SYSTEM "FK" FINANSOWO KSIĘGOWY. "SOFTMAR -MM" S.C.- Gorzów Wlkp Gorzów. ul. Żwirowa 15. tel Dokumentacja. Autor: Marek Klimek

Transkrypt

1 1 z :02 "SOFTMAR -MM" S.C.- Gorzów Wlkp Gorzów ul. Żwirowa 15 tel SYSTEM "FK" FINANSOWO KSIĘGOWY Dokumentacja Autor: Marek Klimek

2 2 z :02 Gorzów Wlkp czerwiec 2002 S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp

3 3 z :02 Spis treści 1. Ogólna charakterystyka systemu 1.1 Obieg informacji w systemie 1.2 Struktury danych 1.3 Wydawnictwa 2. Obsługa systemu 2.1 Podstawowe zasady obsługi klawiatury 2.2 Rozpoczęcie i zakończenie pracy 2.3 Posługiwanie się systemem 'Menu' 2.4 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych 2.5 Korzystanie z pomocy słowników 3. Opis modułów 3.1 Dekretacja Dekretacja dokumentów Automatyczne dołączanie dekretów 3.2 Plan kont Plan kont Rozrachunki Zestawienie obrotów i sald 3.3 Bilans otwarcia 3.4 Analiza Syntetyka Analityka 3.5 Kontrahenci 3.6 Rejestry 3.7 Operacje pomocnicze Archiwizacja danych 4. Wdrożenie systemu 5. Instrukcja operatorska 6. Moduły rozszerzeń programu FK (wersja 9.99)

4 4 z :02 7. FK a rok 2000.

5 5 z :02 WSTĘP System "Finansowo - księgowy" służy do kompleksowego i usystematyzowanego opracowywania informacji obrazujących działalność gospodarczą jednostki. Łączy się to z dostarczaniem informacji: - na potrzeby zarządzania jednostką gospodarczą (wykorzystanie majątku, stopień zadłużenia, ponoszone koszty, osiągane przychody, wynik finansowy, efektywność gospodarowania, optymalizacja zamierzeń) - odbiorcom zewnętrznym takim jak: urzędy statystyczne, władze centralne i lokalne, urzędy skarbowe, banki itp... System "FK" może być eksploatowany w przedsiębiorstawch o różnej strukturze organizacyjnej i przynależności branżowej. Prowadzona jest ewidencja finansowa w pełni zabezpieczająca potrzeby właściwych służb w przedsiębiorstwie. Dane w systemie rejestruje się na podstawie funkcjonujących w przedsiębiorstwie dokumentów księgowych. Autorzy systemu uwzględnili przy jego opracowywaniu obowiązujące przepisy w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 15 stycznia 1991r.(Dz.U. nr 10, poz.35) wraz z późniejszymi zmianami (Dz.U. nr 124, poz. 554 z 1991r.; Dz.U. nr 96, poz. 476 z 1992 r. ;Dz.U. nr 46, poz. 208 z 1993 r.) Efekty zastosowania systemu: - zmniejszenie pracochłonnych czynności związanych z księgowaniem - wyeliminowanie dużych nakładów pracy związanych z tworzeniem zestawień obrotów i sald kont bilansowych i wynikowych - możliwość bierzącej kontroli stanu obrotów i sald na wszystkich kontach analitycznych i syntetycznych - znaczne zmniejszenie czasu sporządzania wszelkich sprawozdań finansowych Ze względu na ilość połączonych komputerów program "FK" pracuje w wersji jedno lub wielostanowiskowej. Wymagania sprzętowe: -komputer klasy AT z procesorem lub lepszym( 386,486) -dysk twardy zależnie od ilości wystawianych dokumentow min 40 MB -co najmniej 1 napęd dyskietek ( najlepiej 1.44 MB) -monitor -drukarka -UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięci w sieci (zalecane dla zabezpieczenia systemu)

6 6 z :02 -system operacyjy DOS (na jedno stanowisko) lub jeden z systemów sieciowych (Net Ware Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej.

7 7 z :02 1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU. 1.1 Obieg informacji w systemie. Podstawowym dokumentem źródłowym jest prawidłowo zadekretowany dokument księgowy. Zawiera on wszystkie informacje niezbędne do funkcjonowania systemu FK. Informacje związane z dokumentem księgowym (dowodem) to : - symbol dowodu -data dowodu (data według której dowód zaliczany jest do włściwego okresu rozliczeniowego) Informacje związane z pojedyńczym dekretem : -numer dekretu (kolejna liczba porządkowa w ramach dowodu) -strona (numer dokumentu w spięciu) -symbol konta strony Winien -symbol konta strony Ma -kwota operacji -treść operacji -termin zapłaty Wszystkie dekrety zapisywane są na dysku twardym w zbiorze roboczym (buforowym), i dopiero po sprawdzeniu przepisywane są do zbioru głównego o nazwie DEKR(rok).DAT, z którym skojarzone są odpowiednie pliki indeksowe. Informacje o kontach pamiętane są w zbiorze PLKO(rok).DAT wraz z plikami indeksowymi. System Finansowo - Księgowy może współpracować z programem Hurt poprzez dołączanie do FK zbioru dekretów utworzonych w Hurcie (ze sprzedaży, zakupów, wydań na sklepy...) na podstawie zadeklarowanej przez księgowego tablicy rozdekretowania każdego rodzaju dokumentu na poszczególne konta księgowe istniejące w FK. ( dokładny opis połączenia w p ) 2. Struktury danych. System wykorzystuje trzy podstawowe struktury danych : konto, dekret i odbiorcę. 1. Konto ( w zbiorze PlKO(rok).DAT )zawiera następujące dane: - symbol konta 14 cyfr od 0 do 9 pozycje niewykorzystane automatycznie dopełniane są kropkami pomiędzy pozycje 3 i 4 automatycznie wstawiany jest znak '-' jako wyróżnienie najczęściej stosowanej długości 3 dla kont syntetycznych.

8 8 z :02 - nazwa konta dowolny ciąg 70 znaków liter lub cyfr - typ konta określa się jako syntetyczne konta zbiorcze, na które nie można księgować posiadające swoje rozwinięcia analityczne. syntetyczno - analityczne konta zbiorcze na które można księgować i mogą posiadajać rozwinięcia analityczne analityczne podstawowe konta księgowe nie posiadające dalszych rozwinięć. 2. Dekret (w zbiorze DEKR(rok).DAT) zawiera następujące dane: - Nazwa Dowodu - 14 znaków (litery lub cyfry) Sposób określenia nazwy jest dowolny, mogą być same cyfry lub nazwy typu : WB/15/03 jako wyciąg bankowy z 15 marca RK/15/03 - raport kasowy z 15 marca, ZV/10/03 - zestawienie sprzedaży Vat z 10 marca. Dla Bilansu otwarcia wprowadza się nazwę dowodu BO co powoduje automatyczne wprowadzenie daty dowodu jako 00/00/00 (niemożliwej do wprowadzenia w inny sposób) - data dowodu w formacie rr.mm.dd (rok.miesiąc.dzień) - liczba porządkowa - kolejny numer dekretu w dowodzie - strona - numer strony w dokumentach źródłowych - konto Winien i konto Ma - treść operacji bardzo istotna dla kont rozrachunkowych. Składa się ona z dwu części pierwsza do strzałki zawiera najczęściej numer faktury i zgodność tej części ma znaczenie przy rozrachunkach automatycznych, po strzałce mogą być dane dodatkowe istotne dla operatora. - wartość operacji ( możliwa do wprowadzenia liczba do 999 miliardów) - bajt rozliczenia -niewidoczny dla operatora, identyfikuje dekrety rozliczone ręcznie, automatycznie lub nierozliczone 3. Odbiorca (w zbiorze ODBO(rok).DAT) zawiera następujące dane: - Indeks odbiorcy - 14 znaków - Nawa odbiorcy - dwie linie po 40 znaków - miejscowość i ulica po 25 znaków - bank, konto, koncesja po 30 znaków - NIP 1.3 Wydawnictwa. System pozwala uzyskać następujące wydruki: -dziennik uporządkowany według hronologii zapisu wydruk wprowadzonych transakcji

9 9 z :02 -wydruk planu kont (całości lub wybranej grupy) -zestawienie obrotów i sald ( saldówka) -wydruk bilansu otwarcia -zestawienia syntetyczne i analityczne (w wybranych zakresach) -wydruk rozliczonych i nierozliczonych transakcji (rozrachunki) -wydruki przelewów i not odsetkowych Uwagi... -Wszystkie wydruki mogą być wykonywane na monitor lub drukarkę. Przed wydrukiem należy podać ilość lini na stronie. Podając zero otrzymamy wydruk ciągły, inna liczba spowoduje stronnicowanie z zadaną ilością lini. -Drukowanie może być w dowolnej chwili przerwane przez operatora po naciśnięciu klawisz [ESC]. Wydruk będzie niepełny z zaznaczeniem przerwania przez operatora. -Dla poszczególnych wydruków można wybrać przedział kont i przedział czasowy. 2.OBSłUGA SYSTEMU. 2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy. Aby rozpocząć pracę z systemem "FK" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy: - włączyć komputer do sieci -poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\> -wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać FK i potwierdzić wybór naciskając [ENTER] - po pojawieniu się planszy tytułowej należy wprowadzić właściwy kod i hasło użytkownika. Aby zakończyć pracę z systemem należy: -z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC] -po pojawieniu się pytania 'powrót do głównego menu T/N?' odpowiedzieć 'TAK" wciskając małą lub dużą literę [T] - po pojawieniu się planszy głównej z napisem "FK" przejść na ostatnią pozycję modułu Powrót lub Koniec i nacisnąć [ENTER] -po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\> można wówczas wyłączyć komputer

10 10 z :02 Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy: - włączyć komputer główny (File Server) do sieci - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\> - wywołać program startowy FK i potwierdzić wybór [ENTEREM] -po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach czyli: - włączyć stacje (w jednym napędzie powinna znajdować się dyskietka startowa) - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\> - wywołać program FK i potwierdzić [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej i wprowadzeniu nazwy użytkownika i hasła można rozpocząć pracę na stacji Uwaga... Dla Nowela 3.11 lub innego w wersji dedykowanej na komputerze głównym nie pracuje się z programem. Dlatego po załadowaniu systemu można przejść do pracy na stacjach tak jak opisano powyżej. Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno: -zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach (przechodząc na planszy tytułowej na pozycję wyjście i nacisnąć [ENTER] -wyłączyć stacje z sieci -na komputerze głównym zakończyć pracę z programem - pozycja wyjście i nacisnąć ENTER] - przejść na dysk sieciowy wpisując F: [ENTER] -wpisać komendę Console [Enter] -po pojawieniu się napisu Login: wprowadzić komendę Down [Enter] - jeżeli na monitorze pojawi się komunikat "Baza has been shutdown. Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK?" to znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER]. Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter]. Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z programu i ponownie podać komendę Down [Enter]. Uwaga! Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to

11 11 z :02 spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu. W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu. Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału dźwiękowego (zapali się lampka 'praca z bateri'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy, inne pod koniec tego czasu zwiększaja częstotliwość dźwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer. 2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury. Pisząc na klwiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor. Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedyńczych klawiszy. 1. Klawiatura Alfa-numeryczna Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >,?,!, $, %, (, {,. Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy. 2. Klawisze funkcyjne F1..F12 Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszch Menu najczęściej w ostatniej lini ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza. 3. Klawiatura numeryczna Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.: cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki,,, oraz +,-, [Enter] i [NumLock]. Chcąc wykorzystywać klawisze numeryczne należy nacisnąć klawisz [NumLock] ( zapali się lampka o tej samej nazwie). W innym przypadku klawiatura działa jako funkcyjna wykonując następujące funkcje : Home - przesunięcie kursora na początek lini End - przesunięcie kursora na koniec lini PgUp - służy do przeglądania (przewijania) ekranu po całej stronie do góry PgDn - służy do przewijania ekranu po stronie do dołu strzałki,, służą do przewijania ekranu po jednej lini lub przesuwania się po polach edycyjnych o jedno pole do góry lub na dół. strzałki, służą do przesuwania ekranu o jedną kolumnę w prawo lub lewo albo w ramach jednego pola edycyjnego o jeden znak w lewo lub prawo

12 12 z :02 Ins - pozwala na zmianę trybu wprowadzania znaków z wstawiania (wpisywanie wprowadzanego znaku pomiędzy dwie litery ) i napisywanie (pisanie wprowadzanego znaku na znaku czyli w miejscu gdzie znajduje się kursor) Del - kasuje znak na którym jest kursor 4. Dwie grupy klawiszy funkcyjnych Umieszczone pomiędzy klawiaturą Alfa-numeryczną a numeryczną zawierają klawisze będące powieleniem funkcji z klawiatury numerycznej, spełniają te same funkcje i wykorzystywane są najczęściej wówczas, gdy klawiatura numeryczna działa w trybie [NumLock]-jako cyfrowa. Są to : - pierwsza grupa :Ins, Delete, Home, End, PgUp, PgDn - druga grupa : strzałki 5. Klawisz ENTER Umieszczony po prawej stronie klawiatury Alfa-numerycznej i drugi przy kawiaturze numerycznej. Wykorzystywany jest jako: - potwierdzenie zakończenia wprowadzania danych na pojedyńczych polach - potwierdzenie wyboru modułu menu - potwierdzenie odpowiedzi 6. Klawisz ESC Umieszczony w lewej górnej części klawiatury powoduje: - zarzucenie aktualnie wykonywanej operacji - przerwanie wprowadzania - przerwanie wydruku - wyjście z danego modułu 7. Klawisz BackSpace oznaczony " " Umieszczony w prawym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej nad klawiszem Enter. Służy do kasowania znaków po lewej stronie kursora. 8. Klawisz Tab oznaczony dwoma przeciwnie skierowanymi strzałkami Umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej wykorzystywany jest w programie np przy rozrachunkach ręcznych do zmiany strony pomiędzy Winien i Ma. 2.3 Posługiwanie się systemem "MENU". MENU - jest zbiorem modułów lub funkcji systemu możliwych do wybrania w danym miejscu programu i opisanych najczęściej w ostatniej lini ekranu. Aby wybrać moduł lub funkcję z "Menu" głównego należy:

13 13 z :02 -wykorzystując klawisze oznaczone strzałkami(lewo, prawo) przesunąć się na wybrane pole, które zostanie podświetlone (w ostatniej lini funkcja jest dokładniej opisana) i potwierdzić swój wybór naciskając [Enter] lub -nacisnąć klawisz z odpowiednią literą poprzedzającą nazwę modułu(litera jest wytłuszczona w napisie)i wybór potwierdzić [Enterem] Wybór modułu powoduje wyświetlenie "Menu modułu", w którym aby wybrać funkcję należy: - nacisnąć jeden z klawiszy funkcyjnych odpowiadający wybranej funkcji - nacisnąć literę wytłuszczoną w nazwie funkcji 2.3 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych. OKNO EDYCYJNE - jest to pole przeznaczone do wprowadzania danych. Podzielone jest ono pojedyńcze pola edycyjne -podświetlane w momencie wprowadzania danych. Wykorzystanie klawiszy przy edycji pól i okien edycyjnych: - [Enter] - zakończenie wprowadzania pojedyńczego pola - strzałki, -przesunięcie kursora o jeden znak w lewo lub prawo - strzałki, - przejście do edycji następnego lub poprzedniego pola -[Ins] - powoduje wstawienie spacji przed kursorem(można w tym miejscu napisać brakujący znak) - [Ctrl] i [Y] - kasuje zawartość pola od kursora do końca pola -[ESC] - powoduje przerwanie wprowadzania danych co może oznaczać : - wprowadzenie części (istotnych) danych potrzebnych do wykonania pewnej operacji (np. do wydruku, do ustawienia filtru po wprowadzeniu wybranych pól naciskamy [ESC]) - zakończenie poprawy wybranych pól edycyjnych, po naciśnięciu [Esc] pojawi się pytanie czy zmienić dane, odpowiedż [T,t] powoduje uaktualnienie danych - całkowite przerwanie wprowadzania danych, na pytanie czy przerwać wprowadzanie odpowiedzieć Tak [T,t] lub Nie[N,n] - zakończenie wprowadzania danych dla całego okna możliwe jest: - automatyczne po naciśnieciu klawisza [Enter] na ostatnim polu w ramach okna, pojawi się wówczas dodatkowo pytanie 'czy zapisać lub zmienić dane?' po naciśnięciu litery [t] (małej lub dużej) dane zostaną uaktualnione - wymuszone po nacśnięciu klawisza [ESC] w przypadku, gdy wprowadzone zostały dane niezbędne do wykonania określonej operacji (zestawienia, wydruku)

14 14 z : Posługiwanie się słownikami. SŁOWNIKI - są to pomocnicze moduły programu ułatwiające np wprowadzenie symbolu konta na podstawie jego nawy lub części symbolu dostępne na dowolnym polu Konta(Wn lub Ma). Wywołanie słownika powoduje otwarcie okienka na ekranie monitora, w którym pojawiają się uporządkowane według symbolu nazwy kont. Słownik wywołuje się klawiszem [F2]. Aby dokonać wyboru pozycji należy korzystać z następujących klawiszy: - strzałki, - powodują przesuwanie lini podświetlenia czyli wyboru - [PgUp,PgDn] - przewijanie po stronach (góra, dół) całego słownika -[Enter] - akceptacja wyboru - przeniesienie wybranej (podświetlonej) danej na odpowiednie pole w edytownym oknie - [ESC] - rezygnacja z podglądu i wyboru 3. OPIS MODUŁÓW. 3.1 Dekretacja. Moduł dekretacji przeznaczony jest do wprowadzania dokumentów księgowych bezpośrednio ręcznie lub wykorzystując funkcje wywoływane klawiszem [F1] półautomatycznie dołączając dekrety z Hurtu lub dokonując przeksięgowania. W module dostępne są ponadto podstawowe wydruki dowodów, dekretów(dziennik) za dowolny okres oraz kontrola zgodności wszystkich dowodów. Podstawową zasadą dekretacji jest fakt, że dekretuje się do zbioru buforowgo (roboczego). W zbiorze tym można zapisywać dowolną ilość dowodów. Dekrety w zbiorze buforowym mogą być poprawiane i dopisywane. Po kontroli wybranego dowodu można go dołączyć do zbioru głównego, w którym poprawki bepośrednie są już niedopuszczalne (poprawić można tylko treść). Błędy księgowe ujawnione w terminach późniejszych poprawiane są za pomocą storna Dekretacja dokumentu księgowego. Funkcje dostępne przy dekretacji do bufora. 1. Dopisywanie nowego dekretu - [F2]. Przy wprowadzaniu pojedyńczego dekretu podaje się następujące dane: - nazwę dowodu 14 dowolnych znaków Nazwa może zawierać tylko cyfry lub odzwierciedlać rodzaj wprowadzanych dokumentów poprzez nazwy literowe np. RK/01/01/94 - oznacza raport kasowy z 1 stycznia 1994 roku, ZV/16/03/94 zestawienie sprzedaży vat z 16 marca 1994 roku. -datę dowodu w formacie RR.MM.DD ( rok, miesiąc, dzień)

15 15 z :02 Nazwa i data dowodu wprowadzane są tylko raz przy pierwszym dekrecie, a przy kolejnych dekretach powielane automatycznie. W momencie dekretacji na polu data po wywołaniu klawisza F1 można wstępnie usawić datę dekretacji. Taka data jest ustawiana wstępnie dla każdego dowodu do momentu wyjścia z modułu dekretacji lub jej zmiany klawiszem F1. -liczba porządkowa zwiększana automatycznie dla kolejnych dekretów -numer strony można wprowadzać kolejne numery oznaczające numer dokumentu w spięciu (np wszystkie dekrety dotyczące jednego dokumentu posiadają ten sam numer strony). -konto Winien i konto Ma można wprowadzić bezpośrednio lub korzystać z pomocy słownika. Przy braku takiego konta w planie kont można go automatycznie założyć wprowadzając w pojawiającej się ramce jego nazwę i rodzaj. Po wprowadzeniu symbolu konta w przedostatniej lini wyświetlany jest opis nazwy konta. Korzystanie z podglądu. Podgląd planu kont wywołuje się klawiszem [F2] na wszystkich polach gdzie należy wprowadzić symbol konta. Wprowadzając część symbolu ustawiamy wstępnie pomoc na kontach zgodnych z tym opisem. Można poszukiwać konta po jego nazwie (całej lub części) naciskając klawisz [F4].będąc w podglądzie.program znajduje to konto lub podobne i podświetla je. Należy wybrać strzałkami konto właściowe i nacisnąć [Enter]. Wówczas jego symbol zostanie wpisany na odpowiednie pole edycyjne. Uwaga... Dekretacja może być jedno lub dwustronna z wyjątkiem księgowania dwustronnego na to samo konto. - suma operacji cyfra jenostkowa do 999 miliardów -treść operacji - dowolny ciąg znaków podzielony strzałką na dwie części. Treść operacji do strzałki wykorzystywana jest przy rozrachunkach automatycznych.kojarzone są ze sobą dekrety o zgodnej treści i sumie (może być kilka po stronie Wn i Ma).Najczęściej na polu tym wpisuje się numer faktury i zapłaty zawsze w jednakowej postaci np symbol dokumentu, spacja i numer. Treść po strzałce jest dowolna. Przy rozrachunkach ręcznych pole treść nie jest sprawdzane. Treść może być powielana automatycznie dla kolejnych dekretów po naciśnięciu klawisza [F4].(Pod tabelą dekretacji pojawi się napis powtarzanie treści TAK lub po ponownym naciśnięciu [F4] NIE) - data zapłaty może być wprowadzana i wykorzystywana jest przy zestawieniach faktur do zapłaty na zadany termin. W czasie wprowadzania dekretów nad okienkiem edycyjnym wyświetlane są aktualne sumy dowodu po stronie Winien i Ma oraz ich różnica. Ułatwia to

16 16 z :02 śledzenie zgodności dowodu w trakcie wprowadzania. W górnym okienku wyświetlany jest ostatno wprowadzony dekret, a na klawisz F5 wywołuje sie przegląd całego wprowadzonego dowodu. Istnieje możliwość dopisywania dekretów do istniejącego już dowodu. Po wprowadzeniu jego nazwy program podaje że' dowód już istnieje czy chcesz dopisać dekrety T/N'. Odpowiedź Tak (nacisnąć duże lub małe T) powoduje ustawienie kolejnego w dowodzie numeru porządkowego i dalej można wprowadzać kolejne dekrety. W czasie dekretacji system prowadzi formalną kontrolę wprowadzanych danych w tym : - poprawność daty w formacie rr-mm-dd (rok, miesiąc, dzień) i zgodność dekretacji z maską dla daty - zgodność symbolu konta z planem kont - nie zezwala na dokonywanie zapisów na konta syntetyczne Klawisze funkcje dostępne w module dekretacji do bufora: - [F3] kasowanie wybranego(podświetlonego) dekretu. Przed kasowaniem dekret jest ponownie wyświetlany i przy pytaniu ' czy chcesz skasować ten dekret' można potwierdzić wykonanie operacji po naciśnięciu T lub zrezygnować z kasowania naciskając N. - [F7] kontrola wybranego dowodu( należy ustawić linię podświetlenia na dowolnym dekrecie tego dowodu). Raport z kontroli dowodu wyświetlany jest na monitor lub drukarkę z podsumowaniem na końcu raportu poszczególnych kont występujących w dowodzie. - [F9] przepisanie wybranego dowodu ( podświetlić dowolny jego dekret) do zbioru głównego. Warunkiem przepisania jest zgodność dowodu dlatego przed przepisaniem prowadzona jest kontrola dowodu, a raport wyświetlany na monitor lub drukarkę. - ENTER wyświetlenie wybranego dekretu do przeglądania lub poprawy. W tym momencie można poprawić wszystkie pola w dekrecie. - [F2] - podgląd planu kont - [F4] - autoatyczne powtarzanie tresci - [F5] - przegląd całego dowodu Operacje dostępne w module głównym dekretacji: -[F1] Dołączanie dekretów z różnych systemów Po wybraniu opcji można wybrać rodzaj systemu, a następnie zbiór do dołączenia. W danych dodatkowych można zdefiniować czy dekrety mają być dołączone do zbioru buforowego czy zbioru głównego. F3 - kasowanie zbioru (błędnego) F7 - kontrola dekretów (dokładny opis w p ) F9 - dołączenie dekretów ze zbioru [F2] wywołanie dekretacji do zbioru buforowego. -[F4] poszukiwanie dekretu według wybranych parametrów.

17 17 z :02 -[F5] zmiana klucza czyli sposobu wyświetlania dekretów. Sposób wyświetlania podany w prawym górnym rogu. Dekrety mogą być porządkowane według Pozycji wpisu, Daty wpisu, Daty dekretacji, Dowodu, konto Wn+ Data, konto Ma + Data, Konto Wn + treść, konto Ma + treść. - [F6] filtr -[F7] kontrola zgodności dowodu (podświetlić dowolny jego dekret). System tworzy sumy strony Wn i Ma i sprawdza zgodność stron. Na koniec raportu podaje sumy dla każdego z kont występujących w dowodzie. -[F8] zestawienia Dowodów - w wybranym przedziale czasu z drukowaniem lub nie dekretów z dowodu dekretów - dziennik - uporządkowane w danym okresie czasu dekrety z możliwością drukowania lub nie dekretów z BO. Kontrola wszystkich dowodów - dowody niezgodne oznaczone są strzałką -ENTER wyświetlenie do edycji lub poprawy podświetlonego dekretu. W zbiorze głównym pozwala zmienić tylko datę zapłaty i treść operacji Dołączanie dekretów. Program posiada możliwość dołączania zbiorów dekretów przygotowanych w innych programach. Opisany zostanie sposób dołączania zbiorów przygotowanych w systemie "HURT". W systemie obsługi sprzedaży deklaruje się dla każdego rodzaju dokumentu (faktura, PZ, MM, wydanie na sklepy) sposób jego rozksięgowania wpisując dla odpowiednich operacji właściwe konta księgowe. Na polach konto dostawcy lub obiorcy wpisuje się przedrostki dla indeksów ( np. 201-), które łączone razem tworzą właściwe konto księgowe. W nagłówku podaje się przedrostek nazwy zbiorów, który połączony z datą końcową zestawienia utworzy nazwę zbioru dekretów. Wykonując w "Hurcie" zestawienia sprzedaży lub zakupów system pyta 'czy tworzyć zbiór dekretów' odpowiedż T powoduje przygotowanie zbiorów. W programie "FK" w module dekretacji wywołując funkcję [F1] wybieramy dołączanie dekretów przez naciśnięcie litery D (dużej lub małej). Kolejno należy wybrać: - rodzaj systemu z którego będziemy dekretować - po pojawieniu się tabeli z nazwami zbiorów z dekretami wybrać strzałkami (podświetlić) właściwy zbiór i nacisnąć [ENTER] Struktura nazwy jest następująca : SV-mm-dd.dek - sprzedaż Vatowska według zestawienia sprzedaży na dzień dd-mm np. SV dek zestawienie sprzedaży na dzień 10 marzec ( może być to zestawienie sprzedaży za pierwszą dekadę marca lub tylko za jeden dzień 10 marca) SR-mm-dd.dek sprzedaż z rachunków uproszczonych ZP-mm-dd.dek zakup towarów na dzień mm.dd - wybrany zbiór może zostać dołączony do FK po naciśnięciu F9 lub poddany kontroli po naciśnięciu klawisza F7

18 18 z :02 Z dołączenia lub kontroli wykonywany jest raport na M-monitor lub D drukarkę. W przypadku niezgodności dowodu lub braku kont księgowych należy wprowadzić poprawki i ponowić próbę połączenia. Po dołączeniu dekretów zbiór jest kasowany. Uwaga... Dołączane automatycznie dektery dopisywane są do zbioru głównego lub zbioru buforowego zależnie od ustawienia w danych dodatkowych. 3.2 PLAN KONT. Moduł umożliwia zakładanie, przeglądanie i poprawę planu kont księgowych. Zawiera również funkcje związane bezpośrednio z kontami typu: - saldówka - obroty na koncie - rozrachunki Plan kont. Przd rozpoczęciem dopisywania planu kont należy uzgodnić schemat według którego będzie wprowadzany i w miarę potrzeb rozszerzany Zakładowy Plan Kont. Należy pamiętać, że w dowolnej chwili można zdefiniować nowe konto. Właściwie zaprojektowany ZPK umożliwi systemowi wykonywanie różnych przeliczeń i zestawień. Na opis pojedyńczego konta składa się: - Symbol konta Dowolny cyfrowy ciąg 14 znaków. Trzy pierwsze pozycje zostały oddzielone kreską celem wyróżnienia najczęściej stosowanego trzycyfrowego konta syntetycznego.sposób i ilość wykorzystania znaków od 4 do 14 zależy wyłącznie od potrzeb przedsiębiorstwa. Zaleca się jednak by poszczególne pozycje miały takie samo znaczenie np numery magazynów, rodzaje kosztów itd. Pozwoli to w przyszłości na wykonywanie różnorodnych zestawień przekrojowych.pozycje niewykorzystane w oznaczeniu konta wypełniane są automatycznie kropkami. Przy automatycznym księgowaniu konta rozrachunkowe powinny być zgodne z indeksami kontrahentów z "Hurtu" połączonymi z właściwym przedrostkiem 201 lub 202 Przykłąd indeks odbiorcy połączony z przedrostkiem 201 tworzy konto księgowe jakie powinno być zadeklarowane w ZPK. -Nazwa konta - dowolny ciąg 70 znaków (literowych lub cyfrowych). Dla kont typu rozrachunkowego jest to nazwa kontrahenta. -Typ konta jako syntetyczne, syntetyczno-analityczne, analityczne. Zmiana rodzaju konta

19 19 z :02 realizowana jest przez naciśnięcie klawisza Spacji. Konto syntetyczne - automatycznie buduje swoje obroty z podległych mu kont analitycznych. Konto syntetyczne nie przyjmuje bezpośrednio księgowań. Konto syntetyczno - analityczne - jest poziomem pośrednim między syntetykiem i analitykiem.przyjmuje bezpośrednie księgowania i ma swoje niższe rozwinięcia analityczne. Konto analityczne -jest najniższym poziomem w strukturze planu kont. Nie można założyć konta analitycznego przed założeniem nadrzędnego mu konta syntetycznego lub syntetyczno- analitycznego. - BOWinien i BO Ma -Wskaźnik rozliczenia konta (wykorzystywany dla kont rozrachunkowych oznacza konta rozliczone automatycznie, ręcznie lub nierozliczone - nie jest bezpośrednio widoczny w programie) Moduł planu kont realizuje następujące funkcje: - [F1] saldówka czyli zastawienie obrotów i sald (dokładniejszy opis w p 3.2.3) - [F2] dodanie nowego konta - [F3] kasowanie konta (wybranego czyli podświetlonego) Nie można usunąć konta na którym są dekrety. - [F5] zmiana klucza czyli sposobu porządkowania wyświetlania kont według indeksu lub nazwy. Sposób porządkowania wyświetlany w prawym górnym rogu. - [F7] obroty na koncie w wybranym przedziale czasu - [F8] drukowanie planu kont - [F9] rozrachunki automatyczne, ręczne i przegląd(dokładny opis w p ) Rozrachunki. Po wywołaniu funkcji rozrachunki klawiszem [F9] w module konta możemy wybrać rodzaj rozliczania pomiędzy rozliczaniem Automatycznym, Ręcznym i Przeglądem. Rozrachunki automatyczne. Powinny być wykonane przed rozliczaniem ręcznym. Przed rozpoczęciem rozliczania należy odpowiedzieć na następujące pytania - 'czy rozliczać ponownie T/N' - najczęściej stosuje się rozliczanie tylko nowych transakcji czyli odpowiedź N. W przypadkach szczególnych rozliczenie ponowne wówczas wcześniejsze rozrachunku zostaną wyzerowane. - ' czy drukować dekrety tylko z miesiąca rozliczanego T/N' odpowidź T powoduje wyświetlanie dekretów rozliczonych lub nie tylko z ostatniego miesiąca, odpowidż N powoduje wyświetlanie wszystkich dekretów. - 'czy drukować dekrety rozliczone T/N' - odpowiedź N daje nam wydruk tylko transakcji nierozliczonych, które mogą być podstawą do rozrachunków ręczych. Istotą rozliczeń automatycznych jest kojarzenie ze sobą operacji transakcyjnych z

20 20 z :02 finansowymi czyli (faktury z zapłatą). System uznaje za rozliczone operacje spełniające następujące warunki: - zgodność symbolu konta - znoszące się kwoty ( jednakowe kwoty po przeciwnych stronach konta lub kwoty zgodne z przeciwnym znakiem po tej samej stronie - kwota może być sumą kilku dekretów po każdej stronie ) - jednakowa treść operacji (lub brak zapisu treści).zgodność treści sprawdzana jest do myślnika druga część treści może być niezgodna. Aby kojarzyć ze sobą faktury z zapłatą należy stosować jednakowy standart zapisu treści np. faktura Vat treść V 8 kwota po Wn, zapłata za fakturę treść V 8- rata 1, kwota po Ma, V 8- rata 2 kwota po Ma. Taki układ zostanie automatycznie rozliczony. Rozrachunki ręczne. Rozrachunki ręczne powinny być wykonane po rozliczeniu automatycznym. Warunkiem rozliczenia ręcznego jest przy zgodności konta tylko zgodność sumy. Po wybraniu rozrachunków dla określonego konta pojawią się dwie grupy dekretów nierozliczonych strony Winien i Ma. Przejście pomiędzy jedną a drugą grupą realizuję się po naciśnięciu klawisza tabulacji - Tab. Rozliczenie polega na zaznaczeniu dekretów do rozliczenia - klawiszem [Ins] tak aby sumy po stronie Winien i Ma być zgodne. Sumy te wyświetlane są na bierząco w lini środkowej ekranu. Zaznaczone dekrety rozlicza się po naciśnięciu klawisza [F9]. Przegląd rozrachunków. Funkcja realizuje przeglad rozrachunków Zestawienie obrotów i sald. Zestawienie dostępne jest w module konta po nacisnięciu klawisza [F1]. Pozwala ono uzyskać pełne zestawienie obrotów i sald na wybrany dzień dla: - kont z zadanego przedziału (konto początkowe- konto końcowe) - kont tylko Syntetycznych Wszystkich - z drukowaniem lub nie kont o saldzie zerowym. Wydruk saldówki zawiera następujące dane: - bilans otwarcia BO (Wn i Ma ) - BO + obroty narastające (Wn i Ma) - obroty w miesiącu (Wn i Ma) - saldo kont (Wn i Ma) - sumę sald (Wn i Ma)