ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/2013

Transkrypt

1 Łódź, r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/2013 na nabycie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, usług informatycznych i technicznych oraz szkoleń specjalistycznych Dotyczy projektu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Numer wniosku o dofinansowanie: WND-POIG /13 Tytuł projektu: Implementacja zaawansowanego systemu klasy ERP do usprawnienia zleceń otrzymywanych od klientów biznesowych 1

2 I ZAMAWIAJĄCY Alina Kopertowska Biuro Rachunkowe Alina Kopertowska ul. Tuwima 15 lok.7/ Łódź, Polska II TRYB ZAMÓWIENIA Zamówienie udzielane będzie w trybie postępowania ofertowego. III PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: - zakup nowych środków trwałych, na które składają się: 1. Urządzenie serwerowe (funkcja serwera bazodanowego i aplikacji) 1 szt., 2. Urządzenie serwerowe (funkcja serwera domenowego i terminalowego) 1 szt., 3. Szafa serwerowa 1 szt., 4. Dyski zewnętrzne do backupu danych 2 szt.; 5. Urządzenie do podtrzymywania zasilania (UPS) 1 szt.; 6. Urządzenie sieciowe typu firewall 1 szt.; 7. Rozdzielnik sygnału (switch) 1 szt.; 8. Zestawy komputerowe do modernizacji infrastruktury informatycznej 7 zestawów; - nabycie wartości niematerialnych i prawnych, na które składają się: 9. Oprogramowanie do elektronicznej wymiany danych i automatyzacji procesów B2B 1 komplet licencji umożliwiający pracę przynajmniej 10 użytkowników; 10. Oprogramowanie bazodanowe SQL 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu; 11. Systemy operacyjne do urządzeń serwerowych 2 licencje; 12. Oprogramowanie dostępowe 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu; 13. Oprogramowanie do zdalnego dostępu 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu. - nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania, na które składają się: 14. Usługi informatyczne i techniczne celem instalacji, konfiguracji, migracji danych oraz wdrożenia oprogramowania 1 komplet w wymiarze przynajmniej 100 roboczogodzin; - szkolenia specjalistyczne: 15. Specjalistyczne usługi szkoleniowe w zakresie obsługi systemu informatycznego tworzącego rozwiązanie elektronicznego biznesu typu B2B w wymiarze co najmniej 40 roboczogodzin. IV OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia ma stworzyć (wraz z obecną infrastrukturą informatyczną) system informatyczny stanowiący platformę typu B2B uwzględniający strukturę działania przedsiębiorstwa (10 użytkowników równolegle korzystających z systemu oraz najważniejszych partnerów biznesowych - co najmniej 3 podmioty), a także zachodzące procesy biznesowe. Ważnym jest także, iż zakupiony w ramach projektu sprzęt informatyczny musi być dostosowany do wymogów planowanego do wdrożenia specjalistycznego oprogramowania klasy ERP, w celu zapewnienia prawidłowej realizacji inwestycji i wdrożenia wszystkich funkcjonalności systemu, przy wykorzystaniu posiadanych zasobów. Właściwy sposób wdrożenia systemu ma umożliwić znaczne usprawnienie procesu zarządzania przedsiębiorstwem oraz ułatwić współpracę między Zamawiającym, a partnerami biznesowymi. Oprogramowanie ma pozwolić na współdziałanie grupy 2

3 współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. W ramach niniejszego projektu wdrożony zostanie system składający się z modułów, znacznie usprawniających oraz ułatwiających optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów. Wobec przedmiotu zamówienia oczekuje się spełnienia funkcjonalności/modułów i parametrów zgodnych z analizą przedwdrożeniową, które jako kompleksowe rozwiązanie ma stanowić platformę B2B (z uwzględnieniem co najmniej 3 przedsiębiorców współpracujących z Zamawiającym w oparciu o wdrożony system B2B), i jednocześnie nie gorszych niż: 1. Urządzenie serwerowe (funkcja serwera bazodanowego i aplikacji) 1 szt.: - serwer wyposażony w procesor min. 4-rdzeniowy, 1,8 GHz, cache 10MB; - pamięć RAM: min. 4x4 GB DDR 3; - przynajmniej 8 dysków twardych, każdy min. 500 GB, 2,5, 7,2K RPM, - energooszczędny zasilacz; - zastosowanie proekologicznych rozwiązań technologicznych w zakresie podzespołów, optymalizujących efektywność energetyczną urządzenia potwierdzone certyfikatem energetycznym; - napęd optyczny: przynajmniej CD/DVD +/-RW; - obudowa typu RACK. Planowane do nabycia urządzenie serwerowe powinno spełniać najnowsze wymagania i normy dotyczące oszczędności energii, np. wymogi standardu Energy Star (najbardziej aktualnego). Energy Star to międzynarodowy system promowania produktów energooszczędnych prowadzony przez Amerykańską Agencję Ochrony Środowiska oraz Departament Energii Stanów Zjednoczonych. Serwer powinien posiadać ok. 15% większą efektywność energetyczną niż standardowe serwery. Energooszczędne technologie i rozwiązania powinny obejmować co najmniej: - zastosowany/zastosowane zasilacz/zasilacze wysokowydajne (świadczące o wysokiej sprawności energetycznej zasilaczy przy różnych stopniach obciążenia) o wydajności powyżej 80%. Standardowe zasilacze są wydajne na poziomie 70-75%, pozostałą energię emitując w postaci ciepła; - zastosowany/zastosowane procesor/procesory o większej wydajności, niż procesory poprzedniej generacji przy utrzymaniu takich samych parametrów związanych z wydzielaniem ciepła; - zastosowana technologia wyłączająca poszczególne elementy procesorów w celu redukcji poboru energii i włączająca je wtedy, gdy są niezbędne; regulująca ich częstotliwość i parametry napięcia zasilania w celu optymalizacji zużycia energii; - zastosowane moduły pamięci zasilane napięciem 1,35V zużywające 15% mniej energii, aniżeli standardowe rozwiązania. 2. Urządzenie serwerowe (funkcja serwera domenowego i terminalowego) 1 szt.: - serwer wyposażony w procesor min. 4-rdzeniowy, 1,8 GHz, cache 10MB; - pamięć RAM: min. 6x4 GB DDR 3; - przynajmniej 4 dyski twarde, każdy min. 1 TB, 3,5, 7,2K RPM, - energooszczędny zasilacz; - zastosowanie proekologicznych rozwiązań technologicznych w zakresie podzespołów, optymalizujących efektywność energetyczną urządzenia potwierdzone certyfikatem energetycznym; - napęd optyczny: przynajmniej CD/DVD +/-RW; - obudowa typu RACK. 3

4 Planowane do nabycia urządzenie serwerowe powinno spełniać najnowsze wymagania i normy dotyczące oszczędności energii, np. wymogi standardu Energy Star (najbardziej aktualnego). Energy Star to międzynarodowy system promowania produktów energooszczędnych prowadzony przez Amerykańską Agencję Ochrony Środowiska oraz Departament Energii Stanów Zjednoczonych. Serwer powinien posiadać ok. 15% większą efektywność energetyczną niż standardowe serwery. Energooszczędne technologie i rozwiązania powinny obejmować co najmniej: - zastosowany/zastosowane zasilacz/zasilacze wysokowydajne (świadczące o wysokiej sprawności energetycznej zasilaczy przy różnych stopniach obciążenia) o wydajności powyżej 80%. Standardowe zasilacze są wydajne na poziomie 70-75%, pozostałą energię emitując w postaci ciepła; - zastosowany/zastosowane procesor/procesory o większej wydajności, niż procesory poprzedniej generacji przy utrzymaniu takich samych parametrów związanych z wydzielaniem ciepła; - zastosowana technologia wyłączająca poszczególne elementy procesorów w celu redukcji poboru energii i włączająca je wtedy, gdy są niezbędne; regulująca ich częstotliwość i parametry napięcia zasilania w celu optymalizacji zużycia energii; - zastosowane moduły pamięci zasilane napięciem 1,35V zużywające 15% mniej energii, aniżeli standardowe rozwiązania. 3. Szafa serwerowa 1 szt.: - szafa stojąca; - wymiary: 600/ perforowane zamykane drzwi; - min. 25 U; - regulowane profile montażowe co 1 U; - wykonanie z blachy stalowej lub podobnego wytrzymałego materiału. 4. Dyski zewnętrzne do backupu danych 2 szt.: Oczekiwane minimalne parametry techniczne w odniesieniu do każdego z dysków: - dysk 3,5 zewnętrzny; - pojemność min. 3 TB; - komunikacja za pomocą USB; - prędkość obrotowa min RPM. 5. Urządzenie do podtrzymywania zasilania (UPS) 1 szt.: - Moc pozorna min VA; - Moc rzeczywista min W; - Architektura: line-interactive; - Czas podtrzymania min. 8 minut; - Karta rozszerzeń 10/100 umożliwiająca zdalne zamykanie serwerów; - Gniazdo sieciowe; - Złącze komunikacyjne USB; - Sygnalizacja diodowa i dźwiękowa; - Obudowa typu RACK. 6. Urządzenie sieciowe typu firewall 1 szt.: - zapora sieciowa z certyfikatem ICSA; - zabezpieczenie antywirusowe; - mechanizm IDP; - VPN (IPSec z certyfikatem ICSA, SSL, L2P); - Zarządzanie ruchem IM/P2P; - Filtr antyspamowy; 4

5 - Zarządzanie pasmem; - Gniazdo rozszerzeń i porty USB; - ilość gniazd min: 7x1GB; 2xUSB; 2xRS232; 50xVPN. 7. Rozdzielnik sygnału (switch) 1 szt.: - architektura sieci LAN, standard: Gigabit Ethernet; - liczba portów: min. 24; - bufor pamięci: min. 512 KB; - do instalacji w szafie rackowej; - obsługa gniazd 10/100/1000; - przepustowość min. 35 Mmps; - protokoły uwierzytelniania i kontroli dostępu. 8. Zestawy komputerowe do modernizacji infrastruktury informatycznej 7 zestawów (każdy zestaw: stacja robocza, monitor, system operacyjny, oprogramowanie antywirusowe, oprogramowanie biurowe, klawiatura, myszka, listwa zasilająca), parametry minimalne każdego zestawu: - procesor co najmniej czterordzeniowy, o częstotliwości taktowania co najmniej 3.2 GHz i pamięci Cache min. 8 MB; - pamięć operacyjna RAM min. 4 GB DDR 3; - zintegrowana karta graficzna; - zintegrowana karta sieciowa; - dysk twardy co najmniej 1 TB; - co najmniej 3 złącza USB 3.0; - napęd optyczny co najmniej DVD/DVD RW; - certyfikat efektywności energetycznej; - system operacyjny 64 bitowy, wersja komercyjna, język polski; - podstawowy pakiet oprogramowania biurowego, wersja komercyjna; - oprogramowanie antywirusowe, wersja komercyjna; - urządzenia komunikacyjne, min. klawiatura, mysz; - listwa zasilająca; - monitor kolorowy płaski, wielkość min. 20, certyfikat efektywności energetycznej. Planowane do nabycia jednostki robocze (zarówno komputery stacjonarne, jak i monitory) powinny być opatrzone znakiem Energy Star co oznacza, iż spełniać one będą bardzo restrykcyjne standardy energooszczędności. Tym samym nabywane końcówki robocze wyposażone być powinny w wysoce wydajny zasilacz oraz inne funkcje, które według szacunków EPA, każdego roku pozwalają znacząco oszczędzać energię elektryczną oraz ograniczyć emisję gazów cieplarnianych. 9. Oprogramowanie do elektronicznej wymiany danych i automatyzacji procesów B2B 1 komplet licencji umożliwiający pracę przynajmniej 10 użytkowników: Specjalistyczne oprogramowanie do automatyzacji i wymiany danych ma udoskonalić współpracę pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami biznesowymi. Oprogramowanie powinno być skonfigurowane w taki sposób, aby jak najlepiej zaspokoić potrzeby oraz możliwości technologiczne i informatyczne Wnioskodawcy i jego partnerów, w celu łatwego i sprawnego komunikowania się każdej ze stron i umożliwienia sprawniejszej obsługi rachunkowo-księgowej klienta. Transfer danych i wymiana dokumentów pomiędzy kooperantami powinien być spójny i łatwy w obsłudze a jednocześnie ma zapewniać ochronę danych poprzez blokadę dostępu przez podmioty nieuprawnione. Omawiany system ma umożliwiać równoległą pracę dla 10 użytkowników wewnętrznych pracujących w Biurze Rachunkowym, zapewniając dostęp do określonych funkcjonalności dla wszystkich osób zaangażowanych w dane zlecenie. Omawiane oprogramowanie zostanie zainstalowane na 5

6 urządzeniu serwerowym objętym niniejszym postępowaniem, które zostanie umiejscowione w siedzibie głównej Wnioskodawcy w Łodzi przy ulicy Tuwima 15. Planowane do wdrożenia oprogramowanie ma stanowić system klasy ERP wyposażony w wiele modułów, posiadających zaawansowane funkcje, które umożliwią wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań w procesie zarządzania, organizacji i obsługi poszczególnych klientów instytucjonalnych. System B2B w znacznym stopniu ma się przyczynić do wzrostu efektywności podejmowanych działań biznesowych oraz większej konkurencyjności Biura Rachunkowego na rynku usług księgowych. Automatyzacja procesów biznesowych oraz elektroniczna wymiana danych oraz praca we wspólnej bazie danych przełoży się na ograniczenie braków oraz błędów. Dzięki elektronicznej obsłudze wszystkich procesów związanych z kompleksową obsługą klienta w zakresie usług rachunkowo-księgowych zacieśni się efektywna współpraca Wnioskodawcy z jego obecnymi i przyszłymi kooperantami. Najważniejsze funkcje wdrażanego systemu, które zwiększą efektywność realizowanych procesów biznesowych z partnerami obejmować mają: - obsługę zleceń; - wgląd do bieżącego stanu realizacji obsługi danego klienta; - fakturowanie i wystawianie dokumentów księgowych; - zarządzanie relacjami z kontrahentami. System przewidziany jest do obsługi przez 10 użytkowników wewnętrznych (pracowników Wnioskodawcy) oraz podmiotów zewnętrznych (kontrahentów), co podyktowane jest skalą działalności Biura Rachunkowego i ma stanowić rozwiązanie kompleksowe. Wśród kluczowych modułów planowanego do nabycia systemu należy wymienić m.in.: 1.Moduły księgowo-finansowe z uwagi na prowadzoną przez Wnioskodawcę działalność w zakresie obsługi rachunkowo-księgowej klientów, moduły te stanowią fundament planowanego do wdrożenia narzędzia systemowego. Moduły te mają przyczynić się do usprawnienia i możliwie największej automatyzacji kluczowych procesów biznesowych odnoszących się do współpracy z partnerami. Do zadań niniejszych modułów należeć będą: - obsługa pełnej księgowości zgodnie z Ustawą o Rachunkowości; Zważywszy na fakt, iż świadczenie usług na rzecz dużych podmiotów wymagających pełnej księgowości stanowi na chwilę obecną kluczowe źródło przychodów Wnioskodawcy oraz jest priorytetowym kierunkiem podejmowania działań, moduły te są ważne z punktu widzenia funkcjonalności wykorzystania niniejszej inwestycji i jej adekwatności w stosunku do potrzeb Wnioskodawcy oraz jego partnerów biznesowych - łatwa obsługa księgowa firmy oraz rozliczenia z Urzędem Skarbowym na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów; Moduły te mają przyczynić się do sprawnej obsługi każdego z klientów Biura Rachunkowego oraz zapewnić ciągły dostęp do aktualnych danych księgowych. Potrzeba ta jest artykułowana jako jedna z kluczowych zarówno po stronie Wnioskodawcy, jak i jego partnerów biznesowych. - pełna obsługa kadrowo-płacowa; Biuro Rachunkowe chce obsługiwać swoich klientów kompleksowo i w związku z tym podejmuje się także obowiązków w aspekcie obsługi kadrowo-płacowej. Wnioskodawca zatrudnia księgowych, którzy również posiadają odpowiednie kwalifikacje do pełnienia tych obowiązków. Jest to o tyle ważne, iż umacnia to relacje z konkretnym klientem, który nie szuka innych zleceniobiorców, a powierza całościową obsługę swojej firmy zaufanemu podmiotowi. Moduły te działają w oparciu o aktualne przepisy prawne, więc partner będzie opierał swoje działania w tym zakresie o bieżące uregulowania. - standaryzowanie pracy na rzecz danego partnera; 6

7 Moduły te przyczynią się do uporządkowania i profesjonalizacji codziennej pracy Wnioskodawcy, ponieważ możliwe będzie organizowanie i optymalizowanie pracy poświęcanej na obsługę danego podmiotu, co przełoży się na sprawniejszą obsługę zleceń. Uwzględniając fakt, iż specyfika działalności księgowej opiera się na ciągłej (niekiedy wieloletniej) współpracy między partnerem, a firmą podejmującą się obsługi księgowej, moduły te przyczynią się do usprawnienia tej obsługi, stworzenia odpowiednich algorytmów działań (m.in. zbadania okresów, gdzie dokumentacji jest więcej; okresów, gdy niezbędne jest posiadanie gotowych dokumentów). - ewidencja wydatków i wpływów; Moduły te pozwolą Wnioskodawcy na otrzymywanie informacji o aktualnym stanie środków pieniężnych oraz zapewnią prowadzenie rozrachunków, planowanie płatności, kontrolę płynności finansowej przedsiębiorstwa oraz współpracę z bankowością elektroniczną. Jako, iż już na chwilę obecną Beneficjent posiada blisko 130 klientów, a zamierza jeszcze rozszerzyć to grono, niniejsze moduły pozwolą na kontrolowanie kondycji finansowej Firmy oraz umożliwią racjonalne podejmowanie kolejnych zobowiązań. - fakturowanie; Moduły te w przypadku Wnioskodawcy umożliwią sprawną obsługę dokumentów księgowych, głównie faktur, które stanowią jedno z kluczowych działań Wnioskodawcy. 2. Obieg dokumentów moduł ten stanowi narzędzie do zastąpienia papierowej wymiany dokumentów elektroniczną wymianą danych. Moduł ten pozwala na gromadzenie oraz łatwe katalogowanie obsługiwanych dokumentów m.in. skany, pliki Word, Excel etc. Dodatkowo Biuro Rachunkowe będzie mogło wyszukiwać potrzebne dokumenty oraz definiować proces obiegu dokumentów wedle własnych potrzeb. Zważywszy na to, iż obieg danych i dokumentów jest zasadniczą formą komunikacji i współpracy między Wnioskodawcą, a jego partnerami biznesowymi, zastosowanie niniejszego modułu przyczyni się do poprawy jakości świadczonych usług, zminimalizowania dokumentów w formie papierowej (obecne uregulowania prawne wskazują na konieczność archiwizowania pewnych dokumentów, stąd też niemożliwa jest ich eliminacja), usprawnienia przepływu danych, co bezpośrednio przełoży się na dostęp przez partnerów do aktualnych analiz i dokumentacji księgowej. Elektroniczna wymiana danych możliwa dzięki zastosowaniu tego modułu pozwoli również na możliwość korzystania z dostępnych w systemie danych i brak konieczności ich przepisywania przy generowaniu odpowiednich dokumentów. 3. Business Intelligence moduł oprogramowania wspomagający proces podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie, które dokonywane są na każdym szczeblu zarządzania. Narzędzie to daje dostęp do kluczowych dla firmy informacji zgromadzonych w systemie, pozwalając na ich analizowanie w wielu ujęciach. Moduł ten pozwali zautomatyzować procesy obsługi klienta; dzięki tej funkcjonalności możliwe będzie m.in. prowadzenie szerokich analiz w wielu dziedzinach skupionych wokół zachodzących procesów biznesowych z partnerami firmy, w tym raportowanie dla klientów odnośnie prognoz finansowych dla nich. Biuro Rachunkowe korzystając z tego modułu będzie mogło w sposób kompleksowy obsłużyć swoich klientów dostarczając szczegółowych analiz finansowych, niezbędnych przy podejmowaniu planów strategicznych. Świadczenie tego typu usług wpływa również na umocnienia przewagi konkurencyjnej na rynku usług księgowych, a jednocześnie partnerzy dysponujący takimi danymi umacniają swoją pozycję na rynku, na którym działają. 4. CRM - moduł dzięki, któremu można efektywnie zarządzać relacjami z klientami oraz zadaniami pracowników, które bezpośrednio są związane z ich obsługą. Jest to niezwykle ważne w przypadku Wnioskodawcy, ponieważ jego działalność opiera się o obsługę rachunkowo-księgową swoich partnerów biznesowych. Wyraźnie podkreślaną potrzebą Wnioskodawcy i jego partnerów jest sprawne księgowanie dokumentów nadsyłanych przez partnerów. Moduł ten pozwala na optymalne rozłożenie czasu pracy osób odpowiedzialnych za wykonanie tych zadań oraz odpowiednie rozplanowanie prac na rzecz konkretnego partnera tak, aby zapewnić sprawną wymianę danych. CRM pozwala również na łatwą obsługę faktur cyklicznych, które z tytułu prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności spływają od poszczególnych partnerów i odnoszą się do należności na rzecz Beneficjenta. 7

8 Z powyżej przedstawionymi modułami będą związane dodatkowe, których zadaniem będzie wsparcie kluczowych elementów systemu i działanie na rzecz większej efektywności wykorzystania innowacyjnego rozwiązania. Przedstawione powyżej moduły będą przekładać się na zapewnienie elektronicznej wymiany danych pomiędzy współpracującymi podmiotami, co przełoży się na automatyzację realizowanych procesów biznesowych takich jak: - obsługa zleceń; - podgląd realizacji zlecenia; - fakturowanie i wystawianie dokumentów księgowych; - zarządzanie relacjami z klientami. obsługa zleceń Dzięki wdrożeniu systemu klasy ERP możliwa będzie pełna automatyzacja procesu przyjmowania poszczególnych danych i dokumentów do obsługi rachunkowo-księgowej. Dane, które raz zostaną wprowadzone do systemu (przez pracownika Wnioskodawcy lub partnera, ponieważ obie strony relacji biznesowej będą posiadały uprawnienia umożliwiające działania tego typu) będą mogły być wykorzystywane przez pracowników Wnioskodawcy do łatwiejszego generowania odpowiednich dokumentów. Poza tym raz wprowadzone dane będą rozumiane i w związku z tym wykorzystywane przez pozostałe moduły systemu. Znacznie ograniczy to czas potrzebny do finalnej realizacji danego zlecenia. Do tej pory przy konkretnej operacji na danych księgowych bądź finansowych, koniecznym było ich każdorazowe wprowadzanie do systemu. Z jednej strony zaoszczędzi to czas pracy osób zaangażowanych w dane działanie (optymalizacja czasu pracy), zaś z drugiej znacznie usprawni realizację zleceń i dostęp do przygotowanych aktualnych dokumentów księgowych, co deklarowane jest jako jedna z kluczowych potrzeb partnerów biznesowych. Przy jednorazowej konieczności wprowadzania danych, poszczególni pracownicy będą mogli poświęcić więcej czasu na sprawdzenie prawidłowości wykonywanej czynności, co do tej pory było zasadniczo niemożliwe z uwagi na nadmiar zadań, bądź zbyt późne otrzymanie dokumentów stanowiących dane wejściowe. Przyczyni się to do zmniejszenia liczby ewentualnych pomyłek i konieczności tworzenia korekt, co przy dokumentach rachunkowoksięgowych bynajmniej nie jest wskazane. Poprzez przekazywanie informacji w sposób zautomatyzowany drogą elektroniczną, w krótszym czasie i sprawnie będą odbywały się opisane czynności. podgląd realizacji zleceń aktualnych dokumentów księgowych Usprawnienie realizacji zlecenia będzie przejawiało się również w możliwości podglądu stanu jego realizacji i przede wszystkim w całodobowym dostępie do aktualnych dokumentów księgowych przygotowywanych przez Wnioskodawcę. Uwzględniając specyfikę działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę, należy podkreślić, iż zasadniczo każdego dnia mogą pojawić się nowe dane w postaci konkretnych dokumentów księgowych, np. faktur i w związku z tym koniecznym jest sprawne implementowanie tych danych do kompleksowej obsługi partnera (przygotowywanie rejestrów, zestawień, analiz itp.). Przy podejmowaniu przez partnerów Wnioskodawcy znaczących kroków inwestycyjnych jak np. zaciągnięcie kredytu na planowaną przez niego inwestycję, czy też zarządzanie majątkiem obrotowym/płynnością finansową, kluczowym jest dostęp do aktualnych danych poświadczających obecną kondycję finansową partnera. Zastosowanie rozwiązań systemowych w postaci konkretnych jego modułów umożliwi dostęp do dokumentów przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej oraz posiadaniu loginu i hasła dostępu. Wykorzystanie modułów (m.in. finansowoksięgowych, EOD, czy też BI) pozwoli klientom na korzystanie z aktualnych analiz finansowych, raportów, czy też sprawozdań, co jest niezmiernie ważne przy planowaniu strategicznym każdego przedsiębiorstwa. fakturowanie i wystawianie dokumentów księgowych Wdrożenie oprogramowania, które pozwoli na automatyczny obieg informacji między partnerami biznesowymi umożliwi wystawianie dokumentów księgowych bez konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych 8

9 danych. Podstawowe funkcje, które będzie spełniało omawiane rozwiązanie to: automatyczna obsługa danych wchodzących do systemu z zewnętrz; korzystanie z raz wprowadzonych danych na potrzeby wygenerowania konkretnego dokumentu; korzystanie z dokumentów w systemie bez konieczności ich wydruku. Do dokumentacji księgowej odnoszącej się do poszczególnych partnerów będą mieli dostęp również upoważnieni pracownicy partnera, co znacznie usprawni proces przygotowywania niezbędnych dokumentów (możliwość sprawnego nanoszenia ewentualnych poprawek, czy też uzupełniania braków). Funkcjonalność ta ma ogromne znaczenie dla Wnioskodawcy, ponieważ czynności związane z generowaniem dokumentów księgowych, w tym w dużej mierze faktur stanowią zasadniczy element podejmowanej działalności. Funkcjonalność ta nie tylko przyczynia się do sprawnego wystawiania odpowiednich dokumentów, ale również ma przełożenie na ich prawidłowość i zgodność z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi (odpowiednie moduły są kompatybilne z legislacyjnymi aktualizacjami). zarządzanie relacjami z klientami Funkcjonalność ta przyczyni się do skuteczniejszego planowania współpracy z poszczególnymi partnerami. Zasadniczym celem Biura Rachunkowego jest jak najbardziej adekwatne odpowiadanie na bieżące potrzeby partnerów. Dana funkcjonalność umożliwi przeanalizowanie okresów wzmożonej współpracy z danym partnerem, co pozwoli na takie rozłożenie pracy poszczególnych księgowych, aby ich obłożenie innymi obowiązkami we wskazanym czasie było jak najmniejsze. Niektórzy z klientów Wnioskodawcy działają w oparciu o sezonowość, co także przyczynia się do cyklicznych zmian w ilości dokumentacji, która wymaga odpowiedniego zaksięgowania. Bycie przygotowanym przez Beneficjenta na takie zmiany i jednocześnie jego dyspozycyjność w pożądanym okresie niewątpliwie przełożą się na lojalność we wzajemnych relacjach i jeszcze ściślejszą współpracę. Tworzenie harmonogramu prac z uwzględnieniem okresów wzmożonego zapotrzebowania na pilną realizację zleceń stanowi narzędzie porządkowania wzajemnego przepływu informacji. Budowanie przez Wnioskodawcę swojego wizerunku jako partnera zaufanego i elastycznego wpływa na jego bycie postrzeganym jako podmiot konkurencyjny. Jednocześnie obecni klienci, którzy będą zadowoleni z tak prowadzonej obsługi rachunkowo-księgowej swojej działalności podzielą się tą informacją z innymi swoimi partnerami biznesowymi, co przełoży się na większe zainteresowanie Biurem Rachunkowym i znaczne zwiększenie posiadanych przez nie stałych klientów. 10. Oprogramowanie bazodanowe SQL 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu: Jest to komplet licencji oprogramowania bazy danych SQL zapewniający optymalną pracę systemu oraz warunkujący jego funkcjonalność. Sposób licencjonowania powinien być dostosowany do specyfikacji urządzeń serwerowych oraz systemu do elektronicznej wymiany danych oraz automatyzacji procesów biznesowych. Ponadto oprogramowanie musi umożliwiać dostęp do bazy danych (a więc możliwości funkcjonalnego wykorzystywania systemu) wszystkim użytkownikom systemu (możliwość pracy/wykorzystywania bazy danych przez min. 10 użytkowników wewnętrznych oraz podmioty zewnętrzne kontrahenci/klienci Wnioskodawcy). Omawiane oprogramowanie będzie musiało zostać dostosowane do specyfikacji oraz charakterystyki urządzeń serwerowych i pozostałych elementów nowego systemu. 11. Systemy operacyjne do urządzeń serwerowych 2 licencje: Oprogramowanie przeznaczone do prawidłowego funkcjonowania nabywanych w ramach projektu urządzeń serwerowych tj. obsługi i zarządzania infrastrukturą informatyczną, a także konfiguracji względem systemu ERP i baz danych. Systemy operacyjne będą stanowić platformę na której pracować będzie system B2B. Stworzenie właściwych warunków pracy jest konieczne celem utrzymania kontroli nad pracą urządzeń, które będą warunkować zachodzące zautomatyzowane procesy biznesowe. Przedmiotowe oprogramowanie musi zapewniać dostępność do infrastruktury oraz elastyczność ustawień konfiguracyjnych. 9

10 Wymagania techniczne: - rodzaj systemu serwerowy, - wersja - 64 bitowa, - polska wersja językowa. Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki 12. Oprogramowanie dostępowe 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu: Licencje oprogramowania dostępowego umożliwiającego korzystanie z systemów operacyjnych zainstalowanych na urządzeniach serwerowych, a tym samym warunkujące w ogóle możliwość korzystania z funkcjonalności oprogramowania przez użytkowników wewnętrznych Wnioskodawcy. Oprogramowanie stanowić będzie platformę dostępową do systemu do elektronicznej wymiany danych i automatyzacji procesów B2B. Oprogramowanie musi być dostosowane do obsługi przez 10 użytkowników systemu oraz gwarantować optymalną obsługę systemu. 13. Oprogramowanie do zdalnego dostępu 1 komplet licencji zapewniających optymalną pracę systemu: Oprogramowanie umożliwiające dostęp do urządzeń serwerowych (a konkretniej ich zawartości bazy danych, aplikacji itp.), umożliwiające pracę użytkowników zewnętrznych jest kluczowe, ponieważ będzie gwarantowało dostęp do bazy danych m.in. partnerom Wnioskodawcy, z którymi będzie współpracowało Biuro Rachunkowe w związku z implementacją systemu objętego niniejszym projektem. 14. Usługi informatyczne i techniczne celem instalacji, konfiguracji, migracji danych oraz wdrożenia oprogramowania 1 komplet w wymiarze przynajmniej 100 roboczogodzin: Wraz z zakupem specjalistycznego sprzętu informatycznego oraz kompleksowego oprogramowania niezbędne jest poniesie równoległych nakładów na specjalistyczne usługi informatyczne i techniczne. W ramach przedmiotowych usług nastąpi instalacja infrastruktury technicznej i oprogramowania wydatków objętych niniejszym projektem w łącznej liczbie około 100 roboczogodzin. Zakres przytoczonych prac docelowo obejmować będzie m.in.: - Instalację infrastruktury technicznej (sprzętowej); - Instalację oprogramowania; - Konfigurację infrastruktury technicznej (sprzętowej) w zakresie urządzeń serwerowych; - Implementację struktur i procesów z uwzględnieniem specyfiki Biura Rachunkowego zgodnie z wynikami analizy przedwdrożeniowej; - Konfigurację ogólną oprogramowania systemowego, bazodanowego i systemu informatycznego tworzących rozwiązanie elektronicznego biznesu typu B2B; - Konfigurację stanowiskową systemu informatycznego tworzącego rozwiązanie elektronicznego biznesu typu B2B; - Konfigurację ustawień archiwizacyjnych i związanych z bezpieczeństwem danych/procesów; - Testy rozruchowe i optymalizacyjne. Na łączna ilość niezbędnych roboczogodzin koniecznych do implementacji systemu składać się będzie: - Instalacja i konfiguracja techniczna sprzętu i oprogramowania ok. 40 roboczogodzin; - Konfiguracja funkcjonalna i parametryzacja pod strukturę ok. 20 roboczogodzin; - Tworzenie sparametryzowanego układu systemu ok. 20 roboczogodzin; - Uruchomienie i optymalizacja ok. 20 roboczogodzin. Orientacyjny nakład pracy nie mogący jednak przesądzać o konieczności do wykonania w pełni usługi w ramach zamówienia bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia określa się na poziomie 100 roboczogodzin. 15. Specjalistyczne usługi szkoleniowe w zakresie obsługi systemu informatycznego tworzącego rozwiązanie elektronicznego biznesu typu B2B w wymiarze co najmniej 40 roboczogodzin: 10

11 Szkolenia specjalistyczne (w wymiarze 40 roboczogodzin), w których będą uczestniczyli pracownicy Biura Rachunkowego. Szkolenia powinny być ukierunkowane na konkretne rozwiązania stosowane w firmie po wdrożeniu zaimplementowanego systemu. Zakres i tematyka szkoleń powinna obejmować m.in. administrację i obsługę oprogramowania wdrażanego w ramach projektu. Szkolenie powinno mieć charakter indywidualny dedykowane wyłącznie Wnioskodawcy z uwzględnieniem jego specyficznych potrzeb i wymogów. Orientacyjny nakład pracy nie mogący jednak przesądzać o konieczności do wykonania w pełni usługi w ramach zamówienia bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia określa się na poziomie 40 roboczogodzin. Celem wymienionych powyżej nabywanych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz usług jest wdrożenie zawartej w analizie przedwdrożeniowej stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego zapytania koncepcji biznesowej polegającej na automatyzacji procesów B2B Zamawiającego i jego partnerów poprzez ich informatyzację, adekwatnie do wymogów oraz specyfikacji technicznej systemów informatycznych Zamawiającego i jego partnerów, jak i planowanego do wdrożenia oprogramowania ERP uwzględniającego m.in. procesy biznesowe opisane poniżej. Szczegółowych informacji na temat opracowanej koncepcji (analizy przedwdrożeniowej), wymogów oraz specyfikacji technicznej posiadanych przez naszą firmę systemów informatycznych udzielamy w siedzibie przedsiębiorstwa lub drogą mailową podczas trwania postępowania w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach po wcześniejszym ustaleniu terminu spotkania lub otrzymaniu zapytania drogą mailową. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia szczegółowych informacji po podpisaniu przez Oferenta zgodnie z zasadami reprezentacji i przedłożeniu Zamawiającemu umowy o zachowaniu poufności danych zgodnej z załącznikiem nr 1. V TERMIN I WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Ostateczny termin realizacji zamówienia to: r. Uwaga! Oferent powinien uwzględnić, iż za termin realizacji zamówienia uznaje się datę odbioru i akceptacji wdrożenia nowego systemu informatycznego (w tym dostawa, instalacja i implementacja optymalnych rozwiązań) oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Dostawa oraz implementacja przedmiotu zamówienia ma nastąpić na adres siedziby Zamawiającego tj.: Alina Kopertowska Biuro Rachunkowe Alina Kopertowska ul. Tuwima 15 lok.7/ Łódź, Polska Uwaga! W toku realizacji zamówienia Zamawiający będzie rejestrował ilość roboczogodzin poświęconych na usługi informatyczne i techniczne oraz szkolenia specjalistyczne. W przypadku realizacji zamówienia w ilości roboczogodzin mniejszej niż zadeklarowana w ofercie Usługodawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do proporcjonalnego pomniejszenia wysokości wynagrodzenia Usługodawcy (ceny). Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że w przypadku poświęcenia przez Usługodawcę na realizację zamówienia większej ilości roboczogodzin niż zadeklarowana w ofercie Usługodawcy, zastrzega sobie prawo do zapłaty wynagrodzenia w kwocie nie przekraczającej ceny przyjętej za podstawę oceny oferty. Zamawiający zapewnia dostępność swoich pracowników lub oddelegowanych przedstawicieli we wszystkie dni robocze w czasie realizacji zamówienia w godzinach w swojej siedzibie (Łódź). 11

12 VI KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY W ramach przedmiotowego postępowania będą brane pod uwagę tylko i wyłącznie oferty spełniające wszystkie wymagania odnośnie rozważanej specyfikacji. Maksymalna liczba punktów możliwych do zdobycia wynosi 100. Lp. Rodzaj Kryterium Punktacja 1 Cena netto Od 0 do 70 Sposób oceny Najkorzystniejsza oferta w zakresie ceny (najniższa cena) = 70 pkt. Pozostałe oferty = Stosunek ceny łącznej w ofercie z najniższą ceną do ceny badanej oferty mnożony przez Długość okresu gwarancji Od 0 do 30 Warunkiem przyznania punktów w ramach tego kryterium będzie wskazanie jednego okresu gwarancji dla wszystkich środków trwałych. Najkorzystniejsza oferta w zakresie długości okresu gwarancji (najdłuższy okres gwarancji) = 30 pkt. Pozostałe oferty = Stosunek długości okresu gwarancji badanej oferty do długości okresu gwarancji w ofercie z najdłuższym okresem gwarancji mnożony przez 30 Brak informacji w zakresie rozważanego kryterium równoznaczny będzie z przyznaniem 0 ilości punktów w tymże kryterium. VII WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W czasie trwania postępowania, oferent ma prawo zadawać pytania wyjaśniające. Wszelkie informacje dla potrzeb sporządzenia oferty, w szczególności dane dodatkowe o specyfikacji przedmiotu zamówienia mogą zostać udzielone w trakcie trwania postępowania w dni robocze w godzinach Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia szczegółowych informacji w tym zakresie po podpisaniu przez Oferenta zgodnie z zasadami reprezentacji i przedłożeniu Zamawiającemu umowy o zachowaniu poufności danych zgodnej z załącznikiem nr 1. Złożenie oferty musi być dokonane w formie pisemnej. Złożenie oferty jest jednoznaczne z tym, że Oferent jest związany ofertą do końca terminu jej ważności. Oferent jest zobowiązany do podpisania umowy w wypadku wyboru jego oferty w wyniku postępowania wyboru ofert. Wyklucza się możliwość składania ofert częściowych takie oferty pozostawione zostaną bez rozpatrzenia. Wyklucza się możliwość składania ofert wariantowych takie oferty pozostawione zostaną bez rozpatrzenia. 12

13 VIII TERMIN, MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać osobiście, bądź listownie/za pośrednictwem kuriera do siedziby firmy Alina Kopertowska Biuro Rachunkowe Alina Kopertowska mieszczącej się pod adresem: ul. Tuwima 15 lok.7/8, Łódź, Polska Oferta powinna zawierać: - nazwę oferenta oraz jego dane teleadresowe (adres, dane kontaktowe, itp.); - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w nawiązaniu do specyfikacji zawartej w zapytaniu ofertowym; - termin realizacji zamówienia; - cenę (wartości netto oraz brutto); - liczbę roboczogodzin, jaką Oferent planuje przeznaczyć na usługi informatyczne i techniczne; - terminy, warunki oraz formy płatności; - termin ważności oferty (powinien być nie krótszy niż 20 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert). W treści składanej oferty powinny się znaleźć następujące klauzule, do których przestrzegania Oferent się zobowiązuje: - Zapoznałem/Zapoznałam/Zapoznaliśmy się ze specyfikacją przedmiotu i warunków zamówienia, przedstawionymi w zapytaniu ofertowym i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz zdobyliśmy informacje niezbędne do przedłożenia oferty uwzględniającej właściwe wykonanie zamówienia; - Jestem/Jesteśmy związani niniejszą ofertą do końca terminu jej ważności, określonego w ofercie, odpowiadającego warunkom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym; - Zobowiązuję się/zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy z Zamawiającym w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. - Akceptuję/Akceptujemy bezwarunkowo termin i warunki realizacji zamówienia określone w punkcie V zapytania ofertowego, do którego przedkładamy/przedkładamy ofertę, - Wyrażam/Wyrażamy zgodę na rejestrowanie ilości roboczogodzin poświęcanych przez pracowników/przedstawicieli naszego przedsiębiorstwa na realizację zamówienia we współpracy z pracownikami/przedstawicielami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Ostateczny termin składania ofert: godz W przypadku ofert składanych drogą pocztową/za pomocą kuriera, datą wpływu jest data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, nie zaś data nadania przesyłki. Otwarcie ofert nastąpi r. po godz , po czym zostanie dokonana analiza otrzymanych ofert, skierowanie ewentualnych dodatkowych pytań w razie pojawienia się niejasności co do treści oferty oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Wszyscy oferenci biorący udział w postępowaniu zostaną powiadomieni o wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu). W trakcie analizy ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się to oferentów o dodatkowe informacje w celu wyjaśnienia ewentualnych niejasności zaoferowanych rozwiązań z oznaczeniem terminu na udzielenie odpowiedzi, co może wpłynąć na termin powiadomienia o wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu). Oferty złożone po upływie ostatecznego terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. 13

14 IX INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE I OSOBA KONTAKTOWA Osoba kontaktowa w sprawie zamówienia: Alina Kopertowska, ul. Tuwima 15 lok.7/8, Łódź, Polska, Tel , ak@biurorachunkowe.lodz.pl X INFORMACJE DODATKOWE W przypadku podania wartości ofert w walucie obcej, wartość zamówienia będzie przeliczana na złotówki według średniego kursu NBP z dnia otwarcia ofert. Poprzez złożenie oferty Oferent wyraża zgodę na podanie do wiadomości pozostałych Oferentów szczegółów oferty. Oferent ma prawo nie wyrazić zgody na podanie do wiadomości szczegółów technicznych przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia (w tym terminu realizacji) wydłużenia trwania postępowania oraz do unieważnienia postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w przypadku nie zachowania terminów realizacji zamówienia, jak również w przypadku realizacji niezgodnej z przedmiotem zamówienia. Oferenci mogą wykorzystywać informacje dotyczące opisu przedmiotu zamówienia tylko i wyłącznie w celu przygotowania oferty. Oferty muszą zawierać datę wystawienia i datę obowiązywania (lub termin związania ofertą). Oferty muszą być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Oferenta i opatrzone pieczątką firmową. Załącznik nr 1 umowa o poufności oraz załącznik nr 2 analiza przedwdrożeniowa stanowią integralną część zapytania ofertowego. 14