REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA ZHP PABIANICE

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Komendy Hufca nr. REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA ZHP PABIANICE Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Komendant i komenda hufca są władzami wykonawczymi hufca działającymi na podstawie przepisów prawa, a w szczególności: - ustawy prawo o stowarzyszeniach, - ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie, - postanowień Statutu ZHP, - zasad tworzenia i działania hufca oraz niniejszego regulaminu Kompetencje komendanta i komendy hufca obejmują wszystkie czynności konieczne do realizacji zadań hufca określonych w Statucie ZHP, uchwałach władz wyższego szczebla i zjazdu hufca Tryb powołania i odwołania komendanta i komendy hufca w całości, jak i poszczególnych jej członków określa Statut ZHP W skład komendy hufca wchodzi 11 osób w tym: - komendant hufca, - zastępca komendanta hufca ds. kształcenia i pracy z kadrą, - zastępca komendanta hufca ds. kwatermistrzowskich, - skarbnik hufca, - członek komendy hufca ds. programu, - 6 członków komendy hufca. Rozdział II Organizacja pracy komendanta i komendy hufca 5 1. Komendant hufca organizuje pracę komendy hufca i kieruje jej pracą zgodnie z 53 Statutu ZHP. 2. Komendant hufca w szczególności: - zwołuje zbiórki komendy hufca, - organizuje posiedzenia komendy hufca, - nadzoruje wykonanie uchwał komendy hufca, 1

2 - odpowiada za reprezentowanie harcerstwa na zewnątrz organizacji, - odpowiada za współpracę z władzami państwowymi, samorządowymi, stowarzyszeniami, - nadzoruje działalność wszystkich jednostek hufca, - współpracuje z ciałami statutowymi hufca, - nadzoruje gospodarkę oraz finanse hufca, - nadzoruje przygotowywanie wniosków grantowych W przypadku nieobecności komendanta hufca zadania określone w 5 niniejszego regulaminu przejmuje zastępca komendanta hufca lub w szczególnych przypadkach inny członek komendy hufca imiennie wskazany przez komendanta hufca. 2. Komenda hufca pracuje zadaniowo. Poszczególni członkowie komendy dzielą się zadaniami wynikającymi z ich zakresu obowiązków i rozliczają się z wykonanych zadań przydzielanie i rozliczenie zadań odbywa podczas posiedzeń komendy hufca. 3. Zakres obowiązków będzie szczegółowo określony w dokumencie - opis funkcji. 4. Do ogólnego zakresu obowiązków poszczególnych członków komendy należą: Z-ca Komendanta Hufca ds. kształcenia i pracy z kadrą - Przewodniczenie Zespołowi Kadry Kształcącej, - Współpraca, nadzorowanie pracy i wsparcie dla Komisji Historycznej, Komisji Stopni Instruktorskich, Kapituły Stopni Wędrowniczych, klubów specjalnościowych, - Przygotowywanie i prowadzenie odpraw szefów komisji i klubów, - Współpraca z członkiem Komendy CHŁ ds. kształcenia i pracy z kadrą, - Koordynacja kształcenia w hufcu, prowadzenie ZKK, - Tworzenie planu kształcenia hufca na bazie potrzeb środowiska, - Systematyczna kontrola stanu przeszkolenia kadry hufca, - Organizacja odpraw szefów zespołów, - Współpraca z kręgami instruktorskimi oraz starszyzny, - Nadzorowanie dokumentacji zespołów, kręgów, klubów, - Dyżury w hufcu, - We współpracy z komisją rewizyjną: wizytacje w drużynach, dokonywanie oceny poziomu działalności jednostek, - Nadzór nad odznaczeniami przyznawanymi na poziomie hufca jako formą motywowania instruktorów, - Nadzorowanie pracy: Członka komendy ds. programowych. Z-ca Komendanta Hufca ds. kwatermistrzowskich - Przewodniczenie grupie kwatermistrzowskiej Hufca, - Nadzorowanie pracy kwatermistrzowsko-organizacyjnej Hufca, - Nadzorowanie baz obozowych i budynków będących w administracji hufca, - Dyżury w hufcu, - Sprawowanie pieczy nad magazynami hufca, - Drobne naprawy oraz odpowiednie zabezpieczanie sprzętu hufca, - Zbieranie zapotrzebowania na imprezy programowe hufca oraz ich realizacja przy wsparciu grupy kwatermistrzowskiej, - Wspieranie drużyn pod kątem przygotowania zapotrzebowania kwatermistrzowskiego, - Nadzorowanie pracy: Członka komendy ds. organizacyjnych. 2

3 Skarbnik Hufca - Sprawowanie pieczy nad majątkiem hufca, - Aktualizacja spisu z natury Hufca w oparciu o dokumenty źródłowe, - Przygotowywanie dokumentów dotyczących ochrony środowiska, - Pilnowanie i wypełnianie dokumentów hufca dotyczących podatków od gruntów i nieruchomości, - Kontrola dokumentów finansowych hufca, - opracowanie budżetu hufca i systematyczna praca na jego podstawie, - Nadzór i rozliczanie składek członkowskich, - Koordynacja pracy zespołu finansowego, - Nadzorowanie tworzenia i gromadzenia dokumentacji hufca i przekazywania jej do KCh, - Terminowe rozliczenie przyznanych środków, - Nadzorowanie pracy: - Członka komendy ds. księgowych, - Członka komendy ds. pozyskiwania środków i inwestycji, - Zespołu Finansowego. Członek komendy ds. pozyskiwania środków i inwestycji - Pozyskiwanie środków na bieżącą działalność Hufca, - Kreowanie innowacyjnych rozwiązań, - Przygotowanie koncepcji inwestycji na bazach Hufca, - Koordynowanie działań w ramach strategii hufca. Członek komendy ds. finansowych - Rozliczanie akcji 1% gromad oraz drużyn, - Kontrola finansów drużyn oraz gromad, - Rozliczanie Harcerskiej Akcji Letniej, - Dyżury finansowe w hufcu, - Praca z programem Symfonia, - Kontrola składek członkowskich, - Nadzorowanie pracy drużyn i gromad pod kątem finansowym. Członek komendy ds. programu - Przewodniczenie Zespołowi Programowemu Hufca, - Tworzenie programu w hufcu, - Współpraca z zastępcą komendanta CHŁ ds. programu, - Prowadzenie cyklicznych odpraw szefów zespołów wspólnie z z-cą komendanta ds. kształcenia i pracy z kadrą, - Organizacja odpraw szefów zespołów, - Rozpoczęcie współpracy ze szkołami, - Zatwierdzanie planów pracy gromad, drużyn, obozów, kolonii, - Nadzór nad ochroną danych osobowych w hufcu, - Nadzorowanie pracy: Namiestników Hufca. 3

4 Członek komendy ds. wizerunku - Przewodniczenie Zespołowi ds. promocji i wizerunku, - Współpraca z pabianickimi mediami, - Tworzenie wspólnie z członkiem komendy ds. HAL koncepcji promocji baz obozowych oraz samej promocji HAL, - Pełnienie funkcji rzecznika hufca, - Nadzór hufcowych social media, - Promocja 1 %, - Nadzorowanie pracy: - członka komendy ds. promocji, - zespołu FOTO. Członek komendy ds. HAL - Tworzenie wspólnie z członkiem komendy ds. promocji i wizerunku koncepcji promocji baz obozowych oraz samej promocji HAL, - Tworzenie nowych rozwiązań atrakcyjności baz obozowych, - Prowadzenie negocjacji z najemcami przy porozumieniu z komendantem hufca, - Współpraca z komendantami baz obozowych podczas HAL, - Stworzenie zespołu ds. HAL grupy ekspertów, jako ciała doradczego dla komendy Hufca. Członek komendy ds. organizacyjnych - Koordynowanie pracy biura hufca, - Nadzorowanie imprez pod względem organizacyjnym, - Protokołowanie spotkań komendy hufca, - Przygotowywanie opisów funkcji, - Nadzór nad umowami wolontariackimi, - Nadzorowanie dokumentacji biwaków i imprez, - Prowadzenie spisu książeczek instruktorskich, - Nadzorowanie, tworzenie i gromadzenie dokumentacji hufca i przekazywanie jej do KCh. Członek komendy ds. promocji - Administracja strony internetowej hufca, - Promocja HAL, - Stworzenie folderu baz Hufca ZHP Pabianice, - Wyszukiwanie form wsparcia dla instruktorów, - Kreowanie innowacyjnych rozwiązań promocyjnych, - Współpraca z Retmanatem Drużyn Wodnych, - Graficzne ujednolicenie dokumentacji hufca oraz jednostek hufca. Rozdział III Tryb pracy komendy hufca 7 1. Komenda hufca obraduje i podejmuje rozstrzygnięcia na zbiórkach zwoływanych zgodnie z przyjętym planem pracy komendy hufca, jednak nie rzadziej niż raz w miesiącu. Komendant 4

5 hufca zobowiązany jest również zwołać zbiórki komendy hufca na wniosek co najmniej 1/3 składu komendy hufca w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku. 2. Komenda hufca określa sposób powiadamiania o zbiórkach komendy. O terminie kolejnej zbiórki komendant hufca powiadamia wszystkich członków komendy oraz zaproszonych instruktorów telefonicznie lub pocztą elektroniczną co najmniej na 7 dni przed terminem zbiórki. 3. W zbiórkach komendy hufca mogą uczestniczyć: - przewodniczący komisji rewizyjnej hufca lub członek komisji rewizyjnej wskazany przez przewodniczącego, - na zaproszenie komendanta hufca również inne osoby, - w sprawach pojedynczych, każdy instruktor bądź wędrownik pełniący funkcje statutowe po uprzednim poinformowaniu komendanta hufca o potrzebie uczestnictwa w komendzie Komenda hufca podejmuje decyzje w formie uchwał. Za przygotowanie projektów uchwał odpowiada skarbnik hufca lub członek komendy wyznaczony przez komendanta. 2. Uchwały komendy hufca zapadają w głosowaniu jawnym podczas posiedzenia komendy lub drogą elektroniczną. 3. W głosowaniu jawnym uchwała wchodzi w życie zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy składu komendy hufca. 4. Uchwały Komendy Hufca podejmowane drogą elektroniczną zostają podjęte pod warunkiem, że ponad połowa członków odpowie na maila z treścią uchwały, a w tym większość wypowie się pozytywnie. 5. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos komendanta hufca lub członka komendy hufca prowadzącego zbiórkę podczas nieobecności komendanta hufca. 6. Uchwałę komendy hufca podpisuje komendant hufca lub członek komendy prowadzący zbiórkę komendy hufca Z każdej zbiórki komendy hufca sporządza się protokół. Protokół podpisują obecni członkowie komendy hufca oraz protokolant. Za protokołowanie posiedzeń odpowiada osoba wyznaczona przez komendanta hufca lub wyznaczona przez osobę prowadzącą posiedzenie komendy podczas nieobecności komendanta. 2. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Protokół jest zatwierdzany najpóźniej na następnej zbiórce komendy hufca Komenda hufca może w czasie kadencji odwołać członków ze swego składu i uzupełnić wg zasad określonych w statucie ZHP. Rozdział IV Organizacja pracy zespołów hufca Komenda hufca poszczególne zadania wypełnia poprzez namiestnictwa, zespoły, komisje, jednostki organizacyjne. 5

6 2. W zależności od potrzeb komendant hufca powołuje: sztaby, komisje, zespoły, pełnomocników do realizacji zadania, które pracują okresowo. Określa ich skład personalny, kompetencje oraz wskazuje odpowiedzialnego członka komendy hufca, który nadzoruje i wspiera ich pracę. 3. Powołanie zespołu i jego kompetencje komendant hufca podaje do wiadomości w rozkazie. Rozdział V Postanowienia końcowe Sprawy sporne nie zapisane w Regulaminie Pracy Komendy Hufca ZHP Pabianice rozstrzyga Komendant Hufca. 2. Dokument wchodzi w życie z dniem przyjęcia uchwały przez komendę, obowiązuje na czas trwania kadencji i może być zmieniany przez komendę hufca. 6

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu Pracy Komendanta i Komendy Hufca ZHP Pabianice PROTOKÓŁ NR. z posiedzenia Komendy Hufca ZHP Pabianice w dniu Miejsce spotkania: Czas trwania komendy: Obecni członkowie komendy Obecni zaproszeni goście Porządek obrad: Dyskusja: Podjęte uchwały: Na tym zakończono pierwsze posiedzenie nowo powołanej Komendy Hufca. Następne posiedzenie Komendy Hufca odbędzie się Protokołował: Przewodniczył: Podpisy członków Komendy: Podpisano po zapoznaniu się z protokołem na spotkaniu Komendy Hufca w dniu:.. 7