowiskami). 10. Ochrona zasobów: podległa jednostka winna wykazać, że zasoby jednostki podlegają odpowiedzialnej ochronie pod kątem właściwego ich wykorzystania oraz, że dostęp do zasobów mają osoby, którym udzielono odpowiednich upoważnień. Ocenie podlegać powinny dokumenty opisujące zasady dostępu, np.: do systemów informatycznych, baz danych, danych osobowych oraz dowody potwierdzające właściwe wykorzystanie zasobów jednostki, zgodnie z ich przeznaczeniem. 11. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych: podległa jednostka winna wykazać, iż wprowadzone zostały stałe, systematyczne mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych, gospodarczych i systemów informatycznych. Ocenie podlegać powinny dokumenty opisujące plany kontroli, raporty z kontroli wraz z zaleceniami pokontrolnymi, dowody wprowadzenie usprawnień lub zmian wynikających z przeprowadzonych kontroli. D. Informacja i komunikacja: 12. Informacja i komunikacja wewnętrzna: podległa jednostka winna wykazać, iż w jednostce zapewniono wszystkim pracownikom dostęp do niezbędnych informacji i danych. Ocenie podlegać powinny dokumenty potwierdzające prawidłową dystrybucję aktów wewnętrznego zarządzania, zasady dostępu do baz danych, dostęp do informacji prawnej. 13. Komunikacja zewnętrzna: podległa jednostka winna wykazać, iż w jednostce są gromadzone, weryfikowane i odpowiednio przekazywane do zainteresowanych pracowników informacje mające bezpośredni wpływ lub związek z wykonywaniem przez nich zadań służbowych. Ocenie podlegać powinny rejestry skarg, ewidencje informacji medialnych, raporty pokontrolne instytucji zewnętrznych, informacje o zmianach w przepisach prawa, referencje, wyróżnienia, dyplomy, miejsca na listach rankingowych.

5 Strona 5 z 5 E. Monitorowanie i ocena: 14. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej: podległa jednostka winna wykazać, iż prowadzone są działania mające na celu monitorowanie systemu kontroli zarządczej w celu jego doskonalenia. Ocenie podlegać powinny wszelkie dokumenty, z których wynikają zmiany w systemie kontroli zarządczej. 15. Samoocena: podległa jednostka winna wykazać, iż kierownik jednostki co najmniej raz w roku dokonuje oceny przyjętych zasad kontroli zarządczej w celu poprawy jej efektywności i skuteczności. Ocenie podlegać powinny dokumenty dostarczające informacji o przeprowadzonej samoocenie, np.: raporty, protokoły, sprawozdania i analizy. 16. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej: podległa jednostka winna wykazać, iż w jednostce prowadzone są działania, których efektem jest potwierdzenie stanu kontroli zarządczej za poprzedni rok. Ocenie podlegać powinny oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, sporządzone na podstawie wyników monitorowania, samooceny i kontroli. 6. Wskazówki i uwagi 6.1 Dokumenty związane Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15, poz. 84) Statut jednostki podległej Sposób postępowania z formularzami Nie dotyczy. 7. Załączniki Wzór protokołu kontroli - KONIEC -