ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Wyd. 03 Str./Na str. 1 / 8 Egz. nr (data wydania) PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Zasady przeprowadzania auditów Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Opracował Inżynier SZJ Mirosław Nowak Sprawdził Stały auditor Zbigniew Porycki Zatwierdził Pełnomocnik ds. SZJ Witold Czuryło

2 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 2 / 8 SPIS TREŚCI strona - Spis treści Cel procedury Zakres stosowania Odpowiedzialność Dokumenty związane Definicje Opis postępowania 4 7. Załączniki. 8

3 1. CEL PROCEDURY Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 3 / 8 Celem procedury jest określenie zasad przeprowadzania niezależnych auditów jakości, które zapewniają monitorowanie spełniania wymagań w zakresie standardów dotyczących podzespołów statków powietrznych oraz monitorowanie adekwatności. 2. ZAKRES STOSOWANIA Procedura dotyczy: - personelu wykonującego audity; - auditów jakości procedur organizacji; - auditów jakości sprzętu lotniczego; - inspekcji wewnętrznych i zewnętrznych. 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Odpowiedzialnym za przeprowadzenie auditu jest wyznaczony Auditor lub Auditor Wiodący (w przypadku zespołu auditorów). 4. DOKUMENTY ZWIĄZANE - Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2042/2003 z dnia r. - Decyzja DW nr 2003/19/RM Dyrektywa Wykonawcza Agencji z dnia r. - Charakterystyka Organizacji Obsługowej Dokument nr SPS/01/ Polska Norma PN-EN ISO 9001:2001 Systemy zarządzania jakością - Wymagania. - Polska Norma PN-EN ISO 19011:2003 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego. - Procedura QP/8.2.2/NK Przeprowadzanie auditów wewnętrznych. 5. DEFINICJE Audit systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Dowód z auditu zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania. Kryteria auditu zestaw polityk, procedur lub wymagań (kryteria auditu są stosowane jako odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu). Auditor osoba mająca kompetencje do przeprowadzenia auditu. Plan auditu opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem. Kompetencje wykaz cech osobowości oraz wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności.

4 6. OPIS POSTĘPOWANIA 6.1. Zasady ogólne Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 4 / 8 a) Podstawowym elementem systemu jakości jest niezależny system auditów. b) Niezależnym system auditów jest obiektywnym procesem rutynowego próbkowania wszystkich aspektów zdolności organizacji obsługowej zatwierdzonej według Rozporządzenia Załącznik II PART 145 do wykonywania obsługi technicznej zgodnie z wymaganymi standardami, zawierający również elementy próbkowania końcowych efektów procesu obsługowego. System przedstawia obiektywną ocenę wszystkich czynności związanych z obsługą i jego intencją jest, aby przed wydaniem poświadczenia obsługi personel poświadczający mógł być pewny, że obsługa techniczna została wykonana prawidłowo. Niezależne audity uwzględniają wykonanie pewnej ilości wyrywkowych auditów procesów obsługowych w trakcie realizowanej obsługi. c) Niezależny audit powinien zagwarantować sprawdzanie wszystkich aspektów zgodności z przepisami Rozporządzenia Załącznik II PART 145, co 12 miesięcy i może być przeprowadzony jako całościowe, jednorazowe sprawdzenie lub być podzielony na części w 12 miesięcznym okresie zgodnie z założonym planem auditów. Przy prowadzeniu niezależnego auditu nie ma konieczności kontroli każdej procedury dla każdego procesu obsługowego, jeżeli można udowodnić, że dana procedura jest typowa dla więcej niż jednego procesu i że kontrolowana jest, co 12 miesięcy bez stwierdzenia odstępstw. Jeżeli stwierdzi się odstępstwa, procedurę tę należy powtórzyć dla każdego procesu obsługowego, celem usunięcia odstępstw, po czym można zastosować wobec tej procedury 12 miesięczny cykl niezależnych auditów. d) W systemie niezależnych auditów należy, co 12 miesięcy dokonać kontroli wyrywkowo wybranego procesu obsługowego ze wszystkich rodzajów prowadzonej obsługi, celem udowodnienia skuteczności procedur obsługowych. Zaleca się, aby audity procedur i procesów obsługowych były połączone dla wybranych rodzajów prowadzonej obsługi. Oznacza to, że obsługa silnika (podzespołu) powinna być połączona z wyrywkowym skontrolowaniem wszystkich procedur i wymagań odnoszących się do tego procesu obsługowego celem stwierdzenia, że w końcowym efekcie procesu obsługowego zapewniona jest zdatność do użytkowania silnika (podzespołu). Dla celów niezależnych auditów, rodzaj prowadzonej obsługi oznacza, co najmniej jedną kategorię ze specyfikacji świadczonych usług zamieszczoną w Certyfikacie Zatwierdzającym PART 145 wydanym dla Organizacji. e) Próbkowanie procesu obsługowego oznacza uczestniczenie w niezbędnych próbach i wizualnych inspekcjach procesu oraz związanych z nim dokumentów. Próbkowanie nie powinno obejmować powtórnego demontażu lub powtórnych prób, chyba, że w trakcie próbkowania stwierdzone zostaną niezgodności wymagające powtórzenia takich czynności. f) Mała organizacja obsługowa zatwierdzona wg PART 145 (tzn. organizacja zatrudniająca maksimum 10 osób zaangażowanych bezpośrednio w obsługę) może zdecydować się na wynajęcie usługi prowadzenia niezależnego auditu systemu jakości (na mocy umowy) przez zlecenie innej, zatwierdzonej organizacji obsługowej

5 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 5 / 8 PART 145 lub osobie akceptowanej przez Urząd Lotnictwa Cywilnego. Wówczas niezależny audit przeprowadza się 2 razy w ciągu każdych 12 miesięcy. g) Urząd Lotnictwa Cywilnego może zgodzić się na przedłużenie czasookresów między auditami podanymi powyżej do 100% pod warunkiem, że nie stwierdzono żadnych niezgodności mających wpływ na bezpieczeństwo i że organizacja obsługowa zatwierdzona wg PART 145 ma zapisy, że działania naprawcze były prowadzone terminowo. h) Niezależność auditów powinna być zagwarantowana przez zapewnienie, że zawsze są przeprowadzane przez pracowników nie ponoszących odpowiedzialności za funkcje, procedury lub procesy obsługowe podlegające auditowaniu. i) Audity przeprowadzają kompetentni pracownicy WZL-4, którzy odbyli odpowiednie szkolenie (zewnętrzne lub wewnętrzne) na auditorów. Nie są oni odpowiedzialni za funkcje produkcyjne, procedury lub procesy obsługowe, które podlegają auditorowi Organizacja auditu a) Na dwa tygodnie przed planowaną datą auditu Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością na podstawie Macierzy Auditów (Procedura QP/8.2.2/NK zał. nr 7) oraz Macierzy obszarów do auditowania-audity: planowane/wyrywkowe w roku... (zał. nr 1) opracowanego w miesiącu grudniu powiadamia: Auditora (wiodącego)* o planowanym audicie Powiadomienie Zespołu Auditorów (Procedura QP/8.2.2/NK zał. nr 1); auditowaną organizację - Powiadomienie o Audicie (Procedura QP/8.2.2/NK zał. nr 2). b) Wyznaczony Auditor (wiodący)* opracowuje Plan Auditu (Procedura QP/8.2.2/NK zał. nr 3) i w terminie trzech dni od powiadomienia przekazuje go Kierownikowi auditowanej organizacji. Plan Auditu zawiera propozycje harmonogramu spotkań roboczych i spotkania końcowego. Podczas przygotowania do auditu należy: - zapoznać się z dokumentami (np. procedury, instrukcje, przepisy itp.) dotyczącymi obszaru auditu; - zapoznać się z wynikami poprzednich auditów wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących obszaru auditowanego; - zapoznać się z dokumentami dotyczącymi niezgodności z poprzedniego auditu (przegląd zaleceń i wniosków z działań korygujących); - opracować Listy Pytań Kontrolnych (Procedura QP/8.2.2/NK ). We wszystkich tych działaniach należy uwzględnić informacje zawarte w punkcie 6.1. niniejszego dokumentu. c) W ciągu trzech dni Kierownik obszaru auditowanego zwraca potwierdzony Plan Auditu Auditorowi (Wiodącemu)* lub przedstawia propozycje zmian. d) Auditor (Wiodący)* prowadzi spotkanie otwierające, w którym biorą udział pozostali auditorzy oraz osoby odpowiedzialne za auditowane obszary w celu zapoznania auditowanych z Planem Auditu, jego harmonogramem oraz planowanymi metodami jego przeprowadzenia.

6 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 6 / 8 e) Realizacja auditu, podczas której następuje sprawdzenie wszystkich istotnych elementów auditowanego obszaru, zgodnie z wcześniej przygotowanym Planem Auditu. f) Spotkanie zamykające w celu przedyskutowania i uzgodnienia z auditowanymi osobami ostatecznej zawartości Protokółu z Auditu (zał. nr SPS/3/CQ-02/2). g) Opracowanie wyników auditu poprzez wypełnienie formularzy Protokół z Auditu i w przypadku stwierdzenia niezgodności dodatkowego wystawienia druku Raport Niezgodności (zał. nr SPS/3/CQ-02/3). h) Przekazanie opracowanych dokumentów Kierownikowi obszaru auditowanego oraz Kierownikowi Odpowiedzialnemu (w przypadku wystąpienia niezgodności i braku zgodności pomiędzy auditorem i kierownikiem obszaru co do sposobu i terminu działań korygujących). i) Archiwizacja dokumentów z auditu prowadzona jest przez Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością. j) Wymagane jest przeprowadzić audit wyrywkowy (z pominięciem pkt. a-c), co 12 miesięcy, podczas którego sprawdzeniu podlega wyrób z każdego asortymentu dla wykazania skuteczności spełnienia wymagań procedur obsługowych. *) w przypadku zespołu auditorów Opracowanie dokumentów z auditu Klasyfikacja niezgodności W systemie jakości organizacji obsługowej obowiązuje następująca klasyfikacja niezgodności: Niezgodność poziomu 1 Dotyczy poważnych niezgodności z PART 145. (NP1) Uwzględnia ona brak zgodności dla podzespołów statku powietrznego. Przykłady Niezgodności poziomu 1 są następujące: - niemożliwość uzyskania wstępu do organizacji podczas normalnych godzin pracy organizacji zgodnie z punktem 145.A.90(a)(2), po dwukrotnym zgłoszeniu prośby na piśmie; - jeśli kontrola obsługi metrologicznej wyposażenia, opisana w punkcie 145.A.40(b), została przerwana dla asortymentu konkretnego typu wyrobu, co spowodowało, że od tego czasu istnieją wątpliwości odnośnie większości wyposażenia podlegającego obsłudze. UWAGA: W przypadku stwierdzenia Niezgodności poziomu 1 należy natychmiast powiadomić Kierownika Odpowiedzialnego Prezesa Zarządu-Dyrektora Naczelnego. Niezgodność poziomu 1 wymaga podjęcia natychmiastowych działań korygujących. Do czasu usunięcia niezgodności nie zezwala się na wystawienie Poświadczenia Obsługi (Formularz nr 1 EASA/EASA Form 1) w obszarze obsługi, w którym stwierdzono niezgodność.

7 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 7 / 8 W przypadku Niezgodności poziomu 1, w zależności od charakteru niezgodności, może być konieczne upewnienie się przez kompetentne władze, czy została wykonana dalsza obsługa techniczna i ponowne poświadczenie obsługi. Niezgodność poziomu 2 Niespełnienie wymagań PART 145 (NP2) Każda niezgodność z przepisami obsługi i/lub zasadami opisanymi w dokumencie, które mogą mieć wpływ na obniżenie norm obsługi i mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo statku powietrznego. Uwzględnia ona również brak zgodności dla podzespołów statku powietrznego. Przykłady Niezgodności poziomu 2 są następujące: - jednorazowe użycie podzespołu bez przywieszki zdatności; - nie wypełnienie dokumentacji szkoleniowej personelu poświadczającego; - niespełnienie wymagań PART 145 w odniesieniu do jednego wyrobu. UWAGA: W przypadku Niezgodności poziomu 2 usunięcie jej powinno nastąpić w ciągu trzech miesięcy od daty wystawienia Raportu Niezgodności. W niektórych okolicznościach oraz z uwagi na charakter wyników badań, właściwy organ może przedłużyć trzymiesięczny okres pod warunkiem przedstawienia zadawalającego planu działań korygujących zatwierdzonych przez właściwy organ do sześciu miesięcy. Obserwacja (O) uwaga, oznaczająca obserwację, mającą na celu przekazanie informacji źródłowych. Nie może ona dotyczyć informacji, sugerujących brak zgodności z przepisami obsługi. UWAGA: W przypadku Obserwacji niezgodności wymagają usunięcia w terminie uzgodnionym między Auditorem (wiodącym)* a Kierownikiem obszaru auditowanego, który powiadomi na piśmie Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością o sposobie i terminie usunięcia obserwacji Dokumentacja Po zaakceptowaniu Protokołu z Auditu i ewentualnym wystawieniem Raportu Niezgodności dokumenty są rozsyłane do: - Wszystkich osób odpowiedzialnych za obszar auditowany, w którym stwierdzono jakiekolwiek odstępstwo celem zapoznania się i przekazuje się kopię Protokołu z auditu. - Personelu organizacji obsługowej odpowiedzialnego za obszar działalności, w którym stwierdzono odstępstwa zapisane w Raportach Niezgodności, który jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich działań korygujących i usunięcia

8 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA SYSTEMU JAKOŚCI Nr SPS/3/CQ-02 Wydanie 03 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) ZASADY PRZEPROWADZANIA AUDITÓW Str. / Na str. 8 / 8 niezgodności przed upływem terminów określonych w tym formularzu oraz do poinformowania na piśmie Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością o podjętych działaniach korygujących i dacie usunięcia niezgodności. - Bezpośrednich przełożonych ww. osób (jeśli dotyczy) - Kierownika Odpowiedzialnego tylko na specjalne żądanie (np. w przypadku wykrycia Niezgodności poziomu 1 ). Protokoły z Auditu, podczas których nie stwierdzono odstępstw nie są rozsyłane. Przechowywane są w jednym egzemplarzu u Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przechowuje wszystkie dokumenty związane z auditami (Procedura QP/8.2.2/NK zał. nr 1 7). Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością monitoruje Raporty Niezgodności do momentu usunięcia zapisanych w nich niezgodności (NP1; NP2) i obserwacji (O). Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przygotowuje sprawozdanie półroczne o stwierdzonych niezgodnościach i obserwacjach dla Kierownika Odpowiedzialnego (Prezesa Zarządu-Dyrektora Naczelnego), który przynajmniej dwa razy w roku spotyka się z pracownikami wyznaczonymi do przedstawienia ogólnych wyników auditów jakości. 7. ZAŁĄCZNIKI Załącznik SPS/3/CQ-02/1 - Macierz obszarów do auditowania audity: planowane / wyrywkowe* Załącznik SPS/3/CQ-02/2 - Protokół z auditu Załącznik SPS/3/CQ-02/3 - Raport niezgodności

9 Macierz obszarów do auditowania - audity: planowane / wyrywkowe* w roku:... Obszar Zagadnienia 145.A.25 Zaplecze techniczne 145.A.30 Personel 145.A.35 Personel poświadczający i personel wspomagajacy 145.A.40 Wyposażenie, narzędzia i materiały 145.A.42 Zatwierdzanie podzespołów 145.A.45 Dane obsługowe 145.A.47 Przygotowanie obsługi oraz umowy 145.A.50 Poświadczanie obsługi 145.A.55 Zapisy z obsługi 145.A.60 Zgłaszanie zdarzeń lotniczych 145.A.65 Procedury obsługowe 145.A.65 System Jakości 145.A.70 MOE 145A.75 Uprawnienia Organizacji Ograniczenia Organizacji 145.A.85 Zmiany w Organ. Uwagi Zaplecze techniczne (1) Personel (2) Narzędzia i przyrządy pomiarowe (3) System Jakości (4) Dokumentacja techniczna i procedury (5) Produkt - Silnik CFM-56-3 (7) CFM-56-3 Poddostawca (8) Druk NJ r. Załacznik SPS/3/CQ-02/1.

10 zał. nr SPS/3/CQ-02/2 PROTOKÓŁ Z AUDITU NR... /... strona / WYDZIAŁ : P-6a DATA : ZAKRES AUDITU : AUDIT PRZEPROWADZILI : W OBECNOŚCI WYNIKI AUDITU: 1. DOKUMENTACJA ZEWNĘTRZNA PRODUCENTA SILNIKA / KLIENTA 2. WEWNĘTRZNA DOKUMENTACJA OBSŁUGOWA 3. WAŻNOŚĆ KORELACJI STANOWISKA PRÓB

11 4. MATERIAŁY MPS I CZĘŚCI JEDNORAZOWEGO UŻYTKU DO PRÓBY SILNIKA 5. NARZĘDZIA I WYPOSAŻENIE KONTROLNO-POMIAROWE 6. PERSONEL OBSŁUGOWY 7. OPIS PROCESU PRÓBY SILNIKA I. Proces: II. Typ silnika: III. Model silnika: IV. Numer seryjny: V. Data rozpoczęcia: VI. Data zakończenia

12 8. WNIOSKI Poziomu 1 Poziomu 2 Niezgodności ADNOTACJA O REALIZACJI WYNIKÓW AUDITU I WNIOSKI ( wypełnia auditowany ):

13 PROTOKÓŁ OTRZYMALI : 1. Kierownik wydziału Kierownik odpowiedz. za wykonanie zalec Kierownik KP / NK /

14 zał. nr SPS/3/CQ-02/3 RAPORT NIEZGODNOŚCI WYDZIAŁ/ DZIAŁ BIURO/SEKCJA PROCES WYRÓB NR RAPORTU NIEZGODNOŚCI : DATA : PROCEDURA AUDITOR ROZDZIAŁ AUDITOWANY RAPORT AUDITORA (wypełnia auditor): Poziom 1 Poziom 2 ( NIEZGODNOŚĆ ) PODPIS : DATA : PROPONOWANE DZIAŁANIA KORYGUJĄCE ( wypełnia auditowany ) : PROPONOWANY TERMIN ZAKOŃCZENIA : PODPIS : DATA : PRZEGLĄD DZIAŁANIA KORYGUJĄCEGO ( wypełnia auditor ): FAKTYCZNA DATA ZAKOŃCZENIA : PODPIS : DATA : PRZYJĘTO TAK NIE ZMNIEJSZONO TAK NIE PRZEGLĄD KIEROWNICTWA (wypełnia RZJ ) : PODPIS : DATA :