ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/ Katowice Tel / , Fax /

Transkrypt

1 BP Katowice, dnia 26 maja 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE (na podstawie pkt zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 24 grudnia 2012 r. oraz wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 1 lipca 2013 roku) Śląski Związek Gmin i Powiatów : Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatów, urzędach gmin i starostwach powiatowych ul. Kościuszki 43/5, NIP: zaprasza do złożenia propozycji cenowej na zadanie pod nazwą: Świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej na potrzeby organizacji trzech szkoleń 3-dniowych Kod CPV Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najem sal szkoleniowych w terminach: a) września 2014 r., b) września 2014 r., c) września 2014 r. wg następującej specyfikacji: 1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją trzech 3-dniowych warsztatów dla uczestników projektu realizowanego przez ŚZGiP. 2. y zostaną przeprowadzone w trzech grupach liczących co najmniej: a. Termin : 26 osób (22 uczestników warsztatów; 4 organizatorów) b. Termin : 23 osoby (19 uczestników warsztatów; 4 organizatorów) c. Termin : 38 osób (34 uczestników warsztatów; 4 organizatorów) 1

2 3. Wstępny program warsztatów: I dzień 03.09; 17.09; Godz. 9:00 10:00 Zakwaterowanie Godz. 9:30 10:00 Powitalny serwis kawowy Godz Godz Godz Godz Przerwa obiadowa Godz Godz Godz. 16: Godz. 18: Kolacja, a po niej podsumowanie I dnia warsztatów II dzień 04.09; 18.09; Godz Śniadanie Godz. 9:00 10:30 Godz. 10:30 10:45 Godz Godz Godz Godz Godz Godz. 18: III dzień 05.09; 19.09; Godz Godz. 9:00 10:30 Godz. 10:30 10:45 Godz. 10:45 12:45 Godz. 13:00 13:45 Godz. 13:45 14:45 Godz. 14:45 15:00 Przerwa obiadowa Kolacja, a po niej podsumowanie II dnia warsztatów Śniadanie Przerwa obiadowa Podsumowanie warsztatów Pożegnanie, wymeldowanie i powrót do domu 4. Sala szkoleniowa Najem sali szkoleniowej: a) 3; 17; 22 września 2014 r. cały dzień b) 4; 18; 23 września 2014 r. cały dzień c) 5; 19; 24 września 2014 r. do godz Sala szkoleniowa musi: a) pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala widna z kilkoma oknami, o powierzchni min. 100 m 2 ) co najmniej 45 osób (ustawienie krzeseł w podkowę), b) posiadać odpowiednie oświetlenie (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie), c) umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), 2

3 d) być wyposażona w: o krzesła (ustawione w formie podkowy), o flip-chart + pisaki, o ekran, o stolik dla prowadzącego wraz z krzesłem, o stolik pod projektor, o nagłośnienie, o 2 stoliki szkolne do ewentualnego dostawienia do krzeseł dla osób chętnych. e) umożliwiać dostęp do Internetu, f) na wejściu do sali szkoleniowej lub przed nią, Zamawiający wymaga stolika recepcyjnego, g) układ sali nie może zawierać kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzącego z uczestnikami spotkania. 5. W trakcie całego warsztatu powinien być dostępny całodzienny poczęstunek kawowy, w pobliżu sali szkoleniowej lub na niej, bez ograniczeń ilościowych, w skład którego musi wchodzić co najmniej: a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) nie dopuszcza się ofert nieobejmujących opcji korzystania z automatu ekspres do samoobsługi przez uczestników warsztatów, b) herbata w co najmniej 5 smakach: czarna, zielona, owocowa w 3 rodzajach (wrzątek może być dostępny z termosów), c) woda niegazowana i gazowana w butelkach, d) sok pomarańczowy oraz porzeczkowy (w dzbankach), e) suche, drobne ciasteczka co najmniej w 5 rodzajach, f) dodatkowo, w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego z uczestników 1 kawałek / 1 osobę oraz porcja świeżych owoców w całości): a. pierwszy dzień: / / ciasto czekoladowe z kremem, b. drugi dzień: / / szarlotka, c. trzeci dzień: / / ciasto z kremem i galaretką, d. kawałki ciasta o wymiarach min. 5 cm x 6 cm, e. porcja owoców to: i. pierwszy termin września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów, ii. drugi termin września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów, iii. trzeci termin września 2014 r. (codziennie): 1 kg winogron ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 15 szt. jabłek, 10 szt. bananów, g) dodatkowo serwis powitalny (w dniach 3; 17; 22 września 2014 r.) powinien obejmować również kanapki (co najmniej 2 sztuki na osobę w tym jedna wegetariańska). 6. Śniadania powinny być zorganizowane w formie bufetu / szwedzkiego stołu. 3

4 7. Obiad powinien składać się z: Pierwszy dzień: / / Opcja wegetariańska Zupa Pomidorowa z ryżem Pomidorowa z ryżem na bulionie bezmięsnym Drugie danie Grillowana pierś z kurczaka z masłem ziołowym, grillowanymi warzywami i frytkami/pieczonymi ziemniakami Cukinia z farszem bezmięsnym + frytki Deser + napój Panna Cotta + sok, woda Drugi dzień: / / Opcja wegetariańska Trzeci dzień: / / Opcja wegetariańska Krem z pieczarek z grzankami Krem z pieczarek z grzankami na bulionie bezmięsnym Krem brokułowy Krem brokułowy na bulionie bezmięsnym Bitki wieprzowe z kluskami śląskimi i kapustą czerwoną Kotlety jajeczne z ziemniakami i koperkiem oraz mix em świeżych warzyw Penne z łososiem + surówka Lody + sok, woda Tiramisu + sok, woda Obiad powinien być zorganizowany dla wszystkich przy jednym stole. Zamawiający przedstawi ilość wegetarian na kilka dni przed warsztatami. Przybliżona liczba to 3-4 osoby. 8. Kolacje Kolacja powinna być zorganizowana w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu, pozwalającym usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole. Zalecane, aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników, gdyż po głównej części kolacji zaplanowano podsumowania poszczególnych dni warsztatów w formie biesiadnej. Menu kolacyjne powinno składać się z: Główne dania do Przystawka wyboru Wymagania Zamawiającego: Pierwszy dzień Kolacja nr 1: / Serwowana każdej osobie na talerzu Koszyczki z ciasta francuskiego z nadzieniem pieczarkowym / warzywnym - Serwowane na stoły, w formie umożliwiającej samoobsługę. Ilość serwowanych porcji każdej z potraw powinna wynosić 70% liczby uczestników. 1. Mix pierogów (z mięsem, z pieczarkami, szpinakiem, ruskie) Zimna płyta Serwowana na stoły od początku kolacji. Deska wędlin i serów Sałatka z kiełkami i mozarellą Napoje Sok, woda na stołach, Herbata do samoobsługi z boku lub serwowana na życzenie. Herbata, sok, woda 4

5 / zapiekane z serem (2szt./os. po jednym z każdego rodzaju) Drugi dzień Kolacja nr 2: / / Bruschetta z bazyliowym pesto i pomidorkami cherry 2. Zapiekanka z ziemniaków, kiełbasy, boczku, cebuli, pieczarek i żółtego sera (podawana w dużych naczyniach do swobodnego nakładania) 3. Panierowane ćwiartki sera camembert z żurawiną 1. Szaszłyki drobiowowarzywne 2. Naleśniki faszerowane szpinakiem / po meksykańsku 3. Pieczarki panierowane Sałatka z brokułami i tuńczykiem Pieczywo, masło Mix świeżych warzyw typu pomidor, ogórek. Deska wędlin i serów Sałatka grecka Sałatka jarzynowa Pieczywo, masło Mix świeżych warzyw typu pomidor, ogórek. Herbata, sok, woda Zamawiający dopuszcza zmiany w pożądanym menu obiadowym oraz kolacyjnym co najwyżej w 2-3 pozycjach menu obiadowego i kolacyjnego. Propozycje zmian Wykonawca powinien ująć na formularzu ofertowym. 10. Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem, w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj ; 16.09; r.) przez ok. 8 osób. 11. Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Jednocześnie, Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez hotele będące w tym czasie w trakcie remontu. 12. Doba hotelowa w dniach 5; 19; 24 września 2014 r. nie może kończyć się przed godziną Lokalizacja hotelu musi posiadać dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej i być położony w miejscowościach Ustroń, Szczyrk lub Wisła (Beskidy). 14. Hotel musi dysponować bezpłatnym parkingiem na co najmniej 25 miejsc. 5

6 15. Proponowana cena BRUTTO musi być podana zgodnie ze specyfikacją wg następującego rozkładu: Rodzaj kosztu Usługa noclegowa wraz z obsługą cateringową, w tym: 1) 2 noclegi wraz z ewentualną opłatą klimatyczną 2) 2 śniadania 3) 3 obiady 4) 2 kolacje 5) stały, nieograniczony serwis kawowy przez 3 dni warsztatowe Sala szkoleniowa Cena jednostkowa brutto (PLN) Ilość 87 os. 9 dni Cena ogółem brutto (PLN) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w programie godzinowym szkolenia. 16. Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy (wzór umowy w załączeniu zał. nr 3). Propozycja powinna zawierać następujące dokumenty: 1) ofertę cenową na formularzu ofertowym stanowiącym zał. nr 1 do zapytania 2) oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym zał. nr 2 do zapytania 3) przykładowe zdjęcia pokoi jeśli Wykonawca nie posiada strony internetowej zawierającej galerię zdjęć hotelu, 4) wykaz dodatkowych usług zawartych w cenie (np.: basen, sauna itp.); koszty ewentualnych usług dodatkowych, niezawartych w cenie (koszty dodatkowych atrakcji, itp.). na formularzu ofertowym z zał. nr. 1 Forma płatności: a) zaliczka tytułem rezerwacji (do 40% kwoty całościowej zamówienia) - przelew do 21 dni od otrzymania faktury proforma / faktury zaliczkowej, b) płatność końcowa za zrealizowaną w całości usługę, tzn. obejmującą organizację spotkań w 3 podanych wyżej terminach przelew do 21 od otrzymania faktury za całość usługi, c) płatność końcowa na podstawie protokołu odbioru wykonania usługi. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej: Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres mpapis@silesia.org.pl do dnia r. do godz

7 Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej propozycji. Zastrzeżenia Zamawiającego: 1. Spotkania będą podlegały ewaluacji przez podmiot zewnętrzny poprzez wywiady osobiste z uczestnikami. Dlatego też, Zamawiający wymaga zorganizowania - w terminie r. (oraz alternatywnie w terminie września o czym Zamawiający poinformuje wcześniej Wykonawcę) - na zewnątrz sali szkoleniowej bądź w osobnej sali, trzech stanowisk, na które składać się będzie stolik oraz 2 krzesła. 2. Zamawiający zastrzega, że udział 3-4 osób spośród uczestników warsztatów w terminie r. (alternatywnie także r.) będzie rozliczany na podstawie osobnej faktury i opłacony przez te osoby indywidualnie. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zwiększeniu zamówienia, w związku ze zwiększeniem liczby uczestników, lub zmniejszeniu, w związku z wycofaniem się części uczestników, maksymalnie o 5 osób dla każdego z podanych terminów warsztatów. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby uczestników (do 5 uczestników) do 3 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego z warsztatów, bez skutków finansowych. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian w programie godzinowym warsztatów, o których poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 3 dni przed organizowanymi spotkaniami. 6. Zamawiający zastrzega możliwość udziału ok. 3 osób (w każdym z terminów) bez korzystania z noclegu, o czym Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 3 dni przez organizowanymi spotkaniami. 7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za problemy związane z działalnością serwera itp., czego skutkiem może być brak wpływu oferty na skrzynkę mailową Zamawiającego. Celem otrzymania informacji o poprawnym przesłaniu oferty w formie elektronicznej, oferent winien skontaktować się telefonicznie z Zamawiającym. 8. W postępowaniu udział mogą wziąć oferenci, niepowiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7

8 Kryterium oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 10 pkt (100% = 10 pkt): 1) cena 70% (7 pkt.) 2) lokalizacja odległość od centrów poszczególnych miejscowości wyznaczonych przez poniższe punkty (liczona poprzez serwis zumi.pl dla trasy pokonywanej pieszo) 30% (3 pkt.) a. dla Ustronia od Rynku 1 (lokalizacja Urzędu Miasta), b. dla Wisły od Placu Bogumiła Hoffa (lokalizacja Urzędu Miasta), c. dla Szczyrku od ul. Beskidzkiej 4 (lokalizacja Urzędu Miasta). Wzory obliczeń: 1) cena wzór: cena najniższa / cena badanej oferty x 7 pkt. 2) lokalizacja im bliżej określonego punktu tym więcej punktów wzór: odległość hotelu położonego najbliżej centrum / odległość ocenianego hotelu x 3 pkt. Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. Dodatkowe informacje: Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast naprawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego: Monika Papis, Specjalista ds. komunikacji szkoleń i zamówień, tel lub , e- mail: mpapis@silesia.org.pl. Z poważaniem Mariusz Śpiewok Kierownik projektu 8