Hufiec ZHP PŁOCK im. Obrońców Płocka 1920 r.

Transkrypt

1 Hufiec ZHP PŁOCK im. Obrońców Płocka 1920 r. Chorągiew Mazowiecka ZHP Komenda Hufca ZHP PŁOCK im. Obrońców Płocka 1920 roku Płock, ul. Krótka 3a Bank PEKAO S.A UCHWAŁA KOMENDY HUFCA ZHP PŁOCK IM. OBROŃCÓW PŁOCKA 1920 ROKU NR 1/06/2016 Z DNIA 7 CZERWCA 2016 ROKU w sprawie przyjęcia zakresu obowiązków poszczególnych członków komendy hufca 1. Na podstawie 7 ust. 2 Regulaminu Pracy Komendanta i Komendy Hufca ZHP PŁOCK Komenda Hufca przyjmuje zakres obowiązków poszczególnych członków Komendy Hufca. 2. Zakres obowiązków poszczególnych członków Komendy Hufca stanowi załącznik do niniejszej uchwały. 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

2 Załącznik do uchwały Komendy Hufca ZHP PŁOCK nr 1/6/2016 z dnia 7 czerwca 2016 ZAKRES OBOWIĄZKÓW POSZCZEGÓLNYCH CZŁONKÓW KOMENDY HUFCA Komendant Hufca, hm. Mariusz Fabiszewski 1. Reprezentowanie hufca. 2. Organizacja i kierowanie pracą komendy hufca zgodnie z Systemem Pracy z Kadrą. 3. Zwoływanie, przygotowywanie i prowadzenie zbiórek komendy hufca. 4. Nadzorowanie wykonywania uchwał komendy hufca. 5. Wspieranie członków komendy hufca w wykonywaniu ich poszczególnych obowiązków. 6. Praca z instruktorami i starszyzną hufca, utrzymywanie kontaktu i przekazywanie informacji. 7. Kreowanie działań na rzecz pogłębiania wspólnoty hufca. 8. Zwoływanie i organizacja zbiórek drużynowych i zbiórek instruktorskich. 9. Wspieranie i nadzorowanie pracy drużynowych, szczepowych, przewodniczących kręgów akademickich we współpracy z z-cą komendanta hufca ds. programu i pracy z kadrą, a także samodzielnie wobec przewodniczących kręgów instruktorskich, administratorów ESHD i Bezpieczeństwa Informacji, KSI, Kapituły Odznaki Hufca, Komisji Historycznej, Klubów Specjalnościowych, Rady Przyjaciół Harcerstwa. 10. Planowanie pracy komendy hufca na rok harcerski. 11. Współodpowiedzialność za sprawy finansowe i majątkowe hufca. 12. Wydawanie rozkazów. 13. Wydawanie i cofanie upoważnień do prowadzenia samochodu służbowego i podpisywania dokumentów w imieniu komendanta hufca. 14. Nadzór nad dokumentacją hufca. 15. Nadzorowanie i odbieranie pracy osób działających na rzecz hufca lub w jego imieniu na podstawie umowy wolontariackiej, umowy o pracę i umów cywilno-prawnych w oparciu o stosowne upoważnienie Komendanta Chorągwi Mazowieckiej ZHP. 16. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca.

3 Skarbnik Hufca, pwd. Alicja Nowakowska 1. Podejmowanie inicjatyw na rzecz drużynowych wspierających ich w obszarze zarządzania finansami jednostek. 2. Współodpowiedzialność za sprawy finansowe i majątkowe hufca. 3. Prowadzenie i kompletowanie pełnej dokumentacji księgowej hufca, w tym umów powodujących skutki finansowe. 4. Konstruowanie budżetu hufca i przedsięwzięć hufca oraz przedstawianie projektu komendzie hufca 5. Monitorowanie, weryfikowanie celowości i akceptowanie wydatków hufca. 6. Kontrola działalności finansowej jednostek hufca we współpracy z HKR. 7. Ewidencjonowanie składek członkowskich oraz ich weryfikacja pod względem zgodności z ewidencją ZHP 8. Wydawanie zaliczek i ich rozliczanie. Zarządzanie kasą hufca. 9. Nadzór nad wykonywaniem zadań osób wspomagających prowadzenie księgowości hufca, a w szczególności: a. Ewidencjonowanie dodatkowych składek zadaniowych b. Ewidencjonowanie wpływów z 1% podatku i 20% składek członkowskich oraz ewidencjonowanie wydatków z tej puli c. Wystawianie faktur na każdą wpłatę na konto hufca d. Ewidencja wydatków, kosztów z podziałem na kategorie e. Opisywanie faktur f. Tworzenie co miesięcznego raportu kasowego i bankowego g. Ewidencjonowanie podatku VAT i tworzenie deklaracji VAT. h. Prowadzenie rozliczeń finansowych AL i AZ wg instrukcji ZHP 10. Weryfikowanie rozliczeń dotacji oraz klubu i świetlicy 11. Podpisywanie i weryfikowanie faktur 12. Opłacanie wraz z komendantem hufca zobowiązań hufca 13. Współpraca ze skarbnikiem chorągwi, terminowe prowadzenie i przekazywanie do KCH dokumentacji finansowej hufca. 14. Zarządzanie zespołem finansowym hufca zgodnie z metodą harcerską i Systemem pracy z kadrą 15. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca.

4 Z-ca Komendanta Hufca ds. programu i pracy z kadrą, hm. Aleksandra Ziółek 1. Ciągła praca z drużynowymi w zakresie rozumienia i pogłębiania zrozumienia metody harcerskiej. Pobudzanie do rozwoju kadry jednostek. 2. Utrzymywanie stałego kontaktu z drużynowymi i przewodniczącymi kręgów akademickich. 3. Współorganizowanie zbiórek Drużyny Q. 4. Wsparcie drużynowych i przewodniczących kręgów akademickich w tworzeniu i realizacji programów wychowawczych gromad, drużyn i kręgów akademickich oraz osób odpowiedzialnych za przedsięwzięcia hufcowe w tworzeniu i realizacji programu tych przedsięwzięć, tak aby były zgodne z metodą harcerską, a w szczególności realizowały uchwałę GK ZHP dot. Zasad wspierania programowo-metodycznego drużynowych w ZHP oraz uwzględniały: instrumenty metodyczne, marzenia i potrzeby członków jednostek, kierunki programowe w ZHP, problemy wychowawcze określone przez RN ZHP, system małych grup, pracę z Prawem i Przyrzeczeniem Harcerskim, Prawem i Obietnicą Zucha, atrakcyjne, charakterystyczne formy pracy dla poszczególnych pionów metodycznych. 5. Zarządzanie udziałem instruktorów w zbiórkach gromad, drużyn i kręgów akademickich. 6. Tworzenie i rozpowszechnianie materiałów metodycznych. Promowanie propozycji programowych odpowiadających na potrzeby jednostek. 7. Wspieranie: naborów do drużyn i gromad, ciągu wychowawczego, tworzenia nowych jednostek. 8. Określanie i realizacja kierunku programowego hufca oraz programu hufca na każdy rok harcerski na podstawie programów jednostek. 9. Zatwierdzanie programów przedsięwzięć gromad, drużyn i kręgów akademickich. 10. Kierowanie zespołem programowym i zespołem kadry kształcącej zgodnie z metodą harcerską i Systemem Pracy z Kadrą. 11. Określanie i realizacja planu kształcenia na każdy rok harcerski na podstawie potrzeb określonych przez kadrę jednostek i instruktorów. 12. Reprezentowanie hufca podczas nieobecności komendanta hufca w sprawach uzgodnionych z komendantem hufca. Wystawianie i podpisywanie pism z upoważnienia komendanta hufca, przekazywanie szefowej biura kopii wystawionych pism do archiwizacji. 13. Pełnienie dyżuru raz w tygodniu w ustalonych godzinach 14. Zarządzanie skrzynkami pocztowymi: program@plock.zhp.pl i ksztalcenie@plock.zhp.pl 15. Kompletowanie dokumentacji programowej i kształceniowej oraz jej archiwizowanie 16. Monitorowanie zawartości strony internetowej hufca pod kątem kompletności dokumentów dot. programu i kształcenia. 17. Wsparcie skarbnika hufca w wypełnianiu jego obowiązków, wiodący udział w rozliczaniu dotacji, udzielanie wskazówek i dobrych rad w zarządzaniu finansami hufca. 18. Wiodący udział w pisaniu wniosków o dotacje i granty. 19. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca.

5 Z-ca Komendanta Hufca ds. wizerunku i kontaktów zewnętrznych, hm. Joanna Banasiak 1. Podejmowanie inicjatyw na rzecz drużynowych wspierających ich w obszarze promocji i przekazywania informacji. 2. Reprezentowanie hufca pod nieobecność komendanta hufca w kontaktach z władzami miasta, partnerami zewnętrznymi i mediami oraz podczas spotkań i uroczystości. 3. Wsparcie Komendanta Hufca w utworzeniu Ruchu Przyjaciół Harcerstwa przy Hufcu ZHP PŁOCK, współpraca wraz z komendantem hufca z RPH w tym z przewodniczącymi Kół Przyjaciół Harcerstwa, które funkcjonują przy drużynach i szczepach. 4. Promowanie wizerunku harcerstwa i hufca w Płocku w mediach, prowadzenie projektów promocyjnych, podejmowanie działań zwiększających rangę Hufca w Płocku. 5. Udział we wnioskowaniu o dotacje ze środków publicznych i ich rozliczaniu jako wsparcie dla osób odpowiedzialnych za pozyskiwanie środków w zakresie ustalonym z komendantem hufca. 6. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca. 7. Pełnienie dyżuru w biurze hufca w terminach ustalonych z komendantem hufca. 8. Odpowiedzialność z pracę Zespołu Promocji i Informacji, do zadań którego należy: a. Odpowiedzialność za stronę internetową hufca. Zamieszczanie i aktualizowanie informacji. b. Odpowiedzialność za stronę hufca na Facebooku. Zamieszczanie relacji wydarzeń Hufca PŁOCK. c. Tworzenie infografiki oraz materiałów graficznych na potrzeby przedsięwzięć programowych i potrzeby jednostek. d. Tworzenie i prowadzenie galerii zdjęć hufca. e. Cykliczne tworzenie i rozsyłanie komunikatów komendy hufca na podstawie posiadanej wiedzy i informacji zgłoszonych przez członków komendy hufca i szefów zespołów hufca. f. Realizacja innych zleconych zadań

6 Z-ca Komendanta Hufca ds. organizacyjnych, pwd. Maciej Tarka 1. Wsparcie drużynowych w sprawach organizacyjnych. Podejmowanie inicjatyw i działań na rzecz gromad i drużyn realnie wspierających ich codzienną pracę. 2. Wsparcie drużynowych w zarządzaniu majątkiem jednostek. 3. Kierowanie zespołem organizacyjnym zgodnie z metodą harcerską i Systemem Pracy z Kadrą. 4. Nadzorowanie pracy kwatermistrza i zespołu informatycznego. 5. Dbanie o porządek i stan następujących pomieszczeń hufca: piwnica, archiwum, harcówka, garaż. 6. Dokonywanie napraw i remontów zgodnie z ustaleniami z komendantem hufca w pomieszczeniach: piwnica, archiwum, harcówka, garaż, biuro. 7. Prowadzenie książki inwentarzowej hufca. Dokonywanie spisów inwentarzowych w terminach ustalonych z komendantem hufca. Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku. 8. Zarządzanie sprzętem hufca, konserwacja sprzętu. 9. Prowadzenie ewidencji wypożyczeń sprzętu. 10. Dokonywanie zakupów i zamówień na przedsięwzięcia hufcowe. 11. Zarządzanie dostępnością pomieszczeń hufca. 12. Przygotowywanie pomieszczeń, w których będą się odbywać przedsięwzięcia hufcowe wg ustaleń z osobą odpowiedzialną za przedsięwzięcie. Doprowadzanie używanych pomieszczeń do stanu sprzed rozpoczęcia przedsięwzięcia. 13. Dbanie o stan samochodu służbowego, dokonywanie przeglądów i napraw w zakresie ustalonym z komendantem hufca. 14. Prowadzenie dokumentacji przebiegu pojazdu służbowego i rejestru dokonanych napraw i przeglądów, rejestru użytkowania samochodu oraz rejestru upoważnień do prowadzenia samochodu. 15. Reprezentowanie komendanta hufca, udział w spotkaniach dotyczących spraw organizacyjnych przedsięwzięć, w których hufiec bierze udział, np. uroczystości. 16. Pełnienie dyżuru w terminach ustalonych z komendantem hufca. 17. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca.

7 Członkini Komendy Hufca ds. organizacji Akcji Letniej i Akcji Zimowej phm. Marta Filipiak 1. Podejmowanie inicjatyw na rzecz drużynowych wspierających ich w obszarze akcji letniej i zimowej. 2. Tworzenie oferty przedsięwzięć odbywających się w ramach AL/AZ 3. Tworzenie budżetu przedsięwzięć odbywających się w ramach AL/AZ 4. Przygotowanie i kompletowanie dokumentacji dot. wypoczynku we współpracy z komendantem wypoczynku i komendantem hufca zgodnej z przepisami państwowymi i ZHP 5. Dystrybucja dokumentacji wypoczynku osobiście lub za pośrednictwem kadry wypoczynku i hufca. 6. Rejestrowanie wypoczynku w kuratorium 7. Pozyskanie informacji dot. spraw organizacyjnych i programowych 8. Umawianie spotkań, dokonywanie rezerwacji i zamówień, potwierdzanie decyzji w sprawach związanych z AL/AZ 9. Odpowiadanie na pytania i udzielanie informacji dot. AL/AZ członkom hufca, rodzicom i opiekunom uczestników AL/AZ, kadrze wypoczynku w porozumieniu z komendantem hufca. 10. Ewidencjonowanie uczestników form wypoczynku z podziałem na podobozy i grupy podległe wychowawcom wraz z listą odpłatności uczestników pozyskaną od skarbnika hufca. 11. Wsparcie w przygotowaniu spotkania z rodzicami przed akcją letnią i zimową pod względem organizacyjnym i merytorycznym. 12. Zarządzanie zespołem ds. akcji letniej i zimowej zgodnie z metodą harcerską i Systemem pracy z kadrą. 13. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca.

8 Członkini Komendy Hufca, szefowa biura, pwd. Katarzyna Karpińska 1. Wspieranie drużynowych poprzez tworzenie pism na prośbę drużynowych, wystawianie zaświadczeń, przyjmowanie korespondencji i przekazywanie jej właściwym członkom KH i w razie konieczności, za zgodą komendanta hufca, podmiotom zewnętrznym. 2. Kompletowanie wszelkiej dokumentacji dotyczącej hufca, a w szczególności archiwizowanie rozkazów komendanta hufca, prowadzenie ewidencji pism wychodzących i przychodzących i ich archiwizowanie, archiwizowanie wszelkiej dokumentacji dotyczącej Klubu Przyjaciele oraz Świetlicy Przytulisko (pisma, rozliczenia, raporty, wnioski) w uzgodnieniu z kierownikami placówek, archiwizowanie dokumentacji finansowej na zlecenie skarbnika hufca, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej jednostek hufca oraz zespołów hufcowych. 3. Prowadzenie książki teleadresowej, prowadzenie spraw osobowych instruktorów, kadr jednostek oraz członków zespołów hufcowych. Prowadzenie rejestrów odznak, książeczek instruktorskich, harcerskich i innych wskazanych przez komendanta hufca. 4. Zarządzanie czasem stażysty i delegowanie stażyście obowiązków swoich i pozostałych członków komendy na ich prośbę. 5. Pełnienie dyżuru w biurze hufca lub załatwianie spraw poza biurem. 6. Odbieranie telefonu hufca i ewidencjonowanie spraw przekazanych drogą telefoniczną. 7. Kompletowanie i przekazywanie komendantowi hufca korespondencji przychodzącej i wychodzącej, spraw przekazanych drogą telefoniczną. Archiwizowanie skompletowanych dokumentów po zapoznaniu się z nimi przez komendanta hufca. 8. Przestrzeganie regulaminu pracy komendanta i komendy hufca. 9. Tworzenie pism na wniosek komendanta hufca i członków komendy hufca. 10. Wysyłanie korespondencji drogą tradycyjną lub jej dystrybuowanie. Odbieranie potwierdzenia dostarczenia pisma. 11. Zarządzanie skrzynką pocztową hufca: plock@zhp.pl. Przekazywanie spraw otrzymanych na w/w skrzynkę komendantowi hufca lub odpowiedniemu członkowi komendy. 12. Zarządzanie dostępem do pokoju komendanta hufca i skarbnika. 13. Prowadzenie sprzedaży i dystrybucji artykułów do tego przeznaczonych w tym artykułów i pism harcerskich. Zgłaszanie komendantowi hufca kończącego się asortymentu. 14. Ewidencjonowanie listy uczestników w wyznaczonych przedsięwzięciach harcerskich. Zarządzanie w tym zakresie skrzynką pocztową: zgloszenia@plock.zhp.pl 15. Zarządzanie materiałami biurowymi, programowymi, biblioteczką hufca. Wydawanie i ewidencjonowanie wydanych materiałów. 16. Podpisywanie pism dotyczących jednostek hufca i wskazanych przez komendanta hufca z upoważnienia komendanta hufca. 17. Zgłaszanie zapotrzebowania na materiały biurowe i ich zakup w miarę możliwości. 18. Nadzorowanie utrzymania ładu i porządku w biurze hufca