Przewaga dzięki wiedzy

Transkrypt

1 Przewaga dzięki wiedzy

2 2 Historia ERP... 3 Rzeczywisty koszt wytworzenia w systemach ERP... 5 Kontrola Jakości w systemach ERP... 8 Logistyka dystrybucji w systemach ERP Logistyka dystrybucji w systemach ERP, część Logistyka zaopatrzenia ERP w budownictwie Księgowość w systemie ERP Kontakt z PC Guard SA... 21

3 3 HISTORIA ERP Pierwsze nieincydentalne zastosowania aplikacji wspierających biznes pojawiły się już w latach 60. Tworzone w pracochłonnych środowiskach programistycznych wspierały wąskie obszary aktywności przedsiębiorstwa. Postęp środowisk programistycznych oraz atrakcyjniejsze modele baz danych spowodowały coraz szersze zastosowania typowych aplikacji. Okres do połowy lat 80-tych to czas budowy systemów ewidencyjno-transakcyjnych, bez większych pretensji do architektury i rozwiązań metodologicznych. W powszechnej świadomości pojawia się standard MRP dotyczący bilansowania zasobów materiałowych. W latach 90-tych w publikacjach pojawia się następny standard: ERP. Ta kategoria jest ewolucyjnym dopełnieniem MRP II. W tym czasie w ośrodkach akademickich oraz stowarzyszeniach stawiających sobie za cel propagowanie wykorzystania informatyki do celów biznesowych, rodzą się formalne zaawansowane wymagania względem oprogramowania wspierającego przedsiębiorstwa. Rok 1989 jako moment publikacji przez organizację APICS (American Production and Inventory Control Society) formalnych wymagań względem systemu MRP II jest datą-cezurą dla kategoryzacji systemów wspierających biznes. Choć już w latach 70-tych w przedsiębiorstwach znajdowały zastosowanie systemy wspierające sferę produkcyjną i logistyczną, to dzięki publikacji APICS-u stworzono standard, do którego mógł się odwoływać menadżer zarządzający firmą. Uważna lektura postulatów APICS-u nie pozostawia wątpliwości, że główny kierunek poszukiwań to produkcja i logistyka. Stowarzyszenie sformułowało 16 postulatów, które oddają istotę problemów przy pojmowaniu przedsiębiorstwa. Postulaty dotyczyły: planowania produkcji i sprzedaży, zarządzania popytem, harmonogramowania produkcji, planowania potrzeb materiałowych, zarządzania strukturami materiałowych, gospodarki magazynowej, sterowania zleceniami produkcyjnymi, sterowania produkcją, planowania i bilansowania zdolności produkcyjnych, kontroli i ewidencji zakupów, symulacji i pomiarów wyników. Merytorycznie rzecz ujmując standard MRP II był krokiem rewolucyjnym względem klasy MRP porównywalnym z wynalezieniem maszyny parowej w XIX wieku. Aby spełnić postulaty zawarte w opublikowanym standardzie dostawcy informatyki musieli pojmować przedsiębiorstwo przez pryzmat procesów biznesowych. Pomiędzy poszczególnymi modułami, interfejsami pojawia się coraz więcej węzłów integralnościowych, tak, aby jak najwierniej oddać procesy biznesowe zachodzące w organizacjach. W latach 90-tych w publikacjach pojawia się następny standard: ERP. Ta kategoria jest ewolucyjnym dopełnieniem MRP II postuluje totalne bilansowanie wszystkich zasobów przedsiębiorstwa ze szczególnym uwzględnieniem środków finansowych. To co działo się z zakresem funkcjonalnym oprogramowania wspomagającego przedsiębiorstwo nie byłoby możliwe bez równoczesnego rozwoju innych aspektów składających się na rozwiązanie informatyczne. Cóż nam po najlepszych Bezprecedensowej ewolucji podlegały bazy danych, środowiska programistyczne, systemy operacyjne, warstwy rozwiązań sieciowych, Internet, metodyki zarządzania złożonym i rozległym projektem, metodyki zarządzania przedsiębiorstwem, sprzęt.

4 4 rozwiązaniach proceduralnych, najlepszych interfejsach, jeżeli nie mielibyśmy szybkich i efektywnych baz danych. Rozwiązania biznesowe wsparła architektura relacyjnych baz danych, choć na użytek rozwiązań specjalizowanych (np. hurtownie danych) pojawiły się architektury zmodyfikowane, lepiej służące określonemu wąskiemu celowi. Atrakcyjny okazał się model klient-serwer oraz rozwiązania SQL, które skutecznie wypierają inne standardy. Są procesy, których efektywne wsparcie wymagało modułów kodowanych poprzez setki tysiące linii kodów źródłowych. Nie sposób skutecznie zarządzać projektami tworzenia skomplikowanych rozwiązań bez metodyk programowania obiektowego lub środowisk programistycznych czwartej generacji, pozwalających na automatyczne generowanie kodu źródłowego. Prawdziwą rewolucją było wprowadzenie interfejsu graficznego oraz ujednolicenie systemów operacyjnych. Dzięki klarownym standardom i otwartym interfejsom pomiędzy bibliotekami oraz modułami, zaczął w systemach zintegrowanych działać efekt kumulacji. Rozwój technologii sieciowych oraz Internetu spowodował, że zaczęto pojmować rozwiązania wdrażane w przedsiębiorstwach w kontekście procesu globalnego. Aby skutecznie wymieniać informacje pomiędzy uczestnikami globalnego procesu musiały się pojawiać nowe standardy wymiany informacji, stąd protokoły EDI, XML, czy też XBRL. Cały czas na najwyższych obrotach pracuje przemysł dostarczający warstwę sprzętową. Nowe, zaawansowane rozwiązania generują popyt na serwery o coraz większej mocy obliczeniowej, zaś zakres stosowania informatyki powoduje, że rozwiązania mające na celu bezpieczeństwo danych są na wagę złota. To dzięki rozwiązaniom klastrowym wielu menadżerów odpowiedzialnych za informatykę, może spokojniej myśleć o bezpieczeństwie procesów wspomaganych przez oprogramowanie. W niektórych publikacjach prawdopodobieństwo porażki było wyceniane na poziomie przekraczającym 50%! Stąd zapotrzebowanie na atrakcyjne metodyki zarządzania rozległym projektem W latach 90-tych pojawiły się publikacje traktujące o ryzyku związanym z udanym wdrożeniem systemu ERP. Im system bardziej skomplikowany, tym wymagania względem organizacji są większe, co pociąga za sobą większe ryzyko porażki. W niektórych publikacjach prawdopodobieństwo porażki było wyceniane na poziomie przekraczającym 50%! Stąd zapotrzebowanie na atrakcyjne metodyki zarządzania rozległym projektem, z powodzeniem zaspokojone przez ośrodki akademickie oraz dostawców rozwiązań. Po roku 2000 z coraz większym natężeniem zaczął pojawiać się problem z kategoryzacją systemów zintegrowanych. Kryzys tożsamości klasyfikacji ERP rozpoczął się od momentu, gdy do jednego worka wrzucono programy ewidencyjne, których istota leży w rejestrowaniu faktów ex post i te systemy, które realizują wyrafinowane zadania bilansowania zasobów i obciążeń również ex ante (między innymi ERP). Kłopoty nomenklaturowe oraz brak dobrej jednoznacznej kategoryzacji złożoności funkcjonalnej, tudzież rozwydrzenie marketingowe dostawców spowoduje mam nadzieję wprowadzenie nowych klasyfikacji i nowych kategorii, które pomogą w identyfikacji sensu i celu poszczególnych aplikacji. Rozwój interfejsów komunikacyjnych oraz postępująca standaryzacja kategorii, pojęć w sferze merytorycznej oraz protokołów wymiany informacji w warstwie technologicznej będzie pchał w objęcia systemu ERP rozwiązania dziedzinowe. ERP niczym wielkie miasto będzie pochłaniało przylegające wsie, stając się metropolią, w której podział na dzielnice będzie coraz bardziej rozmazany. Mieszkaniec będzie zadawał sobie co najwyżej pytanie: w jaki tramwaj wsiąść by znaleźć się w określonej dzielnicy lub skorzystać z konkretnego dobrodziejstwa, jakie oferują wielkie metropolie Dzięki klarownym standardom i otwartym interfejsom pomiędzy bibliotekami oraz modułami, zaczął w systemach zintegrowanych działać efekt kumulacji.

5 5 RZECZYWISTY KOSZT WYTWORZENIA W SYSTEMACH ERP Jednym z głównych determinantów wpływających na decyzje przedsiębiorców o wdrożeniu rozwiązania klasy ERP jest konieczność posiadania precyzyjnej informacji o rzeczywistym koszcie wytworzenia. Informacja, która może wpływać na podejmowanie decyzji menadżerskich winna mieć definiowalną przez użytkownika strukturę rodzajową (zakładany minimalny zakres podziału rodzajowego to: pracochłonność, materiałochłonność, amortyzacje środków trwałych, usługi obce). Co istotniejsze, informacja o kosztach musi mieć zdolność dekompozycji do najmniejszych, elementarnych zdarzeń gospodarczych, których rezultatem był ów pojedynczy koszt. Menadżer będzie oczekiwał od systemu ERP zdolności do kategoryzowania kosztów ze względu na cel. Podział celowy jest w zasadzie oczekiwaniem minimalnym, my zaś winniśmy posunąć się w swoich oczekiwaniach zdecydowanie dalej chcemy rozróżnienia pojedynczych kosztów ze względu na partię produkcyjną. Dopiero teraz mając przed sobą narzędzie informatyczne, które pozwoli mi dotrzeć do każdego zdarzenia gospodarczego generującego koszt oraz pozwoli generować syntezy danych kosztowych ze względu na cel (grupa produktów, produkt, partia produkcyjna) oraz strukturę rodzajową możemy zrozumieć jaka jest rzeczywista natura naszych kosztów generowanych podczas produkcji. Jeżeli do naszych analiz zaprzęgniemy statystykę szybko możemy odkryć rzeczy i sprawy, które do tej pory były dla nas zakryte. Dobry system ERP dostarczy narzędzi symulacji zysku bezpośredniego przy zmianie parametrów wynagrodzeń, cen materiałów, stosowania zamienników materiałowych. Jako przykład weźmy firmę X, gdzie dyrektor zarządzający porównuje koszty rodzajowe poszczególnych partii produkcyjnych dla tego samego wyrobu. Przeliczając wartości kosztów rodzajowych na jednostkę (przelicza oczywiście system ERP, który dzieli otrzymane wartości przez liczbę wyprodukowanych wyrobów w ramach danej partii produkcyjnej) otrzymujemy wartości, które możemy porównać dla wielu partii produkcyjnych na przestrzeni wielu lat. Korzystając z systemu ERP łatwo możemy wówczas znaleźć partie produkcyjne odbiegające efektywnością od średniej i pochylić się nad zasadnością poszczególnych kosztów poprzez analizę każdego zdarzenia gospodarczego dla danej partii produkcyjnej (zakładamy tutaj, że dobry system ERP taką możliwość dostarcza). Dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X łatwo wykryje zwiększoną materiałochłonność (tę oczywiście można porównywać również z recepturą technologiczną) jak również zwiększoną pracochłonność czy usługi obce związane z daną partią produkcyjną. Tych wyróżników rodzajowych może być oczywiście więcej winny one zależeć jedynie od zdolności analitycznych prowadzącego badania oraz zdolności rejestracji tych cech na poziomie poszczególnych zdarzeń gospodarczych w systemie transakcyjnym. Spora część kosztów nie będzie miała jednoznacznej identyfikacji związanej z konkretną partią produkcyjną. Możemy jednakże korzystając z informacji już zgromadzonych w systemie ERP spróbować stworzyć klucz podziału tychże wartości z rozdziałem na poszczególne parte produkcyjne. Jeżeli będziemy posiadać klucze podziałowe, których algorytmy rozdziału na partie produkcyjne są precyzyjne i odwołują się do cech i wyróżników bliskich lub wręcz związanych z danym zdarzeniem gospodarczym jak również technologii, to otrzymane wyniki całkowitego kosztu związanego z daną partią produkcyjną będą rzeczywiste. Weźmy przykład faktury za energię dostarczanej do przedsiębiorstwa X raz w miesiącu. Dodajmy, że opomiarowane są tylko poszczególne hale produkcyjne co z punktu widzenia realizacji naszych celów nie ma żadnego znaczenia wszak

6 6 W zależności od rodzaju kosztów użyte mechanizmy będą zależeć od różnych czynników. Zadaniem dyrektora zarządzającego podczas uruchamiania systemu ERP jest stworzenie takiego opisu rzeczywistości dla zdarzeń gospodarczych, aby algorytmy rozdziału najprecyzyjniej naśladowały rzeczywistość. Jest to możliwe dzięki mnogości informacji dostępnych w systemie ERP, które mogą zostać zaprzężone do przetwarzania. chcemy mieć precyzyjny koszt całkowity związany z każdą partią produkcyjną. W takiej sytuacji i dla takiego zdarzenia dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X powiąże klucz zależny od energochłonności poszczególnych maszyn. System ERP posiada informacje o zrealizowanych zleceniach produkcyjnych w danym okresie (z rozróżnieniem na poszczególne operacje technologiczne), przyjętej technologii (a więc użytych maszyn w celu realizacji poszczególnych operacji), czasu jednostkowego i przygotowawczo zakończeniowego dla każdej z operacji oraz energochłonności poszczególnych maszyn. Dzięki powyższemu w ciągu kilku sekund dokona ważenia kosztów i precyzyjnie rozdzieli wartość kosztu za energię. Powyższy przykład pokazuje jak precyzyjna może być informacja wygenerowana przez system ERP podczas rozdziału kosztów. Nie wszystkie koszty warto rozdzielać i nie w każdej sytuacji. Wyobraźmy sobie zakład budowlany, gdzie podział celowy jest związany z różnymi budowami. W związku ze specjalizacjami, ta sama grupa robocza może świadczyć swoje usługi dla różnych obiektów na konkretnym specjalistycznym odcinku. Powiedzmy, że w związku z kryzysem zakład budowlany dostał zlecenia na następne prace tylko przy jednym obiekcie, co spowodowało, że wszystkie grupy robocze były zaangażowane w działania tylko przy jednym obiekcie, jednakże sporą część okresu sprawozdawczego spędziły nie realizując żadnych celów. Jeżeli dokonamy niewyrafinowanego rozdziału obciążymy de facto pustymi kosztami dobre i opłacalne zlecenie. Powyższy banalny przykład oraz świadomość faktu istnienia całego szeregu kosztów nieprodukcyjnych (kosztów sprzedaży, administracyjnych) obrazuje zasadność stwierdzenia, że o ile w analizowanych dotychczas przypadkach mamy do czynienia z całkowitymi kosztami produkcyjnymi (lub powiedzmy okołoprodukcyjnymi) to do precyzyjnej analizy stanu rzeczy będziemy potrzebować nowych wymiarów (niezależnych już od partii produkcyjnej) kosztów sprzedaży oraz kosztów administracji. Oczywiście dociekliwy analityk może próbować dokonywać dalszych dekompozycji, nam jednakże wydaje się, że z punktu widzenia przyszłych decyzji ten podział wydaje się wystarczający. W przyszłości, na użytek badań symulacyjnych zasadne jest również wprowadzenie pojęcia kosztów stałych oraz kosztów zmiennych. Zakładamy, że system ERP winien dawać takie możliwości wymiarowania kosztów na poziomie określania rodzaju nośnika kosztów. Wróćmy teraz na chwilę do dyrektora zarządzającego przedsiębiorstwa X pochylającego się nad kosztami (produkcyjnymi uwzględniającymi koszty bezpośrednie i pośrednie). Mając wiedzę historyczną i statystyczną może wskazać optymalną ilość partii produkcyjnej, dla której koszt produkcji jednostkowy osiąga minimum. Praktyka pokazuje, że stosowanie rzetelnej analizy kosztów partii produkcyjnych wraz przestrzeganiem partii optymalnych może prowadzić do zdecydowanych i znacznych oszczędności. To wszystko o czym dotychczas pisaliśmy jest możliwe w kontekście odpowiedniej architektury systemu ERP. Niewątpliwie zasadnicze znaczenie ma fakt zdolności systemu ERP do przyporządkowania cech i wyróżników podczas rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Interesują nas

7 7 Spora część kosztów nie będzie miała jednoznacznej identyfikacji związanej z konkretną partią produkcyjną. oczywiście zdarzenia z obrotem magazynowym, gdzie podczas wydań materiałów na produkcję tworzy się dokument z uwzględnieniem wyróżnika identyfikującego partię produkcyjną. Oczywiście istnieje cały szereg metod automatyzujących identyfikację chociażby z wykorzystaniem terminali radiowych, czy też zwykłych czytników kodów kreskowych. Identyfikację partii produkcyjnej musi uwzględniać zdarzenie przyjęcia produktu na magazyn, rejestracji kart pracy, ruchu detalu, wykonania operacji, faktur zakupowych związanych z wykonaniem usługi przez podmiot zewnętrzny. Tak więc podczas różnych zdarzeń, kroków procesowych w różnych modułach systemu ERP następuje cechowanie, które później znajdzie zastosowanie podczas przetwarzania na użytek syntetycznej informacji o kosztach ze wskazaniem na partię produkcyjną. Ponownie wróćmy do dyrektora zarządzającego przedsiębiorstwa X, który postanowił odpowiedzieć sobie na pytanie: jaki jest rzeczywisty bezpośredni zysk na sprzedaży. System ERP dostarczyć winien panel analityczny, gdzie obok sprzedaży (z możliwością badania każdego zdarzenia na poziomie szczegółowej analizy każdych faktów) dla kontrahenta (grupy kontrahentów, rynku, indeksu, grup indeksowych, grup celowych ) otrzyma precyzyjną informację o kosztach sprzedaży wraz z całkowitym kosztem produkcyjnym obliczonym na podstawie wiedzy o sprzedanych wyrobach z rozróżnieniem partii produkcyjnych (o to dba system ERP), a tym samym z informacją o kosztach produkcji uwzględniających koszty bezpośrednie i pośrednie. Nie mam wątpliwości, że dociekliwy dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X będzie próbował rozszyfrować wpływ istotnych parametrów związanych ze stroną kosztową na wartość zysku bezpośredniego. Moglibyśmy przecież zażądać od systemu odpowiedzi na pytanie jaki wpływ na wartość zysku bezpośredniego na sprzedaż za badany okres miałby inny kurs waluty. System ERP przeliczy wówczas sprzedaż dla wskazanej tabeli kursowej oraz porachuje wartość materiałów z zagranicy według tej samej tabeli. Moglibyśmy w ten sposób zażądać informacji od systemu dla jakiego kursu sprzedaż jest opłacalna, a poniżej wartości jakiego kursu sprzedaż przestaje się kalkulować. Dobry system ERP dostarczy analitykowi cały szereg Precyzyjna informacja stojąca za podejmowaniem strategicznych decyzji jest jednym z najcenniejszych aktywów wdrożonego systemu ERP. narzędzi pozwalających na symulacje zysku bezpośredniego na sprzedaży przy zmianie parametrów wynagrodzeń, cen materiałów, stosowania zamienników materiałowych. Dzięki temu, że każdy z rodzajów kosztów może mieć przyporządkowany status kosztu stałego lub kosztu zmiennego, będziemy mogli przeprowadzić szczegółowe obliczenie minimalnej ilości wyrobu, od której produkcja staje się opłacalna. To tylko niektóre aspekty kohabitacji zarządzających i systemu ERP. Już na podstawie tego krótkiego eseju widzimy, jak poważne korzyści może odnieść zarządzający. Nie mam również wątpliwości, że precyzyjna informacja stojąca za podejmowaniem strategicznych decyzji jest jednym z najcenniejszych aktywów wdrożonego systemu ERP.

8 8 KONTROLA JAKOŚCI W SYSTEMACH ERP Łatwo zauważyć, że nowe trendy w zarządzaniu przedsiębiorstwem skutkowały powstawaniem dodatkowych modułów dziedzinowych w systemach ERP. Wielkie zasługi w tej materii mają koncepcje związane z systemem zapewnienia jakości w nowoczesnym przedsiębiorstwie. Polityka dobrej jakości generowała postulaty określonych proceduralnych zachowań w różnych procesach biznesowych. Z całą pewnością szereg funkcji, które pojawiły się w dobrych systemach ERP często nie związanych ze sobą w sensie procesowym jednakże służącym zabezpieczeniu jakości, było konsekwencją rozważań związanych z problematyką jakościową. Eliminacja najistotniejszych przyczyn występowania braków oraz wad może przynieść spore oszczędności. Rozpocznijmy od najbardziej elementarnych przejawów obecności kontroli jakości. Występują na poziomie opisu materiału, półwyrobu bądź produktu. System ERP winien więc zapewnić możliwość budowania kartoteki cech jakościowych poszczególnych indeksów wraz z określeniem miar, słowników miar oraz ocen i kwalifikacji jakościowych. Atrakcyjnym z punktu widzenia potencjalnego użytkownika jest rozwiązanie, gdzie w przypadku złożonego produktu, nawet poszczególne elementy będą posiadały możliwość przypisywania niezależnych parametrów jakościowych. Idąc dalej system ERP winien również umożliwiać identyfikację cech jakościowych (wraz z notami kwalifikacyjnymi) także na poziomie marszruty technologicznej w odniesieniu dla poszczególnych operacji. Dzięki temu, kroki procesowe związane z kontrolą jakości mogą pojawiać się na przykład podczas następujących procesów: przyjęcia materiału lub towaru od dostawcy: System ERP może wymagać od użytkownika pomiaru przypisanych dla danego indeksu cech jakościowych oraz dokonywać samodzielnych kwalifikacji wraz z odrzuceniem przyjmowanego materiału lub towaru; przyjęcia produktu z produkcji: System ERP może wymagać od użytkownika pomiaru przypisanych dla danego indeksu cech jakościowych oraz dokonywać samodzielnych kwalifikacji wraz z odrzuceniem przyjmowanego produktu; podczas przekazywania detalu pomiędzy operacjami produkcyjnymi: System ERP winien w przypadkach złej kwalifikacji umożliwiać edycję przyczyny odrzuceń. Prowadzenie procesów z uwzględnieniem kroków służących kontroli jakościowej, wraz z możliwością rejestracji przyczyn oraz zdarzeń zachodzących w otoczeniu lub w kontekście pozwala na zgromadzenie wiedzy zawierającej zarówno przyczynę jak i skutek, oraz idąc dalej może pozwolić na zbudowanie systemu eksperckiego, którego zadaniem byłoby wskazywanie przyczyn wad i usterek oraz sposobów rozwiązywania problemów w jak najwcześniejszej fazie produkcji. Na podstawie zarejestrowanych informacji będziemy mogli ponadto prowadzić ewidencję kosztów braków, zaś właściwe zarządzanie jakością, a zwłaszcza przedsięwzięcie procedur eliminacji najistotniejszych przyczyn występowania braków oraz wad może umożliwić przedsiębiorcy poczynienie sporych oszczędności. Wpływ na właściwą ocenę sytuacji ma również interfejs i forma prezentacji informacji oraz wyników. Często stosowaną graficzną prezentacją danych w omawianych sytuacjach jest na przykład wykres Pareto.

9 9 Należy zauważyć, że dodanie kroków procesowych związanych z kontrolą jakości wprowadza dodatkową marszrutę w procedowaniu, system ERP winien bowiem obsłużyć drogę postępowania w przypadku wyników nakazujących kwalifikację negatywną. Inną, atrakcyjną techniką wspomagania jakości produkcji jest statystyczna kontrola procesu produkcyjnego. Zastosowana po raz pierwszy w sposób masowy przez producentów części samochodowych spowodowała wielkie zmiany w sferze jakościowej. Wykorzystując narzędzia statystyczne, bez konieczności kosztownej kontroli każdej sztuki wyrobu, można produkować przy założeniu określonego prawdopodobieństwa wystąpienia braku. Statystyczna kontrola procesu produkcyjnego winna być przeprowadzana na tych operacjach technologicznych, które mają znaczenie z punktu widzenia istotnych cech jakościowych produkowanego wyrobu. Podczas statystycznej kontroli procesu produkcyjnego użytkownik ma obowiązek rejestracji wyznaczonej puli próbek, zaś system poprzez nałożenie rozkładu (najczęściej stosowanym jest rozkład normalny Gaussa, choć zdarzają się przypadki stosowania rozkładu chi-kwadrat lub Kołmogorowa) oraz obliczenie współczynnika zdolności procesu szacuje prawdopodobieństwo wypadnięcia próbki poza założone odchyłki dla cechy jakościowej. W przypadku gdy współczynnik osiąga wartość poza założonym granicami (granice współczynnika są konsekwencją przyjętego prawdopodobieństwa z którym próbka może znaleźć się poza granicami nominalnymi i nałożonym rozkładem; w przypadku różnych przemysłów stosuje się różny poziom restrykcji), pracownik jest zobowiązany do reakcji np. zbadania zdolności maszyny, korekty nastaw. Jednym z elementów kontroli jakościowej może być badanie zdolności maszyny oraz obliczenie współczynnika wypośrodkowania maszyny. Można oczekiwać, że system zarejestruje okresowe badania zdolności maszyny, dzięki czemu użytkownik będzie posiadał wiedzę, jaki wpływ na zachowanie procesu ma w danej operacji maszyna, na której odbywa się operacja technologiczna. Idąc dalej - można stworzyć procedury związane z konserwacją maszyny w oparciu o badanie zdolności maszyny. System zapewnienia jakości wymaga często od przedsiębiorcy wprowadzenia procedur FMEA, czy też audytów kontrolnych. Użytkownik mógłby wymagać od systemu ERP możliwości rejestracji zadań oraz wyników audytów w kontekście i w integracji z zasobami przedsiębiorstwa oraz procedur, których słowniki istnieją w systemie informatycznym. Dzięki temu możemy tworzyć bazę wiedzy, która ułatwi opisywanie rzeczywistości zakładowej oraz przewidywanie. Często wykorzystywanymi funkcjami pakietu zwiększającego efektywność jakości i należącymi do dobrego systemu ERP są procedury wspomagające kontrolę legalizacji i sposobów użytkowania narzędzi, sprawdzianów, przymiarów.

10 10 Nie mamy wątpliwości, że w nowoczesnym systemie ERP kontrola jakości musi być wspomagana w procesie przyjęcia i obsługi reklamacji oraz serwisu pogwarancyjnego. Przyjrzyjmy się innym modułom, które choć występują w istotnych procesach biznesowych, wpływają na efektywność systemu zapewnienia jakości. Poszukiwane przez nas funkcje występują np. w module logistycznym. Proces budowy kartoteki dostawców wraz z parametrami jakościowymi względem poszczególnych indeksów przypisanych poszczególnym dostawcom, wraz z pełną ewidencją rzeczywistych cech jakościowych (prowadzonych podczas procesów przyjęć) wpłynie na dywersyfikację naszych kontrahentów i całą pewnością ułatwi właściwe, oparte o czytelne miary wybory najbardziej efektywnych dostawców w przyszłości. Wymagania jakościowe stawiane naszym dostawcom winny być formułowane w ramach modułu zapytań cenowych, które zintegrowane z przyjęciami pozwolą na właściwą ocenę naszych zakupów. Identyfikacja wad produktów już po sprzedaży wraz z rejestracją przyczyn, identyfikacją partii produkcyjnej pozwolą na zrozumienie rzeczywistych przyczyn i ich wyeliminowanie w przyszłości, co będzie skutkować większym prestiżem i obniżeniem kosztów obsługi gwarancyjnej. To tylko niektóre punkty funkcyjne oraz moduły wzmacniające organizację przedsiębiorstwa. Nie mamy wątpliwości, że stosowane właściwie i w dobrych proporcjach, przyniosą przedsiębiorcy wymierny efekt.

11 11 LOGISTYKA DYSTRYBUCJI W SYSTEMACH ERP Systemy ERP są rozbudowywane wokół głównych procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Szczególnym zainteresowaniem twórców ERP cieszą się te obszary i te aktywności, które zoptymalizowane mogą przynieść najwięcej wartości dodanej. Analiza popytu musi uwzględnić na bazie sprzedaży trendy występujące na przestrzeni wielu lat i zostać oczyszczona ze zdarzeń incydentalnych. Obszarem szczególnie podatnym na efektywną współpracę z system informatycznym jest logistyka. Termin ten należy rozszyfrować jako pojęcie wielowarstwowe dotyczące różnych etapów jak i aktorów uczestniczących w głównym, kontekstowym procesie biznesowym. Jako pierwszą weźmy pod lupę logistykę dystrybucji, której istotą jest zapewnienie towaru handlowego we właściwym czasie i właściwym miejscu. W przypadku dóbr produkowanych na magazyn, logistyk dystrybucji będzie rozważał jaki model będzie najatrakcyjniejszy w wyrażeniu potencjalnego popytu w przyszłości. W zależności od wyniku tej refleksji zostaną zredagowane plany produkcyjne, które w istocie rzeczy stają się kontekstem późniejszych dociekań logistyka zaopatrzenia. Czym będzie kierował się logistyk dystrybucji budując plany produkcyjne? W pierwszej fazie dokona analizy popytu w okresie przeszłym i adekwatnym do okresu projektowanego. Analiza musi uwzględnić na bazie sprzedaży również trendy występujące na przestrzeni wielu lat. Sprzedaż musi zostać również oczyszczona ze zdarzeń i zjawisk incydentalnych. Aby tego dokonać, należy wykorzystać oprzyrządowanie systemu ERP a takie narzędzia dobry system winien posiadać. Obok rejestracji sprzedaży w systemie ERP winien znajdować się opis zdarzeń wpływających na zarejestrowany popyt w przyszłości. Aby uniknąć błędów system informatyczny musi mieć również rejestrację sprzedaży utraconej, której dane będą wykorzystane podczas budowy modelu popytu. Aby zbudować właściwy model popytu, system będzie potrzebował dodatkowych informacji jaki poziom skuteczności zaspokojenia potencjalnego popytu jest dla przedsiębiorstwa wystarczający. Odwołując się do rozkładu normalnego potencjalnej wartości sprzedaży w przyszłości a taki na użytek niniejszych rozważań zakładamy widzimy, że dążenie do zaspokojenia 100% potencjalnego popytu jest nieefektywne ze względu Poszczególne produkty i towary mogą mieć różną charakterystykę (cena, data użyteczności, ryzyko sprzedaży utraconej ), stąd też do różnych indeksów produktowych i towarowych, logistyk dystrybucji wyznaczy różne techniki postępowania.

12 W wielu przypadkach dąży się do uproszczeń, które pozwalają w prostszy sposób przewidywać popyt w najbliższej przyszłości. Przewaga dzięki wiedzy na koszty (magazynowania, utrzymania zapasu, zamrożenia gotówki ). System ERP winien więc pomóc dokonać rachunku bilansowania. Na bazie naszych rozważań, przy pomocy systemu ERP udało nam się stworzyć krzywą, która odwzorowuje potencjalny popyt w przyszłości. Plan sprzedaży będzie więc rysował krzywą dla poszczególnych okresów, ten zaś stanie się podstawą budowy planu produkcji oczywiście z uwzględnieniem stanów magazynowych towarów oraz czasów produkcji tudzież czasów zaopatrzenia w materiały oraz zasobów i obciążeń przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach dąży się do uproszczeń, które pozwalają w prostszy sposób przewidywać popyt w najbliższej przyszłości. Najpopularniejszą metodą jest wyznaczenie minimalnego stanu magazynowego oraz ilości zlecanej do produkcji w konsekwencji wykrycia ilości minimalnej. W jaki sposób logistyk dystrybucji z pomocą systemu ERP będzie obliczał wielkość minimalną? Należy założyć, że ilość minimalna to ilość wystarczająca do pokrycia spodziewanego popytu w okresie realizacji zamówienia. Idąc dalej okres realizacji zamówienia jest sumą czasu produkcji, transportu oraz okresu offsetu czasowego pomiędzy złożeniem zamówienia a zakładanym rozpoczęciem produkcji. Ilość zamawianą wyznaczamy natomiast na takim poziomie, aby zaspokoić popyt w okresie pomiędzy zatowarowaniem a okresem następnego badania i okresem realizacji zamówienia Poszczególne produkty i towary mogą mieć różną charakterystykę (cena, data użyteczności, ryzyko sprzedaży utraconej ), stąd też do różnych indeksów produktowych i towarowych, logistyk dystrybucji wyznaczy różne techniki postępowania. Indeksy zdywersyfikowane ze względu na różny sposób postępowania będą dzięki temu planowane optymalnie z uwzględnieniem cech indywidualnych. Nie ma wątpliwości, że sprawne funkcjonowanie logistyki dystrybucji wymaga doświadczenia i mądrości prowadzącego. Jednakże jeszcze trudniej wyobrazić sobie, aby efektywnie poradzić sobie z tak trudnym zadaniem bez wspomagania ze strony systemu ERP, posiadającym takowe narzędzia. Nie mamy wątpliwości, że w nowoczesnym systemie ERP kontrola jakości musi być wspomagana w procesie przyjęcia i obsługi reklamacji oraz serwisu pogwarancyjnego. 12

13 13 LOGISTYKA DYSTRYBUCJI W SYSTEMACH ERP, CZĘŚĆ 2 Zasadniczą troską logistyka dystrybucji jest zaspokojenie potencjalnego popytu w przyszłości przy założonym wskaźniku sprzedaży utraconej dla założonego i zbilansowanego poziomu kosztów. W naszych dotychczasowych rozważaniach założyliśmy system magazynowania płaski, jednowarstwowy bez magazynów pośrednich. System ERP winien sobie radzić z koniecznością określania różnych modeli popytu dla tego samego indeksu towarowego z różnych lokalizacji. Oczywiście można wyobrazić sobie sytuację, gdzie struktura magazynów jest wielowarstwowa magazyny terenowe są zaopatrywane przez magazyny subcentralne, te zaś przez magazyny centralne. System ERP winien sobie wówczas poradzić z koniecznością określania różnych modeli popytu dla tego samego indeksu towarowego z punktu widzenia różnych lokalizacji. Skąd postulat możliwości budowania różnych modeli popytu dla tej samej grupy indeksowej? Mamy ku temu trzy zasadnicze powody. Po pierwsze: dla każdej lokalizacji chcielibyśmy dokonywać niezależnego pomiaru potencjalnego popytu. Oznacza to, że w przypadku rozbudowanego systemu magazynów oraz ich przyporządkowania do rejonów, celowym wydaje się ograniczenie tworzenia modelu popytu oraz systemu zaopatrzenia do kontekstu badań historycznych dla danego obszaru. Wymaga to oczywiście od systemu ERP prowadzenia odpowiednich kartotek dla zdarzeń gospodarczych oraz odpowiednich narzędzi. Po drugie czas zaopatrzenia z punktu widzenia różnych lokalizacji tej samej grupy indeksowej może być różny ze względu na: czas transportu pomiędzy magazynem odbierającym a magazynem zasilającym (lub produkcją), częstotliwość transportu pomiędzy zasilającym i odbierającym oraz częstotliwość generowania zapytań o stan magazynowy (próbkowanie stanu magazynowego). Po trzecie stawiamy tezę, że w przypadku magazynu zasilającego magazyny podrzędne potencjalny popyt nie będzie prostą sumą potencjalnego popytu magazynów podrzędnych. W tym wypadku możemy zastosować prawo pierwiastka kwadratowego, w konsekwencji czego zapas bezpieczeństwa magazynu zasilającego jest sumą zapasów bezpieczeństwa magazynów podrzędnych pomnożonych przez pierwiastek kwadratowy z liczby magazynów podrzędnych. Zastosowanie powyższego przelicznika pozwala znacznie zredukować całkowity poziom zapasu minimalnego na poziomie magazynu centralnego i przynieść spore oszczędności dla przedsiębiorstwa. Podczas rachunku ilości zapotrzebowanej netto należy uwzględnić nie tylko stan zapasów aktualnych, lecz również ilości będące w trakcie produkcji lub zamawiania.

14 14 Zwróćmy uwagę, że szacowanie czasu obsługi zamówienia będzie inaczej rachowane w przypadku produktu oraz towaru handlowego. Czas obsługi zamówienia produkcyjnego jest bowiem sumą czasu produkcji oraz czasu dopuszczenia do produkcji. Dopuszczenie do produkcji może być konsekwencją takich parametrów jak: partia optymalna do produkcji, partia minimalna do produkcji oraz bilansu zasobów i obciążeń. Parametry te charakterystyczne dla różnych indeksów i typów produkcji winne być oczywiście wcześniej porachowane z pomocą systemu ERP. Łatwo zauważyć, że liczne związki oraz węzły integralnościowe obsługiwane dzięki systemowi ERP pozwalają uczynić pracę logistyka znośniejszą. Zwróćmy uwagę na jeszcze jedną sprawę, istotną z punktu widzenia procesu tworzenia zapotrzebowania na produkt lub towar na bazie przyjętego modelu popytu. Otóż podczas procedury rachunku ilości zapotrzebowanej netto należy uwzględnić nie tylko stan zapasów aktualnych, lecz również ilości będące w trakcie produkcji lub zamawiania. Oznacza to, że system ERP musi prowadzić kartotekę zamówień w drodze, zintegrowanych ze zdarzeniami generowania zamówień oraz przyjęć na magazynie. W przypadku towarów handlowych, praca logistyka dystrybucji winna być wspomagana poprzez system ERP dając wsparcie przy ewidencji zapytań cenowych oraz parametrów jakościowych przyszłych dostaw. Wyobraźmy sobie stworzenie matrycy parametrów dostaw oraz katalogowanie i dywersyfikację dostawców ze względu na zawartość odpowiedzi do zapytań cenowych. Utrzymanie wspólnej matrycy parametrów dla dostawców dla wybranych grup indeksowych pozwoli wybrać optymalnego dostawcę w danym czasie. Idąc dalej integracja zapytań cenowych z zamówieniami towarowymi oraz przyjęciami na magazynie pozwoli śledzić w jakim zakresie są spełniane zadeklarowane parametry dostaw w tym parametry jakościowe. Łatwo zauważyć, że liczne związki oraz węzły integralnościowe obsługiwane dzięki systemowi ERP pozwalają uczynić pracę logistyka znośniejszą. Jednak wartość wielu rozwiązań z wykorzystaniem systemu zintegrowanego w tej sferze leży również w stworzeniu jasnych i czytelnych procedur postępowania. Dzięki powtarzalności i mierzalności procedur będziemy mogli mówić o know-how i wartości organizacji, a nie poszczególnych pracowników.

15 15 LOGISTYKA ZAOPATRZENIA Analizując sens i istotę aktywności w sferze logistyki dystrybucji łatwo zauważamy, że to co jest jej owoce, jest z drugiej strony motorem napędowym innego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa logistyki zaopatrzenia. Dobra organizacja logistyki zaopatrzenia będzie potrzebowała wspomagania systemu ERP podczas dywersyfikacji materiałów ze względu na sposób i termin zaopatrzenia. Logistyk dystrybucji jak mieliśmy się okazję wcześniej przekonać planuje oraz organizuje proces, dzięki któremu produkty oraz towary o określonych rynkowych cechach będą bezpiecznie spoczywały w odpowiednim czasie we właściwym miejscu, aby zaspokoić spodziewany popyt. Załóżmy, że podczas procesu unettowienia potencjalnego zapotrzebowania dostrzeżemy braki magazynowe związane z danym produktem. Aby zaspokoić popyt będziemy musieli go wyprodukować dla naszych celów zakładamy bowiem, że mamy do czynienia z przedsiębiorstwem produkcyjnym. Produkcja pociąga za sobą wyzwolenie procesu zamówienia materiałów niezbędnych do wyprodukowania zamówionego wyrobu. Kołem zamachowym przekładającym potencjalny popyt na wyroby na popyt na materiały jest receptura będąca zasadniczym elementem technologii wytworzenia produktu. Logistyk zaopatrzenia jest więc z jednej strony zdeterminowany przez popyt organizowany przez logistyka dystrybucji i jego plany, z drugiej zaś strony dysponuje delikatną maszynerią w postaci marszrut technologicznych i receptur. Sprawny system ERP nie poprzestanie jednakże na zwykłym wyliczeniu zapotrzebowania materiałowego. Logistyk zaopatrzenia będzie bowiem dążył do angażowania i związania środków pieniężnych w jak najkrótszym czasie, a więc zamówienie na materiały winno być wygenerowane dopiero wówczas, gdy czas realizacji zamówienia, czas transportu, czas offsetu do rozpoczęcia produkcji oraz czas produkcji będzie zakończony datą spodziewanego popytu na wyrób. W zależności od rodzaju materiału oraz jego ceny logistyk będzie podejmował różne decyzje co do modelu zaopatrzenia. Jeżeli mamy do czynienia z materiałem o szybkim czasie zamówienia, niskim ryzyku wystąpienia braku bądź też wysokiej cenie materiału logistyk zapewne podejmie decyzje o deterministycznym sposobie zamawiania zamówienie zostanie wygenerowane po wyzwoleniu zamówienia na wyrób. Inny model zaopatrzenia na konkretny materiał zaproponuje logistyk zaopatrzenia w przypadku materiałów o dostępie sezonowym bądź dużych wahaniach cen w określonych periodach. Dobra organizacja logistyki zaopatrzenia będzie więc potrzebowała wspomagania systemu ERP podczas dywersyfikacji materiałów ze względu na sposób i termin zaopatrzenia. Złożona produkcja Ewidencja różnic jakościowych, terminowych oraz potencjalnie cenowych będzie kopalnią wiedzy na użytek budowy wyboru algorytmów najlepszych dostawców w przyszłości.

16 16 może wymagać od logistyka zaopatrzenia aktywności w określaniu terminu realizacji najistotniejszych półwyrobów. Można wyobrazić sobie sytuację, w której na potrzeby produkcji wyrobów jest wymagany szczególnie często określony półwyrób. Logistyk na podstawie następujących parametrów: kosztu wytworzenia, czasu wytworzenia, kosztu magazynowania może podjąć decyzję o budowie modelu zapotrzebowania na taki półwyrób na bazie stochastycznej analizy. Dobre zarządzanie logistyką zaopatrzenia wymaga skrupulatnych analiz cenowych oraz jakościowych. Z technologią wytworzenia produktu mogą wiązać się konkretne postulaty jakościowe związane z materiałami i półwyrobami. Stąd też zapytania cenowe oraz kartoteka ofert naszych dostawców w systemach ERP muszą zawierać pełną ewidencję parametrów jakościowych wraz z obostrzeniami związanymi z transportem, terminami dostawy oraz cenami. System zintegrowany pozwoli nam następnie śledzić i rejestrować ich rzeczywiste wartości podczas przyjęć dostaw z zewnątrz, dając możliwość interwencji. Ewidencja różnic jakościowych, terminowych oraz potencjalnie cenowych będzie kopalnią wiedzy na użytek budowy wyboru algorytmów najlepszych dostawców w przyszłości. Nie ma również wątpliwości co do tego, że właściwy system ERP wspomagając logistyka zaopatrzenia przyczyni się do budowy jasnych i przejrzystych procedur optymalnych dostaw od optymalnych dostawców. Rola Logistyka Zaopatrzenia w procesie zaopatrzenia

17 17 ERP W BUDOWNICTWIE Lata rozwoju systemów biznesowych, to lata wzrastającej gęstości funkcjonalnej aplikacji. Prawem ciążenia wydzielają się obszary i moduły, które ze względu na liczbę punktów funkcyjnych oraz skalę powiązań, nabywają prawa do samodzielnego istnienia. Pojawiają się więc rozwiązania dziedzinowe, które ze względu na zwiększoną łatwość komunikacyjną z warstwą systemu transakcyjnego (załóżmy, że jest to system ERP) można stosować w różnych kontekstach procesowych. Kapitalne znaczenie mają tu jak sądzę postulaty architektury SOA, dzięki czemu mnogość usług, funkcji nie umiera wraz z wymianą software u, lecz jest dostępna w niższych, wciąż wykorzystywanych warstwach oprogramowania. Dzięki efektywnej technologii pojawiają się zastosowania branżowe, które dostosowane do wymagań procesowych charakterystycznych dla danej branży pomagają zmienić efektywność organizacji. W istocie najważniejszym modułem systemu ERP dla interesującej nas branży budowlanej będzie moduł zarządzania projektami. Zastanówmy się, co do zaproponowania mogą mieć systemy ERP dla budownictwa. Okazuje się, że jest to sfera przedsiębiorczości, gdzie istotne znaczenie będą miały oprogramowania dziedzinowe służące do kosztorysowania oraz projektowania. Ze względu na zmienność danych specjalistycznych oraz konieczność zasilania baz specjalistycznych związanych z wymienionymi modułami, nie jest właściwym rozwiązaniem, aby system ERP próbował zawłaszczyć ten obszar funkcjonowania jako własny. Oczekujmy raczej dobrego, funkcjonalnego i efektywnego systemu wymiany danych pomiędzy systemem ERP jako warstwą operacyjną i rozwiązaniami dziedzinowymi służącymi do kosztorysowania oraz projektowania. Idealnym rozwiązaniem wydawałyby się aplikacje dziedzinowe wyposażone w funkcje w architekturze SOA, dzięki czemu ERP mógłby korzystać z dobrodziejstw i wyników tychże aplikacji na poziomie warstwy operacyjnej. Analizując drobiazgowo sprawę, szybko dostrzeżemy problemy związane z integracją (np. pobieranie karnetu materiałowego wiąże się z koniecznością integracji indeksów materiałowych), jednak sprawne mechanizmy integracyjne aplikacji ERP muszą pokonać te przeszkody. W zależności od zakresu oferty przedsiębiorstwa budowlanego (np. przy wytwarzaniu niektórych elementów wykorzystywanych później w budownictwie), możemy postulować konieczność wspomagania technologicznego i konstrukcyjnego na poziomie systemu ERP z wykorzystaniem algorytmów przeliczających np. materiałochłonność z uwzględnieniem parametrów charakterystycznych dla danej budowy. Właściwym wydaje się postępowanie, gdzie rejestracja wykonanych prac odbywałaby się online z wykorzystaniem modułu dostępnego np. przez Internet. Dzięki temu będziemy mieli w każdej chwili pełną informację o przeprowadzonych pracach dla danego przedsięwzięcia, dzięki czemu zidentyfikujemy potencjalne zagrożenia na wczesnym etapie.

18 18 Jednym z elementów zwiększających sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa budowlanego jest wykorzystanie oprogramowania pozwalającego na zarządzanie parkiem maszynowym oraz sprzętem. Moduł wspomagający ewidencję parku maszynowego, jego rezerwację oraz rejestrację użycia pozwoli na pełne i efektywne wykorzystanie posiadanych środków trwałych. Moduł jako element zintegrowanego systemu ERP pozwoli na rejestrację wykorzystania parku maszynowego w kontekście prowadzonego projektu, co da asumpt do właściwego rachunku kosztów rzeczywistych. Szczególne znaczenie, z punktu widzenia efektywności wykorzystania środków, będzie miała mapa rezerwacji parku maszynowego z uwzględnieniem kontroli technicznych, remontów, okresowych przeglądów. Rejestracja faktów związanych z wykorzystaniem sprzętu, w szczególności zdarzeń generujących dodatkowe koszty pozwoli na właściwą ocenę przydatności ekonomicznej konkretnego sprzętu. Nie mamy wątpliwości, że przedsiębiorstwa budowlane mogą i powinny być beneficjentem korzyści ze stosowania systemu ERP. W istocie najważniejszym modułem systemu ERP dla interesującej nas branży budowlanej będzie moduł zarządzania projektami. To tutaj musi zostać utrwalona koncepcja realizacji przedsięwzięcia z podziałem na etapy, harmonogramy, aktorów. Za pomocą modułu zarządzania projektami będziemy chcieli opisać nie tylko proces realizacji celu, lecz również warianty postępowania awaryjnego, przepływy prac, dokumentów, zasobów. Szczegółowa marszruta pozwoli nam nadzorować prace wykonane oraz ich jakość. Ewidencja pobrań materiałowych oraz rejestracja kart pracy w kontekście realizowanego projektu oraz konkretnego kroku procesowego spowoduje, że będziemy mogli identyfikować z pełną dokładnością zastosowane materiały (wraz z identyfikacją dostawcy), pracę wykonaną przez pracowników własnych, usługi obce, wykorzystanie sprzętu. Należy więc oczekiwać, że każde kosztotwórcze zdarzenie gospodarcze związane z danym projektem, będzie rejestrowane w systemie ERP w kontekście wskazanego projektu oraz kroku procesowego. Dzięki temu będziemy mogli cały czas badać wykonanie budżetu, a tym samym strzec go w trakcie wykonywania przedsięwzięcia. Różnice pomiędzy budżetem założonym a wykonanym winny być w systemie zarejestrowane w kontekście konkretnej przyczyny. Dzięki temu będziemy mogli budować bazę ekspercką pozwalającą w przyszłości dostrzegać ryzyko oraz właściwie szacować je dla nowych przedsięwzięć. Niezbędnym elementem projektu jest oczywiście budżet kosztowy, dzięki któremu możemy oszacować wartość sprzedaży dla założonego efektu ekonomicznego. Nie mamy więc wątpliwości, że przedsiębiorstwa budowlane mogą i powinny być beneficjentem korzyści ze stosowania systemu ERP. Można śmiało postawić tezę, że właściwie i konsekwentnie stosowane rozwiązanie ERP pozwoli na sprawną realizację złożonego przedsięwzięcia budowlanego.

19 19 KSIĘGOWOŚĆ W SYSTEMIE ERP Istotną cechą organizacji efektywnie wykorzystujących system ERP jest delegowanie odpowiedzialności za rejestrację zdarzeń gospodarczych do komórek sprawujących nad nimi kontrolę. System ERP rejestrując obrót magazynowy, sprzedaż, raporty kasowe czy listy płac zdobywa informacje, które pozwalają wykonać pracę księgowego automatycznie. Co więcej, zdarzenie gospodarcze winno być rejestrowane w systemie informatyki nie post factum, lecz w trakcie jego występowania. Fakt ten bierze się z przeświadczenia, że właśnie w miejscu i czasie występowania zdarzenia gospodarczego mamy najpełniejszą i najlepszą wiedzę o cechach i wyróżnikach zdarzenia, pozwalając nam właściwie ocenić zasadność i zdywersyfikować z punktu widzenia potrzeb księgowości ewidencyjnej jak i rachunkowości zarządczej. Nie jest zasadnym oczywiście, aby aktorzy pełniący swoje obowiązki przy poszczególnych krokach biznesowych i realizujących ewidencję zdarzeń gospodarczych posiadali wiedzę o kontach księgowych lub meandrach księgowości ewidencyjnej. System ERP winien dostarczać oprzyrządowanie w postaci cech, rejestrów, przypisów, które, zrozumiałe dla aktorów rejestrujących zdarzenie gospodarcze będą parametrami algorytmu księgującego. W istocie, system ERP rejestrując obrót magazynowy (aktorzy potencjalni: magazynierzy, pracownicy produkcji, handlowcy), sprzedaż (aktorzy potencjalni: magazynierzy, handlowcy), raporty kasowe (aktorzy: kasjerzy), listy płac (aktorzy: kadrowcy, płacowy) zdobywa informacje, które wykorzystane w algorytmie księgowania pozwalają wykonać pracę księgowego automatycznie przez system ERP. Oczywiście automatyczne księgowanie poprzedza proces wdrożenia, podczas którego są konstruowane matryce księgowania obrazujące procedury księgowania. Sprawdźmy jak w rzeczywistości mogłaby wyglądać matryca księgująca fakturę sprzedaży. W najprostszym wypadku moglibyśmy podczas fazy wdrożenia przypisać użytkownikowi wystawiającemu fakturę sprzedaży odpowiednie rejestry (kartoteki, miejsca wystawiania), które niosłyby informację o członie konta księgującego sprzedaż netto. Tak więc aparat księgujący wskazywałby konieczność księgowania po stronie Winien wartość brutto ze wskazaniem np. identyfikatora kontrahenta jako numeru analityki do konta rozrachunki z odbiorcami, po stronie Ma wskazalibyśmy kwotę VAT na konto rozliczenia z odpowiednim urzędem oraz wskazalibyśmy konto zespołu 7 poprzez parametr związany z wyborem odpowiedniego rejestru. Idąc dalej, dojrzałe algorytmy automatycznego księgowania w systemie ERP mogą zrealizować bardziej wyrafinowane procedury księgujące. Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie każda pozycja faktury wskazuje na inną analitykę zespołu siedem. Wówczas algorytm musi przejść do przetwarzania pozycjami operując parametrem związanym z indeksem lub jego pochodną (np. grupą indeksową). To najprostsze przykłady funkcjonowania aparatu księgującego dla sprzedaży. Jak widzimy, jego efektywność w dużej mierze będzie zależała od zakresu parametrów powiązanych ze zdarzeniami gospodarczymi. Dobrze przygotowany system ERP pozwoli nam efektywnie sprofilować matryce importu wyciągów bankowych. Dzięki temu wyciągi bankowe znajdą się w systemie informatyki zaraz po przesłaniu. W przypadku faktur zakupowych musimy rozróżnić dwa typy zachowań. Pierwszy typ zachowań obowiązuje dla faktur zakupowych dotyczących zakupów materiałów objętych obrotem magazynowym. W związku z tym, że ewidencja przyjęć na magazyn materiałów jest już zarejestrowana w systemie, rejestracja tychże faktur zakupowych jest realizowana na podstawie istniejącego dokumentu magazynowego i wiąże się z niewielką pracochłonnością. W przypadku pozostałych faktur można wyobrazić sobie profil importu faktur od stałych dostawców usług lub rejestrację ręczną.

20 Tradycyjne arkusze finansowe są generowane automatycznie. Wzrasta natomiast aktywność związana z powstaniem nowych paneli analitycznych na użytek rachunkowości zarządczej. Przewaga dzięki wiedzy Część przeksięgowań dla zdarzeń powtarzalnych będzie dokonywana automatycznie na podstawie matryc przeksięgowań. Ręczna ewidencja przeksięgowań będzie się wiązała co najwyżej ze zdarzeniami incydentalnymi pozostającymi bez procedur opisanych za pomocą matryc automatycznych. Moduły systemu ERP rejestrujące sprzedaż oraz raporty kasowe winny dostarczać możliwość wskazywania rozliczenia (o ile takie istnieje). Wówczas podczas księgowania następuje automatyczny rozrachunek pozwalający zaoszczędzić pracę księgowego. Pewna trudność występuje w przypadku wyciągów bankowych, ze względu na niejednoznaczność identyfikacji dokumentów za które dokonuje się dana płatność (jesteśmy zdani na pole opisowe przelewu). W takich przypadkach księgowy może skorzystać z automatycznych mechanizmów w inteligentny sposób porównujących kwoty i kojarzących dokument z rozliczeniem, lub dokonywać tego ręcznie. Zwłaszcza, że tradycyjne arkusze finansowe, takie jak Rachunek Zysków i Strat, Bilans oraz Cash Flow są generowane automatycznie na podstawie matryc przygotowanych podczas procesu wdrożenia. Dzięki automatyzacji unikamy mnogości błędów ludzkich, zaś informacja z racji miejsca powstania jest bardziej precyzyjna. Wzrasta natomiast aktywność związana z powstaniem nowych paneli analitycznych na użytek rachunkowości zarządczej. Odpowiednio zasilane moduły eksperckie stają się kopalnią wiedzy o przedsiębiorstwie i pozwolą w przyszłości na efektywne wnioskowanie, bez którego nie będzie silnego i prężnego przedsiębiorstwa. Ze względu na automatyzm wielu dotychczasowych procedur po wdrożeniu systemu ERP następuje znaczne ograniczenie aktywności księgowych w tradycyjnych obszarach związanych z dekretowaniem dokumentów opisujących zdarzenia gospodarcze. 20