WZÓR UMOWY NR BP O ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELOWYCH, RESTAURACYJNYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego z dnia 19 grudnia 2013 r. WZÓR UMOWY NR BP O ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELOWYCH, RESTAURACYJNYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ w ramach projektu Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-POKL /10-01 z dnia r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie. zawarta w dniu stycznia 2014 r. w Katowicach pomiędzy: Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5, reprezentowanym przez: 1) Krystynę Siejną, Członka Zarządu Związku 2) Ferdynanda Morskiego, Dyrektora Biura Związku NIP , REGON zwanym dalej Zamawiającym a z siedzibą w, reprezentowanym przez: 1),. NIP., REGON... zwanym dalej Wykonawcą Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r. 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie na świadczenie usług hotelarskich, restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminach r.; r.; r. niezbędnych do realizacji zadania - Przygotowanie merytoryczne koordynatorów benchmarkingu do uruchomienia projektów w urzędach etap I i II. str. 1

2 2. Miejscem świadczenia usług wymienionych w ust. 1 jest., Hotel.. Zamawiający nie dopuszcza zmiany lokalizacji miejsca świadczenia usług, tj. zmiany hotelu wskazanego w ofercie Wykonawcy. 3. Usługi wymienione w ust. 1 będą świadczone dla grup liczących co najmniej: a) 40 osób, w tym: 36 uczestników i 4 organizatorów, b) 25 osób, w tym: 21 uczestników i 4 organizatorów, c) 25 osób, w tym: 21 uczestników i 4 organizatorów. 4. Wykonanie przedmiotu umowy potwierdzone będzie poprzez sporządzenie protokołu odbioru, podpisanego przez przedstawicieli stron, wskazanych w 8 ust. 1 i 2, w ostatnim dniu świadczenia usług, w każdym z terminów podanych w ust. 1, tj. w dniach r.; r.; r. 2 Szczegółowy opis przedmiotu umowy 1. Usługi hotelowe, restauracyjne ora najmu powierzchni szkoleniowej będą świadczone wg poniższej wstępnej wersji harmonogramu warsztatu: I dzień 03.02; 12.02; Godz. 9:00 10:00 Godz. 9:30 10:00 Godz Godz Godz Godz Godz Godz Godz. 16: Godz. 18: Zakwaterowanie Powitalny serwis kawowy Przerwa obiadowa II dzień 04.02; 13.02; Godz Śniadanie Godz. 9:00 10:30 Kolacja, a po niej podsumowanie I dnia warsztatów Godz. 10:30 10:45 Godz Godz Godz Godz Godz Godz. 18: Przerwa obiadowa III dzień 05.02; 14.02; Godz Godz. 9:00 10:30 Godz. 10:30 10:45 Godz. 10:45 12:45 Godz. 13:00 13:45 Godz. 13:45 14:45 Godz. 14:45 15:00 Kolacja, a po niej podsumowanie II dnia warsztatów Śniadanie Przerwa obiadowa Podsumowanie warsztatów Pożegnanie, wymeldowanie i powrót do domu 2. Usługi najmu sali szkoleniowej: 2.1. Terminy najmu sali szkoleniowej: a) 3; 12; 17 lutego 2014 r. cały dzień b) 4; 13; 18 lutego 2014 r. cały dzień c) 5; 14; 19 lutego 2014 r. do godz Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: a) sala widna z oknami, o powierzchni min. 85 m 2 mieszcząca co najmniej 45 osób, b) sprawne oświetlenie, str. 2

3 c) na wyposażeniu przedłużacze umożliwiające sprawne podłączenie sprzętów elektronicznych, d) wyposażenie w: o krzesła (ustawione w formie podkowy), o flip-chart + pisaki, o ekran, o stolik dla prowadzącego, o stolik pod projektor, o nagłośnienie, o stolik recepcyjny, o dwa stoliki szkolne, e) dostęp do Internetu. 3. Usługi restauracyjne 3.1. Serwis kawowy zlokalizowany w pobliżu lub na sali szkoleniowej, całodzienny, nieograniczony, w skład którego wchodzić będą co najmniej: a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) do samoobsługi przez uczestników warsztatu, b) herbata w co najmniej 3 smakach (wrzątek dostępny z termosów), c) woda niegazowana i gazowana, d) co najmniej dwa rodzaje napojów smakowych (soki lub napoje), e) suche ciasteczka w co najmniej 5 rodzajach, f) dodatkowo w czasie pierwszej przerwy kawowej (każdego dnia) świeże ciasto (różne rodzaje do wyboru 2 kawałki/osobę), 3.2. Dodatkowy serwis powitalny (w dniach 03.02; 12.02; r.) obejmujący kanapki (co najmniej 2 sztuki na osobę w tym jedna wegetariańska) Śniadania Wykonawca zapewni śniadania w formie bufetu Obiady posiłek obiadowy będzie składać się co najmniej z: a) dwóch dań głównych (zupa + drugie danie), w tym również oferta dla wegetarian (Zamawiający potwierdzając liczbę osób wskaże liczbę dań wegetariańskich), b) deseru, c) napoju lub kompotu Kolacje posiłki wieczorne będą zorganizowane w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu, pozwalającym usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole Menu kolacyjne będzie składać się z: a) dwóch ciepłych dań do wyboru serwowanych na stoły (do samoobsługi przez uczestników warsztatów, w ilości odpowiadających min. 60% liczby uczestników), b) zimnej płyty uwzględniającej min. dwa rodzaje sałatek, wędliny, sery, ogórki, pieczywo i inne przekąski, c) napojów ciepłych oraz zimnych (herbata, woda, sok), d) dodatkowo około godz ciepłe, lekkie przekąski. 4. Usługi noclegowe - będą realizowane w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor Wykonawca zabezpieczy co najmniej 40 pokoi jednoosobowych Doba hotelowa w dniach 3, 12, r. rozpocznie się o godz. 9.00, a w dniach 5, 14, r. nie zakończy się przed godziną W razie konieczności, Wykonawca zapewni możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem, w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj ; 11.02; r.) dla ok. 8 osób. 5. Wykonawca zapewni uczestnikom warsztatu min. 20 darmowych miejsc parkingowych w każdym z terminów warsztatów. str. 3

4 3 Obowiązki Stron 1. Zamawiający zobowiązuje się do: a) przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do realizacji przedmiotu umowy, b) poinformowania Wykonawcy o przydzieleniu odpowiednich grup do konkretnych terminów nie później niż 10 stycznia 2014 r. c) potwierdzenia liczby uczestników szkoleń korzystających z usług hotelowo restauracyjno szkoleniowych (Zamawiający ma prawo do zmiany w wymiarze +/- 5 osób) oraz liczby uczestników niekorzystających z noclegów, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań, d) przekazania ostatecznego programu godzinowego warsztatów, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań, e) dokonania ustaleń związanych z wyborem menu obiadowo-kolacyjnego najpóźniej na 5 dni roboczych przed pierwszym spotkaniem. 2. Wykonawca zobowiązuje się do: a) wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością i starannością, b) przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych szczegółowo w 2 niniejszej umowy oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu z określonym w 2. c) obecności w miejscu organizacji szkolenia przez cały okres jego trwania. d) Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy. e) Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych. 4 Komunikacja pomiędzy stronami umowy 1. Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją warsztatów w dniach ; ; r. jest język polski. 2. Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania do realizacji umowy może być prowadzona w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji. 5 Płatności 1. Zamawiający dopuszcza możliwość uiszczenia zaliczki w wysokości do 40% wartości zamówienia wynikającej z propozycji cenowej Wykonawcy z dnia.. 2. W dniu zakończenia każdego ze szkoleń, tj. 5.02, 14.02, r., Zamawiający potwierdzi protokołem odbioru wykonanie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu sali szkoleniowej. 3. Za wykonanie w ramach niniejszej umowy ww. usług, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości odpowiadającej wartości wykorzystanych przez Zamawiającego usług (zgodnie z ustaleniami ilościowymi) wg stawek brutto wynoszących zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy z dnia.r.: a) za nocleg w pokoju jednoosobowym -... zł brutto (. złotych brutto), b) za usługę jednego śniadania -... zł brutto (. złotych brutto), c) za usługę jednego obiadu -.. zł brutto (. złotych brutto), d) za usługę jednej kolacji - zł brutto (. złotych brutto), str. 4

5 e) za usługę całodziennego serwisu kawowego uwzględniającego poczęstunek w postaci ciasta - zł brutto (. złotych brutto). 4. Wynagrodzenie, o którym umowa w ust. 3 obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy. 5. Przy realizacji przedmiotu umowy dla grup pierwotnie zakładanych przez Zamawiającego, tj. 40, 25 i 25 osób, w zakresie wynikającym z zapytania ofertowego, maksymalna wartość umowy nie przekroczy kwoty z oferty cenowej Wykonawcy, tj. zł brutto (.. brutto). 6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych ze szkodami wyrządzonymi przez uczestników szkolenia. 7. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez uczestników, nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych. 8. Podstawą wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust.2 będzie faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę oraz protokoły odbioru przedmiotu zamówienia podpisane przez reprezentantów Stron niniejszej umowy. Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT. 9. Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 10. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać zapłaty odsetek w wysokości ustawowej. 6 Odstąpienie od umowy 1. Strony dopuszczają możliwość odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy lub gdy jedna ze stron zaniechała obowiązków wynikających z umowy. 2. We wszystkich przypadkach wskazanych w ust. 1 odpowiednio Wykonawca lub Zamawiający jest zobowiązany do pisemnego wezwania strony przeciwnej do realizacji zobowiązań umownych bez zbędnej zwłoki (za okres spełniający warunek bez zbędnej zwłoki przyjmuje się 3 godziny). Prawo odstąpienia od umowy przysługuje, jeżeli pomimo upływu czasu zawartego w wezwaniu, strona nie przystąpiła do realizacji obowiązków umownych. 3. Odstąpienie od umowy następuje ze skutkiem natychmiastowym. 7 Kary umowne 1. Za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w 6 ust. 1, Stronie odstępującej przysługują kary umowne w następującej wysokości 4.000,00 zł (cztery tysiące złotych brutto). 2. Za niewłaściwą realizację zapisów umowy, Zamawiający naliczy następujące kary: 2.1. za salę szkoleniową nie spełniającą wymagań z 2 ust zł brutto (pięćset złotych brutto), 2.2. za usługi restauracyjne niezgodne z wymaganiami z 2 ust. 3: a) ograniczenia w serwisie kawowym 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), b) brak ekspresu do kawy 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), c) ogólny brak elementów składowych serwisu kawowego m.in. napojów, ciasteczek, wody 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), d) menu obiadowe inne niż zamawiane 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto), e) menu kolacyjne inne niż zamawiane 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto), 2.3. za usługi noclegowe niespełniające wymagań z 2 ust. 4: a) za każdy brakujący pokój jednoosobowy zł brutto (trzysta złotych brutto), b) brak osobnych łazienek w pokojach 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto). 3. Strony zachowują możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego zastrzeżone kary umowne oraz odszkodowania na zasadach ogólnych z innego tytułu niż wymienione w ust. 1 i 2. str. 5

6 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności z rachunku wystawionego przez Wykonawcę. 8 Nadzór i koordynacja realizacji umowy 1. Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją zamówienia sprawować będą: p. Mariusz Śpiewok, kierownik projektu, mspiewok@silesia.org.pl, tel ; p. Monika Papis, mpapis@silesia.org.pl oraz p. Katarzyna Kamieniobrodzka, kkamieniobrodzka@silesia.org.pl, tel: , 2. Ze strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie p.., ...; kom Jednocześnie Wykonawca deklaruje gotowość do poddania się kontroli i audytowi dokonywanemu przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji), Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju- dawniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz inne uprawnione do tego podmioty w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. W związku z tym, w razie konieczności, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 9 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszego porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie. 3. W przypadku braku skuteczności ust. 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykonawca Zamawiający str. 6