Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej

Transkrypt

1 Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej P R O G R A M MOCNE STRONY (S) 1. Potrafimy się jako środowisko zmobilizować do działań programowych na wysokim poziomie (WOŚP, krwiodawstwo) 2. Niektóre jednostki statutowe uczestniczą z sukcesami w przedsięwzięciach ogólnopolskich. 3. Potrafimy pozyskiwać sojuszników w lokalnym środowisku (UM, MDK, PSP, SG i MW). 4. Drużyny i kluby starają się organizować przedsięwzięcia programowe adresowane do hufca. 5. Część jednostek może organizować HALiZ samodzielnie. SŁABE STRONY (W) 1. Komenda hufca nie inspiruje działań programowych i słabo wspiera jednostki statutowe w tym zakresie. 2. Nie funkcjonuje Zespół Programowo- Kształceniowy hufca. 3. Kadra instruktorska nie posiada odznak kadry kształcącej. 4. W hufcu nie odbywają się szkolenia metodyczne i warsztatowe. 5. Komisja Stopni Instruktorskich nie inspiruje do realizacji prób, nie szkoli opiekunów prób. Degradacja uprawnień KSI wyłącznie do prób przewodnikowskich. 6. W hufcu nie ma pomysłu na pracę z wędrownikami i starszyzną. 7. W hufcu nie działa system satysfakcjonowania kadry. 8. Hufiec nie wykorzystuje nowoczesnych narzędzi informatycznych. 9. Komenda Hufca nie śledzi bieżących wydarzeń programowych na stronie GK ZHP. 10. Stałą bolączką jest słaby przepływ informacji na linii KH drużynowi. 11. Dom Harcerza stoi nie wykorzystywany przez większą część roku. 12. Drużynowi, przyboczni i zastępowi części jednostek statutowych nie posiadają wymaganego przeszkolenia metodycznego. 13. Drużyny w niewielkim stopniu wykorzystują w pracy instrumenty metodyczne i propozycje programowe KCh i GK ZHP. 14. Drużyny z reguły nie biwakują w terenie w ciągu roku harcerskiego (biwaki głównie w szkołach lub harcówkach). 15. Sporadycznie odbywają się obozy drużyn. 16. Biblioteczka metodyczna hufca jest przestarzała i słabo dostępna.

2 SZANSE (O) ZAGROŻENIA (T) 1. Istnieje realna szansa pozyskiwania dotacji na przedsięwzięcia programowe. 2. Istnieje możliwość współpracy z lokalnymi organizacjami i instytucjami. 3. Uczestnictwo w imprezach innych środowisk harcerskich daje szanse na wzmocnienie hufca i jego jednostek. 4. Istnieje możliwość wykorzystania w pracy drużyn wsparcia ze strony Marynarki Wojennej RP i SG. 5. Członkowie hufca (kadra instruktorska i funkcyjni drużyn) mogą uczestniczyć w szkoleniach i warsztatach na szczeblu chorągwi. 6. Hufiec posiada dobrą bazę (Dom Harcerza), którą można wykorzystać do organizacji działań programowych. 1. Ograniczone możliwości wykorzystania Domu Harcerza. 2. Duża konkurencyjność zajęć pozalekcyjnych. 3. Odpływ kadry.

3 Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej P R A C A Z K A D R Ą H U F C A MOCNE STRONY (S) 1. Większość drużynowych jest przeszkolona do funkcji - ukończyła kurs drużynowych. 2. Kadra jest informowana o najważniejszych sprawach hufca i ma możliwość współdecydowania o nich. Odbywają się spotkania drużynowych z KH. SŁABE STRONY (W) 1. Ograniczona liczba instruktorów pełni funkcję opiekuna próby instruktorskiej. 2. Systematyczny odpływ młodej kadry instruktorskiej, brak pomysłu na zagospodarowanie starszyzny i starszych instruktorów. 3. Grono instruktorów, którzy czują się odpowiedzialni za hufiec i chcą mieć wpływ na jego kształt jest wąskie. 4. Część kadry nie interesuje się bieżącymi sprawami hufca, chorągwi i Związku. 5. W hufcu jest zbyt mało kadry; dużo osób pełni kilka funkcji jednocześnie. 6. W skład komendy hufca od lat wchodzą wciąż te same osoby. 7. W hufcu nie działają zespoły instruktorskie wspomagające pracę KH. 8. W hufcu nie funkcjonuje system motywacji i satysfakcjonowania kadry. 19. Ograniczona liczba osób posiada uprawnienia kierowników wypoczynku. 10. KSI prowadzi swoje działania w podstawowym zakresie. 11. Zanikła działalność kształceniowa hufca. SZANSE (O) 1. Kadra ma możliwość rozwoju poprzez uczestnictwo w różnych w różnych formach kształcenia na szczeblu chorągwi i Związku. 2. Część kadry zdobywa uprawnienia Związkowe i państwowe. 3. Poprzez organizację ważnych przedsięwzięć istnieje możliwość konsolidacji środowiska instruktorskiego. ZAGROŻENIA (T) 1. Większość młodych instruktorów i funkcyjnych wyjeżdża na studia. 2. Wykrusza się stara kadra instruktorska. 3. Duża grupa kadry pełni kilka funkcji równolegle. 4. Ograniczone możliwości odświeżenia składu komendy hufca. 5. Brak integracji kadry instruktorskiej.

4 Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej Z A R Z Ą D Z A N I E H U F C E M MOCNE STRONY (S) 1. Kadra hufca ma możliwość wypowiadania się w kwestiach istotnych dla hufca, uczestniczy w podejmowaniu decyzji. SZANSE (O) 1. Angażowanie wolontariuszy w akcje hufca. 2. Wykorzystanie w zarządzaniu hufcem nowoczesnych narzędzi informatycznych. 3. Większa dostępność komendy hufca w kontaktach z jednostkami statutowymi. 4. Inspirowanie do wspólnego działania wszystkich jednostek statutowych przy zaplanowanych przedsięwzięciach. SŁABE STRONY (W) 1. Słaby przepływ informacji. 2. Brak inicjatyw i inspiracji wypływających ze strony komendy hufca. 3. Brak pracy z kadrą. 4. Instruktorzy pełnią kilka funkcji równocześnie. 5. Komenda hufca nie powołuje zespołów zadaniowych. 5. Brak planowości i systematyczności w działaniach komendy hufca. 6. Do zarządzania hufcem nie są wykorzystywane nowoczesne narzędzia informatyczne. ZAGROŻENIA (T) 1. Odpływ młodej kadry na studia. 2. Sprawy życiowe i zawodowe mogą wpłynąć na spadek liczebności kadry instruktorskiej w hufcu. 3. Wykrusza się stara kadra instruktorska. 4. Działający na bieżąco instruktorzy są przeciążani obowiązkami i zadaniami.

5 Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej F I N A N S E H U F C A MOCNE STRONY (S) 1. Hufiec przetarł już ścieżkę aplikowania o dotacje z Urzędu Miasta. 2. Planowe pozyskiwanie środków w ramach akcji 1% może znacząco wesprzeć budżet hufca. 3. Hufiec dotychczas posiadał płynność finansową. 4. Rozliczenia hufca odbywają się terminowo. 5. Finansami hufca zajmuje się skarbnik. 6. Hufiec ma kwatermistrza odpowiedzialnego za sprzęt obozowy hufca. 7. Budynek i posesja Domu Harcerza jest w dobrym stanie. 8. Hufiec posiada stosunkowo dobre zaplecze lokalowe i sprzętowe odpowiadające potrzebom drużyn. SZANSE (O) SŁABE STRONY (W) 1. Nie prowadzi się systematycznego szkolenia pod kątem prowadzenia dokumentacji finansowej. 2. Komenda hufca rzadko informuje o stanie środków finansowych. W zasadzie nie przedstawia się na odprawach szczegółowych rozliczeń z KCh. 3. Hufiec nie wykazuje aktywności w pozyskiwaniu środków finansowych. 4. W hufcu brak pomysłów na pozyskiwanie sponsorów. 5. Słabo rozpropagowana kampania pozyskiwania środków z 1%, przekłada się na słabe efekty. 7. Brak jest systemu zarządzania sprzętem; sprzęt obozowy zalega niewykorzystany w magazynie. 8. Słabe wykorzystanie Domu Harcerza w roku kalendarzowym. 9. Wysokie koszty utrzymania pomieszczeń w bloku przy ul. Matejki. 10. Brak pomysłów na prowadzenie akcji zarobkowych. 11. Zaleganie jednostek statutowych ze składkami. ZAGROŻENIA (T) 1. Istnieje możliwość prowadzenia własnych szkolenia dotyczące pozyskiwania środków finansowych i gospodarowania nimi. 1. Istnieje możliwość pozyskiwania dotacji z UM. 3. Istnieje możliwość wypracowania skutecznych metod pozyskania środków z 1%. 4. Hufiec potrafi docierać do sponsorów. 5. Istnieje możliwość uzyskania większych dochodów z Domu Harcerza. 1. Zmiana systemu przekazywania 1%. 2. Zbyt duża konkurencja przy pozyskiwania dotacji. 3. Zwiększenie obciążeń finansowych ze strony Chorągwi i Związku. 4. Brak prawnych regulacji użytkowania Domu Harcerza. 5. Utrata płynności finansowej.

6 Analiza S.W.O.T. sytuacji Hufca Ziemi Wolińskiej W I Z E R U N E K H U F C A MOCNE STRONY (S) SŁABE STRONY (W) 1. Działania hufca dla społeczności lokalnej promowane są przez artykuły w lokalnej prasie, TV i portalach internetowych. 2. Bardzo pozytywny dla hufca efekt przynosi roznoszenie Betlejemskiego Światła Pokoju, organizacja finałów WOŚP oraz organizacja akcji honorowego oddawania krwi. 8. Instruktorzy hufca mają możliwości docierania do osób, instytucji i władz miasta. 1. Źle działa strona internetowa hufca; informacje znajdujące się na stronie nie są na bieżąco aktualizowane; część treści jest nieaktualna; pojawiają się błędy w administrowaniu. Brak jest na niej informacji i materiałów zachęcających do współpracy czy wstępowania do Związku. 2. Hufiec nie promuje swoich działań na forum chorągwi czy Związku. 3. Hufiec nie posiada własnych materiałów promocyjnych. 4. Jednostki statutowe słabo promują swoje działania w środowisku lokalnym. 5. Hufiec dotychczas nie wypracował strategii promocyjnej. 5. Hufiec nie wykorzystuje do promocji portali społecznościowych. 6. Hufiec nie posiada koncepcji współpracy z rodzicami i sojusznikami. SZANSE (O) ZAGROŻENIA (T) 1. W środowisku lokalnym (Świnoujście, Międzyzdroje, Wolin i Kamień Pomorski) hufiec postrzegany jest pozytywnie. 2. Władze samorządowe w większości chętnie wspierają inicjatywy hufca. 3. Lokalne media interesują się działaniami hufca, chętnie publikują informacje na temat naszej działalności. 1. Utrwalanie przez media stereotypów dotyczących harcerstwa. Brak rzetelnych informacji. 2. Niedostateczna wiedza społeczności lokalnej na temat działań hufca. 3. Brak akceptacji działalności wychowawczej.

7 CELE I ZADANIA NA LATA PROGRAM HUFCA Cel 1: Doprowadzenie do sytuacji, w której w roku kalendarzowym organizowane są cyklicznie imprezy programowe adekwatne do pory roku (np. rajd Wyspy Majowe, Święto Pieczonego Ziemniaka itp.) 1. Powołanie Zespołu Programowo-Kształceniowego Hufca. 2. Wspieranie organizowania imprez programowych przez poszczególne środowiska harcerskie. 3. Nadzorowanie przez Zespół Programowo-Kształceniowy imprez hufcowych (zatwierdzanie regulaminu, ocenianie i podsumowywanie imprez na odprawie). 4. Promowanie imprez hufcowych wśród drużyn. Cel 2: Podniesienie poziomu wiedzy teoretycznej i praktycznej w gronie kadry instruktorskiej i harcerzy pełniących funkcje statutowe. 1. Organizowanie warsztatów metodycznych z udziałem kadry chorągwi posiadającej ZOKK lub SOKK. 2. Kierowanie kadry instruktorskiej na odpowiednie kursy i szkolenia. 3. Wykorzystanie własnej kadry do szkolenia kadry młodszej w hufcu. 4. Motywowanie kadry do zdobywania OKK. 5. Przemyślana i planowo prowadzona praca na linii KH drużynowy. 6. Organizowanie przedsięwzięć umożliwiających rozwój zainteresowań specjalnościowych. Cel 3: Inspirowanie drużynowych i szefów klubów do rzetelnego opracowywania planów pracy. 1. Dwuetapowe zatwierdzanie planów pracy drużyn (etap 1 Zespół Programowo-Kształceniowy, etap 2 Komendant Hufca). 2. Spowodowanie, by imprezy hufcowe były uwzględnianie w planach pracy drużyn. 3. Umożliwianie podsumowywania i oceny działań drużyn przez same drużyny na szerszym forum. 4. Wprowadzenie kategoryzacji drużyn i gromad przez Zespół Programowo-Kształceniowy. 5. Usprawnienie przepływu informacji między drużynowymi, Zespołem Programowo-Kształceniowym i KH. Cel 4: Doprowadzenie do sytuacji, w której drużyny samodzielnie organizują akcję letnią bądź uczestniczą w dobrze przygotowanym programowo obozie hufca.

8 . 1. Wspieranie drużyn i gromad w organizacji własnych obozów i kolonii. 2. Organizowanie szkoleń dla kadry w zakresie organizacji HALiZ we własnym zakresie bądź ułatwianie skorzystania z oferty innych środowisk. 3. Przygotowanie dobrej programowo oferty obozu hufca w atrakcyjnym regionie kraju. PRACA Z KADRĄ HUFCA Cel 1: Drużynowy jest najważniejszy! Doprowadzenie do sytuacji, w której drużyny/gromady będą prowadzone przez przeszkolonych, odpowiedzialnych drużynowych, przygotowanych do pracy w adekwatnych pionach metodycznych. 1. Organizowanie własnych kursów dla drużynowych bądź umożliwianie udziału w kursach dla drużynowych organizowanych przez inne środowiska. 2. Organizowanie cyklicznych warsztatów dla drużynowych w hufcu. 3. Wspieranie drużynowego poprzez organizację kursów dla przybocznych i zastępowych. Cel 2: Inspirowanie i wspieranie młodej kadry do zdobywania wiedzy i umiejętności niezbędnych do pełnienia określonych funkcji oraz motywowanie starszej kadry do samodoskonalenia się. 1. Promowanie idei zdobywania stopni wędrowniczych (HO i HR) oraz stopni instruktorskich, jako drogi do rozwoju osobistego. 2. Kierowanie na kursy i szkolenia organizowane przez chorągiew lub inne środowiska. 3. Zachęcanie do udziału kadry w formach doskonalących organizowanych przez hufiec. 4. Coroczne podsumowywanie aktywności instruktorów. Cel 3: Podjęcie działań zmierzających do integracji i konsolidacji środowiska instruktorskiego hufca. Budowanie grona kadry, które czuje współodpowiedzialność za hufiec. 1. Wdrożenie systemu motywowania i satysfakcjonowania kadry. 2. Organizowanie regularnych spotkań, seminariów i wyjazdów integracyjnych i rekreacyjnych kadry hufca. 2. Wspólne planowanie i podsumowywanie pracy hufca przez powoływane zespoły instruktorskie. 3. Usprawnienie przepływu informacji na linii Komenda Hufca kadra hufca, bieżące informowanie o wydarzeniach w hufcu, chorągwi i Związku.

9 ZARZĄDZANIE HUFCEM Cel 1: Usprawnienie przepływu informacji na linii Komenda Hufca jednostki statutowe. 1. Utrzymanie dotychczasowego comiesięcznego trybu spotkań (odpraw) z kadrą. 2. Wykorzystanie strony internetowej hufca i komunikatorów internetowych, jako narzędzi do szybkiego przesyłania informacji (np. stworzenie listy mailingowej, wykorzystanie forum dyskusyjnego itp.). 3. Powołanie Zespołu Teleinformatycznego, którego jednymi z zadań będą: opracowanie sprawnego i drożnego systemu przesyłania informacji do członków hufca, administrowanie stroną internetową hufca, monitorowanie treści stron internetowych jednostek statutowych hufca, pomoc w zakładaniu stron internetowych jednostek statutowych hufca, bieżące śledzenie treści zamieszczanych na stronach internetowych chorągwi i Związku, zakładanie profilu hufca na znaczących portalach społecznościowych. Cel 2: Stworzenie warunków kadrze do podejmowania współodpowiedzialności za hufiec. 1. Powoływanie zespołów zadaniowych. 2. Włączanie młodych instruktorów i doświadczonych wędrowników do prac poszczególnych zespołów. 3. Inspirowanie instruktorów różnych pokoleń do wspólnego działania przy realizacji planu pracy hufca. Cel 3: Usprawnienie systemu pracy Komendy Hufca, tak aby: - praca KH była efektywna i systematyczna; - zakres obowiązków członków KH był jasny i czytelny; - dostępność w kontaktach na linii drużynowy KH była możliwie szeroka. 1. Systematyczne organizowanie spotkań komendy oraz upublicznianie podejmowanych decyzji, uchwał i planowanych działań. 2. Systematyczne wydawanie i upublicznianie rozkazów Komendanta Hufca. 3. Opracowanie terminarza dyżurów członków komendy. 4. Tworzenie atrakcyjnych programowo rocznych planów pracy hufca. FINANSE HUFCA Cel 1: Prowadzenie planowej i świadomej gospodarki finansowej hufca, zapewniającej stabilizację i bezpieczeństwo funkcjonowania.

10 1. Systematyczne kształcenie kadry drużyn (drużynowy, przyboczny i skarbnik) w zakresie prowadzenia dokumentacji finansowej, pozyskiwania środków i gospodarowania nimi. 2. Pozyskanie stałych lub okazjonalnych sponsorów. 3. Opracowanie koncepcji zwiększenia dochodów z kampanii 1%. 4. Zatwierdzanie planów finansowych drużyn oraz ich egzekwowanie przez okresowe kontrole. 5. Opracowanie rocznego budżetu hufca wspólnie z drużynowymi. Cel 2: Opracowanie koncepcji całorocznego wykorzystania Domu Harcerza. 1. Podniesienie standardu pomieszczeń Domu Harcerza oraz posesji, pod kątem wynajmu turystycznego. 2. Wypracowanie zasad wykorzystania i odpłatności Domu Harcerza przez jednostki statutowe hufca (biwaki, kursy, imprezy okolicznościowe drużyn), tak by jego wykorzystanie w okresie jesienno-zimowym nie przynosiło strat. WIZERUNEK HUFCA Cel 1: Wzmocnienie pozytywnego wizerunku Hufca Ziemi Wolińskiej w środowiskach społeczności lokalnej, jako wiarygodnego partnera w działaniu. 1. Wypracowanie spójnej polityki promocji hufca w lokalnych i regionalnych mediach poprzez powołanie Zespołu Promocji Hufca. 2. Opracowanie materiałów promocyjnych hufca (ulotki, breloki, plakaty, multimedia itp.). 3. Stworzenie profesjonalnej strony internetowej hufca, jako: miejsca służącego do przekazywania określonych treści członkom hufca, miejsca promującego naszą działalność wychowawczą i ułatwiającego rodzicom decyzję o oddaniu dziecka pod naszą opiekę, miejsca, gdzie potencjalni sponsorzy zrozumieją, że warto nas wspierać, miejsca, gdzie instytucje i władze dostrzegą i zrozumieją, że jesteśmy dla nich równorzędnymi partnerami. 4. Organizowanie imprez adresowanych do lokalnych społeczności ( np. Rajd Przedszkolaka, współpraca z SM Słowianin, akcja Sprzątanie Świata, organizowanie akcji HDK i inne). Cel 2: Wzmocnienie pozycji hufca w środowisku działania (harcerskim i lokalnym). 1. Organizowanie imprez adresowanych do środowisk harcerskich chorągwi. 2. Wspieranie uczestnictwa jednostek statutowych w przedsięwzięciach i imprezach na szczeblu chorągwi i Związku.

11 2. Dążenie do utworzenie w hufcu Rady Przyjaciół Harcerstwa. 3. Odnowienie Kampanii Bohater i sformalizowanie współpracy z 8 FOW. 4. Bieżące utrzymywanie kontaktów z władzami samorządowymi, instytucjami publicznymi oraz innymi organizacjami pozarządowymi. 5. Monitorowanie stanu liczebnego drużyn; inspirowanie i wspieranie akcji naborowych; inspirowanie i wspieranie zakładania nowych drużyn/gromad w miejscach stanowiących dotychczas białą plamę. 6. Wprowadzenie kategoryzacji jednostek harcerskich i gromad zuchowych. 7. Świadomy i liczny udział członków hufca w uroczystościach państwowych. 8. Coroczne opracowywanie Arkusza Analizy Hufca, jako instrumentu statystycznego ułatwiającego ustalanie priorytetów. POST SCPRIPTUM adresowane do tych, którym los hufca leży na sercu. Niestety czasu na myślenie jest niezwykle mało. W mojej subiektywnej ocenie sytuacja hufca jest nienajlepsza, choć z pewnością pojawią się inne oceny. Żeby dojść do przyczyn naszych problemów, musimy się wykazać zrozumieniem, ale przede wszystkim szczerością a ta jak wiadomo czasem boli. Mamy jednak wybór pomiędzy udawaniem, że wszystko jest OK., albo trzeźwym spojrzeniem na to co jest i wyciągnięciem wniosków do dalszego działania. Ja zachęcam do tego drugiego choćby dlatego, że nikt z nas nie jest bez winy. OPRACOWAŁ: Drużynowy 19 DHSG Zlotki im. Bohaterów KOP hm. Marek Niewiarowski