REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY KĘTY. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 80/2011 Burmistrza Gminy Kęty z dnia w sprawie: zmiany Zarządzenia Nr 88/11 Burmistrza Gminy Kęty z dnia w sprawie: wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Kęty REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY KĘTY Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Urząd Gminy Kęty jest gminną jednostką budżetową, przy pomocy której Burmistrz Gminy Kęty wykonuje zadania organu wykonawczego Gminy. 2. Siedzibą Urzędu jest miasto Kęty Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Kęty określa jego organizację oraz zasady funkcjonowania. 2. Regulamin zawiera: 1) zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu, 2) strukturę organizacyjną Urzędu, 3) zakresy zadań jednostek organizacyjnych Urzędu, 4) zasady i tryb pracy Urzędu, 5) zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów do Urzędu, 6) zasady podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu, 7) zasady kontroli zarządczej, 8) zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego. 3 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: a) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Kęty, b) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Kęty, c) I Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Pierwszego Zastępcę Burmistrza Gminy Kęty, d) II Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Drugiego Zastępcę Burmistrza Gminy Kęty, e) Jednostce organizacyjnej Urzędu - należy przez to rozumieć wydział, biuro, referat, samodzielne stanowisko Urzędu, f) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Kętach, g) Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Kęty, h) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Kęty, i) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Kęty, j) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kęty, k) Dyrektorze dyrektora wydziału, głównego księgowego, komendanta Straży Miejskiej, zastępcę kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, l) Wydziale wydział, biuro, kancelarię, Komendę Straży Miejskiej oraz Urząd Stanu Cywilnego. 4 Burmistrz wykonuje przy pomocy Urzędu w szczególności: 1) zadania własne Gminy, 2) zadania z zakresu administracji rządowej zlecone Gminie ustawami, 3) zadania realizowane na podstawie porozumień Gminy z organami administracji rządowej i samorządowej, 4) inne zadania określone w przepisach prawa. 1

2 Rozdział II Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu 5 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz. 2. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy I i II Zastępcy Burmistrza oraz Sekretarza i Skarbnika. 6 Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu obrazuje schemat organizacyjny Urzędu stanowiący załącznik nr l do niniejszego Regulaminu I i II Zastępca Burmistrza wykonują zadania określone szczegółowo przez Burmistrza w drodze zarządzenia i zapewniają kompleksowe załatwianie powierzonych spraw oraz nadzorują działalność podporządkowanych im jednostek organizacyjnych Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych realizujących te zadania. 2. I Zastępca Burmistrza wykonuje zastępstwo Burmistrza w zakresie określonym przez Burmistrza, a w przypadkach określonych ustawą przejmuje jego zadania i kompetencje Do zadań Sekretarza należy wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu, w tym: 1) nadzór nad organizacją pracy Urzędu, 2) nadzór nad wdrażaniem regulaminów, instrukcji, procedur, zarządzeń i innych aktów wewnętrznych, 3) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadry, 4) nadzorowanie przestrzegania rzetelnego i terminowego załatwiania interpelacji, skarg i wniosków, 5) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy. 2. Nadzorowanie właściwego przygotowania materiałów pod obrady sesji Rady Miejskiej. 3. Współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy Kęty. 4. Koordynowanie prac związanych z przeprowadzaniem wyborów i referendów. 5. Wykonywanie innych zadań z upoważnienia lub na polecenie Burmistrza. 6. Wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników i komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych Do zadań Skarbnika Gminy należy pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu Gminy, w tym: 1) nadzór nad gospodarką finansową Gminy, 2) analiza i bieżące informowanie Burmistrza o realizacji budżetu oraz wnioskowanie w sprawach jego zmian, 3) dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych, 4) kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do powstawania zobowiązań finansowych, 5) kontrola gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych Gminy, 6) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości i ewidencją majątku Gminy, 2. Opracowywanie projektów uchwał organów gminy dotyczących budżetu oraz opiniowanie uchwał dotyczących zobowiązań finansowych Gminy. 3. Opracowywanie i przedkładanie sprawozdań finansowych Gminy. 4. Wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników i komórek 2

3 organizacyjnych bezpośrednio podległych. Rozdział III Struktura organizacyjna Urzędu W skład Urzędu wchodzą następujące samodzielne jednostki organizacyjne: 1) wydziały, 2) biura, 3) kancelarie, 4) Komenda Straży Miejskiej, 5) Urząd Stanu Cywilnego, 6) Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych. 2. W wydziałach, na wniosek Dyrektora, mogą być tworzone referaty. Utworzenie referatu zatwierdza Burmistrz. 11 W Urzędzie funkcjonują następujące wydziały, biura, kancelarie i inne jednostki organizacyjne: 1) Wydział Infrastruktury Społecznej (IS), 2) Wydział Świadczeń (WS), 3) Wydział Promocji i Rozwoju (PR), 4) Wydział Infrastruktury Gminnej (IG), 5) Wydział Geodezji i Kartografii (GK) w ramach którego funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: a) Gminny Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, b) Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, c) Oddział geodezji, d) Oddział Katastru Nieruchomości, 6) Wydział Gospodarki Nieruchomościami (GN), 7) Wydział Środowiska i Przedsiębiorczości (SP), 8) Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich (OS) 9) Wydział Finansowo-Budżetowy (FB), 10) Wydział Dochodów (WD). 11) Wydział Zarządzania Kryzysowego(ZK) 12) Biuro Obsługi Prawnej (OP), 13) Biuro Kontroli i Audytu (KA), 14) Biuro Informatyzacji (IN) 15) Kancelaria Urzędu (KU), 16) Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych (ZP) 17) Komenda Straży Miejskiej (SM) 18) Urząd Stanu Cywilnego (USC) Rozdział IV Zakresy zadań jednostek organizacyjnych Urzędu Zakres wspólnych zadań wydziałów zawiera załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 2. Zakresy zadań własnych jednostek organizacyjnych Urzędu, wymienionych w 11, zawierają załączniki od nr 3 do nr 7 do Regulaminu. 3

4 13 Burmistrz określa szczegółowe zakresy zadań wszystkich jednostek organizacyjnych Urzędu oraz rodzaje stanowisk pracy i etatyzację Urzędu uwzględniając zakres zadań Urzędu, postanowienia niniejszego Regulaminu oraz ustalony przez Radę w budżecie Gminy fundusz płac. Rozdział V Zasady i tryb pracy Urzędu Urząd załatwia sprawy interesantów we wszystkie dni tygodnia, z wyjątkiem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy, w następujących godzinach: 1) poniedziałek, środa, czwartek od 07:30 do 15:30, 2) wtorek od 07:30 do 17:00, 3) piątek od 07:30 do 14: Burmistrz, I Zastępca Burmistrza, II Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik oraz Dyrektorzy przyjmują interesantów osobiście w każdy wtorek w godzinach od do W celu właściwego przekazywania informacji dla interesantów Urzędu w jego siedzibie umieszcza się: a) tablice informujące o czasie pracy Urzędu (przy wejściu do budynku), b) tablice ogłoszeń urzędowych (wewnątrz budynku), c) tablice informujące o rozmieszczeniu jednostek organizacyjnych Urzędu (wewnątrz budynku przy głównych ciągach komunikacyjnych), d) tablice informujące o czasie przyjmowania interesantów zgodne z 14 ust Wydziałem kieruje Dyrektor. 2. Na wniosek Dyrektora, w Wydziale można utworzyć: 1) Stanowisko Zastępcy Dyrektora, 2) Referat 3) Stanowisko Kierownika Referatu. 3. Zastępcę Dyrektora oraz Kierownika Referatu powołuje Burmistrz na wniosek Dyrektora Dyrektor ponosi odpowiedzialność za zgodne z prawem wykonywanie zadań przypisanych Wydziałowi, za terminowość wykonywania zadań, rzetelność, gospodarność, celowość i dyscyplinę w wydatkowaniu środków publicznych oraz za skutki ewentualnych zaniechań w kierowaniu Wydziałem. 2. Do obowiązków Dyrektora należy sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników. 3. Dyrektorzy ponoszą odpowiedzialność za brak nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez podległych im pracowników. Rozdział VI Zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów do Urzędu 18 Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów do Urzędu określają, w szczególności: a) przepisy o postępowaniu administracyjnym, a zwłaszcza przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 4

5 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz z późn. zm.), b) o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, a zwłaszcza przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz.U. z 2005r. Nr 229, poz z późn. zm.), c) o opłacie skarbowej, a zwłaszcza przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2006r. Nr 225, poz z późn. zm.), d) przepisy instrukcji kancelaryjnej określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. wydanym w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67) Wszelka korespondencja wnoszona do Urzędu składana jest na dzienniku podawczym Urzędu mieszczącym się w budynku przy ul. Rynek Dziennik podawczy dekretuje pocztę do Dyrektorów oraz do Kancelarii Urzędu zgodnie z zakresem realizowanych zadań. 3. Poczta zastrzeżona do dekretacji Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza oraz Skarbnika przekazywana jest do Kancelarii Urzędu. 4. Kancelaria Urzędu po zadekretowaniu przekazuje korespondencję na dziennik podawczy. 5. Sprawy wniesione przez interesantów do Urzędu są ewidencjonowane, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, w odpowiednich spisach i rejestrach spraw prowadzonych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Urzędu. 6. Burmistrz, w odrębnym zarządzeniu, może określić zakres korespondencji, która może być przyjmowana bezpośrednio przez jednostki organizacyjne Urzędu oraz wskazać odrębny sposób postępowania z przyjętą korespondencją. Rozdział VII Zasady podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu 20 Do podpisu Burmistrza zastrzeżona jest korespondencja urzędowa kierowana do rządowych i samorządowych organów administracji, posłów i senatorów, oraz decyzje i dokumenty dla których właściwość Burmistrza zastrzegają przepisy szczególne. 21 Do podpisu Zastępców Burmistrza zastrzeżone są pisma urzędowe określone w 20 na czas pełnienia zastępstwa w razie nieobecności Burmistrza oraz pisma zastrzeżone przez Burmistrza do podpisu Zastępców. 22 Dyrektorzy podpisują pisma urzędowe z zakresu działania danej komórki z wyjątkiem zastrzeżonych do właściwości Burmistrza lub Zastępców Burmistrza. 5

6 23 Pisma urzędowe Burmistrza oraz Zastępców rejestrowane są i przechowywane w odpowiednich komórkach organizacyjnych Urzędu. Postępowanie z korespondencją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy. Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej Szczegółowe zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu tych dokumentów ustalona przez Burmistrza w drodze odrębnego zarządzenia. Rozdział VIII Zasady kontroli i audytu 27 Zasady kontroli zarządczej określa Burmistrz w drodze zarządzenia. 28 Zasady kontroli instytucjonalnej określa załącznik nr 8 do Regulaminu. 29 Zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego określa Karta Audytu Wewnętrznego stanowiąca załącznik nr 9 do Regulaminu. Rozdział X Postanowienia końcowe. 30 Obowiązki i uprawnienia Urzędu jako pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy, obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu oraz zasady dyscypliny pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Gminy Kęty ustalony odrębnym zarządzeniem Burmistrza Sprawy nie określone w niniejszym Regulaminie reguluje Burmistrz w drodze zarządzenia. 2. Zmiany Regulaminu następują w trybie właściwym dla jego uchwalenia. 6

7 Załącznik Nr 1 SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY KĘTY BURMISTRZ [ B ] I Z-CA BURMISTRZA [ I ZB ] II Z-CA BURMISTRZA [ II ZB ] SEKRETARZ [ SE ] SKARBNIK [ SK ] Biuro Kontroli i Audytu [ KA ] Wydział Infrastruktury Społecznej [ IS ] Wydział Infrastruktury Gminnej [ IG ] Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich [OS] Wydział Finansowo-Budżetowy [FB] Komenda Straży Miejskiej [ SM ] Wydział Świadczeń [ WS ] Wydział Geodezji i Kartografii [ GK] Kancelaria Urzędu [KU] Wydział Dochodów [WD] Urząd Stanu Cywilnego [ USC ] Wydział Promocji i Rozwoju [ PR ] Wydział Gospodarki Nieruchomościami [ GN ] Wydział Zarządzania Kryzysowego [ZK] Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych [ZP] Biuro Informatyzacji [ IN ] Wydział Środowiska i Przedsiębiorczości [ SP ] Biuro Obsługi Prawnej [OP] 7

8 Załącznik Nr 2 ZAKRES WSPÓLNYCH ZADAŃ WYDZIAŁÓW 1. Podstawowym, wspólnym zadaniem Wydziałów jest zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań Gminy oraz stymulowanie i koordynowanie procesów rozwoju społecznogospodarczego Gminy. 2. W szczególności, do wspólnych zadań Wydziałów należy: 1) opracowywanie analiz i propozycji do projektów budżetu, projektów wieloletnich programów inwestycyjnych i założeń rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy oraz do innych dokumentów planistycznych opracowywanych przez Gminę, 2) przygotowywanie okresowych analiz, ocen, sprawozdań i innych informacji dla Rady i Burmistrza, 3) podejmowanie inicjatyw i opracowywanie projektów uchwał Rady, 4) realizacja uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza, 5) wykonywanie zadań budżetowych i przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz przepisów o zamówieniach publicznych, 6) prowadzenie postępowania administracyjnego oraz postępowania egzekucyjnego i przygotowywanie decyzji w tym zakresie, 7) przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków oraz zapytań i interpelacji Radnych, 8) ochrona przetwarzanych danych osobowych i ochrona informacji niejawnych, 9) prowadzenie spraw obronnych, 10) przestrzeganie przepisów o obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz skuteczne stosowanie innych środków kontroli Urzędu, 11) współdziałanie z odpowiednimi służbami w zakresie reagowania kryzysowego (klęski żywiołowe, ekologiczne i inne zdarzenia nadzwyczajne), 12) współdziałanie z: a) organami jednostek pomocniczych Gminy, b) organami administracji samorządowej i rządowej, c) organizacjami społecznymi działającymi na terenie Gminy, d) innymi wydziałami Urzędu w zakresie przekazywania informacji niezbędnych do właściwego i terminowego wykonywania zadań Gminy. 8

9 Załącznik nr 3 ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK PODLEGŁYCH BEZPOŚREDNIO BURMISTRZOWI I. Biuro Kontroli i Audytu 1. Podstawowym zadaniem biura jest wykonywanie kontroli zarządczej, w szczególności instytucjonalnej i prowadzenie audytu wewnętrznego. 2. W szczególności do zadań biura należy: 1) kontrola na podstawie planu rocznego lub doraźnych poleceń Burmistrza jednostek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych, w następującym zakresie: a) organizacji jednostek, b) rachunkowości i sprawozdawczości, c) obrotu pieniężnego, d) dochodów i wydatków jednostek, e) celowości, gospodarności, rzetelności i zgodności z prawem gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Gminy, środkami jednostek budżetowych i jednostek gospodarki pozabudżetowej oraz funduszy celowych, zarówno przekazujących jak i otrzymujących te środki, f) badania legalności, celowości, rzetelności i gospodarności wykorzystywania i rozporządzania mieniem komunalnym, a w szczególności w zakresie ujawniania niedoborów, a także innych szkód w tym mieniu, g) realizacje inwestycji, h) wykonywania wszystkich zadań statutowych jednostek, innych zadań powierzonych przez Burmistrza i zadań wykonywanych na podstawie przepisów prawa i zawartych umów, 2) analiza wyników kontroli i opracowywanie wystąpienia pokontrolnego, 3) analiza informacji o sposobie usunięcia wskazanych nieprawidłowości, 4) kontrola sprawdzająca realizację zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, 5) prowadzenie ogółu działań obejmujących: a) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego to badania kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów, b) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. II. Komenda Straży Miejskiej 1. Zadania Straży Miejskiej obejmują sprawy w zakresie ochrony porządku publicznego wynikające z przepisów prawa. 2. W szczególności do zadań Straży Miejskiej należy: 1) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych, 2) zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsca zagrożonego takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia, 3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń, 4) doprowadzenie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te dają zachowaniem swoim powód do zgorszenia w miejscu publicznym, 9

10 znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu i zdrowiu innych osób, 5) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym, 6) kontrola publicznego transportu zbiorowego w zakresie określonym przepisami o transporcie zbiorowym, 7) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w celu zapewnienia ładu i porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych, 8) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej, 9) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi, 10) konwojowanie osób, dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb Gminy. III. Urząd Stanu Cywilnego 1. Zadania Urzędu Stanu Cywilnego obejmują sprawy rejestracji stanu cywilnego osób oraz przyjmowanie oświadczeń mających wpływ na stan cywilny osób. 2. W szczególności do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy: 1) w zakresie spraw związanych z rejestracją urodzeń: a) przyjmowanie zgłoszeń o urodzeniu i sporządzanie aktów urodzeń, b) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki i o zmianie imienia dziecka, c) prowadzenie ksiąg urodzeń i akt zbiorowych, 2) w zakresie spraw związanych z zawieraniem małżeństw: a) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński i sporządzanie aktów małżeństwa, b) przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska noszonego przed rozwodem, c) prowadzenie ksiąg małżeństw i akt zbiorowych, 3) w zakresie spraw związanych z rejestracją zgonów: a) przyjmowanie zgłoszeń o zgonie i sporządzanie aktów zgonu, b) prowadzenie ksiąg zgonów i akt zbiorowych, 4) sporządzanie odpisów i wydawanie zaświadczeń z akt stanu cywilnego, 5) dokonywanie wzmianek i przypisków w aktach stanu cywilnego, 6) ustalanie, odtwarzanie, uzupełnianie i prostowanie treści aktów stanu cywilnego, 7) sporządzanie sprawozdań statystycznych dla potrzeb GUS, 8) prowadzenie innych spraw wynikających z kodeksu rodzinnego i opiekuńczego i prawa o aktach stanu cywilnego, w tym zawiadamianie sądu rodzinnego i opiekuńczego o zdarzeniach określonych w tych przepisach, 9) obrót prawny z zagranicą w sprawach stanu cywilnego, 10) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie i organizowanie uroczystości odznaczania, 11) prowadzenie archiwum ksiąg stanu cywilnego i przekazywanie ksiąg do archiwum państwowego, 12) wykonywanie zadań kierownika urzędu stanu cywilnego określonych w przepisach o ewidencji ludności i dowodach osobistych, 13) postępowanie administracyjne w sprawach zmiany imienia i nazwiska. 10

11 Załącznik nr 4 ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK PODLEGŁYCH BEZPOŚREDNIO I ZASTĘPCY BURMISTRZA I. Wydział Infrastruktury Społecznej 1. Zadania wydziału obejmują sprawy: 1) oświaty, w tym żłobków, przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i innych placówek oświatowo-wychowawczych, 2) kultury, w tym placówek upowszechniania kultury, 3) ochrony zdrowia, 4) kultury fizycznej, w tym gminnych terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, 5) pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych oraz pozostałe zadania Gminy w zakresie spraw społecznych. 2. W szczególności do zadań wydziału należy: 1) organizowanie i nadzorowanie działalności prowadzonych przez Gminę: a) żłobków, b) przedszkoli (gminnych placówek wychowania przedszkolnego), c) szkół podstawowych, d) gimnazjów. 2) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zezwoleń na zakładanie i likwidację publicznych żłobków, przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów, 3) prowadzenie ewidencji niepublicznych żłobków, przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów, 4) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji publicznym i niepublicznym żłobkom, przedszkolom, szkołom podstawowym i gimnazjom prowadzonym przez podmioty inne niż Gmina, 5) prowadzenie spraw związanych z zakładaniem i prowadzeniem innych, prowadzonych przez Gminę, placówek określonych w przepisach o systemie oświaty, 6) prowadzenie spraw związanych z funkcją organizatora gminnych instytucji kultury, 7) organizowanie działalności świetlic i klubów młodzieżowych oraz zarządzanie obiektami Gminy, w których są one zlokalizowane, 8) prowadzenie rejestru dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków oraz realizacja pozostałych zadań Gminy z zakresu ochrony dóbr kultury, 9) współdziałanie ze społecznym ruchem kulturalnym, 10) prowadzenie spraw związanych z funkcją podmiotu (organu) który utworzył Gminny Zakład Opieki Zdrowotnej w Kętach, 11) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, 12) prowadzenie spraw określonych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych oraz w przepisach o zwalczaniu narkomanii (za wyjątkiem spraw związanych z nadzorem nad uprawą maku i konopi), 13) organizowanie działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej oraz tworzenie warunków materialno-technicznych dla jej rozwoju, w tym organizowanie zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych oraz tworzenie, utrzymywanie i udostępnianie bazy sportoworekreacyjnej (ośrodki sportowo-rekreacyjne, ogródki jordanowskie), 14) przyjmowanie zawiadomień o imprezach artystycznych i rozrywkowych i prowadzenie postępowania w tym zakresie, 15) nadzór merytoryczny nad działalnością: a) Domu Kultury jako instytucji kultury, b) Gminnej Biblioteki Publicznej jako instytucji kultury, c) Muzeum im. Aleksandra Kłosińskiego jako instytucji kultury, 11

12 d) Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych jako gminnej jednostki budżetowej, e) Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej jako gminnej jednostki budżetowej, f) Świetlicy Środowiskowej jako gminnej jednostki budżetowej, g) Ośrodka Sportu i Rekreacji jako gminnego zakładu budżetowego, h) Gminnego Zakładu Opieki Zdrowotnej jako samodzielnego zakładu opieki zdrowotnej, 16) współpraca z organizacjami społecznymi, Kościołem Katolickim i innymi kościołami, związkami wyznaniowymi, fundacjami, stowarzyszeniami, pracodawcami, osobami fizycznymi i prawnymi w celu udzielania pomocy i doprowadzenia do integracji osób niepełnosprawnych ze środowiskiem oraz w celu realizacji innych zadań z zakresu pomocy społecznej, 17) koordynacja inwestycji o charakterze oświatowym i sportowym prowadzonych przez Gminę, 18) realizacja zadań nałożonych na Burmistrza w ustawie o systemie informacji oświatowej, 19) współdziałanie z organizacjami i podmiotami realizującymi zadania publiczne zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w szczególności w zakresie: a) ochrony i promocji zdrowia, b) profilaktyki oraz terapii uzależnień alkoholowych i narkotykowych, c) wypoczynku dzieci i młodzieży, d) nauki, edukacji i wychowania, e) działań na rzecz osób niepełnosprawnych, f) kultury, ochrony dóbr kultury i tradycji, 20) koordynowanie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli w placówkach oświatowych prowadzonych przez Gminę, 21) prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kształcenia młodocianych określonych w ustawie o systemie oświaty. II. Wydział Świadczeń Do zadań wydziału należy: 1) załatwianie spraw o świadczenia rodzinne i planowanie potrzeb w tym zakresie, 2) załatwianie spraw o pomoc materialną o charakterze socjalnym dla uczniów i planowanie potrzeb w tym zakresie, 3) wykonywanie zadań Burmistrza określonych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, 4) załatwianie spraw o dodatki mieszkaniowe i planowanie potrzeb w tym zakresie, 5) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań wg obowiązujących przepisów. III. Wydział Promocji i Rozwoju: Zadania wydziału obejmują zadania związane z rozwojem Gminy oraz jej promocją, w tym: 1) współpraca z lokalnym środowiskiem przedsiębiorców, pracodawców i organizacji pozarządowych, 2) wspieranie lokalnej przedsiębiorczości, 3) wspieranie rozwoju lokalnych organizacji pozarządowych i wolontariatu oraz ich działalności na terenie Gminy, 4) prowadzenie działań o charakterze informacyjnym w zakresie warunków dostępu i możliwości pozyskania środków publicznych przez przedsiębiorców, pracodawców, rolników, organizacje pozarządowe oraz inne grupy zawodowe i społeczne, 5) prowadzenie działań w zakresie promocji Gminy, w szczególności za pośrednictwem prasy, radia, telewizji, Internetu oraz własnych publikacji, 12

13 6) prowadzenie strony internetowej Urzędu, 7) wydawanie miesięcznika Kęczanin - jako lokalnego pisma informacyjnego dla mieszkańców, 8) prowadzenie portalu internetowego oraz współprowadzenie strony internetowej Urzędu a także w razie potrzeby innych serwisów internetowych, 9) organizowanie i zlecanie wykonania, zabudowy i utrzymania tablic ogłoszeniowych Urzędu i tablic z planem miejscowości zlokalizowanych w miejscach publicznych, 10) koordynacja w zakresie organizowania gminnych imprez rekreacyjno-kulturalnych, obchodów świąt państwowych, rocznic i innych uroczystości gminnych, 11) utrzymywanie i rozwijanie kontaktów partnerskich z miejscowościami, jednostkami samorządu terytorialnego, regionami oraz kontaktów partnerskich międzynarodowych, 12) utrzymywanie i rozwijanie kontaktów partnerskich z innymi podmiotami, 13) poszukiwanie informacji o wszelkich programach umożliwiających pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych na realizację zadań Gminy, analiza tych programów i przedkładanie propozycji stosownych działań Burmistrzowi, wydziałom Urzędu i innym jednostkom organizacyjnym, 14) przygotowywanie wniosków aplikacyjnych wraz z załącznikami dla dofinansowania realizacji zadań przy użyciu zewnętrznych środków finansowych, 15) w odniesieniu do projektów, które uzyskały dofinansowanie ze środków zewnętrznych: a) prowadzenie współpracy z instytucjami odpowiedzialnymi za nadzór nad realizacją projektu, b) prowadzenie raportowania, monitoringu i sprawozdawczości zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie projektu. 16) prowadzenie spraw związanych z członkostwem Gminy w Lokalnej Grupie Działania Dolina Soły oraz Lokalnej Grupie Rybackiej Dorzecze Soły i Wieprzówki, 17) koordynowanie działań związanych z pozyskiwaniem i wykorzystywaniem środków finansowych z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. 18) Współdziałanie z Sekretarzem w zakresie polityki informacyjnej Urzędu. IV. Biuro Informatyzacji Biuro Informatyzacji Zadania wydziału obejmują sprawy informatyzacji Urzędu i jednostek podległych, w tym: 1. W Urzędzie: a) administracja i nadzór nad funkcjonowaniem sprzętu teleinformatycznego, b) administracja i nadzór nad aktualnością i legalnością systemów i oprogramowania, c) dokonywanie bieżących napraw sprzętu, usuwanie awarii, rozwiązywanie problemów z funkcjonowaniem oprogramowania oraz sprzętu teleinformatycznego, d) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, e) rozwój infrastruktury teleinformatycznej, f) realizacja zadań związanych z bezpieczeństwem informacji i ochroną danych osobowych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, g) rejestracja zbiorów danych osobowych przetwarzanych, h) administrowanie Biuletynu Informacji Publicznej, i) administrowanie pocztą elektroniczną oraz prowadzonymi witrynami internetowymi, j) rozwój e-urzędu zwłaszcza poprzez poszerzanie zakresu usług w ramach e-administracji, k) współpraca z instytucjami, w tym z policją, prokuraturą, sądami oraz innymi służbami, inspekcjami i strażami. 2. Koordynacja w zakresie stosowanego w jednostkach podległych sprzętu, systemów teleinformatycznych i oprogramowania. 13

14 Załącznik nr 5 ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK PODLEGŁYCH BEZPOŚREDNIO II ZASTĘPCY BURMISTRZA I. Wydział Infrastruktury Gminnej 1. Zadania wydziału obejmują sprawy: 1) gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego, 2) wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, 3) lokalnego transportu zbiorowego, 4) gminnego budownictwa mieszkaniowego, 5) zieleni gminnej i zadrzewień, 6) cmentarzy gminnych, 7) realizacji wszelkich inwestycji prowadzonych przez Gminę, w tym o charakterze oświatowym i sportowym. 2. W szczególności do zadań wydziału należy: 1) planowanie i koordynacja działań w zakresie rozbudowy sieci wodociągowej oraz zabezpieczenia źródeł dostawy wody, 2) prowadzenie spraw określonych w przepisach prawa energetycznego, 3) utrzymanie i rozszerzanie cmentarzy gminnych, 4) opieka nad grobami wojennymi w zakresie określonym porozumieniem Gminy z Wojewodą Małopolskim, 5) utrzymanie zieleni i zadrzewień gminnych (w pasie drogowym), 6) planowanie i koordynacja działań w zakresie gminnego budownictwa mieszkaniowego oraz gospodarowanie gminnym zasobem mieszkaniowym, 7) gospodarowanie gminnym zasobem lokali niemieszkalnych (użytkowych) związanych z gminnymi lokalami mieszkalnymi, 8) planowanie i koordynacja działań w zakresie rozbudowy i modernizacji dróg i mostów, prowadzenie inwestycji w tym zakresie oraz zarządzanie siecią dróg gminnych i dróg wewnętrznych, których zarządcą jest Gmina, za wyjątkiem dróg wewnętrznych rolniczych w sołectwach, 9) zarząd zwykły drogami powiatowymi w zakresie określonym porozumieniem między Gminą, a Powiatem Oświęcimskim, 10) planowanie, utrzymanie, rozbudowa i modernizacja sieci oświetlenia dróg i placów publicznych, 11) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem cen urzędowych lokalnego transportu zbiorowego, 12) prowadzenie spraw określonych w przepisach o warunkach krajowego, drogowego przewozu osób, 13) prowadzenie spraw określonych w przepisach prawa przewozowego, 14) koordynacja funkcjonowania spółek Gminy oraz w których Gmina jest udziałowcem, w tym: a) Miejskiego Zakładu Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. w Kętach, b) Przedsiębiorstwa Komunalnego Komax Spółka z o.o. w Kętach, c) Międzygminnego Zakładu Komunikacyjnego Spółka z o.o. w Kętach d) Miejskiego Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o w Kętach., 15) poszukiwanie informacji o wszelkich programach umożliwiających pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych na realizację zadań wydziału, analiza tych programów i przedkładanie propozycji stosownych zadań do budżetu Gminy oraz przygotowywanie wniosków aplikacyjnych wraz z załącznikami dla tych zadań, 16) na etapie realizacji przez wydział projektu, który uzyskał dofinansowanie ze środków 14

15 zewnętrznych: a) prowadzenie współpracy z instytucjami odpowiedzialnymi za nadzór nad realizacją projektu, b) prowadzenie raportowania, monitoringu i sprawozdawczości zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie projektu. II. Wydział Geodezji i Kartografii 1. Zadania wydziału obejmują sprawy z zakresu prawa geodezyjnego i kartograficznego powierzone Burmistrzowi przez Starostę Oświęcimskiego w drodze porozumienia oraz sprawy z zakresu rozgraniczania nieruchomości. 2. W szczególności do zadań wydziału należy: 1) prowadzenie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego w zakresie zasobu powiatowego obejmującego tereny Gminy, w tym: a) ewidencja gruntów i budynków, b) gleboznawcza klasyfikacja gruntów, c) geodezyjna ewidencja sieci uzbrojenia terenu, d) kontrola opracowań przyjmowanych do zasobu, e) udostępnianie zasobu uprawnionym podmiotom, 2) prowadzenie baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, 3) uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, 4) zakładanie osnów szczegółowych, 5) zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej, 6) zakładanie i modernizacja ewidencji gruntów i budynków, 7) ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych, 8) prowadzenie spraw związanych z powszechną taksacją nieruchomości oraz z opracowywaniem i prowadzeniem map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości, 9) prowadzenie postępowań o rozgraniczenie nieruchomości. III. Wydział Gospodarki Nieruchomościami 1. Zadania wydziału obejmują sprawy ładu przestrzennego oraz gospodarki terenami, w tym gospodarowania nieruchomościami należącymi do Gminy. Do zadań wydziału należy również inicjowanie i koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizowaniem podstawowych dokumentów planistycznych Gminy, w szczególności Strategii Rozwoju Gminy i Programu Gospodarczego Gminy. 2. W szczególności do zadań wydziału należy: 1) planowanie przestrzenne, w tym prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i uchwalaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, 2) prowadzenie postępowań o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowań zgody na realizację przedsięwzięcia, 3) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem funkcji właścicielskich wobec nieruchomości należących do Gminy i gospodarowanie tymi nieruchomościami w zakresie określonym kodeksem cywilnym i przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami (dzierżawa i najem), 4) opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz z przepisami szczególnymi a także, na wniosek sądu, opiniowanie podziału nieruchomości uzależnionego od ustaleń planu miejscowego, 5) prowadzenie spraw scalania i podziału nieruchomości oraz wykonywanie prawa pierwokupu nieruchomości na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami, 6) prowadzenie spraw z zakresu ochrony gruntów rolnych i leśnych w zakresie określonym 15

16 porozumieniem między Gminą a Starostą Oświęcimskim, 7) prowadzenie spraw określonych przepisami o nabywaniu ziemi przez cudzoziemców, 8) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem numeracji dla nieruchomości oraz z nadawaniem nazw dla ulic, osiedli i placów, 9) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego w zakresie nieruchomości, 10) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na rzecz Gminy nieruchomości rolnych nie przekazanych do Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, 11) prowadzenie postępowań o zatwierdzenie projektu podziału nieruchomości, 12) prowadzenie spraw określonych w przepisach prawa geologicznego i górniczego, 13) prowadzenie inwestycji w zakresie uzbrajania gminnych zasobów gruntów przeznaczonych pod zwarte budownictwo mieszkaniowe, 14) sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego, 15) realizacja zadań określonych przepisami o rodzinnych ogródkach działkowych, 3. Ponadto do zadań wydziału należy: 1) prowadzenie spraw o urzędowych nazwach miejscowości i obiektów fizjograficznych, 2) informacje o przeznaczeniu terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, 3) naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości (renta planistyczna), 4) wydawanie zaświadczeń o zgodności zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, 5) opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko, 6) prowadzenie rejestru wniosków o zmianę przeznaczenia terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, 7) udzielanie wyjaśnień, interpretacji i opinii dotyczących planowania i zagospodarowania przestrzennego. IV. Wydział Środowiska i Przedsiębiorczości 4. Zadania wydziału obejmują sprawy rolnictwa, działalności gospodarczej, targowisk i hal targowych, gospodarki wodnej, ochrony środowiska i ochrony przed powodzią. 5. W szczególności do zadań wydziału należy: 1) prowadzenie spraw określonych w przepisach: a) o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt, b) o ochronie zwierząt, c) o obowiązkach osób utrzymujących zwierzęta domowe i gospodarskie, d) o obowiązkowej deratyzacji, e) o łowiectwie, 2) prowadzenie spraw określonych w przepisach: a) o ochronie przyrody, b) o ochronie środowiska, c) o ochronie gruntów rolnych i leśnych w zakresie zadań własnych Gminy oraz kontrola zagospodarowania nieruchomości użytkowanych rolniczo, 3) prowadzenie spraw określonych w przepisach: a) o ochronie roślin uprawnych, b) o nasiennictwie, c) o uprawie maku i konopi, 4) organizowanie i prowadzenie nasadzeń drzew i krzewów na gruntach Gminy oraz pielęgnacja drzewostanów leśnych należących do Gminy, 5) organizowanie i przeprowadzanie czynności w zakresie spisów rolnych, 6) współpraca z izbami rolniczymi i innymi organizacjami rolniczymi, 7) prowadzenie spraw związanych ze stwierdzaniem okresu pracy w gospodarstwie rolnym, 8) zarządzanie drogami wewnętrznymi rolniczymi w sołectwach dla których zarządcą jest 16

17 Gmina, 9) prowadzenie spraw określonych w przepisach o działalności gospodarczej, w tym prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, 10) wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych oraz prowadzenie nadzoru nad przestrzeganiem warunków określonych w tych zezwoleniach, 11) ustalanie czasu otwarcia (pracy) placówek handlowych, gastronomicznych i usługowych oraz prowadzenie nadzoru w tym zakresie, 12) prowadzenie targowisk należących do Gminy oraz spraw ustalania, pobierania i kontroli opłat targowych, 13) prowadzenie spraw określonych w przepisach prawa wodnego, w tym organizowanie działań związanych z zapobieganiem i ze zwalczaniem skutków powodzi oraz współpraca z administratorami: rzeki Soły, potoków i innych cieków wodnych mających wpływ na bezpieczeństwo przeciwpowodziowe Gminy, 14) organizowanie i prowadzenie prac w zakresie odbudowy i modernizacji urządzeń melioracji wodnych należących do Gminy, 15) prowadzenie spraw określonych w przepisach ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych, 16) udzielanie zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności, o której mowa w rozdziale 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 17) wykonywania zadań określonych w przepisach o ustroju rolnym, 18) wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, nałożonych przepisami na Gminę, 19) tworzenie warunków do utrzymania porządku i czystości, w tym planowanie i koordynacja działań z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi (stałymi i ciekłymi), 20) prowadzenie spraw związanych z opieką nad parkami miejskimi oraz inną zielenią poza pasami drogowymi, 21) prowadzenie spraw określonych w przepisach ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. 17

18 Załącznik nr 6 ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK PODLEGŁYCH BEZPOŚREDNIO SEKRETARZOWI I. Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich Zadania Wydziału obejmują: 1. Zapewnienie sprawnej organizacji Urzędu. 2. Organizowanie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie. 3. Opracowywanie projektów planu funduszu płac pracowników Urzędu i pochodnych od tego funduszu. 4. Współpraca z służbami finansowo-księgowymi w sprawach płac pracowników Urzędu. 5. Prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Urzędu. 6. Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy. 7. Prowadzenie spraw dotyczących szkoleń pracowników Urzędu i praktyk zawodowych, 8. Prowadzenie spraw kadrowych kierowników jednostek organizacyjnych gminy, za wyjątkiem kierowników jednostek oświatowych. 9. Opracowywanie projektów planu finansowo-gospodarczego w zakresie działania Wydziału. 10. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi Urzędu, zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu,, zakupami inwestycyjnymi dla potrzeb Urzędu. 11. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem budynków Urzędu. 12. Prowadzenie archiwum Urzędu. 13. Prowadzenie dziennika podawczego. 14. Gospodarkę samochodem służbowym. 15. Organizowanie czynności w zakresie dekorowania miejsc publicznych i budynków Urzędu flagami z okazji świąt państwowych, rocznic i uroczystości organizowanych przez Gminę 16. Organizowanie: a) wyborów do Parlamentu UE, Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej oraz organów samorządu terytorialnego, a także wyborów Prezydenta Rzeczy pospolitej Polskiej, b) referendów powszechnych i lokalnych, c) spisów ludności i mieszkań, 18. Administrowanie Portalem Sprawozdawczym GUS. 19. Prowadzenie ewidencji ludności i dowodów osobistych, 20. Prowadzenie spraw związanych z organizacją zbiórek i zgromadzeń publicznych. 21. Prowadzenie postępowań o zameldowaniu lub wymeldowaniu na wniosek strony lub z urzędu oraz udzielanie informacji adresowej uprawnionym osobom. 22. Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców. 23. Sporządzanie spisów wyborców. 24. Prowadzenie postępowań o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. 25. Prowadzenie innych spraw wynikających z ogólnych zadań Urzędu. 26. Współpraca z organami policji, prokuratury i sądownictwa. 27. Współpraca z innymi jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie zawartych umów. II. Kancelaria Urzędu Kancelaria Urzędu realizuje następujące zadania: 1) prowadzenie obsługi sekretarskiej i kancelaryjnej Burmistrza oraz I i II Zastępcy Burmistrza, 2) organizowanie i obsługę narad Burmistrza z Dyrektorami oraz z organami wykonawczymi jednostek pomocniczych Gminy, 3) organizowanie i obsługę narad i spotkań z pracownikami Urzędu oraz z innymi osobami, 18

19 w tym interesantami, 4) organizacja przyjmowania stron, 5) przyjmowanie skarg i wniosków, 6) ewidencjonowanie i zamieszczanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń urzędowych, 7) koordynacja wnoszenia projektów uchwał do Rady, 8) współpraca z Biurem Obsługi Prawnej, 9) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza oraz upoważnień i pełnomocnictw, 10) sporządzanie sprawozdań z działalności Burmistrza w okresie międzysesyjnym. 11) przygotowanie i obsługa sesji Rady, 12) przekazywanie uchwał i innych dokumentów przyjętych przez Radę właściwym podmiotom oraz zapewnienie ich publikacji, 13) przygotowanie i obsługa posiedzeń komisji Rady, 14) przekazywanie uchwał Komisji właściwym podmiotom, 15) obsługa zadań realizowanych przez Przewodniczącego Rady, 16) prowadzenie spraw osobowych radnych, 17) prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami przysługującymi radnym, 18) pomoc w przygotowaniu projektów uchwał wnoszonych przez radnych, 19) przygotowanie i obsługa wyborów ławników sądowych, 20) udział w zespołach zadaniowych powoływanych dla przygotowania i przeprowadzenia wyborów organów jednostek pomocniczych Gminy, 21) prowadzenie zbioru protokołów z zebrań organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych Gminy, 22) przekazywanie wniosków z zebrań organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych Gminy właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu, 23) prowadzenie rejestrów: a) wniosków i interpelacji radnych, b) wniosków i postulatów mieszkańców i innych podmiotów do Rady, c) uchwał rady (wraz ze zbiorem), d) uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Rady (wraz ze zbiorem), e) klubów radnych, f) przesyłek i pism adresowanych bądź dekretowanych do Rady, komisji Rady, Przewodniczącego Rady i innych radnych, 14) prowadzenie zbiorów protokołów sesji Rady, posiedzeń komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Rady oraz przechowywanie zbioru nagrań przebiegu sesji Rady. III. Wydział Zarządzania Kryzysowego Wydział Zarządzania Kryzysowego realizuje zadania: 1. W zakresie ochrony informacji niejawnych: 1) zadania wynikające z funkcji Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, 2) prowadzenie Kancelarii Niejawnej, 2. W zakresie zarządzania kryzysowego: 1) udział w pracach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego 2) realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym: a) realizacja zaleceń do Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego b) opracowywanie i przekładanie Staroście do zatwierdzenia Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego. 3) zarządzanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia, 4) wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny, 5) współdziałanie z Szefem Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego w zakresie 19

20 przeciwdziałania, zapobiegania i usuwania skutków zdarzeń o charakterze terrorystycznym, 6) współdziałanie w zakresie zadań dotyczących ochrony infrastruktury krytycznej, 7) organizacja i obsługa kancelaryjno - biurowa (posiedzeń) pracy Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego zgodnie z regulaminem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, 8) aktualizacja bazy danych programu ARCUS 2005, 9) opracowywanie i aktualizacja Planu Osiągania Wyższych Stanów Gotowość do Reagowania na Sytuacje Kryzysowe Gminy. 3. W zakresie obrony cywilnej: 1) Kierowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej przez instytucje, zakłady pracy, przedsiębiorców, organizacje społeczne, wydziały Urzędu oraz inne jednostki organizacyjne działające na terenie Gminy, 2) planowanie działalności i realizacji zamierzeń wynikających ze szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Gminy, w tym ustalenie zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom, zakładom pracy, przedsiębiorcom i innym jednostkom organizacyjnym, 3) opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale wydziałów Urzędu i innych zainteresowanych instytucji Planu Obrony Cywilnej Gminy, 4) organizowanie i prowadzenie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej, a także współudział w szkoleniu ludności z powszechnej samoobrony, 5) sprawowanie nadzoru nad tworzeniem, przygotowywaniem do działania i funkcjonowaniem terenowych i zakładowych formacji obrony cywilnej, w tym formacji Systemu Wykrywania i Alarmowania oraz Systemu Wczesnego Ostrzegania, 6) przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania, 7) prowadzenie działalności związanej z upowszechnianiem problematyki obrony cywilnej, 8) prowadzenie gminnego magazynu sprzętu obrony cywilnej, nadzorowanie prowadzenia gospodarki magazynowej sprzętem OC przez instytucje, zakłady pracy i przedsiębiorców, 9) Opracowanie i aktualizacja Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowej Gminy. 4. W zakresie ochrony przeciwpożarowej: 1) wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych, 2) koordynacja krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze Gminy w zakresie ustalonym przez Wojewodę. 5. W zakresie ochrony przed powodzią: 1) opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale wydziałów Urzędu i innych zainteresowanych instytucji planu operacyjnego ochrony przed powodzią, 2) utrzymanie i wyposażenie gminnego magazynu przeciwpowodziowego. 6. W zakresie spraw obronnych: 1) planowanie oraz koordynacja przygotowań i realizacji przedsięwzięć z zakresu spraw obronnych na terenie Gminy w tym m.in. planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych wykonywanych na rzecz obronności państwa oraz ich nakładanie w drodze decyzji administracyjnych, 2) współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie administrowania rezerwami osobowymi, współudział w przygotowywaniu i przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej oraz w sprawach związanych z uznaniem żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny a także ustalenie i zwrot utraconych zarobków w wyniku ćwiczeń wojskowych przez żołnierza rezerwy. 3) przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej: 20