SYSTEM "KADRY- PŁACE"

Transkrypt

1 S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp Nasz adres: Gorzów ul. Żwirowa 15 tel SYSTEM "KADRY- PŁACE" Dokumentacja Autorzy: M.M. Klimek Gorzów Wlkp 2002 S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp

2 Spis treści 1. Ogólna charakterystyka systemu Struktury danych..., 2. Obsługa systemu Rozpoczęcie i zakończenie pracy Podstawowe zasady obsługi klawiatury Posługiwanie się systemem 'Menu' Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych Korzystanie z pomocy słowników Opis modułów Kadry Kartoteka kadrowa Ewidencja czasu pracy Zestawienia kadrowe Płace Definicje składników Definicje list płac Listy pracowników listy płac Etapy przygotowywania list płac - podsumowanie Druki umów zleceń i umów o dziło Podatki Wydruki PIT4, PIT8, PIT11, PIT Moduł ZUS Zestawienia Zmiana roku Operacje pomocnicze Kody płacowe i kadrowe Kalendarz Archiwizacja danych Definicja nagłówka Cfg Wdrożenie systemu...

3 WSTĘP Program komputerowy "KADRY - PŁACE" przeznaczony jest do prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowo - płacowej w tym: - rejestracja danych kadrowych o pracownikach - rejestracja nieobecności w ciągu całego roku i zestawienia nieobecności za dowolny okres według rodzaju nieobecności - wystawiania dokumentów typu : umowa o pracę, świadectwo pracy, karta urlopowa - tworzenia zestawień pracowników według dowolnych parametrów kartoteki osobowej typu: staż pracy, data zatrudnienia, uprawnienia zawodowe, - wystawiania dokumentów PIT4, PIT8, PIT11, PIT40 -liczenie płac zgodnie z zadeklarowanymi wcześniej listami i zdefiniowanymi składnikami Program "KADRY-Płace" może pracować w wersji jedno lub wielostanowiskowej. Wymagania sprzętowe: komputer klasy AT z procesorem lub lepszym( 386,486) dysk twardy zależnie od ilości wystawianych dokumentów min 40 MB co najmniej 1 napęd dyskietek ( najlepiej 1.44 MB) monitor drukarka UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięci w sieci (zalecane dla zabezpieczenia systemu) system operacyjny DOS (na jedno stanowisko) lub jeden z systemów sieciowych (Net Ware Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej.

4 1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU. 1.1 Struktury danych. System wykorzystuje kilka rodzajów danych. 1. Rekord podstawowy dane pracowników zawiera : - Indeks pracownika - Nazwisko i imiona - nazwisko panieńskie, płeć - imiona ojca i matki - nazwisko panieńskie matki - pochodzenie społeczne - data i miejsce urodzenia - data ślubu i imię współmałżonka - dane o miejscu stałego i czasowego zameldowania - dane dokumentów typu dowód i paszport - wykształcenie ( rodzaj, miejsce, staż) - zatrudnienie ( data, warunki umowy, stanowisko,...) - stawki płacowe (pozycje definiowane zależnie od firmy) - ewidencja wojskowa - dane o dzieciach - poprzednia praca( wszystkie miejsca i czas zatrudnienia) - posiadane zawody i uprawniania - przyznane odznaczenia i kary 2. Rekord kalendarzowy zawiera : numer miesiąca, dzień i typ dnia (roboczy, sobota wolna, robocza, święto) 3. Rekord nieobecności zawiera : numer miesiąca, dzień i rodzaj nieobecności zadeklarowany przez operatora w słowniku ( np. chorobowe, urlop bezpłatny, urlop płatny). 4. Rekord umowy o pracę i świadectwa pracy. 5. Rekord płacowy. 6. Rekord podatkowy.

5 1.2 Wydawnictwa. System pozwala uzyskać następujące wydruki: wydruk wszystkich pracowników wydruk pracowników spełniających wskazane warunki typu: staż pracy, wiek, ilość dzieci, wielkości zarobków zestawienie nieobecności dla wszystkich, lub pojedynczego pracownika za dowolny miesiąc lub rok według rodzajów nieobecności wydruki umowy o pracę, Świadectwa pracy, karty urlopowe wydruki PIT4, PIT8, PIT11, PIT40 wydruki typów list i składników tych list wydruki pracowników na liście i wydruki listy płac wydruki wstępne tzw matryce do list płac zawierające nazwiska pracowników i tabele do wpisywania na wydruku danych typu premie, nadgodziny, zaliczki itp. Uwagi... Wszystkie wydruki mogą być wykonywane na monitor lub drukarkę. Przed wydrukiem należy podać ilość linii na stronie. Podając zero otrzymamy wydruk ciągły, inna liczba spowoduje stronicowanie z zadaną ilością linii. Drukowanie może być w dowolnej chwili przerwane przez operatora po naciśnięciu klawisz [ESC]. Wydruk będzie niepełny z zaznaczeniem przerwania przez operatora. 2.OBSŁUGA SYSTEMU. 2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy. Aby rozpocząć pracę z systemem "KADRY" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy: włączyć komputer do sieci poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\ wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać KADRY i potwierdzić wybór naciskając [ENTER] po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę Aby zakończyć pracę z systemem należy: z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC] po pojawieniu się pytania 'powrót do głównego menu T/N?' odpowiedzieć 'TAK" wciskając małą lub dużą literę [T]

6 po pojawieniu się planszy głównej z napisem "KADRY" przejść na ostatnią pozycję modułu Powrót lub Koniec i nacisnąć [ENTER] po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\ można wyłączyć komputer Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy: włączyć komputer główny (File Server) do sieci poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\ wywołać program startowy KADRY i potwierdzić wybór [ENTEREM] po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach czyli: - włączyć stacje (w jednym napędzie powinna znajdować się dyskietka startowa) - poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\ - wywołać program K ADRY i potwierdzić [ENTEREM] - po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacji Uwaga... Dla Nowela 3.11 lub innego w wersji dedykowanej na komputerze głównym nie pracuje się z programem. Dlatego po załadowaniu systemu można przejść do pracy na stacjach tak jak opisano poniżej. Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno: Uwaga! zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach (przechodząc na planszy tytułowej na pozycję wyjście i nacisnąć [ENTER] wyłączyć stacje z sieci na komputerze głównym zakończyć pracę z programem - pozycja wyjście i nacisnąć ENTER] przejść na dysk sieciowy wpisując F: [ENTER] wpisać komendę Console [Enter] po pojawieniu się napisu Login: wprowadzić komendę Down [Enter] jeżeli na monitorze pojawi się komunikat "Baza has been shutdown. Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK?" to znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER]. Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter]. Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z programu i ponownie podać komendę Down [Enter]. Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu. W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu. Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie

7 przerywanego sygnału dźwiękowego (zapali się lampka 'praca z baterii'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy, inne pod koniec tego czasu zwiększają częstotliwość dźwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer. 2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury. Pisząc na klawiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor. Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedynczych klawiszy. 1. Klawiatura Alfa-numeryczna Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >,?,!, $, %, (, {,. Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift] (lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy. 2. Klawisze funkcyjne F1..F12 Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszch Menu najczęściej w ostatniej linii ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza. 3. Klawiatura numeryczna Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.: cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki,,, oraz,, [Enter] i [NumLock]. Chcąc wykorzystywać klawisze numeryczne należy nacisnąć klawisz [NumLock] ( zapali się lampka o tej samej nazwie). W innym przypadku klawiatura działa jako funkcyjna wykonując następujące funkcje : Home - przesunięcie kursora na początek linii End - przesunięcie kursora na koniec linii PgUp - służy do przeglądania (przewijania) ekranu po całej stronie do góry PgDn - służy do przewijania ekranu po stronie do dołu strzałki,, służą do przewijania ekranu po jednej linii lub przesuwania się po polach edycyjnych o jedno pole do góry lub na dół. strzałki, służą do przesuwania ekranu o jedną kolumnę w prawo lub lewo albo w ramach jednego pola edycyjnego o jeden znak w lewo lub prawo Ins - pozwala na zmianę trybu wprowadzania znaków z wstawiania (wpisywanie wprowadzanego znaku pomiędzy dwie litery ) i nadpisywanie (pisanie wprowadzanego znaku na znaku czyli w miejscu gdzie znajduje się kursor) Del - kasuje znak na którym jest kursor

8 4. Dwie grupy klawiszy funkcyjnych Umieszczone pomiędzy klawiaturą Alfa-numeryczną a numeryczną zawierają klawisze będące powieleniem funkcji z klawiatury numerycznej, spełniają te same funkcje i wykorzystywane są najczęściej wówczas, gdy klawiatura numeryczna działa w trybie [NumLock]-jako cyfrowa. Są to : - pierwsza grupa :Ins, Delete, Home, End, PgUp, PgDn - druga grupa : strzałki,,, 5. Klawisz ENTER Umieszczony po prawej stronie klawiatury Alfa-numerycznej i drugi przy klawiaturze numerycznej. Wykorzystywany jest jako: - potwierdzenie zakończenia wprowadzania danych na pojedynczych polach - potwierdzenie wyboru modułu menu - potwierdzenie odpowiedzi 6. Klawisz ESC Umieszczony w lewej górnej części klawiatury powoduje: - zarzucenie aktualnie wykonywanej operacji - przerwanie wprowadzania - przerwanie wydruku - wyjście z danego modułu 7. Klawisz BackSpace oznaczony Umieszczony w prawym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej nad klawiszem Enter. Służy do kasowania znaków po lewej stronie kursora. 8. Klawisz Tab oznaczony dwoma przeciwnie skierowanymi strzałkami Umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej wykorzystywany jest w programie np przy rozrachunkach ręcznych do zmiany strony pomiędzy Winien i Ma. 2.3 Posługiwanie się systemem "MENU". MENU - jest zbiorem modułów lub funkcji systemu możliwych do wybrania w danym miejscu programu i opisanych najczęściej w ostatniej linii ekranu.

9 Aby wybrać moduł lub funkcję z "Menu" głównego należy: wykorzystując klawisze oznaczone strzałkami(lewo, prawo lub góra, dół) przesunąć się na wybrane pole, które zostanie podświetlone (w ostatniej linii funkcja jest dokładniej opisana) i potwierdzić swój wybór naciskając [Enter] lub nacisnąć klawisz z odpowiednią literą poprzedzającą nazwę modułu(litera jest wytłuszczona w napisie)i wybór potwierdzić [Enterem] Wybór modułu powoduje wyświetlenie "Menu modułu", w którym aby wybrać funkcję należy: nacisnąć jeden z klawiszy funkcyjnych odpowiadający wybranej funkcji nacisnąć literę wytłuszczoną w nazwie funkcji 2.3 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych. OKNO EDYCYJNE - jest to pole przeznaczone do wprowadzania danych. Podzielone jest ono pojedyncze pola edycyjne -podświetlane w momencie wprowadzania danych. Wykorzystanie klawiszy przy edycji pól i okien edycyjnych: [Enter] - zakończenie wprowadzania pojedynczego pola strzałki,-przesunięcie kursora o jeden znak w lewo lub prawo strzałki, - przejście do edycji następnego lub poprzedniego pola [Ins] - powoduje wstawienie spacji przed kursorem(można w tym miejscu napisać brakujący znak) [Ctrl] i [Y] - kasuje zawartość pola od kursora do końca pola [ESC] - powoduje przerwanie wprowadzania danych co może oznaczać : - wprowadzenie części (istotnych) danych potrzebnych do wykonania pewnej operacji (np. do wydruku, do ustawienia filtru po wprowadzeniu wybranych pól naciskamy [ESC]) - zakończenie poprawy wybranych pól edycyjnych, po naciśnięciu [Esc] pojawi się pytanie czy zmienić dane, odpowiedź [T,t] powoduje uaktualnienie danych - całkowite przerwanie wprowadzania danych, na pytanie czy przerwać wprowadzanie odpowiedzieć Tak [T,t] lub Nie[N,n] zakończenie wprowadzania danych dla całego okna możliwe jest: - automatyczne po naciśnięciu klawisza [Enter] na ostatnim polu w ramach okna, pojawi się wówczas dodatkowo pytanie 'czy zapisać lub zmienić dane?' po naciśnięciu litery [t] (małej lub dużej) dane zostaną uaktualnione. Podobnie przy modyfikacji kalendarza przy zmianie miesiąca ( klawisze PgUp, PgDn) jeżeli wpisywane były zmiany pojawi się pytanie 'czy zmienić dane'.odpowiedź T powoduje zapisanie zmian i przejście do następnego (lub poprzedniego) miesiąca. Na dowolnym polu naciskając klawisz CTRL i Enter jednocześnie można wymusić zakończenie edycji. - wymuszone po naciśnięciu klawisza [ESC] w przypadku, gdy wprowadzone zostały dane niezbędne do wykonania określonej operacji (zestawienia, wydruku)

10 2.5 Posługiwanie się słownikami. SŁOWNIKI - są to pomocnicze moduły programu ułatwiające wybór treści niektórych pól ze zbioru zadeklarowanego wcześniej przez obsługę programu. Do pól tych należą np. pochodzenie społeczne, poziom wykształcenia, rodzaje nieobecności. Są to pola dla, których w ostatniej linii pojawia się informacja ' F1 - pomoc '. Wywołanie słownika powoduje otwarcie okienka na ekranie monitora, w którym pojawiają się uporządkowane według symbolu określenia dotyczące danego pola danych.. Słownik wywołuje się klawiszem [F1]. Aby dokonać wyboru pozycji należy korzystać z następujących klawiszy: strzałki, - powodują przesuwanie linii podświetlenia czyli wyboru [PgUp,PgDn] - przewijanie po stronach (góra, dół) całego słownika [Enter] - akceptacja wyboru - przeniesienie wybranej (podświetlonej) danej na odpowiednie pole w edytownym oknie [ESC] - rezygnacja z podglądu i wyboru 3. OPIS MODUŁÓW. 3.1 Kadry Kartoteka kadrowa. Moduł przeznaczony jest do wprowadzania, poprawy, przeglądania i drukowania wszystkich danych o pracownikach. W module tym można wystawiać dokumenty typu umowa o pracę i świadectwo pracy dla pracowników posiadających swoje kartoteki kadrowe. Moduł kartoteki kadrowe następujące funkcje: - [F2] - założenie kartoteki nowego pracownika - [F3] - usuwanie danych wybranego (podświetlonego) pracownika - [F4] - szukanie pracownika według wybranych danych np. po indeksie, nazwisku... - [F5] - zmiana sposobu porządkowania wyświetlania pracowników ( po indeksie lub nazwisku) - [F6] - ustawianie filtru czyli parametrów wyboru przeglądanych pracowników - [F7] - wystawianie dokumentów - Umowy o pracę - Świadectwo pracy - [F8] - drukowanie zestawienia pracowników - [Enter] - wywołanie edycji czyli poprawy danych wybranego (podświetlonych) pracownika

11 Wprowadzanie danych nowego pracownika (klawisz F2). Wprowadzanie odbywa się w kilku oknach edycyjnych pojawiających się automatycznie po wypełnieniu poprzedniego okna. Wprowadzanie można przerwać w dowolnym momencie klawiszem [ESC]. Pojawi się pytanie ' Czy zapisać dane T/N' Po naciśnięciu litery T(t) dotychczas wprowadzone dane pracownika zostaną zapisane. Dopisywanie dalszych danych można będzie wykonać później realizując funkcję edycji (modyfikacji) po naciśnięciu klawisza [Enter ]. W kolejnych oknach edycyjnych wprowadza się dane dotyczące następujących grup danych osobowych: podstawowe dane osobowe - indeks pracownika (14 znaków) jako jednoznaczny identyfikator pracownika w bazie - nazwisko i imiona - imiona rodziców, nazwisko panieńskie matki i swoje - płeć (K-kobieta, M- mężczyzna) - pochodzenie społeczne (S) - datę i miejsce urodzenia - imię współmałżonka i datę ślubu mieszkanie dane o miejscu stałego i czasowego zameldowania wykształcenie - poziom(s), nazwa szkoły, staż za wykształcenie, kontynuacja nauki zatrudnienie stawki płacowe ewidencja wojskowa dzieci - datę zatrudnienia - rodzaj umowy(s) - stanowisko(s) - komórka organizacyjna (S)istotna przy wydrukach list płac - warunki zwolnienia - datę zwolnienia Niektóre dane o zatrudnieniu i zwolnieniu wprowadzane są do kartoteki w momencie wystawiania umowy i świadectwa pracy - stopień wojskowy(s) - czas i miejsce służby - imię - stopień pokrewieństwa(s) - data urodzenia poprzednia - praca miejsce i czas zatrudnienia w poprzednich zakładach zawody i uprawnienia przyznane odznaczenia ( rodzaj(s) i data przyznania) przyznane kary ( rodzaj(s) i data)

12 Litera (S) przy pozycji oznacza,że przy jej wyborze można korzystać ze słownika. Po zapisaniu pracownika w kartotece kadrowej jednocześnie zakładana jest jego kartoteka podatkowa ze standardowymi danymi: - czy naliczać podatek - tak - czy liczyć koszt własny normalny - ulga podatkowa 1 - pojedyncza - czy stosować niższą stopę podatku 0 - nie - czy naliczać Zus - 1 typ z cfg - czy naliczać Zus dla zleceń - 0 nie - pracownik własny ulga mieszkaniowa całkowita - kwota do odpisu ulga mieszkaniowa zrealizowana - 0 Modyfikacja (poprawa i dopisywanie) danych pracownika. Funkcję można zrealizować po naciśnięciu Entera będąc podświetleniem na wybranym pracowniku. Pojawi się wówczas pionowe menu, z którego należy wybrać strzałką i potwierdzić Enterem (lub przez naciśnięcie podświetlonej liter) rodzaj danych osobowych, które chcemy poprawiać lub dopisywać. Po modyfikacji jednych danych można poprawiać kolejne. Dopiero naciśnięcie klawisza ESC powoduje wyświetlenie pytania 'Czy zmienić dane T/N'. Odpowiedź T(t) powoduje zapisanie zmian w innym przypadku nie. Wystawianie dokumentów. Po wywołaniu funkcji klawiszem F7 należy wybrać rodzaj dokumentu naciskając właściwą podświetloną literę U (dla umów) i S (dla świadectwa pracy). Przy wprowadzaniu danych na dokumentach w ostatniej linii pojawiają się opisy pól i dodatkowe uwagi odnośnie ich wypełniania. Umowa powoduje zwrotnie wpisanie części danych ( data zatrudnienia, stanowisko, płaca zasadnicza, premia )do kartoteki pracownika. Dla świadectwa pracy odwrotnie dane z kartoteki wprowadzane są na poszczególne pola, a zwrotnie data i sposób zwolnienia oraz symbol 'Zw' jako zwolniony zapisywane są zwrotnie do kartoteki pracownika. Oba dokumenty zapisywane są w bazie Umów i Świadectw i mogą być poprawiane, ponownie drukowane, a nawet kasowane Ewidencja czasu pracy. Poszczególne funkcje dostępne są po wywołaniu następujących klawiszy funkcyjnych: - [F5] - zmiana klucza czyli sposobu porządkowania wyświetlania ( według indeksu lub - nazwiska) - [F7] - wprowadzanie nieobecności dla wybranego pracownika - [F8] - zestawienie nieobecności - [F9] - wystawianie karty urlopowej dla wybranego pracownika

13 Ewidencja nieobecności (F7). Po podświetleniu wybranego pracownika (można go najpierw odnaleźć funkcją F4 poszukiwanie F4) nacisnąć klawisz F7. Na ekranie pojawi się tabela do wprowadzenia miesiąca do przeglądu i kalendarz w którym: - klawiszami PgUp, PgDn i strzałkami zmienia się miesiące i dni - klawiszem F1 dokonuje się wyboru rodzaju wprowadzanej nieobecności ( jest ona aktualnie wyświetlana po lewej stronie kalendarza, po prawej wyświetlane są wszystkie rodzaje nieobecności ) - klawiszem [Enter] wprowadza się wybrany rodzaj nieobecności na dzień na którym znajduje się kursor ( chcąc wprowadzić ten sam rodzaj nieobecności wystarczy strzałkami zmienić dzień i ponownie nacisnąć Enter. Zmieniając miesiąc lub naciskając ESC pojawi się pytanie 'Czy zmienić dane T/N' Odpowiedź T(t) powoduje zapisanie nieobecności w kartotece danego pracownika. Listowanie nieobecności (F8). Po wywołaniu funkcji pojawia się tabelka, w której należy wprowadzić: - rodzaj nieobecności(pomoc na F1), dla której listowane będą nieobecności - po naciśnięciu Enter listowanie dla wszystkich rodzajów nieobecności. - miesiąc za który należy podać nieobecności ( po naciśnięciu Enter listowane będą nieobecności dla całego roku) - ilość linii na stronie (0 bez stronicowania) - dla kogo zestawienie W - dla wszystkich pracowników Zestawienie zawiera dla każdego pracownika wyszczególnienie ilości dni nieobecnych według ich rodzajów w poszczególnych miesiącach i podsumowania wszystkich nieobecności w każdym miesiącu Zestawienia. Moduł ten przeznaczony jest do wykonywania zestawień pracowników wybranych według różnych kryteriów. Wyboru można dokonać po dowolnej danej zawartej w pełnej kartotece kadrowej pracownika. Dodatkowo dla danych cyfrowych typu : daty, stawki płacowe, ilość dzieci można nałożyć dodatkowe warunki typu : większy(>), Większy równy(>=), równy(=), mniejszy równy(<=) i mniejszy (<). Rodzaj znaku zmienia się kolejno naciskając Spację. Przykład. Chcemy wybrać pracowników płci męskiej zatrudnionych przed 1 stycznia 1981 roku. Należy wówczas : - nacisnąć klawisz F4 - wybrać dane osobowe i nacisnąć Enter - na polu płeć wprowadzić literę M jako mężczyzna i nacisnąć ESC - wybrać zatrudnienie i przed polem data zatrudnienia klawiszem spacji ustawić znak mniejszy (<) a na polu data wprowadzić i nacisnąć Enter. - nacisnąć klawisz ESC dwa razy aby wyjść z modułu wyboru parametrów. Dodatkowo na klawisz F5 i F6 wywoływane sa zestawienia zatrudnienia na dzień i średniego zatrudnienia w wybranym miesiącu.

14 Zestawienie wykonane na Monitor lub Drukarkę uporządkowane według Indeksu lub Nazwy będzie zawierało pracowników spełniających wcześniej ustawione warunki. 3.2 Płace. Moduł płace składa się z części przeznaczonej do definiowania składników i list płac oraz przygotowania i drukowania płac Definiowanie składników (moduł dla programisty). Przy definiowaniu składników płac podaje się następujące parametry: - indeks i nazwę składnika - nagłówek wydruku linia 1 i linia2 - rodzaj składnika pierwszego w tym 1 - wartość stała wprowadzana przy definicji składnika 2 - pozycja z kadr należy wprowadzić indeks tego składnika bezpośrednio lub korzystając z pomocy na klawisz F1 wybrać właściwą pozycję 3 -pozycja z płac (czyli indeks zdefiniowany wcześniej jako składnik płacowy) tak jak dla rodzaju 2 można skorzystać z pomocy na klawisz F1 pomocy) 4 - stała płac (rodzaje i wartości tych stałych definiowane są w module 5 - wartość wprowadzana indywidualnie przy wyliczaniu płac dla pracownika np. ilość nadgodzin itp. 6- wartość wprowadzana wprowadzana jednorazowo i powielana dla wszystkich pracowników danej listy z możliwością jej poprawy np. obrót miesięczny - działanie wykonywane pomiędzy składnikami pierwszym i drugim 1 - oznacza sumę, 2- odejmowanie, 3- mnożenie, 4- dzielenie. - rodzaj składnika drugiego definiuje się tak jak pierwszego - funkcja wybierana z pomocy przez F1. Możliwe między innymi funkcje typu podatek dochodowy, podatek od zleceń. - dodatek/potrącenie 1- dodatek, 2-potrącenie. np. płaca zasadnicza jako dodatek, a zaliczka jako potrącenie. - podstawa podatku - 1-tak składnik brany jest do liczenia podstawy do opodatkowania - rodzaj podatku definiuje rodzaj podatku 1- podatek dochodowy 2- podatek od umów zleceń - podstawa ZUS 1- tak 0- nie - podstawa chorobowego 1- tak, 0- nie - podstawa zasiłku opiekuńczego 1- tak, 0-nie - konto funduszu płac - sposób zaokrąglania - czy liczyć koszt własny 1- tak 0 - nie jeżeli tego typu składnik jako jedyny dla danej listy posiada

15 wartość różną od zera ( może być suma tych składników) wówczas nie należy liczyć kosztu własnego. - Filtr do wyświetlania 1- tak ( składnik podstawowy wyświetlany przy wyborze składników do listy lub składników do wydruku) - opis dodatkowy Definiowanie list płac. W module dostępne są następujące klawisze funkcyjne - F2 - zdefiniuj nową listę - F3 - usuń wybraną czyli podświetloną listę - F4 - definiowanie składników listy płac lub wyświetlanie składników zdefiniowanych - F5 - definiowanie składników wydruku listy - F6 - definiowanie matrycy listy czyli wstępnego wydruku do listy płac - F7 - przeliczanie listy - przygotowanie do liczenia płac Przy definiowaniu listy płac podaje się następujące dane : - symbol listy (czteroznakowy) - nazwa listy - czy dla danej listy liczyć koszt uzyskania i ulgi 1- tak nie wówczas liczona jest tylko zaliczka na podatek,2 - liczy tylko koszty uzyskania,3 - liczy tylko ulgę podatkową. Przy definiowaniu nowej listy funkcją F2 po podaniu powyższych parametrów program przechodzi automatycznie do definicji składników listy, a po ich podaniu przenosi je automatycznie do definicji wydruku. Modyfikacje są możliwe za pomocą funkcji klawiszy F4 i F5. Przy definiowaniu składników listy lub składników wydruku klawisze F4 i F5 pojawia się lista wszystkich składników.klawiszem INS należy zaznaczyć elementy przypisane do danej listy. ponowne naciśnięcie klawisz INS odznacza składnik. Przy definiowaniu wydruku należy dodatkowo podać pozycję, na której ma być wyświetlany dany element oraz zdefiniować czy danych składnik ma być sumowany na liście w ramach komórki organizacyjnej i całej listy. Przeliczanie listy - powoduje przygotowanie zbioru roboczego do dalszych przeliczeń przy tworzeniu list płac Definiowanie list pracowników. Program place oparty na definiowanych przez programistę dowolnych listach pozwala a jednocześnie wymusza konieczność podania jakie listy będą realizowane w miesiącu i jacy pracownicy mają być na poszczególnych listach. Realizowane jest to poprzez następujące funkcje : - [F1] - powiel definicję pracowników z wybranej listy na inną listę lub tę samą na inny miesiąc - [F2] - definiowanie nowej listy na wybrany miesiąc - [F3] - kasowanie listy - [F4] - szukanie

16 - [F7] - wydruk pracowników na wybranej liście - [F8] - modyfikacja pracowników na liście Funkcja powiel [F1] - służy do przeniesienia pracowników z wybranej listy na taką samą listę w innym miesiącu lub inną listę w innym miesiącu. W celu wykonania tej operacji należy : - ustawić się na wybranej liście - nacisnąć F1 - w tabeli wprowadzić miesiąc i typ listy na który chcemy przenieść pracowników - na pytanie czy przenieść pracowników z poprzedniej listy odpowiedź T(ak) powoduje przeniesienie. Funkcja dodaj [F2] - pozwala na zdefiniowanie nowej listy na dany miesiąc i przypisanie do niej pracowników wszystkich lub wybranej grupy. Wydruk pracowników na liście [F7] - pozwala wylistować na ekran lub drukarkę pracowników przypisanych do wybranej listy. Pracownicy drukowani są z numerem porządkowym w kolejności komórek organizacyjnych Modyfikacja pracowników na liście [F8] - służy do przypisania pracowników do listy w przypadku gdy nie należą oni do jednej komórki pracowniczej W celu wykonania operacji należy: - ustawić się na wybranej liście - nacisnąć klawisz F8 - po pojawieniu się listy wszystkich pracowników klawiszem INS można pracownika przypisać do listy lub odznaczyć - po przypisaniu potrzebnych pracowników nacisnąć klawisz ESC. Na pytanie czy zmienić dane wybrać odpowiedź T/N - pracownicy mogą być wydrukowani na klawisz F Kartoteki płacowe - tworzenie list płac. Moduł przeznaczony jest do wprowadzania i drukowania wszystkich zdefiniowanych wcześniej miesięcznych list płac podstawowych i dodatkowych. Moduł realizuje następujące funkcje : [F2] - dodaj nową listę płac [F4] - szukaj listy [F6] - wydruk kartoteki [F7] - przegląd lub modyfikacja składników danej listy [F8] - wydruk listy płac Realizacja listy płac dla zadanego miesiąca wymaga wcześniejszego zdefiniowania listy na ten miesiąc i przypisania do niej pracowników. Przy przygotowywaniu nowej listy program pobiera kolejno indeksy

17 pracowników przypisanych do tej listy i tworzy dla nich zdefiniowane dla tej listy składniki. Dla każdego pracownika sczytuje z kadr stawki płacowe,nieobecności i dane podatkowe podstawiając je pod właściwe składniki listy lub wykorzystuje do przeliczania podatku i wypłaty. Parametry zmienne co miesiąc np. premia, nadgodziny mogą być wprowadzane kolejno dla wszystkich pracowników przy realizacji listy na klawisz F2 lub w dowolnym momencie przed wydrukiem końcowym za pomocą funkcji modyfikacji klawiszem F7. Dodanie nowej listy - wymaga wprowadzenia w tabeli parametrów typu: - miesiąc - symbol listy - indeks pracownika w przypadku przygotowywania listy dla jednej osoby lub Enter na tej pozycji dla wszystkich pracowników - dane wydruku - po pojawieniu się pytania czy wprowadzać dane dla wszystkich pracowników odpowiedź N(ie) spowoduje przygotowanie kartotek bez wprowadzania indywidualnych (zmiennych w każdym miesiącu) składników. odpowiedz T(ak) będzie wymagała wprowadzenia danych indywidualnych dla kolejnych pracowników. Przy dużej ilości pracowników na liście wskazane jest przygotowanie list bez wprowadzania danych dla poszczególnych pracowników. Można je potem modyfikować w dowolnym czasie korzystając z funkcji F7. Przegląd i modyfikacja składników [F7] M(odyfikacja)/P(rzegląd). Moduł przeznaczony jest do edycji składników płac dla wybranego pracownika. Modyfikacja (M) może być wykonana tylko dla ostatniej listy. Dla wypłat poprzednich można tylko przeglądać składniki wypłaty wywołując funkcję F7 i literę P(przegląd). Po wywołaniu modyfikacji i poprawie dowolnej pozycji na zakończenie zmian należy naciskać jednocześnie klawisze CTRL i Enter. Wydruk listy plac [F8]. Wykonanie wydruku wymaga naciśnieciu klawisza F8 i wybrania następujących danych: - parametry wydruku (Szeroki/Wąski, ilość linii na stronie, numer początkowy listy, nagłówek wydruku - np. biuro pracy, rodzaj wydruku księgowy/paskowy,wydruk na monitor lub drukarkę) - parametry listy - miesiąc - symbol listy - czy stronicować listę według komórek - wybór komórki organizacyjnej do wydruku Wydruk Kartoteki [F6]. Pozwala na wydruk kartotek wszystkich lub wybranych pracowników z rozbiciem na kolejne wypłaty i podaniem: podstawy, kosztów, ulgi, podstawy Zus,chorobowego, kwoty do wypłaty i podsumowaniem poszczególnych składników indywidualnie i zbiorowo Etapy przygotowania list płac - podsumowanie.

18 1. Zdefiniowanie list płac - p Zdefiniowanie list płac na dany miesiąc i pracowników do tych list - p Wprowadzenie danych kadrowych i danych o nieobecnościach pracowników 4. Przygotowanie listy, modyfikacja składników i wykonanie wydruków p Druki umów zleceń i umów o dzieło. W module można wystawiać i drukować formularze umów zleceń i umów o dzieło. Dane zleceniobiorców sczytywane są z danych kadrowych a zleceniodawców z danych firmy. Po wprowadzeniu kwot wyliczane są koszty, podatki i kwota do wypłaty. Ulowa lecenie lub umowa o dzieło drukowana jest łącznie z rachunkiem. 3.3 Podatki. W module istnieją założone w momencie zakładania kartoteki kadrowej kartoteki podatkowe zawierające następujące parametry: - indeks i nazwisko pracownika - czy naliczać podatek 1-tak,0-nie - czy liczyć koszt własny 1 -pierwszy 2- drugi koszt (może to być np. koszt dla pracowników zamiejscowych zwiększony w stosunku do pierwszego o 25%) - czy stosować ulgę podatkową (1- pojedynczą lub 2-podwójną) - czy stosować niższe progi podatkowe (np. wspólnych rozliczeniach małżonków) - naliczanie Zus (numer stawki według danych zadeklarowanych w pomocy) - naliczać Zus dla zleceń (numer stawki według danych w pomocy) - czy pracownik własny 9różnice w liczeniu Zus-u dla zleceń) - kwota ulgi mieszkaniowej całkowita - kwota ulgi mieszkaniowe zrealizowana (o tyle zmniejszono zaliczki na podatki) Te parametry sczytywane są przy naliczaniu zaliczki na podatek dla każdego pracownika przey przygotowywaniu i modyfikacji list płac. W module dostępne są następujące funkcje: [F1] - wystawianie dokumentów PIT4, PIT8, PIT11, PIT40. Kwoty sczytywane są z przygotowanych przez funkcję F8 kartotek podatkowych. Przy braku tych danych można je wprowadzić ręcznie. Pozostałe dane : - płatnika sczytywane są z danych płatnika wprowadzonych na pomocy w części dane dodatkowe - dane firmy(płatnika) - pracownika sczytywane są z właściwej kartoteki kadrowej (w bazie podatki należy ustawić się linią podświetloną na właściwego pracownika).

19 - Urzędu skarbowego sczytywane z danych deklarowanych na pomocy [F7] - Przegląd składników kartoteki podatkowej według miesięcy dla wybranego [F8] - przeniesienie danych z kartotek płacowych na kartoteki podatkowe Funkcja powinna być wykonana po przegotowaniu list płac lub na koniec miesiąca. Powoduje to zebranie na kartotece danych z datą wypłaty danego te wykorzystywane są przy tworzeniu wydruków Pit-ów. pracownika. miesiąca. Dane 3.4 Moduł Zus Moduł zawiera utworzone w momencie założenia kartoteki osobowej dane typu dla zus: - Indeks, imię, nazwisko osoby osoby - kod tytułu ubezpieczenia - daty rozpoczęcia ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych, dobrowolnych - kody zawodu, pracy szczególnej - kod kasy chorych W momencie zakładania kartoteki dane ustalane są standardowo - indywidualne należy je uzupełnić. Po zakończeniu każdego miesiąca podobnie jak w kartotece podatkowej należy przenieść dane potrzebne do zus dla danego miesiąca rozliczeniowego wg daty wypłaty. W module dostępne są następujące funkcje : [F1] - tworzenie dokumentów do przeniesienia do płatnika ZUA, ZCZA, RNA, RCA, RSA,RZA Przy tworzeniu dokumentów należy podać : - datę tworzenia dokumentu - zakres indeksów osobowych indeks początkowy - podgląd F1(wybierz pierwszą osobę), indeks końcowy - podgląd F1 (wybierz ostatnią osobę) - numer miesiąca rozliczeniowego - numer kartki raportu - wydruk na monitor lub drukarkę Utworzone zbiory czytane są w programie PŁATNIKA [F7] - przeglądanie składników kartoteki Zus [F8] - przeniesienie danych płacowych na kartoteki zus danego miesiąca z z podsumowanie m podstaw i poszczególnych składem z rozbiciem na istniejące w firmie kody tytułu ubezpieczenia W programie Płatnika należy : - założyć płatnika składek - w kolejnych miesiącach tworzyć nowy zestaw dokumentów, w którym:.utworzyć dokument nowy DRA (wypełnić pierwszą stronę: identyfikator,stopę wypadkowego) - wczytać z kadr jako importuj nowe utworzone w kadrach dokumenty RCA(RNA),RSA,RZA.. - uzupełnić dokument RSA i dokonać ich weryfikacji

20 - na dokumencie DRA wykonać czytaj z raportów i weryfikuj dokument - zapisać dokumenty pod nazwą DEKLARACJE i numer miesiąca - wykonać wydruki - wybrać miesiąc - podświetlić- nacisnąć prawy przycisk myszki - wybrać wydruk dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc - wybrać wydruk dokumentów RMUA 3.5 Zestawienia Moduł przeznaczony do przygotowania kartotek płacowych z rozbiciem na poszczególne składniki i podsumowaniem miesięcznym i ogólnym dla poszczególnych pracowników. 3.6 Zmiana roku. Zmiana roku powoduje otwarcie właściwych dla danego roku zbiorów kalendarza, nieobecności, płac..otwarcie nowego roku wymaga utworzenia kalendarza na dany rok w module pomocy. 3.7 Pomoc Kody. Kody kadrowe (definicje słowników). Moduł przeznaczony jest do wprowadzania i modyfikacji kodów i ich opisów wykorzystywanych w modułach pomocy czyli tzw 'słownikach'.po wybraniu modułu pojawia się pionowe menu z rodzajami kodów (pochodzenie społeczne, stan cywilny, poziom wykształcenia, rodzaj zawartej umowy, rodzaje nieobecności...), gdzie rodzaj kodu wybieramy strzałkami, a wybór potwierdzamy Enterem. Dla każdego kodu można zdefiniować dowolną ilość pozycji. Każda pozycja składa się z kodu i jego opisu. Przykład definicji kodów dla pochodzenia społecznego. Kod(4 znaki) ROB INT CHŁO NIE Opis kodu pochodzenie robotnicze inteligenckie chłopskie nieznane Wyżej wymienione kody będą wykorzystane przy wprowadzaniu danych na pozycji pochodzenie społeczne. Można wówczas wprowadzić bezpośrednio jeden z kodów ROB, INT, CHŁO, NIE (treść zostanie dopisana automatycznie) lub po naciśnięciu klawisza F1 wybrać właściwą pozycję strzałkami i potwierdzić Enterem. W module dostępne są następujące funkcje