SYSTEM "HURT" FAKTUROWANIE SPRZEDAŻY. S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp Nasz adres : Gorzów ul. Żwirowa 15 tel

Transkrypt

1 S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp Nasz adres : Gorzów ul. Żwirowa 15 tel SYSTEM "HURT" FAKTUROWANIE SPRZEDAŻY Dokumentacja Autor: Marek Klimek

2 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 2 Gorzów Wlkp 2003 Spis treści 1. Ogólna charakterystyka systemu Obieg informacji w systemie Struktury danych Obsługa systemu Rozpoczęcie i zakończenie pracy Podstawowe zasady obsługi klawiatury Posługiwanie się systemem 'Menu' Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych Posługiwanie się słownikami Założenie kartoteki magazynowej Opis modułów Schemat modułowy programu Fakturowanie sprzedaży Wystawianie faktury Wystawianie paragonów Zestawienie paragonów Zestawienie sprzedaży fakturowej Korekta faktur i rachunków Obsługa magazynu Magazyn podstawowy Magazyny akwizytorów Magazyny boczne Przyjęcia towarów na magazyn(pz) Korekta PZ Przecena towaru Protokół inwentaryzacyjny,różnic Inwentura Obroty magazynowe Fiskas Dokumenty(WZ,RW,MP,MM,sklep,zamówienia) Wydania towarów z magazynu (WZ) Przesunięcia miedzy magazynami (MM,MP) Zwrot towarów do magazynu (ZW) Nota zwrotna Finanse Płatnicy Kasa Kasa główna Obroty kontrahentów Zestawienia (Rejestry sprzedaży,korekt,zakupów,zest.magazynowe). 3.7 Pomoc Konfiguracja systemu Parametry dokumentów Dekretacja Dane dodatkowe...

3 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży Archiwizacja danych Zakończenie roku Wdrożenie systemu... WSTĘP Program komputerowy "Hurt" - fakturowanie sprzedaży jest przeznaczony do obsługi i rozliczania sprzedaży i magazynów w hurtowniach, sklepach różnych typów i stacjach benzynowych. Podstawowe zalety zastosowania programu: - przyspiesza znacznie obsługę klientów - eliminuje możliwość popełnienia pomyłek rachunkowych - baza obrotów zawierająca wszystkie elementarne obroty hurtowni pozwala na prowadzenie pełnej kontroli przychodów i rozchodów magazynowych - pozwala prowadzić pełną kontrolę rozliczeń z odbiorcami i dostawcami - tworzy ilościowe i wartościowe zestawienia zakupów i sprzedaży oraz pełne Vat-owskie rejestry sprzedaży i zakupów Zastosowanie komputera pozwala na prowadzenie pełnej dokumentacji obrotów magazynowych w tym: - przyjęcia towarów na magazyn (na podstawie faktury zakupu wystawiany jest dokument przyjęcie zewnętrzne PZ) - sprzedaż - wystawianie rachunków uproszczonych i faktur Vat-owskich oraz rachunków i faktur korekcyjnych - wydania towarów z magazynu głównego do magazynów akwizytorów (dokument WZ) - wystawianie faktur sprzedaży akwizytorów - wydania towarów na sklepy (w cenach detalicznych ) - dokumentacja strat magazynowych (dokument RW) - przecena towarów w magazynie - inwentaryzacja - protokoły różnic - przesunięcia towarów pomiędzy dowolnymi magazynami (wydania i przyjęcia mogą być przenoszone za pomocą dyskietek) Posiadanie takiej bazy danych daje możliwość sporządzania różnorodnych zestawień w tym: - magazynowych - stan magazynu na wybrany dzień - rozchody materiałów za dowolny okres w cenach zakupu netto lub brutto - obroty na danym materiale - oferta sprzedaży dowolnej grupy towarów - drukowanie metek towarów wystawowych - obliczanie dochodu ze sprzedaży towarów za dowolny okres - spis z natury - kontrahentów - spis kontrahentów z saldami lub bez

4 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 4 - obrotów kontrahentów - wpłaty na wybrany dzień (na podstawie terminów zapłaty ) - zestawienie faktur niezapłaconych W wersji rozszerzonej program Hurt połączony jest z programem Finansowo - Księgowym FK. Połączenie to realizowane jest poprzez tworzenie w systemie Hurt zbioru dekretów księgowych na podstawie obrotów hurtowni (PZ, faktury, MM) i zadeklarowanego przez księgowego sposobu rozksięgowania wszystkich dokumentów na wyszczególnione konta księgowe. System "Hurt" instalowany jest w dwu wersjach : - wersja podstawowa zawierająca wszystkie moduły hurtowe bez modułu połączenia z FK (program finansowo - księgowy) - wersja rozszerzona przystosowana do połączenia z FK Ze względu na ilość połączonych komputerów program "Hurt" pracuje w wersji jedno lub wielostanowiskowej. Wymagania sprzętowe. - komputer klasy PC z procesorem lub lepszym - dysk twardy zależnie od obrotów (ilości wystawianych dokumentów )min 200 MB - co najmniej 1 napęd dyskietek (najlepiej 1.44MB) - monitor - drukarka - UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięcia w sieci (zalecane dla zabezpieczenia systemu) - system operacyjny DOS (na jedno stanowisko) lub jeden systemów sieciowych (NetWare Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej

5 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 5 1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU. 1.1 Obieg informacji w systemie. Podstawowymi dokumentami w programie "Hurt" są faktura Vat i rachunek uproszczony wystawiane przy sprzedaży towarów. Wszystkie faktury i rachunki zapisywane są na dysku w zbiorze FAKT(rok + numer magazynu).dat i OBR(rok + numer magazynu).dat, z którymi skojarzone są odpowiednie pliki indeksowe. Pozostałe dokumenty wystawiane podczas operacji na magazynach takie jak: przyjęcie towaru(pz), rozchód wewnętrzny(rw), wydanie na zewnątrz(wz), przesunięcie między magazynami(mm,mp) pamiętane są w kolejnych zbiorach bazowych : PZD.DAT, RWD.DAT, WZD.DAT, MMD.DAT (do każdej nazwy dostawiamy rok + numer magazynu) z odpowiednimi plikami indeksowymi. Cały magazyn stanowi bazę o nazwie MAT(Rok + numer magazynu).dat.. W wersji wielomagazynowej każdy magazyn posiada osobną bazę obrotów z odpowiednim numerem. Dane o kontrahentach pamiętane są w bazie PŁATNICY.DAT i OBRPLN.DAT. Pozostałe pliki to FNA.Dat - dla faktur niezapłaconych, RK.Dat - raport kasowy, PAR.Dat paragony, Opak.Dat - opakowania. Ze względu na możliwość ciągłej wieloletniej i wielomagazynowej pracy systemu każda z wyżej wymienionych baz posiada w nazwie numer roku i numer magazynu z wyjątkiem bazy płatników i ich obrotów, które są bazami ciągłymi. 1.2 Struktury danych. W systemie wykorzystywane są następujące rodzaje danych. 1.Rekord materiałowy związany z bazą magazynową zawiera następujące dane: - indeks materiału -identyfikator materiału w magazynie 14 znaków - nazwa materiału 30 znaków+ - nazwa dodatkowa 30 znaków(po wprowadzeniu tej nazwy na fakturach i innych dokumentach towar opisywany jest w dwu liniach) - kod kreskowy/zbiorczy - numer SWW/PKT i R - grupa towarowa 4 znaki - cecha towaru 20 znaków

6 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 6 - grupa producenta/miejsce składowania - jednostka miary,jednostka miary sprzedaży - stan początkowy, końcowy i minimalny - ilość w opakowaniu, ilość w jednostce miary - cena zakupu początkowa, średnia i ostatnia(wynikająca z ostatniej dostawy) - cena średnia = ((ilość przed dostawą x poprzednia cena średnia) + (ilość dostarczona x nowa cena zakupu)/stan końcowy magazynu - data utworzenia kartoteki magazynowej - marża procentowa, która może być wykorzystana do wyliczenia ceny sprzedaży Netto na podstawie ceny zakupu - cena Netto - wskaźnik opodatkowania (1-opodatkowany, 0-nieopodatkowany) - stopa podatku VAT ( w %) - cena brutto wyliczana automatycznie na podstawie ceny Netto i stopy podatku - marża detaliczna ( może być wykorzystana do wyliczenia ceny detalicznej od ceny zakupu) - cena detaliczna( z podatkiem - konieczna przy wydaniach na sklepy) 2. Rekord obrotów związany z bazą obrotów zawiera: - indeks materiału 14 znaków - datę powstania obrotu - numer dowodu (faktury, PZ, WZ, ZW, RW, MM) 10 znaków - przeznaczenie obrotu (sprzedaż, zakup) - ilość przychodu lub rozchodu - stan początkowy, obrót, stan końcowy - wartość obrotu - podatek - cena zakupu i cena sprzedaży - indeks kontrahenta 14 znaków - grupa faktur 4 znaki 3. Rekord faktury związany z bazą nagłówków faktur zawiera: - nazwę dowodu (10 znaków), datę wystawienia - dane odbiorcy : indeks, nazwa, miejscowość, ulica, koncesja, NIP - rodzaj płatności (gotówka, czek, przelew, płatność mieszana, gotówka terminowa) - kwota zapłaty - termin zapłaty - numer oryginału faktury zakupowej (dla PZ) - kwotę do zapłaty według oryginału faktury zakupowej(dla PZ) - podatki - dane sporządzającego, transport Rekord płatnika związany z bazą kontrahentów zawiera: - indeks płatnika (14 znaków) - nazwę(30), miejscowość(25), ulicę(25), bank(30), konto(30), koncesję(30),, telefon - saldo winien i ma,bown, BoMa, - stała marża,numer (dla Akwizytora) 5. Dla wersji połączonej z FK tworzony jest rekord dekretów zawierający: - dowód i datę utworzenia, lp

7 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 7 - konto Winien i konto Ma - treść operacji (zawiera nazwę i numer dokumentu np. faktury i wykorzystywana jest do rozliczeń z kontrahentami) - wartość operacji - termin zapłaty (sczytywany z faktury może być wykorzystany do wyliczenia odsetek i tworzenia zestawień dokumentów nierozliczonych) 2.OBSŁUGA SYSTEMU. 2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy. Aby rozpocząć pracę z systemem "Hurt" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy: - włączyć komputer do sieci - poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\> - wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać HURT i potwierdzić wybór naciskając [ENTER] -po pojawieniu się planszy tytułowej należy wprowadzić kod i hasło użytkownika. Jeżeli taki użytkownik został zadeklarowany i hasło jest zgodne można rozpocząć pracę Aby zakończyć pracę z systemem należy: - z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC] - ponowne naciśnięcie klawisza [ESC] powoduje wyjście z programu - po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\> można wyłączyć komputer Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy: - włączyć komputer główny (File Server) do sieci - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\> - wywołać program startowy HURT i potwierdzić wybór [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach czyli: - włączyć stacje (w jednym napędzie powinna znajdować się dyskietka startowa) - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\> - wywołać program HURT i potwierdzić [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej wprowadzić kod użytkownika i hasło można rozpocząć pracę na stacji

8 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 8 Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno: - zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach wychodząc klawiszem [ESC] z poszczególnych modułów - wyłączyć stacje z sieci -po pojawieniu się napisu wprowadzić komendę Down [Enter] - jeżeli na monitorze pojawi się komunikat "Baza has been shutdown. Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK?" co znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER]. Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter]. Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z programu i ponownie podać komendę Down [Enter]. Uwaga! Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu. W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu. Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału dźwiękowego (zapali się lampka 'praca z baterii'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy, inne pod koniec tego czasu zwiększają częstotliwość dźwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer. 2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury. Pisząc na klawiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor. Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedynczych klawiszy. 1. Klawiatura Alfa-numeryczna Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >,?,!, $, %, (, {,. Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z

9 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 9 klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy. 2. Klawisze funkcyjne F1..F12 Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszach Menu najczęściej w ostatniej linii ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza. 3. Klawiatura numeryczna Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.: cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki,,, oraz +,-, [Enter] i [NumLock]. Chcąc wykorzystywać klawisze numeryczne należy nacisnąć klawisz [NumLock] ( zapali się lampka o tej samej nazwie). W innym przypadku klawiatura działa jako funkcyjna wykonując następujące funkcje : Home - przesunięcie kursora na początek linii End - przesunięcie kursora na koniec linii PgUp - służy do przeglądania (przewijania) ekranu po całej stronie do góry PgDn - służy do przewijania ekranu po stronie do dołu strzałki,, służą do przewijania ekranu po jednej linii lub przesuwania się po polach edycyjnych o jedno pole do góry lub na dół. strzałki, służą do przesuwania ekranu o jedną kolumnę w prawo lub lewo albo w ramach jednego pola edycyjnego o jeden znak w lewo lub prawo Ins - pozwala na zmianę trybu wprowadzania znaków z wstawiania (wpisywanie wprowadzanego znaku pomiędzy dwie litery ) i nadpisywanie (pisanie wprowadzanego znaku na znaku czyli w miejscu gdzie znajduje się kursor) Del - kasuje znak na którym jest kursor 4. Dwie grupy klawiszy funkcyjnych Umieszczone pomiędzy klawiaturą Alfa-numeryczną a numeryczną zawierają klawisze będące powieleniem funkcji z klawiatury numerycznej, spełniają te same funkcje i wykorzystywane są najczęściej wówczas, gdy klawiatura numeryczna działa w trybie [NumLock]-jako cyfrowa. Są to : - pierwsza grupa :Ins, Delete, Home, End, PgUp, PgDn - druga grupa : strzałki,,, 5. Klawisz ENTER Umieszczony po prawej stronie klawiatury Alfa-numerycznej i drugi przy klawiaturze numerycznej. Wykorzystywany jest jako: - potwierdzenie zakończenia wprowadzania danych na pojedynczych polach

10 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 10 - potwierdzenie wyboru modułu menu - potwierdzenie odpowiedzi 6. Klawisz ESC Umieszczony w lewej górnej części klawiatury powoduje: - zarzucenie aktualnie wykonywanej operacji - przerwanie wprowadzania - przerwanie wydruku - wyjście z danego modułu 7. Klawisz BackSpace oznaczony Ü Umieszczony w prawym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej nad klawiszem Enter. Służy do kasowania znaków po lewej stronie kursora. Klawisz ten naciśnięty łącznie z klawiszem Ctrl (w obu dolnych rogach klawiatury Alfa-Numerycznej) czyli [Ctrl] i [BackSpace] wykorzystywany jest do kasowania całej linii danych(o towarze) przy wystawianiu dowolnych dokumentów (PZ, Faktura...). 8. Klawisz Tab oznaczony dwoma przeciwnie skierowanymi strzałkami Umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej wykorzystywany jest w programie do cofania się w kolumnach tabeli poszczególnych dokumentów. (np cofnięcie z pozycji cena na ilość i dalej). 2.3 Posługiwanie się systemem "MENU". MENU - jest zbiorem modułów lub funkcji systemu możliwych do wybrania w danym miejscu programu i opisanych najczęściej w ostatniej linii ekranu. Aby wybrać moduł lub funkcję z "Menu" głównego należy: - wykorzystując klawisze oznaczone strzałkami(lewo, prawo) przesunąć się na wybrane pole, które zostanie podświetlone (w ostatniej linii funkcja jest dokładniej opisana) i potwierdzić swój wybór naciskając [Enter] co powoduje rozwinięcie podmenu lub - nacisnąć klawisz z odpowiednią literą poprzedzającą nazwę modułu(litera jest wytłuszczona w napisie)i wybór potwierdzić [Enterem] Wybór modułu powoduje wyświetlenie "Menu modułu", w którym aby wybrać funkcję należy: - nacisnąć jeden z klawiszy funkcyjnych odpowiadający wybranej funkcji - nacisnąć literę wytłuszczoną w nazwie funkcji

11 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych. OKNO EDYCYJNE - jest to pole przeznaczone do wprowadzania danych. Podzielone jest ono pojedyncze pola edycyjne -podświetlane w momencie wprowadzania danych. Wykorzystanie klawiszy przy edycji pól i okien edycyjnych: - [Enter] - zakończenie wprowadzania pojedynczego pola - strzałki, -przesunięcie kursora o jeden znak w lewo lub prawo - strzałki, - przejście do edycji następnego lub poprzedniego pola - [Ins] - powoduje wstawienie spacji przed kursorem(można w tym miejscu napisać brakujący znak) - [Ctrl] i [Y] - kasuje zawartość pola od kursora do końca pola - [Ctrl] i [Back Space] - kasuje całą linię danych (np całą linię dotyczącą danego towaru na fakturze,rachunku, PZ...) - [ESC] - powoduje przerwanie wprowadzania danych co może oznaczać : - wprowadzenie części (istotnych) danych potrzebnych do wykonania pewnej operacji (np. do wydruku, do ustawienia filtru wprowadzamy tylko grupę towarową natomiast inne dane nas nie interesują to naciskamy [ESC]) - zakończenie poprawy wybranych pól edycyjnych, po naciśnięciu [Esc] pojawi się pytanie czy zmienić dane, odpowiedź [T,t] powoduje uaktualnienie danych - całkowite przerwanie wprowadzania danych, na pytanie czy przerwać wprowadzanie odpowiedzieć Tak [T,t] lub Nie[N,n] - zakończenie wprowadzania danych dla całego okna możliwe jest: - automatyczne po naciśnięciu klawisza [Enter] na ostatnim polu w ramach okna, pojawi się wówczas dodatkowo pytanie 'czy zapisać lub zmienić dane?' po naciśnięciu litery [t] (małej lub dużej) dane zostaną uaktualnione - wymuszone naciśnięciem klawisza [F2] w przypadku, gdy nieznana jest ilość pozycji wprowadzanych w oknie (np. wpisywanie pozycji towarowych na wszystkich dokumentach) 2.5 Posługiwanie się słownikami. SŁOWNIKI - są to pomocnicze moduły programu ułatwiające np wprowadzenie indeksu towaru lub kontrahenta na podstawie znajomości nazwy towaru (kontrahenta) lub nawet jego części. Wywołanie słownika powoduje otwarcie okienka na ekranie monitora, w którym pojawiają się uporządkowane według nazwy lub indeksu nazwy towarów lub kontrahentów. Wpisując wstępnie część nazwy towaru(kontrahenta) na polu przed wywołaniem słownika dokonujemy wyboru początkowego ustawienia pierwszej strony słownika.

12 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 12 Przykład. Wpisując ''Kow' na polu nazwa kontrahenta i wywołując słownik spowodujemy wyświetlenie kontrahentów zaczynających się od 'Kow' czyli... Kowal... Kowalski... Kownacki itd... Sposoby wywoływania słowników: - [F1],[F5],[F9] - dla indeksu towarów dostępne na polach indeks towarowy we wszystkich dokumentach F1 - daje podgląd magazynu wywoływanego po nazwie dla stanów magazynowych różnych od zera F5 - podgląd według indeksu dla dowolnych stanów magazynowych F9 - podgląd według nazwy dla wszystkich stanów magazynowych - [F1] - dla danych kontrahenta, można wprowadzić część indeksu na polu indeks lub część nazwy na polu nazwy kontrahenta lub część numeru NIP na polu NIP i nacisnąć [F1] - [F1] - do wprowadzenia daty na polu data zapłaty na podstawie ilości dni do zapłaty określa się rzeczywisty termin zapłaty Aby dokonać wyboru pozycji należy korzystać z następujących klawiszy: - strzałki, - powodują przesuwanie linii podświetlenia czyli wyboru - [PgUp,PgDn] - przewijanie po stronach (góra, dół) całego słownika - [Enter] - akceptacja wyboru - przeniesienie wybranej (podświetlonej) danej na odpowiednie pole w edytowanym oknie - [ESC] - rezygnacja z podglądu i wyboru 3. OPIS MODUŁÓW 3.1 Schemat modułowy programu. Menu główne programu rozwijane jest poziomo i zawiera pod składniki rozwijane pionowo (po naciśnięciu klawisz ENTER) i wybierane strzałkami lub podświetloną literą. Menu główne i podmenu są następujące: - Sprzedaż - Faktury sprzedaży. Rodzaje faktur vat i rachunków uproszczonych definiuje się na Pomocy w module Dane dodatkowe i Funkcje magazynowe. Mogą to być faktury vat netto i brutto i rachunki netto i brutto. W przypadku współpracy z drukarką fiskalną konieczne jest zdefiniowanie, które dokumenty będą na niej drukowane ( warunkiem jest by były to dokumenty brutto). Definicji tej dokonuje się w tym samym module co wyboru dokumentów. Paragony

13 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 13 wystawiane są w każdym z modułów faktur lub rachunków po naciśnięciu klawisza F1. - Korekta sprzedaży (rodzaje korekt zgodne są z rodzajami faktur istniejącymi w module faktury). Korekty paragonów dokonuje się w formie korekty zestawienia paragonów. Korekty poszczególnych dokumentów odwołują się do wprowadzanych przez użytkownika numerów faktur, rachunków lub zestawienia paragonów. - Zwrot towaru na magazyn - dokument jako dowód zwrotu. - Dokument dostawy -pozwala wystawiać dowolną ilość dokumentów dostawy towaru(np. pieczywo,nabiał...) i na koniec pewnego okresu wystawić fakturę zbiorczą z tych dostaw. - Faktura kosztowa. Daje możliwość wystawienia faktury vat lub rachunku uproszczonego na dowolny towar lub usługę i nie powoduje rozchodu na magazynie (jest to tzw. faktura odręczna treść towaru lub usługi jest wpisywana z klawiatury). - Magazyn - Magazyn - obsługa wybranego magazynu. Dany użytkownik może mieć przydzielony numer magazynu (będzie on mógł pracować tylko na tym magazynie). W przypadku nieprzydzielenia numeru użytkownik może wybierać numer magazynu zmieniając go w module Pomocy - funkcja numer magazynu. - PZ - wystawianie dokumentu przyjęcia towarów na magazyn. W parametrach systemu istnieje możliwość wyboru rodzaju PZ. Mogą to być Pz -brutto, gdzie cena sprzedaży liczona jest od ceny brutto (zalecane ustawienie dla sklepów) lub Pz - netto - przeliczanie cen sprzedaży od netto. - Korekta PZ - pozwala korygować wcześniejsze przyjęcie towaru ilościowo lub w cenie zakupu. Zmiana ceny zakupu nie powoduje jednak zmiany ceny zakupu średniej. - Przecena towaru.przecena może yć przygotowana w cenach netto sprzedaży lub brutto. - Protokół inwentury - protokóły typu arkusze spisowe - Protokół różnic inwentaryzacyjnych - Inwentura. - inwentura z możliwością tworzenia bazy, wprowadzania danych z inwentaryzatora lub na terminalach sklepowych - pełny opis w dalszej części tekstu - Obroty magazynowe - przegląd wszystkich obrotów -Stan magazynu. W module tym można dokonać przeliczenia stanów magazynowych i wykonać bilans otwarcia przy zmianie roku. - Fiskas -obsługa modułu fiskalnego W zależności od definicji na Pomocy - w Danych Dodatkowych i Funkcjach magazynowych w module tym będzie obsługiwana kasa fiskalna PS2000 lub drukarka fiskalna DF300 lub TPLine. Obsługa PS2000. W przypadku kasy fiskalnej menu posiada nazwę PS2000 z rozwinięciem : Cennik Tworzy cennik towarów z magazynu z maską zgodności i maską wyłączeń (na indeks, nazwę lub grupę towarową),na podstawie numeru dokumentu PZ.MP,MM, Przeceny,lub korzystając z

14 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 14 podglądu magazynu odznaczając wybrane indeksy towarowe do przesłania. Do kasy - Przesłanie cennika do wybranego numeru kasy. Przypisania kas do poszczególnych numerów dokonuje się w module Pomocy na Konfiguracji w Opcjach systemu. Do kasy przesłany zostaje ostatnio przygotowany cennik. Z kasy - Powoduje odczytanie z kasy całości sprzedaży dokonanej od momentu poprzedniego zczytania. Po odczytaniu i zapisaniu obrotów magazynowych sprzedaż na kasie zostaje wyzerowana. Sczytywanie sprzedaży można wykonać w dowolnym momencie.pojedynczy obrót posiada w nazwie dzień, miesiąc, godzinę i numer kasy. W przypadku kilku odczytów o tej samej godzinie obrót jest modyfikowany. W przypadku zadeklarowania współpracy programu z kasą fiskalną czyli opcji SKLEP dokumenty typu faktury i rachunki uproszczone tworzą odrębne obroty magazynowe, nie powodując w ten sposób ponownego zdjęcia towaru z magazynu. Warunkiem prawidłowego zdejmowania towarów z magazynu jest wypisanie faktury(rachunku) na podstawie wystawionego wcześniej na kasie paragonu fiskalnego. Klient otrzymując fakturę(rachunek) zwraca paragon, który powinien zostać dopięty do kopii dokumentu. Obsługa DF300. Przed rozpoczęciem współpracy programu z drukarką fiskalną należy wybrać i zdefiniować w Pomocy na Danych Dodatkowych i Funkcjach Magazynowych rodzaje dokumentów, które będą drukowane jednocześnie na drukarce fiskalnej. Z definicji drukowane są paragony. Dodatkowo powinny być drukowane rachunki uproszczone dla osób fizycznych (koniecznie muszą być to dokumenty typu Brutto), do których kopii dopinane są paragony. Uwaga: Paragon w programie zostanie zapisany po poprawnym zapisaniu paragonu na drukarce fiskalnej. W przypadku błędu przesłania, błędu PTU (zmiana podatku Vat ) paragon w drukarce zostanie anulowany i w komputerze również. Jedynie w przypadku wydrukowania niepełnego paragonu na końcu papieru, po wymianie papieru w drukarce komputer otrzyma informację o błędzie transmisji i anuluje paragon a drukarka fiskalna dokończy paragon na nowym papierze. Jest to jedyna sytuacja kiedy program nie jest w stanie poprawnie zinterpretować stanu drukarki. Nie należy dopuścić do wydruku paragonów po czerwonym pasku oznaczającym koniec papieru drukarki. - Dokumenty - WZ- wydanie na zewnątrz - Rw - rozchód wewnętrzny - MP - przyjęcie własne - MM- przesunięcie między magazynami

15 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 15 - Sklep- wydanie towaru na własny sklep - Zamówienia - Finanse - Płatnicy. Kontrahenci, zestawienia płatników, Obroty, wpłaty za faktury. - Kasa Obroty kasowe, raporty kasowe, wpłaty i wypłaty różne. - Kasa główna - Obroty kontrahentów - Zestawienia - Rejestr sprzedaży (zestawienia sprzedaży do poszczególnych dok. sprzedaży) - Rejestr korekt - Rejestr zakupów - Sprzedaż ( jedno łączne zestawienie sprzedaży) - Zestawienia magazynowe -Pomoc - Konfiguracja systemu - Opcje pozwalają na : - Ustawienie kodów sterujących do drukarki.zdefiniowanie różnych drukarek pozwala na wywołanie programu z parametrem i dopasowanie działania programu z różnymi drukarkami na różnych stanowiskach. - Definicję słownika czyli definicję podglądu magazynu przy sprzedaży. Podaje się jakie dane, w jakiej kolejności i formacie powinny być wyświetlane. Indeks towaru, cena detaliczna, stan końcowy - dla sklepu Indeks Towaru, stan końcowy, cena netto - dla hurtowni - Ścieżka do programu FK - Numery kas - podaje się numer kasy i numer RS-a i typ pamięci EPROM -Parametry dokumentów - pozwalają na definicję wybranych parametrów wydruków dokumentów - rodzaj dokumentu PZ brutto - dla sklepów, lub Netto - dla hurtowni. -Dekretacja - podaje się tablice dekretacji dla poszczególnych dokumentów. - Dane dodatkowe - Definicję użytkowników, przydzielonych im haseł, numerów magazynu i uprawnień - Odsetki - definicje stopy procentowej - Magazyn W module podaje się poziom zaokrągleń cen, sposób liczenia marży na magazynie ( rachunkiem stu lub prostym), Indeks dla usługi i opakowań... - Funkcje magazynowe czyli - nazwy magazynu - Rodzaje dokumentów sprzedaży faktury Vat (netto, brutto), rachunki (netto,brutto)

16 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 16 - KasyFiskalne Tak/Nie - Drukarki fiskalne Tak/Nie - wydruk fiskalny paragonu Tak/Nie - wydruk fiskalny rach. brutto,faktury brutto Tak/Nie - opcje - nagłówek Firmy - edycja - Dane firmy - pełne dane firmy drukowane na fakturze,przelewach - Banki firmy - indeks banku, nazwa i konto wykorzystywane przy wypisywaniu przelewów - Wybór polskich liter w trybie Latin, Mazowia lub bez polskich liter. - Zmiana roku pozwala na przegląd danych z poprzednich lat. - Zmiana numeru magazynu - Data zamknięcia zbioru. Zabezpieczenie pozwalające ustawić na hasło użytkownika datę poniżej której dane nie zostaną poprawione lub zmienione. - Nagłówek - Archiwizacja danych - Odtwarzanie danych. Uwaga : Wszystkie definicje dotyczą wybranego magazynu. Zatem rodzaje dokumentów, współpraca z kasą lub drukarką i inne parametry mogą być różne dla poszczególnych magazynów. 3.2 Fakturowanie sprzedaży. Wybierając moduł sprzedaży uzyskujemy kolejne Menu, w którym wybieramy rodzaj dokumentu: - rachunek uproszczony w cena Brutto - rachunek uproszczony w cenach Netto ( w podobnej formie jak faktura Vat) - faktura VAT od Netto - faktura Vat od Brutto między innymi dla stacji benzynowych Wybierając dowolny moduł jesteśmy na planszy ciągłego podglądu wszystkich faktur uporządkowanych zgodnie z wybranym kluczem (według dowodu lub daty lub płatnik). Moduł fakturowania realizuje następujące funkcje: - [F1] - wystawianie paragonów (przy rachunkach uproszczonych) - [F2] - wystawianie nowych faktur lub rachunków uproszczonych - [F4] - szukanie faktury po dowolnym składniku nagłówka faktury - [F5] - zmiana klucza wyświetlania (czyli sposobu uporządkowania faktur po dowodzie,dacie lub płatniku) - [F6] - kasowanie wybranej faktury

17 System "HURT" - Fakturowanie sprzedaży 17 - [F7] - ponowne drukowanie wybranej faktury(automatycznie zapisuje ile razy dana faktura została wydrukowana- po lewej stronie na ekranie) - Zestawienia sprzedaży fakturowej za dowolny okres i jego wydruk na monitor lub drukarkę wykonywane są w module zestawienia Są to : - rejestry sprzedaży - pełne rejestry VAT-owskie Tworzenie zestawień umieszczone jest w module zestawienia. - [F9] - podgląd wartościowy lub ilościowy wystawionych paragonów do momentu wystawienia na nie faktury zbiorczej (w module rachunki uproszczone) - [Enter] - powoduje przejście do przeglądania lub edycji wybranej faktury Uwaga. Funkcje dotyczące wybranej faktury wymagają ustawienia linii podświetlenia na tej fakturze Wystawianie faktury. Opis wystawiania faktury Vat i rachunku uproszczonego przedstawiony zostanie łącznie.w punktach różniących się opis będzie rozdzielony. Wystawienie faktury wymaga wykonania następujących operacji: 1) Nacisnąć klawisz [F2]. 2) Wprowadzić dane nagłówka faktury - datę wystawienia dokumentu ( komputer wpisuje automatycznie datę aktualną z komputera, można ją jednak poprawić ręcznie) - numer faktury - nadawany jest w momencie zapisu jako numer kolejny - również dla wersji sieciowej (numer wprowadzany na innym komputerze nie jest już możliwy do wpisania). Początkowy numer faktur jest możliwy do wprowadzenia ręcznie. Uwaga... W przypadku nieprawidłowego zakończenia wystawiania faktury np. wyłączenia zasilania numer ostatnio wprowadzanej faktury może być zablokowany (nie można go wprowadzić, pomimo że faktura nie jest zapisana). Przy ponownej próbie wprowadzenia tego numeru pojawi się komunikat 'dokument jest aktualnie wprowadzany'. Należy sprawdzić czy rzeczywiście nie ma go w zbiorze faktur,jeżeli nie należy odtworzyć numerację. W module, w którym wystąpił ten błąd (faktury, PZ, MM...) należy nacisnąć klawisz [F10] i literę [N lub n] jako odtwarzanie numeracji. Po tej operacji numer będzie dostępny. - dane odbiorcy indeks odbiorcy, jeżeli jest on zarejestrowany w bazie odbiorców można posłużyć się słownikiem na [F1]. Można to uczynić na polu kod odbiorcy lub nazwa odbiorcy nie wprowadzając wcześniej jego kodu. Przykład...