ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/ Katowice Tel / , Fax /

Transkrypt

1 BP Katowice, dnia 19 grudnia 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE (na podstawie pkt zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 24 grudnia 2012 r. oraz wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 14 sierpnia 2012 roku) Śląski Związek Gmin i Powiatów : Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatów, urzędach gmin i starostwach powiatowych ul. Kościuszki 43/5, NIP: zaprasza do złożenia propozycji cenowej na zadanie pod nazwą: Świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej na potrzeby organizacji trzech szkoleń 3-dniowych Kod CPV Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najem sal szkoleniowych w terminach: a) lutego 2014 r., b) lutego 2014 r., c) lutego 2014 r. wg następującej specyfikacji: 1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją trzech 3-dniowych warsztatów dla uczestników projektu realizowanego przez ŚZGiP. 2. y zostaną przeprowadzone w trzech grupach liczących co najmniej: a. 40 osób (36 uczestników warsztatów; 4 organizatorów), b. 25 osób (21 uczestników warsztatów; 4 organizatorów), c. 25 osób (21 uczestników warsztatów; 4 organizatorów). przy czym, przyporządkowanie grup do terminów zostanie przedstawione Wykonawcy w terminie późniejszym, jednak nie później niż r. 1

2 3. Wstępny program warsztatów: I dzień 03.02; 12.02; Godz. 9:00 10:00 Zakwaterowanie Godz. 9:30 10:00 Powitalny serwis kawowy Godz Godz Godz Godz Przerwa obiadowa Godz Godz Godz. 16: Godz. 18: Kolacja, a po niej podsumowanie I dnia warsztatów II dzień 04.02; 13.02; Godz Śniadanie Godz. 9:00 10:30 Godz. 10:30 10:45 Godz Godz Przerwa obiadowa Godz Godz Godz Godz. 18: Kolacja, a po niej podsumowanie II dnia warsztatów III dzień 05.02; 14.02; Godz Śniadanie Godz. 9:00 10:30 Godz. 10:30 10:45 Godz. 10:45 12:45 Godz. 13:00 13:45 Przerwa obiadowa Godz. 13:45 14:45 Podsumowanie warsztatów Godz. 14:45 15:00 Pożegnanie, wymeldowanie i powrót do domu 4. Sala szkoleniowa Najem sali szkoleniowej: a) 3; 12; 17 lutego 2014 r. cały dzień b) 4; 13; 18 lutego 2014 r. cały dzień c) 5; 14; 19 lutego 2014 r. do godz Sala szkoleniowa musi: a) pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala widna z oknami, o powierzchni min. 85 m 2 ) co najmniej 45 osób, b) posiadać odpowiednie oświetlenie (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie), c) umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), 2

3 d) być wyposażona w: o krzesła (ustawione w formie podkowy), o flip-chart + pisaki, o ekran, o stolik dla prowadzącego, o stolik pod projektor, o nagłośnienie, o 2 stoliki szkolne do ewentualnego dostawienia do krzeseł dla osób chętnych. e) umożliwiać dostęp do Internetu, f) na wejściu do sali szkoleniowej lub przed nią, Zamawiający wymaga stolika recepcyjnego. 5. W trakcie całego warsztatu powinien być dostępny poczęstunek kawowy w pobliżu sali szkoleniowej bez ograniczeń ilościowych, w skład którego musi wchodzić co najmniej: a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) nie dopuszcza się ofert nieobejmujących opcji korzystania z automatu ekspres do samoobsługi przez uczestników warsztatów, b) herbata w co najmniej 3 smakach (wrzątek może być dostępny z termosów), c) woda niegazowana i gazowana, d) co najmniej dwa rodzaje napojów smakowych (soki lub napoje), e) suche ciasteczka w co najmniej 5 rodzajach, f) dodatkowo w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego z uczestników (wskazane różne typy do wyboru 2 kawałki/osobę), g) dodatkowo serwis powitalny (w dniach 3; 12; 17 lutego 2014 r.) powinien obejmować również kanapki (co najmniej 2 sztuki na osobę w tym jedna wegetariańska). 6. Śniadania powinny być zorganizowane w formie bufetu / szwedzkiego stołu 7. Obiad powinien składać się co najmniej z: a) dwóch dań głównych (zupa + drugie danie), w tym również oferta dla wegetarian (Zamawiający potwierdzając liczbę osób wskaże liczbę dań wegetariańskich), b) deseru, c) napoju lub kompotu. 8. Kolacje Kolacja powinna być zorganizowana w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu, pozwalającym usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole. Zalecane, aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników, gdyż po głównej części kolacji zaplanowano podsumowania poszczególnych dni warsztatów w formie biesiadnej. Menu kolacyjne musi składać się z: a) dwóch ciepłych dań do wyboru serwowanych na stoły (do samoobsługi przez uczestników warsztatów, w ilościach stanowiących co najmniej 60% liczby uczestników), b) zimnej płyty ustawionej na stołach, uwzględniającej min. dwa rodzaje sałatek, wędliny, sery, ogórki, pieczywo i inne przekąski, c) napojów ciepłych oraz zimnych (herbata, woda, sok), 3

4 Dodatkowo około godz ciepłe lekkie przekąski typu paszteciki z ciasta francuskiego z różnymi nadzieniami itp. (Wykonawca przedstawi 3 opcje do wyboru). 10. Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor. Zamawiący zastrzega możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem, w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj ; 11.02; r.) dla ok. 8 osób. 11. Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Jednocześnie Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez hotele będące w tym czasie w trakcie remontu. 12. Doba hotelowa w dniach 5; 14; 19 lutego 2014 r. nie może kończyć się przed godziną Lokalizacja hotelu musi posiadać dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej i być położony w miejscowościach Ustroń, Szczyrk lub Wisła (Beskidy). 14. Hotel musi dysponować bezpłatnym parkingiem na co najmniej 20 miejsc. 15. Proponowana cena BRUTTO musi być podana zgodnie ze specyfikacją wg następującego rozkładu: Rodzaj kosztu Usługa noclegowa wraz z obsługą cateringową, w tym: 1) 2 noclegi wraz z ewentualną opłatą klimatyczną 2) 2 śniadania 3) 3 obiady 4) 2 kolacje 5) stały, nieograniczony serwis kawowy Sala szkoleniowa Cena jednostkowa brutto (PLN) Ilość 90 os. 9 dni Cena ogółem brutto (PLN) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w programie godzinowym szkolenia. 16. Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy (wzór umowy w załączeniu zał. nr 3). Propozycja powinna zawierać następujące dokumenty: 1) ofertę cenową na formularzu ofertowym stanowiącym zał. nr 1 do zapytania 2) oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym zał. nr 2 do zapytania 4

5 3) przykładowe menu proponowane w zaoferowanej cenie 4) przykładowe zdjęcia pokoi jeśli Wykonawca nie posiada strony internetowej zawierającej galerię zdjęć hotelu, 5) wykaz dodatkowych usług zawartych w cenie (np.: basen, sauna itp.); koszty ewentualnych usług dodatkowych, niezawartych w cenie (koszty dodatkowych atrakcji, itp.). Forma płatności: a) zaliczka tytułem rezerwacji (do 40% kwoty całościowej zamówienia) - przelew do 14 dni od otrzymania faktury proforma / faktury zaliczkowej, b) płatność końcowa za zrealizowaną usługę przelew do 14 od otrzymania faktury za całość usługi Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej: Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres mpapis@silesia.org.pl do dnia r. do godz Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej propozycji. Zastrzeżenia Zamawiającego: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zwiększeniu zamówienia, w związku ze zwiększeniem liczby uczestników, lub zmniejszeniu, w związku z wycofaniem się części uczestników, maksymalnie o 5 osób dla każdego z podanych terminów warsztatów. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby uczestników (do +/- 5 uczestników) do 3 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego z warsztatów, bez skutków finansowych. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian w programie godzinowym warsztatów, o których poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 3 dni przed organizowanymi spotkaniami. 4. Zamawiający zastrzega możliwość udziału ok. 3 osób (w każdym z terminów) bez korzystania z noclegu, o czym Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 3 dni przez organizowanymi spotkaniami. 5. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za problemy związane z działalnością serwera itp., czego skutkiem może być brak wpływu oferty na skrzynkę mailową Zamawiającego. Celem otrzymania informacji o poprawnym przesłaniu oferty w formie elektronicznej, oferent winien skontaktować się telefonicznie z Zamawiającym. 6. W postępowaniu udział mogą wziąć oferenci, niepowiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. 5

6 Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Kryterium oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 10 pkt (100% = 10 pkt): 1) cena 70% (7 pkt.) 2) lokalizacja w odległości do 3 km od centrum Szczyrku, Wisły lub Ustronia 30% (3 pkt.) liczona poprzez serwis zumi.pl dla trasy pokonywanej pieszo: a. dla Ustronia od Rynku 1 (lokalizacja Urzędu Miasta), b. dla Wisły od Placu Bogumiła Hoffa (lokalizacja Urzędu Miasta), c. dla Szczyrku od ul. Beskidzkiej 4 (lokalizacja Urzędu Miasta). Wzory obliczeń: 1) cena cena najniższa / cena badanej oferty x 7 pkt. 2) lokalizacja spełnienie kryterium - 3 pkt., nie spełnienie - 0 pkt., Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. Dodatkowe informacje: Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast naprawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego: Monika Papis, Specjalista ds. komunikacji szkoleń i zamówień, tel. pn.,śr.,czw ; wt., pt , mpapis@silesia.org.pl Z poważaniem Mariusz Śpiewok 6

7 Kierownik projektu 7