SYSTEM "FK" FINANSOWO - KSIĘGOWY. "SOFTMAR -MM" S.C.- Gorzów Wlkp Nasz adres: Gorzów ul. Żwirowa 15 Tel

Transkrypt

1 Gorzów ul. Żwirowa 15 Tel "SOFTMAR -MM" S.C.- Gorzów Wlkp Nasz adres:! SYSTEM "FK" FINANSOWO - KSIĘGOWY Dokumentacja Autor: Marek Klimek!

2 System "FK" - Finansowo Księgowy 2 _ Gorzów Wlkp czerwiec 2002 S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp Spis treści 1. Ogólna charakterystyka systemu 1.1 Obieg informacji w systemie 1.2 Struktury danych 1.3 Wydawnictwa 2. Obsługa systemu 2.1 Podstawowe zasady obsługi klawiatury 2.2 Rozpoczęcie i zakończenie pracy 2.3 Posługiwanie się systemem 'Menu' 2.4 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych 2.5 Korzystanie z pomocy słowników 3. Opis modułów 3.1 Dekretacja Dekretacja dokumentów Automatyczne dołączanie dekretów 3.2 Plan kont Plan kont Rozrachunki Zestawienie obrotów i sald 3.3 Bilans otwarcia 3.4 Analiza Syntetyka Analityka 3.5 Kontrahenci 3.6 Rejestry 3.7 Operacje pomocnicze Archiwizacja danych 4. Wdrożenie systemu 5. Instrukcja operatorska 6. Moduły rozszerzeń programu FK (wersja 9.99) 7. FK a rok 2000

3 System "FK" - Finansowo Księgowy 3 _ WSTĘP System "Finansowo - księgowy" służy do kompleksowego i usystematyzowanego opracowywania informacji obrazujących działalność gospodarczą jednostki. Łączy się to z dostarczaniem informacji: - na potrzeby zarządzania jednostką gospodarczą (wykorzystanie majątku, stopień zadłużenia, ponoszone koszty, osiągane przychody, wynik finansowy, efektywność gospodarowania, optymalizacja zamierzeń) - odbiorcom zewnętrznym takim jak: urzędy statystyczne, władze centralne i lokalne, urzędy skarbowe, banki itp... System "FK" może być eksploatowany w przedsiębiorstawch o różnej strukturze organizacyjnej i przynależności branżowej. Prowadzona jest ewidencja finansowa w pełni zabezpieczająca potrzeby właściwych służb w przedsiębiorstwie. Dane w systemie rejestruje się na podstawie funkcjonujących w przedsiębiorstwie dokumentów księgowych. Autorzy systemu uwzględnili przy jego opracowywaniu obowiązujące przepisy w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 15 stycznia 1991r.(Dz.U. nr 10, poz.35) wraz z późniejszymi zmianami (Dz.U. nr 124, poz. 554 z 1991r.; Dz.U. nr 96, poz. 476 z 1992 r. ;Dz.U. nr 46, poz. 208 z 1993 r.) Efekty zastosowania systemu: - zmniejszenie pracochłonnych czynności związanych z księgowaniem - wyeliminowanie dużych nakładów pracy związanych z tworzeniem zestawień obrotów i sald kont bilansowych i wynikowych - możliwość bierzącej kontroli stanu obrotów i sald na wszystkich kontach analitycznych i syntetycznych - znaczne zmniejszenie czasu sporządzania wszelkich sprawozdań finansowych Ze względu na ilość połączonych komputerów program "FK" pracuje w wersji jedno lub wielostanowiskowej. Wymagania sprzętowe: - komputer klasy AT z procesorem lub lepszym( 386,486) - dysk twardy zależnie od ilości wystawianych dokumentow min 40 MB - co najmniej 1 napęd dyskietek ( najlepiej 1.44 MB) - monitor - drukarka - UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięci w sieci (zalecane dla

4 System "FK" - Finansowo Księgowy 4 _ zabezpieczenia systemu) - system operacyjy DOS (na jedno stanowisko) lub jeden z systemów sieciowych (Net Ware Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej. 1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU. 1.1 Obieg informacji w systemie. Podstawowym dokumentem źródłowym jest prawidłowo zadekretowany dokument księgowy. Zawiera on wszystkie informacje niezbędne do funkcjonowania systemu FK. Informacje związane z dokumentem księgowym (dowodem) to : - symbol dowodu - data dowodu (data według której dowód zaliczany jest do włściwego okresu rozliczeniowego) Informacje związane z pojedyńczym dekretem : - numer dekretu (kolejna liczba porządkowa w ramach dowodu) - strona (numer dokumentu w spięciu) - symbol konta strony Winien - symbol konta strony Ma - kwota operacji - treść operacji - termin zapłaty Wszystkie dekrety zapisywane są na dysku twardym w zbiorze roboczym (buforowym), i dopiero po sprawdzeniu przepisywane są do zbioru głównego o nazwie DEKR(rok).DAT, z którym skojarzone są odpowiednie pliki indeksowe. Informacje o kontach pamiętane są w zbiorze PLKO(rok).DAT wraz z plikami indeksowymi. System Finansowo - Księgowy może współpracować z programem Hurt poprzez dołączanie do FK zbioru dekretów utworzonych w Hurcie (ze sprzedaży, zakupów, wydań na sklepy...) na podstawie zadeklarowanej przez księgowego tablicy rozdekretowania każdego rodzaju dokumentu na poszczególne konta księgowe istniejące w FK. ( dokładny opis połączenia w p )

5 System "FK" - Finansowo Księgowy Struktury danych. System wykorzystuje trzy podstawowe struktury danych : konto, dekret i odbiorcę. 1. Konto ( w zbiorze PlKO(rok).DAT )zawiera następujące dane: - symbol konta 14 cyfr od 0 do 9 pozycje niewykorzystane automatycznie dopełniane są kropkami pomiędzy pozycje 3 i 4 automatycznie wstawiany jest znak '-' jako wyróżnienie najczęściej stosowanej długości 3 dla kont syntetycznych. - nazwa konta dowolny ciąg 70 znaków liter lub cyfr - typ konta określa się jako syntetyczne konta zbiorcze, na które nie można księgować posiadające swoje rozwinięcia analityczne. syntetyczno - analityczne konta zbiorcze na które można księgować i mogą posiadajać rozwinięcia analityczne analityczne podstawowe konta księgowe nie posiadające dalszych rozwinięć. 2. Dekret (w zbiorze DEKR(rok).DAT) zawiera następujące dane: - Nazwa Dowodu - 14 znaków (litery lub cyfry) Sposób określenia nazwy jest dowolny, mogą być same cyfry lub nazwy typu : WB/15/03 jako wyciąg bankowy z 15 marca RK/15/03 - raport kasowy z 15 marca, ZV/10/03 - zestawienie sprzedaży Vat z 10 marca. Dla Bilansu otwarcia wprowadza się nazwę dowodu BO co powoduje automatyczne wprowadzenie daty dowodu jako 00/00/00 (niemożliwej do wprowadzenia w inny sposób) - data dowodu w formacie rr.mm.dd (rok.miesiąc.dzień) - liczba porządkowa - kolejny numer dekretu w dowodzie - strona - numer strony w dokumentach źródłowych - konto Winien i konto Ma - treść operacji bardzo istotna dla kont rozrachunkowych. Składa się ona z dwu części pierwsza do strzałki zawiera najczęściej numer faktury i zgodność tej części ma znaczenie przy rozrachunkach automatycznych, po strzałce mogą być dane dodatkowe istotne dla operatora. - wartość operacji ( możliwa do wprowadzenia liczba do 999 miliardów) - bajt rozliczenia -niewidoczny dla operatora, identyfikuje dekrety rozliczone ręcznie, automatycznie lub nierozliczone 3. Odbiorca (w zbiorze ODBO(rok).DAT) zawiera następujące dane: - Indeks odbiorcy - 14 znaków - Nawa odbiorcy - dwie linie po 40 znaków - miejscowość i ulica po 25 znaków - bank, konto, koncesja po 30 znaków - NIP

6 System "FK" - Finansowo Księgowy Wydawnictwa. System pozwala uzyskać następujące wydruki: - dziennik uporządkowany według chronologii zapisu wydruk wprowadzonych transakcji - wydruk planu kont (całości lub wybranej grupy) - zestawienie obrotów i sald ( saldówka) - wydruk bilansu otwarcia - zestawienia syntetyczne i analityczne (w wybranych zakresach) - wydruk rozliczonych i nierozliczonych transakcji (rozrachunki) - wydruki przelewów i not odsetkowych Uwagi... - Wszystkie wydruki mogą być wykonywane na monitor lub drukarkę. Przed wydrukiem należy podać ilość linii na stronie. Podając zero otrzymamy wydruk ciągły, inna liczba spowoduje stronicowanie z zadaną ilością linii. - Drukowanie może być w dowolnej chwili przerwane przez operatora po naciśnięciu klawisz [ESC]. Wydruk będzie niepełny z zaznaczeniem przerwania przez operatora. - Dla poszczególnych wydruków można wybrać przedział kont i przedział czasowy. 2.OBSŁUGA SYSTEMU. 2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy. Aby rozpocząć pracę z systemem "FK" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy: - włączyć komputer do sieci - poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\> - wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać FK i potwierdzić wybór naciskając [ENTER] - po pojawieniu się planszy tytułowej należy wprowadzić właściwy kod i hasło użytkownika. Aby zakończyć pracę z systemem należy: - z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC] - po pojawieniu się pytania 'powrót do głównego menu T/N?' odpowiedzieć 'TAK" wciskając małą lub dużą literę [T]

7 System "FK" - Finansowo Księgowy 7 _ - po pojawieniu się planszy głównej z napisem "FK" przejść na ostatnią pozycję modułu Powrót lub Koniec i nacisnąć [ENTER] - po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\> można wówczas wyłączyć komputer Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy: - włączyć komputer główny (File Server) do sieci - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\> - wywołać program startowy FK i potwierdzić wybór [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach czyli: - włączyć stacje (w jednym napędzie powinna znajdować się dyskietka startowa) - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\> - wywołać program FK i potwierdzić [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej i wprowadzeniu nazwy użytkownika i hasła można rozpocząć pracę na stacji Uwaga... Dla Nowela 3.11 lub innego w wersji dedykowanej na komputerze głównym nie pracuje się z programem. Dlatego po załadowaniu systemu można przejść do pracy na stacjach tak jak opisano powyżej. Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno: - zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach (przechodząc na planszy tytułowej na pozycję wyjście i nacisnąć [ENTER] - wyłączyć stacje z sieci - na komputerze głównym zakończyć pracę z programem - pozycja wyjście i nacisnąć ENTER] - przejść na dysk sieciowy wpisując F: [ENTER] - wpisać komendę Console [Enter] - po pojawieniu się napisu Login: wprowadzić komendę Down [Enter] - jeżeli na monitorze pojawi się komunikat "Baza has been shutdown. Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK?" to znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER]. Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter]. Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z programu i ponownie podać komendę Down [Enter]. Uwaga! Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to

8 System "FK" - Finansowo Księgowy 8 _ spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu. W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu. Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału dźwiękowego (zapali się lampka 'praca z baterii'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy, inne pod koniec tego czasu zwiększają częstotliwość dźwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer. 2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury. Pisząc na klawiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor. Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedynczych klawiszy. 1. Klawiatura Alfa-numeryczna Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >,?,!, $, %, (, {,. Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy. 2. Klawisze funkcyjne F1..F12 Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszach Menu najczęściej w ostatniej linii ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza. 3. Klawiatura numeryczna Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.: cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki,,, oraz +,-, [Enter] i [NumLock]. Chcąc wykorzystywać klawisze numeryczne należy nacisnąć klawisz [NumLock] ( zapali się lampka o tej samej nazwie). W innym przypadku klawiatura działa jako funkcyjna wykonując następujące funkcje : Home - przesunięcie kursora na początek linii

9 System "FK" - Finansowo Księgowy 9 _ End- przesunięcie kursora na koniec linii PgUp - służy do przeglądania (przewijania) ekranu po całej stronie do góry PgDn - służy do przewijania ekranu po stronie do dołu strzałki,, służą do przewijania ekranu po jednej lini lub przesuwania się po polach edycyjnych o jedno pole do góry lub na dół. strzałki, służą do przesuwania ekranu o jedną kolumnę w prawo lub lewo albo w ramach jednego pola edycyjnego o jeden znak w lewo lub prawo Ins - pozwala na zmianę trybu wprowadzania znaków z wstawiania (wpisywanie wprowadzanego znaku pomiędzy dwie litery ) i nadpisywanie (pisanie wprowadzanego znaku na znaku czyli w miejscu gdzie znajduje się kursor) Del - kasuje znak na którym jest kursor 4. Dwie grupy klawiszy funkcyjnych Umieszczone pomiędzy klawiaturą Alfa-numeryczną a numeryczną zawierają klawisze będące powieleniem funkcji z klawiatury numerycznej, spełniają te same funkcje i wykorzystywane są najczęściej wówczas, gdy klawiatura numeryczna działa w trybie [NumLock]-jako cyfrowa. Są to : - pierwsza grupa :Ins, Delete, Home, End, PgUp, PgDn - druga grupa : strzałki,,, 5. Klawisz ENTER Umieszczony po prawej stronie klawiatury Alfa-numerycznej i drugi przy klawiaturze numerycznej. Wykorzystywany jest jako: - potwierdzenie zakończenia wprowadzania danych na pojedynczych polach - potwierdzenie wyboru modułu menu - potwierdzenie odpowiedzi 6. Klawisz ESC Umieszczony w lewej górnej części klawiatury powoduje: - zarzucenie aktualnie wykonywanej operacji - przerwanie wprowadzania - przerwanie wydruku - wyjście z danego modułu 7. Klawisz BackSpace oznaczony Ü Umieszczony w prawym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej nad klawiszem Enter. Służy do kasowania znaków po lewej stronie kursora. 8. Klawisz Tab oznaczony dwoma przeciwnie skierowanymi strzałkami Umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej wykorzystywany jest w programie np przy rozrachunkach ręcznych do zmiany strony pomiędzy Winien i Ma.

10 System "FK" - Finansowo Księgowy Posługiwanie się systemem "MENU". MENU - jest zbiorem modułów lub funkcji systemu możliwych do wybrania w danym miejscu programu i opisanych najczęściej w ostatniej linii ekranu. Aby wybrać moduł lub funkcję z "Menu" głównego należy: wykorzystując klawisze oznaczone strzałkami(lewo, prawo) przesunąć się na wybrane pole, które zostanie podświetlone (w ostatniej lini funkcja jest dokładniej opisana) i potwierdzić swój wybór naciskając [Enter] lub nacisnąć klawisz z odpowiednią literą poprzedzającą nazwę modułu(litera jest wytłuszczona w napisie)i wybór potwierdzić [Enterem] Wybór modułu powoduje wyświetlenie "Menu modułu", w którym aby wybrać funkcję należy: nacisnąć jeden z klawiszy funkcyjnych odpowiadający wybranej funkcji nacisnąć literę wytłuszczoną w nazwie funkcji 2.3 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych. OKNO EDYCYJNE - jest to pole przeznaczone do wprowadzania danych. Podzielone jest ono pojedyncze pola edycyjne -podświetlane w momencie wprowadzania danych. Wykorzystanie klawiszy przy edycji pól i okien edycyjnych: [Enter] - zakończenie wprowadzania pojedynczego pola strzałki, -przesunięcie kursora o jeden znak w lewo lub prawo strzałki, - przejście do edycji następnego lub poprzedniego pola [Ins] - powoduje wstawienie spacji przed kursorem(można w tym miejscu napisać brakujący znak) [Ctrl] i [Y] - kasuje zawartość pola od kursora do końca pola [ESC] - powoduje przerwanie wprowadzania danych co może oznaczać : - wprowadzenie części (istotnych) danych potrzebnych do wykonania pewnej operacji (np. do wydruku, do ustawienia filtru po wprowadzeniu wybranych pól naciskamy

11 System "FK" - Finansowo Księgowy 11 _ [ESC]) - zakończenie poprawy wybranych pól edycyjnych, po naciśnięciu [Esc] pojawi się pytanie czy zmienić dane, odpowiedz [T,t] powoduje uaktualnienie danych - całkowite przerwanie wprowadzania danych, na pytanie czy przerwać wprowadzanie odpowiedzieć Tak [T,t] lub Nie[N,n] zakończenie wprowadzania danych dla całego okna możliwe jest: - automatyczne po naciśnięciu klawisza [Enter] na ostatnim polu w ramach okna, pojawi się wówczas dodatkowo pytanie 'czy zapisać lub zmienić dane?' po naciśnięciu litery [t] (małej lub dużej) dane zostaną uaktualnione - wymuszone po naciśnięciu klawisza [ESC] w przypadku, gdy wprowadzone zostały dane niezbędne do wykonania określonej operacji (zestawienia, wydruku) 2.5 Posługiwanie się słownikami. SŁOWNIKI - są to pomocnicze moduły programu ułatwiające np wprowadzenie symbolu konta na podstawie jego nawy lub części symbolu dostępne na dowolnym polu Konta(Wn lub Ma). Wywołanie słownika powoduje otwarcie okienka na ekranie monitora, w którym pojawiają się uporządkowane według symbolu nazwy kont. Słownik wywołuje się klawiszem [F2]. Aby dokonać wyboru pozycji należy korzystać z następujących klawiszy: strzałki, - powodują przesuwanie linii podświetlenia czyli wyboru [PgUp,PgDn] - przewijanie po stronach (góra, dół) całego słownika [Enter] - akceptacja wyboru - przeniesienie wybranej (podświetlonej) danej na odpowiednie pole w edytowanym oknie [ESC] - rezygnacja z podglądu i wyboru 3. OPIS MODUŁÓW. 3.1 Dekretacja. Moduł dekretacji przeznaczony jest do wprowadzania dokumentów księgowych bezpośrednio ręcznie lub wykorzystując funkcje wywoływane klawiszem [F1] półautomatycznie dołączając dekrety z Hurtu lub dokonując przeksięgowania. W module dostępne są ponadto podstawowe wydruki dowodów, dekretów(dziennik) za dowolny okres oraz kontrola zgodności wszystkich

12 System "FK" - Finansowo Księgowy 12 _ dowodów. Podstawową zasadą dekretacji jest fakt, że dekretuje się do zbioru buforowgo (roboczego). W zbiorze tym można zapisywać dowolną ilość dowodów. Dekrety w zbiorze buforowym mogą być poprawiane i dopisywane. Po kontroli wybranego dowodu można go dołączyć do zbioru głównego, w którym poprawki bezpośrednie są już niedopuszczalne (poprawić można tylko treść). Błędy księgowe ujawnione w terminach późniejszych poprawiane są za pomocą storna Dekretacja dokumentu księgowego. Funkcje dostępne przy dekretacji do bufora. 1. Dopisywanie nowego dekretu - [F2]. Przy wprowadzaniu pojedynczego dekretu podaje się następujące dane: nazwę dowodu 14 dowolnych znaków Nazwa może zawierać tylko cyfry lub odzwierciedlać rodzaj wprowadzanych dokumentów poprzez nazwy literowe np. RK/01/01/94 - oznacza raport kasowy z 1 stycznia 1994 roku, ZV/16/03/94 - zestawienie sprzedaży vat z 16 marca 1994 roku. datę dowodu w formacie RR.MM.DD ( rok, miesiąc, dzień) Nazwa i data dowodu wprowadzane są tylko raz przy pierwszym dekrecie, a przy kolejnych dekretach powielane automatycznie. W momencie dekretacji na polu data po wywołaniu klawisza F1 można wstępnie ustawić datę dekretacji. Taka data jest ustawiana wstępnie dla każdego dowodu do momentu wyjścia z modułu dekretacji lub jej zmiany klawiszem F1. liczba porządkowa zwiększana automatycznie dla kolejnych dekretów numer strony można wprowadzać kolejne numery oznaczające numer dokumentu w spięciu (np wszystkie dekrety dotyczące jednego dokumentu posiadają ten sam numer strony). konto Winien i konto Ma można wprowadzić bezpośrednio lub korzystać z pomocy słownika. Przy braku takiego konta w planie kont można go automatycznie założyć wprowadzając w pojawiającej się ramce jego nazwę i rodzaj. Po wprowadzeniu symbolu konta w przedostatniej lini wyświetlany jest opis nazwy konta. Korzystanie z podglądu. Podgląd planu kont wywołuje się klawiszem [F2] na wszystkich polach gdzie należy wprowadzić symbol konta. Wprowadzając część symbolu

13 System "FK" - Finansowo Księgowy 13 _ ustawiamy wstępnie pomoc na kontach zgodnych z tym opisem. Można poszukiwać konta po jego nazwie (całej lub części) naciskając klawisz [F4].będąc w podglądzie.program znajduje to konto lub podobne i podświetla je. Należy wybrać strzałkami konto właściwe i nacisnąć [Enter]. Wówczas jego symbol zostanie wpisany na odpowiednie pole edycyjne. Uwaga... Dekretacja może być jedno lub dwustronna z wyjątkiem księgowania dwustronnego na to samo konto. - suma operacji cyfra jednostkowa do 999 miliardów - treść operacji - dowolny ciąg znaków podzielony strzałką na dwie części. Treść operacji do strzałki wykorzystywana jest przy rozrachunkach automatycznych. Kojarzone są ze sobą dekrety o zgodnej treści i sumie (może być kilka po stronie Wn i Ma).Najczęściej na polu tym wpisuje się numer faktury i zapłaty zawsze w jednakowej postaci np symbol dokumentu, spacja i numer. Treść po strzałce jest dowolna. Przy rozrachunkach ręcznych pole treść nie jest sprawdzane. Treść może być powielana automatycznie dla kolejnych dekretów po naciśnięciu klawisza [F4].(Pod tabelą dekretacji pojawi się napis powtarzanie treści TAK lub po ponownym naciśnięciu [F4] NIE) data zapłaty może być wprowadzana i wykorzystywana jest przy zestawieniach faktur do zapłaty na zadany termin. W czasie wprowadzania dekretów nad okienkiem edycyjnym wyświetlane są aktualne sumy dowodu po stronie Winien i Ma oraz ich różnica. Ułatwia to śledzenie zgodności dowodu w trakcie wprowadzania. W górnym okienku wyświetlany jest ostatnio wprowadzony dekret, a na klawisz F5 wywołuje się przegląd całego wprowadzonego dowodu. Istnieje możliwość dopisywania dekretów do istniejącego już dowodu. Po wprowadzeniu jego nazwy program podaje że' dowód już istnieje czy chcesz dopisać dekrety T/N'. Odpowiedź Tak (nacisnąć duże lub małe T) powoduje ustawienie kolejnego w dowodzie numeru porządkowego i dalej można wprowadzać kolejne dekrety. W czasie dekretacji system prowadzi formalną kontrolę wprowadzanych danych w tym : - poprawność daty w formacie rr-mm-dd (rok, miesiąc, dzień) i zgodność dekretacji z maską dla daty - zgodność symbolu konta z planem kont - nie zezwala na dokonywanie zapisów na konta syntetyczne

14 System "FK" - Finansowo Księgowy 14 _ Klawisze funkcje dostępne w module dekretacji do bufora: - [F3] kasowanie wybranego(podświetlonego) dekretu. Przed kasowaniem dekret jest ponownie wyświetlany i przy pytaniu ' czy chcesz skasować ten dekret' można potwierdzić wykonanie operacji po naciśnięciu T lub zrezygnować z kasowania naciskając N. - [F7] kontrola wybranego dowodu( należy ustawić linię podświetlenia na dowolnym dekrecie tego dowodu). Raport z kontroli dowodu wyświetlany jest na monitor lub drukarkę z podsumowaniem na końcu raportu poszczególnych kont występujących w dowodzie. - [F9] przepisanie wybranego dowodu ( podświetlić dowolny jego dekret) do zbioru głównego. Warunkiem przepisania jest zgodność dowodu dlatego przed przepisaniem prowadzona jest kontrola dowodu, a raport wyświetlany na monitor lub drukarkę. - ENTER wyświetlenie wybranego dekretu do przeglądania lub poprawy. W tym momencie można poprawić wszystkie pola w dekrecie. - [F2] - podgląd planu kont - [F4] - automatyczne powtarzanie treści - [F5] - przegląd całego dowodu Operacje dostępne w module głównym dekretacji: - [F1] Dołączanie dekretów z różnych systemów Po wybraniu opcji można wybrać rodzaj systemu, a następnie zbiór do dołączenia. W danych dodatkowych można zdefiniować czy dekrety mają być dołączone do zbioru buforowego czy zbioru głównego. F3 - kasowanie zbioru (błędnego) F7 - kontrola dekretów (dokładny opis w p ) F9 - dołączenie dekretów ze zbioru - [F2] wywołanie dekretacji do zbioru buforowego. - [F4] poszukiwanie dekretu według wybranych parametrów. - [F5] zmiana klucza czyli sposobu wyświetlania dekretów. Sposób wyświetlania podany w prawym górnym rogu. Dekrety mogą być porządkowane według Pozycji wpisu, Daty wpisu, Daty dekretacji, Dowodu, konto Wn+ Data, konto Ma + Data, Konto Wn + treść, konto Ma + treść. - [F6] filtr - [F7] kontrola zgodności dowodu (podświetlić dowolny jego dekret). System tworzy sumy strony Wn i Ma i sprawdza zgodność stron. Na koniec raportu podaje sumy dla każdego z kont występujących w dowodzie. - [F8] zestawienia Dowodów - w wybranym przedziale czasu z drukowaniem lub nie dekretów z dowodu Dekretów - dziennik - uporządkowane w danym okresie czasu dekrety z możliwością drukowania lub nie dekretów z BO. Kontrola wszystkich dowodów - dowody niezgodne oznaczone są strzałką

15 System "FK" - Finansowo Księgowy 15 _ - ENTER wyświetlenie do edycji lub poprawy podświetlonego dekretu. W zbiorze głównym pozwala zmienić tylko datę zapłaty i treść operacji Dołączanie dekretów. Program posiada możliwość dołączania zbiorów dekretów przygotowanych w innych programach. Opisany zostanie sposób dołączania zbiorów przygotowanych w systemie "HURT". W systemie obsługi sprzedaży deklaruje się dla każdego rodzaju dokumentu (faktura, PZ, MM, wydanie na sklepy) sposób jego rozksięgowania wpisując dla odpowiednich operacji właściwe konta księgowe. Na polach konto dostawcy lub odbiorcy wpisuje się przedrostki dla indeksów ( np. 201-), które łączone razem tworzą właściwe konto księgowe. W nagłówku podaje się przedrostek nazwy zbiorów, który połączony z datą końcową zestawienia utworzy nazwę zbioru dekretów. Wykonując w "Hurcie" zestawienia sprzedaży lub zakupów system pyta 'czy tworzyć zbiór dekretów' odpowiedź T powoduje przygotowanie zbiorów. W programie "FK" w module dekretacji wywołując funkcję [F1] wybieramy dołączanie dekretów przez naciśnięcie litery D (dużej lub małej). Kolejno należy wybrać: - rodzaj systemu z którego będziemy dekretować - po pojawieniu się tabeli z nazwami zbiorów z dekretami wybrać strzałkami (podświetlić) właściwy zbiór i nacisnąć [ENTER] Struktura nazwy jest następująca : SV-mm-dd.dek - sprzedaż Vatowska według zestawienia sprzedaży na dzień dd-mm np. SV dek zestawienie sprzedaży na dzień 10 marzec ( może być to zestawienie sprzedaży za pierwszą dekadę marca lub tylko za jeden dzień 10 marca) SR-mm-dd.dek sprzedaż z rachunków uproszczonych ZP-mm-dd.dek zakup towarów na dzień mm.dd - wybrany zbiór może zostać dołączony do FK po naciśnięciu F9 lub poddany kontroli po naciśnięciu klawisza F7 Z dołączenia lub kontroli wykonywany jest raport na M-monitor lub D-drukarkę. W przypadku niezgodności dowodu lub braku kont księgowych należy wprowadzić poprawki i ponowić próbę połączenia. Po dołączeniu dekretów zbiór jest kasowany. Uwaga...

16 System "FK" - Finansowo Księgowy 16 _ Dołączane automatycznie dekrety dopisywane są do zbioru głównego lub zbioru buforowego zależnie od ustawienia w danych dodatkowych. 3.2 PLAN KONT. Moduł umożliwia zakładanie, przeglądanie i poprawę planu kont księgowych. Zawiera również funkcje związane bezpośrednio z kontami typu: - saldówka - obroty na koncie - rozrachunki Plan kont. Przed rozpoczęciem dopisywania planu kont należy uzgodnić schemat według którego będzie wprowadzany i w miarę potrzeb rozszerzany Zakładowy Plan Kont. Należy pamiętać, że w dowolnej chwili można zdefiniować nowe konto. Właściwie zaprojektowany ZPK umożliwi systemowi wykonywanie różnych przeliczeń i zestawień. Na opis pojedynczego konta składa się: Symbol konta Dowolny cyfrowy ciąg 14 znaków. Trzy pierwsze pozycje zostały oddzielone kreską celem wyróżnienia najczęściej stosowanego trzycyfrowego konta syntetycznego.sposób i ilość wykorzystania znaków od 4 do 14 zależy wyłącznie od potrzeb przedsiębiorstwa. Zaleca się jednak by poszczególne pozycje miały takie samo znaczenie np numery magazynów, rodzaje kosztów itd. Pozwoli to w przyszłości na wykonywanie różnorodnych zestawień przekrojowych. Pozycje niewykorzystane w oznaczeniu konta wypełniane są automatycznie kropkami. Przy automatycznym księgowaniu konta rozrachunkowe powinny być zgodne z indeksami kontrahentów z "Hurtu" połączonymi z właściwym przedrostkiem 201 lub 202 Przykład indeks odbiorcy połączony z przedrostkiem 201 tworzy konto księgowe jakie powinno być zadeklarowane w ZPK. Nazwa konta - dowolny ciąg 70 znaków (literowych lub cyfrowych). Dla kont typu rozrachunkowego jest to nazwa kontrahenta. Typ konta jako syntetyczne, syntetyczno-analityczne, analityczne. Zmiana rodzaju konta realizowana jest przez naciśnięcie klawisza Spacji.

17 System "FK" - Finansowo Księgowy 17 _ Konto syntetyczne - automatycznie buduje swoje obroty z podległych mu kont analitycznych. Konto syntetyczne nie przyjmuje bezpośrednio księgowań. Konto syntetyczno - analityczne - jest poziomem pośrednim między syntetykiem i analitykiem.przyjmuje bezpośrednie księgowania i ma swoje niższe rozwinięcia analityczne. Konto analityczne -jest najniższym poziomem w strukturze planu kont. Nie można założyć konta analitycznego przed założeniem nadrzędnego mu konta syntetycznego lub syntetyczno- analitycznego. BO Winien i BO Ma Wskaźnik rozliczenia konta (wykorzystywany dla kont rozrachunkowych oznacza konta rozliczone automatycznie, ręcznie lub nierozliczone - nie jest bezpośrednio widoczny w programie) Moduł planu kont realizuje następujące funkcje: - [F1] saldówka czyli zastawienie obrotów i sald (dokładniejszy opis w p 3.2.3) - [F2] dodanie nowego konta - [F3] kasowanie konta (wybranego czyli podświetlonego) Nie można usunąć konta na którym są dekrety. - [F5] zmiana klucza czyli sposobu porządkowania wyświetlania kont według indeksu lub nazwy. Sposób porządkowania wyświetlany w prawym górnym rogu. - [F7] obroty na koncie w wybranym przedziale czasu - [F8] drukowanie planu kont - [F9] rozrachunki automatyczne, ręczne i przegląd(dokładny opis w p ) Rozrachunki. Po wywołaniu funkcji rozrachunki klawiszem [F9] w module konta możemy wybrać rodzaj rozliczania pomiędzy rozliczaniem Automatycznym, Ręcznym i Przeglądem. Rozrachunki automatyczne. Powinny być wykonane przed rozliczaniem ręcznym. Przed rozpoczęciem rozliczania należy odpowiedzieć na następujące pytania - 'czy rozliczać ponownie T/N' - najczęściej stosuje się rozliczanie tylko nowych transakcji czyli odpowiedź N. W przypadkach szczególnych rozliczenie ponowne wówczas wcześniejsze rozrachunku zostaną wyzerowane. - ' czy drukować dekrety tylko z miesiąca rozliczanego T/N' odpowiedź T powoduje wyświetlanie dekretów rozliczonych lub nie tylko z ostatniego miesiąca, odpowiedź N powoduje wyświetlanie wszystkich dekretów. - 'czy drukować dekrety rozliczone T/N' - odpowiedź N daje nam wydruk tylko transakcji nierozliczonych, które mogą być podstawą do rozrachunków ręcznych. Istotą rozliczeń automatycznych jest kojarzenie ze sobą operacji transakcyjnych z finansowymi czyli (faktury z zapłatą). System uznaje za rozliczone operacje spełniające następujące warunki:

18 System "FK" - Finansowo Księgowy 18 _ - zgodność symbolu konta - znoszące się kwoty ( jednakowe kwoty po przeciwnych stronach konta lub kwoty zgodne z przeciwnym znakiem po tej samej stronie - kwota może być sumą kilku dekretów po każdej stronie ) - jednakowa treść operacji (lub brak zapisu treści).zgodność treści sprawdzana jest do myślnika druga część treści może być niezgodna. Aby kojarzyć ze sobą faktury z zapłatą należy stosować jednakowy standard zapisu treści np. faktura Vat treść V 8 kwota po Wn, zapłata za fakturę treść V 8- rata 1, kwota po Ma, V 8- rata 2 kwota po Ma. Taki układ zostanie automatycznie rozliczony. Rozrachunki ręczne. Rozrachunki ręczne powinny być wykonane po rozliczeniu automatycznym. Warunkiem rozliczenia ręcznego jest przy zgodności konta tylko zgodność sumy. Po wybraniu rozrachunków dla określonego konta pojawią się dwie grupy dekretów nierozliczonych strony Winien i Ma. Przejście pomiędzy jedną a drugą grupą realizuję się po naciśnięciu klawisza tabulacji - Tab. Rozliczenie polega na zaznaczeniu dekretów do rozliczenia - klawiszem [Ins] tak aby sumy po stronie Winien i Ma być zgodne. Sumy te wyświetlane są na bieżąco w linii środkowej ekranu. Zaznaczone dekrety rozlicza się po naciśnięciu klawisza [F9]. Przegląd rozrachunków. Funkcja realizuje przegląd rozrachunków Zestawienie obrotów i sald. Zestawienie dostępne jest w module konta po naciśnięciu klawisza [F1]. Pozwala ono uzyskać pełne zestawienie obrotów i sald na wybrany dzień dla: - kont z zadanego przedziału (konto początkowe- konto końcowe) - kont tylko Syntetycznych Wszystkich - z drukowaniem lub nie kont o saldzie zerowym. Wydruk saldówki zawiera następujące dane: - bilans otwarcia BO (Wn i Ma ) - BO + obroty narastające (Wn i Ma) - obroty w miesiącu (Wn i Ma) - saldo kont (Wn i Ma) - sumę sald (Wn i Ma)

19 System "FK" - Finansowo Księgowy Bilans Otwarcia. Bilans Otwarcia wprowadzany jest jako dowód w module dekretacji. Po nadaniu mu nazwy BO data dowodu ustawiana jest automatycznie w formacie 00/00/00 i nie jest możliwa do zmiany, ani wprowadzania w innym dokumencie. Pole treść operacji w dekretach BO spełnia taką samą funkcję jak dla innych dekretów. Pozwala to uwzględniać BO przy rozliczeniach kont rozrachunkowych Dodatkowo istnieje osobny moduł obsługi bilansu. Dostępne są tutaj wartości bilansu otwarcia na wszystkich kontach, zsumowane w ramach konta jeżeli BO dla jednego konta składało się z większej ilości dekretów. W module BO dostępne są następujące funkcje: - [F2] przenoszenie planu kont, kontrahentów z rejestrów,tworzenie Bilansu otwarcia - [F3] szukanie konta o zadanych parametrach - [F4] zapis BO - przepisanie BO ze zbioru dekretów do bazy kont w postaci jednej zsumowanej wartości dla każdego konta - [F5] zmiana klucza czyli sposobu porządkowania wyświetlania kont (według indeksu lub nazwy) - [F6] filtr - narzucenie warunków, które mają spełniać wyświetlane konta - [F8] drukowanie dekretów z BO Przy rozpoczęciu nowego roku wykorzystywane są funkcje wywoływane klawiszem F2. Przy odwoływaniu się do tych funkcji program prosi o podanie ścieżki do danych ubiegłorocznych.ścieżka pusta oznacza odwołanie się do danych ubiegłorocznych umieszczonych w tej samej kartotece. Przenoszenie planu kont pozwala przenieść konta wszystkie lub wybrany zakres kont. Przenoszenie kontrahentów z rejestrów przenosi wszystkich kontrahentów zdefiniowanych w module rejestry. Tworzenie bilansu otwarcia pozwala przenosić grupy kont (od wybranego konta początkowego do końcowego) według trzech możliwych zasad : dekretami nierozliczonymi( dla kont rozrachunkowych), saldami lub obrotami strony winien i ma. Utworzony dowód Bilansu Otwarcia zapisywany jest do zbioru buforowego. Przeniesienie do zbioru głównego wykonuje się klawiszem F9. (Można przenosić BO niezgodne stronami).

20 System "FK" - Finansowo Księgowy 20 _ Do przeniesienia dekretów BO na konta służy klawisz F4. Wielokrotne wywołanie funkcji F4 powoduje uaktualnienie BO na kontach. Nie spowoduje powielenia kwot na kontach. 3.4 Analizy. W module dostępne są następujące funkcje : [F2] - określenie maski dla zestawień [F4] - wydruk płatności [F5] - zmiana klucza porządkującego (według indeksu lub nazwy) [F7] - wywołanie syntetyki [F8] - wywołanie analityki Płatności. Zestawienie wymaga podania następujących parametrów: - płatności od dnia początkowego do końcowego - wybraną grupę kont ( podgląd kont na klawisz [F2]) - strona konta Winien lub Ma (zmiana strony po naciśnięciu Spacji) - płatności w układzie dni lub kont (zmiana układu przez Spację) Na zestawieniu drukowana jest data i numer dokumentu sprzedaży lub zakupu termin zapłaty, kwota, treść operacji, kwota rozliczona. Mogą być drukowane wszystkie dokumenty lub tylko nierozliczone. Zależnie od układu drukowane dniami lub według planu kont. Przed wykonaniem zestawień typu syntetyka lub analityka konieczne jest ustawienie Maski klawiszem [F2]. Określa się tu następujące parametry: Maska dla konta Przykład... Celem zilustrowania działania maski zostanie rozpatrzone konto posiadające następującą strukturę koszty bezpośrednie (501) symbol zakładu produkcyjnego (01) rodzaj produkcji (02) rodzaj kosztów (03) numer zlecenia (004) Deklarując maskę 501???3?4??? otrzymamy zestawienie wszystkich kosztów poniesionych oznaczonych w kalkulacji symbolem 4 dla rodzaju produkcji

21 System "FK" - Finansowo Księgowy 21 _ oznaczonej numerem 2. W podobny sposób możemy grupować konta zespołu 7 (dochody i zyski) mając możliwość uzyskania informacji o sprzedaży w różnych układach. - Rok i miesiąc obliczeniowy - Długość konta syntetycznego. W ramach tej długości tworzone są sumy cząstkowe. Ewidencja syntetyczna Pozwala tworzyć zestawienia syntetyczne obrotów i sald na kontach określonych maską. Sumowanie wykonywane jest na dowolną długość konta (3-14). Zestawienie zawiera dane dla: - okresu obliczeniowego (miesiąc podany w masce) - narastające tzn. z bilansem otwarcia do końca okresu obliczeniowego - razem w zbiorze ( wszystkie zaksięgowane dekrety z Bilansem otwarcia) Układ danych jest następujący: - obroty Winien i Ma - Saldo Winien i Ma - Saldo sald Winien i Ma Analityka. Operacja służy do tworzenia zestawienia obrotów i sald z równoczesną prezentacją dowodów. Jest to pełne zestawienie wybranych kont analitycznych z jednoczesnym sumowaniem dla kont syntetycznych i wydrukiem kont syntetyczno - analitycznych. Obliczenia wykonywane sa dla okresu sprawozdawczego, narastająco i razem w zbiorze tak jak dla ewidencji syntetycznej. Zestawienie Analityczne wykonane jest w następującym układzie: - nazwa dowodu - data - kwota Winien i obroty Winien - kwota Ma i obroty Ma - liczba porządkowa - treść - saldo Winien i Ma 3.5 Kontrahenci. Moduł ten służy do wprowadzania i modyfikacji bazy kontrahentów, której dane wykorzystuje się przy wystawianiu dokumentów typu przelewy i noty odsetkowe. Dostępne są tutaj następujące funkcje: - [F2] dodanie nowego kontrahenta polega na wprowadzeniu następujących danych:

22 System "FK" - Finansowo Księgowy 22 _ - indeks czyli symbol konta łącznie z kreską pomiędzy pozycją 3 i 4 - miejscowość i ulica - bank i konto bankowe - [F3] usuwanie wybranego(podświetlonego) kontrahenta - [F5] zmiana klucza czyli sposobu porządkowania kontrahentów przy wyświetlaniu (według indeksu lub nazwy) - [F6] ustawianie filtru do wyświetlania kontrahentów spełniających określone warunki - [F8] drukowanie kontrahentów według indeksu lub nazwy 3.6 Rejestry Moduł przeznaczony jest do prowadzenia rejestrów typu - Detal - Koszty - Zakupy - Sprzedaż Przy wprowadzaniu rejestrów podaje się następujące dane: kolejna pozycja w rejestrze (nadawana jest przez system automatycznie) nazwa dowodu księgowego - wprowadzenie tej pozycji powoduje, że po zakończeniu wprowadzania rejestru program przechodzi automatycznie do wprowadzania dekretów związanych z daną fakturą numer faktury (dokumentu) data księgowania data wystawienia data sprzedaży (zakupu) dane kontrahenta - mogą być sczytywane z podglądu z modułu kontrahentów. W przypadku gdy kontrahent nie istnieje w bazie należy nadać mu kolejny numer, wprowadzić jego dane, a po zapisaniu faktury zostanie on zapamiętany w bazie kontrahentów. rodzaj zakupu lub sprzedaży np. 0- faktura Vat -owska lub 1- inna pozycje z faktury wartość podstawy netto dla 22, 7,0 % vatu podatek w poszczególnych grupach podatkowych wyliczany wstępnie z podstawy netto ( z możliwością poprawy). wartość brutto suma podatku opis faktury grupa kosztów, zakupów lub sprzedaży typ kosztów, zakupów, lub sprzedaży Wprowadzając nazwę dowodu księgowego uzyskujemy automatyczne przejście do dekretacji tej faktury.bez nazwy dowodu wprowadza się tylko dane do rejestru.

23 System "FK" - Finansowo Księgowy 23 _ Podstawową zasadą dekretacji jest fakt, że dekretuje się do zbioru buforowgo (roboczego). W zbiorze tym można zapisywać dowolną ilość dowodów. Dekrety w zbiorze buforowym mogą być poprawiane. Po kontroli wybranego dowodu można go dołączyć do zbioru głównego, w którym poprawki bezpośrednie są już niedopuszczalne (poprawić można tylko treść). Błędy księgowe ujawnione w terminach późniejszych poprawiane są za pomocą storna. Zasady dekretacji: Dane dotyczące całego dowodu nie są wyświetlane przy wprowadzaniu dekretów. Należą do nich: nazwa dowodu 14 dowolnych znaków - nadawana jest przy wprowadzaniu faktury może zawierać tylko cyfry lub odzwierciedlać rodzaj wprowadzanych dokumentów poprzez nazwy literowe np. RK/01/01/94 - oznacza raport kasowy z 1 stycznia 1994 roku, ZV/16/03/94 - zestawienie sprzedaży vat z 16 marca 1994 roku. data dowodu czyli data księgowania format RR.MM.DD ( rok, miesiąc, dzień) Kolejne dane wprowadza się dla pojedynczych dekretów: liczba porządkowa zwiększana automatycznie dla kolejnych dekretów numer strony można wprowadzać kolejne numery oznaczające numer dokumentu w spięciu (np wszystkie dekrety dotyczące jednego dokumentu posiadają ten sam numer strony). konto Winien i konto Ma można wprowadzić bezpośrednio lub korzystać z pomocy słownika na klawisz [F1]. Przy braku takiego konta w planie kont można go automatycznie założyć wprowadzając w pojawiającej się ramce jego nazwę i rodzaj. Po wprowadzeniu symbolu konta w przedostatniej lini wyświetlany jest opis nazwy konta. Korzystanie z podglądu. Podgląd planu kont wywołuje się klawiszem [F1] na wszystkich polach gdzie należy wprowadzić symbol konta. Wprowadzając część symbolu ustawiamy wstępnie pomoc na kontach zgodnych z tym opisem. Można poszukiwać konta po jego nazwie (całej lub części) naciskając klawisz [F4].będąc w podglądzie.program znajduje to konto lub podobne i podświetla je. Należy wybrać strzałkami konto właściwe i nacisnąć [Enter]. Wówczas jego symbol zostanie wpisany na odpowiednie pole edycyjne. Uwaga...

24 System "FK" - Finansowo Księgowy 24 _ Dekretacja może być jedno lub dwustronna z wyjątkiem księgowania dwustronnego na to samo konto. - suma operacji cyfra jednostkowa do 999 miliardów - treść operacji - dowolny ciąg znaków podzielony strzałką na dwie części. Treść operacji do strzałki wykorzystywana jest przy rozrachunkach automatycznych. Kojarzone są ze sobą dekrety o zgodnej treści i sumie (może być kilka po stronie Wn i Ma).Najczęściej na polu tym wpisuje się numer faktury i zapłaty zawsze w jednakowej postaci np symbol dokumentu, spacja i numer. Treść po strzałce jest dowolna. Przy rozrachunkach ręcznych pole treść nie jest sprawdzane. Treść może być powielana automatycznie dla kolejnych dekretów po naciśnięciu klawisza [F4].(Pod tabelą dekretacji pojawi się napis powtarzanie treści TAK lub po ponownym naciśnięciu [F4] NIE) data zapłaty może być wprowadzana i wykorzystywana jest przy zestawieniach faktur do zapłaty na zadany termin. W czasie wprowadzania dekretów nad okienkiem edycyjnym wyświetlane są aktualne sumy dowodu po stronie Winien i Ma oraz ich różnica. Ułatwia to śledzenie zgodności dowodu w trakcie wprowadzania. W czasie wprowadzania system prowadzi formalną kontrolę wprowadzanych danych w tym : - poprawność daty w formacie rr-mm-dd (rok, miesiąc, dzień) i zgodność dekretacji z maską dla daty - zgodność symbolu konta z planem kont - nie zezwala na dokonywanie zapisów na konta syntetyczne Klawisze funkcje dostępne w module rejestry: [F2] dodanie nowej faktury do rejestru [F3] kasowanie wybranej (podświetlonej faktury). Przed kasowaniem faktura jest ponownie wyświetlana i przy pytaniu ' czy chcesz skasować tą fakturę' można potwierdzić wykonanie operacji po naciśnięciu T lub zrezygnować z kasowania naciskając N. [F4] szukanie faktury [F5] zmiana klucza - może być uporządkowanie według nazwy dowodu, daty wystawienia, daty księgowania lub pozycji w rejestrze. [F6] filtr ENTER wyświetlenie wybranej faktury do przeglądania lub poprawy. W tym momencie można poprawić wszystkie pola w dokumencie. [F7] wywołanie dekretów zbioru buforowego W tym momencie można wykonać poprawki w dekretacji. klawisze dostępne po wywołaniu [F7]

25 System "FK" - Finansowo Księgowy 25 _ - [F7] - kontrola dowodu - [F9]- pozwala na przepisanie wybranego dowodu ( podświetlić dowolny jego dekret) do zbioru głównego. Warunkiem przepisania jest zgodność dowodu dlatego przed przepisaniem prowadzona jest kontrola dowodu, a raport wyświetlany na monitor lub drukarkę. - [F1] - podgląd planu kont - [F8] - wydruki Wydruki na klawisz [F8] czyli rejestry Vat można wykonać według następujących parametrów (wybieranych po wciśnięciu podświetlonej litery): - na (M)onitor lub (D)drkarkę - za dowolny przedział czasu - podać datę początkową i końcową - faktur tylko (V)at-owskich, (N)ie-vatowskich lub (W)szystkich - można wybrać faktury z danego typu lub grupy kosztów (sprzedaży)podając jej nazwę - wydruk może być wąski (W) lub szeroki (S) - według daty (W)wystawienia faktury, daty (S)przedaży, lub daty (K)sięgowania Wydruk przygotowany na monitor może zostać przeniesiony na drukarkę w dowolnej części komendą Alt P (jednoczesne naciśnięcie klawisz Alt i klawisz P). Program poprosi o podanie linii początkowej i końcowej dla wydruku. Wydruk wysłany na drukarkę lub monitor może być w dowolnym momencie przerwany klawiszem ESC, dodatkowo wyświetlony zostanie komunikat " czy chcesz przerwać wydruk..". Odpowiedz (T)ak powoduje przerwanie i komunikat na wydruku "wydruk niepełny", odpowiedz Nie nie przerywa operacji drukowania. 3.7 Inne Operacje. W tej części programu można wystawiać przelewy lub noty odsetkowe. Do wystawiania przelewów wykorzystywane są dane zawarte w module kontrahentów oraz dane deklarowane w module GFG w danych dodatkowych. Do danych tych należą dane firmy oraz nazwy banków. Przy wystawianiu not odsetkowych niezbędne są dane kontrahenta oraz tabela odsetek wpisywana w module Cfg w danych dodatkowych.deklaruje się tam procent odsetek oraz datę ich zmiany. 3.8 Moduł CFG. W module Cfg deklaruje się następujące grupy danych: - Drukarki i ich kody

26 System "FK" - Finansowo Księgowy 26 _ Można określić kody sterujące dla dowolnej drukarki Można dokonać przyporządkowania określonego typu drukarki do wybranego stanowiska sieciowego (dla każdego innej). - Parametry wydruków w tym: - analityki - syntetyki Do zatwierdzenia zmian należy nacisnąć łącznie klawisze [Ctrl] i [Enter]. - Operacje pomocnicze w tym: - zerowanie rozrachunków na wybrany dzień dla kont z zakresu konto początkowe i końcowe - Dane dodatkowe czyli: - deklaracja użytkowników systemu - należy podać kod, nazwę, hasło, uprawnienia - deklaracja stopy i daty zmiany odsetek - edycja danych firmy oraz banków - wybór standardu polskich liter Latin, Mazowia lub bez polskich liter Archiwizacja danych. Operacja archiwizacji ( kopiowania )danych jest konieczna w celu zapewnienia ciągłej pracy systemu w sytuacjach awaryjnych typu uszkodzenie sprzętu i konieczności przeniesienia danych na inny komputer. Kopiuje się zawsze wszystkie dane (od początku do dnia bieżącego, nie ma dopisywania częściowych danych na dyskietki). Dlatego zalecane jest posiadanie dwu zestawów dyskietek do kopiowania i wykonywanie kopii na zmianę w dni parzyste jeden zestaw, dni nieparzyste drugi. W ten sposób istnieje dodatkowe zabezpieczenie w wypadku uszkodzenia lub błędu na jednym z zestawów. Kopiowanie wykorzystuje jeden z systemowych programów Backup. Do kopiowania należy wykorzystywać sformatowane dyskietki. Sposób wykonywania kopii danych. - Po wywołaniu archiwizacji pojawia się ramka, w której wpisuje się napęd, na który należy kopiować dane lub zatwierdzić [Enterem] napęd podany domyślnie. - Po pojawieniu się napisu 'insert backup diskiette no 001 in drive A: ( lub inny wybrany)...' i sygnału dźwiękowego włożyć dyskietkę do zadeklarowanego napędu i nacisnąć dowolny klawisz. - W przypadku prawidłowego skopiowania lampka w napędzie gaśnie i program powraca do modułu pomocy. Dyskietkę należy wyjąć z napędu. - W przypadku większej ilości danych po zapisie pierwszej dyskietki pojawi się napis 'insert backup dyskiette no 002 (lub kolejny) in drive A:...' należy włożyć dyskietkę z kolejnym numerem i nacisnąć dowolny klawisz. Po zakończeniu program przejdzie do modułu pomocy. Uwaga... Odtwarzanie czyli kopiowanie zarchiwizowanych danych jest możliwe tylko przez programistę po stwierdzeniu przyczyn awarii i konieczności odtworzenia danych.

27 System "FK" - Finansowo Księgowy WDROŻENIE SYSTEMU. Po zakupieniu systemu i wstępnym zapoznaniu się z jego możliwościami oraz po przeczytaniu niniejszej instrukcji użytkownik powinien podjąć następujące działania: - Przeszkolić pracowników w zakresie obsługi komputerów i obsługi systemu "FK" - Przeanalizować potrzeby zakładu pod kontem opracowania odpowiedniego zakładowego planu kont - Opracować właściwy plan kont oraz niezbędne instrukcje wewnętrzne dotyczące dotyczące poszczególnych stanowisk Bezpośrednio przed rozpoczęciem praktycznej eksploatacji systemu należy wprowadzić następujące dane: - zakładowy plan kont - konta rozrachunkowe przewidziane do analizy w module rozrachunków Przygotowane dokumenty księgowe przeznaczone do księgowania powinny zawierać niezbędne informacje potrzebne do wprowadzania pozycji księgowych: - datę i symbol dowodu - numer kolejny, symbol konta po odpowiedniej stronie - kwotę, treść operacji - numer faktury lub innego dokumentu dla potrzeb rozrachunków - nazwy nowych kont do założenia Uwaga... Nabywca licencji na użytkowanie programu komputerowego "FK" ma prawo korzystania z programu na stanowiskach zainstalowanych przez programistów. Nabywca nie może sprzedać lub udostępnić programu osobom trzecim i zobowiązuje się do ochrony systemu. Autorzy gwarantują prawidłowe działanie programu. tzn. zgodne z powyższym opisem przy zachowaniu odpowiednich warunków pracy komputera i sposobu eksploatacji programu. Za odpowiednie warunki pracy uważa się: - brak dostępu do komputera osób niepowołanych(ochrona przed grami komputerowymi i wirusami). - ciągłą pracę komputera - prawidłowe włączanie i wyłącznie komputera i urządzeń zewnętrznych(drukarka) Za prawidłową eksploatację programu uznaje się: - wykonywanie wszystkich dostępnych operacji zgodnie z instrukcją obsługi - codzienne wykonywanie kopii danych na dyskietki - zachowywanie w archiwum kopii wszystkich dokumentów Autorzy programu nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za skutki wykorzystania programu. W razie stwierdzenia błędnego, tzn. niezgodnego z niniejszą instrukcją działania programu należy zgłosić ten fakt autorom programu.