1. INWENTARYZACJA Wstęp. Ścieżka dostępu do modułu: Środki trwałe [I]nwentaryzacja

Transkrypt

1 1. INWENTARYZACJA Wstęp. Ścieżka dostępu do modułu: Środki trwałe [I]nwentaryzacja W module tym zawarte są funkcje realizujące i automatyzujące pełny proces inwentaryzacji obiektów (głównie środków trwałych) ewidencjonowanych przez system AMOR. Warunki i harmonogram przetwarzania niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia procesu inwentaryzacji: 1. Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia spisu z natury; 2. Powołanie Komisji Inwentaryzacyjnej; 3. Zaksięgowanie wszystkich dokumentów źródłowych mających wpływ na stan księgowy ewidencjonowanych obiektów przewidzianych do spisu; 4. Uzgodnienie stanu księgowego w systemie AMOR z innymi urządzeniami księgowymi, np. kartotekami systemu FK; 5. Uruchomienie w systemie AMOR funkcji tworzenia arkuszy spisowych; 6. Wydrukowanie arkuszy spisowych wg opcji dla komisji inwentaryzacyjnej; 7. Przekazanie komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych; 8. Odebranie od komisji arkuszy spisowych z ustalonym stanem spisanym; 9. Sprawdzenie arkuszy; 10. Wprowadzenie do systemu AMOR stanu spisanego ustalonego przez komisję. Patrz funkcja aktualizacji arkuszy spisowych; 11. Ustalenie i zatwierdzenie różnic inwentaryzacyjnych przeznaczonych do zaksięgowania na kartoteki systemu AMOR; 12. Wydrukowanie wydawnictw wynikowych dot. przeprowadzonego spisu; 13. Zaksięgowanie niedoborów na kartoteki systemu AMOR; 14. Opcjonalne usunięcie arkuszy spisowych. Moduł inwentaryzacji składa się z następujących funkcji: 1. Słownik rodzajów inwentaryzacji; 2. Tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych; 3. Modyfikacja nagłówka arkusza spisowego; 4. Wydruk arkusza spisowego z natury; 5. Wprowadzanie wyników inwentaryzacji; 6. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych; 7. Zestawienie porównawcze arkuszy inwentaryzacyjnych; 8. Księgowanie niedoborów; 9. Usuwanie arkuszy spisowych. Poszczególne funkcje modułu inwentaryzacji i ścieżki dostępu do nich, opisane są w następnych podrozdziałach.

2 Procesy inwentaryzacyjne w systemie AMOR można przeprowadzać też w sposób symulacyjny, bez księgowania niedoborów na kartoteki. Zaksięgowane natomiast na kartoteki niedobory można jeszcze w tym samym miesiącu obrotowym wycofać. Można tworzyć dowolne arkusze spisowe, przetwarzać je, a następnie usuwać i tworzyć inne. Słownik rodzajów inwentaryzacji. [I]nwentaryzacja [S]łownik rodzajów inwentaryzac. Definicja słownika rodzajów inwentaryzacji. Słownik służy do klasyfikacji arkuszy spisowych wg kryteriów stosowanych u użytkownika systemu. Słownik rodzajów inwentaryzacji można zatem budować wg indywidualnych potrzeb. Symbol rodzaju inwentaryzacji pobierany jest z tego słownika do arkusza spisowego w trakcie tworzenia tego arkusza. Jako przykładowe, można wymienić rodzaje inwentaryzacji: Roczna; Zdawczo-odbiorcza; Okresowa; Bilansowa; Do wniosku kredytowego, itp. Symbol rodzaju inwentaryzacji nie wpływa na dalsze przetwarzanie w module inwentaryzacji. Symbol rodzaju inwentaryzacji nie wpływa na stan odpisów umorzeniowo - amortyzacyjnych. Struktura podstawowych danych słownika. Lp Opis i zakres Typ Symbol rodzaju inwentaryzacji Numeryk 2 Nazwa rodzaju inwentaryzacji Alfanumeryk 3 Opis rodzaju inwenratyzacji Alfanumeryk 4 Data planowanej inwentaryzacji Data 5 Data rozpoczęcia inwentaryzacji Data 1.2. Obsługa słownika rodzajów inwentaryzacji.

3 Dostępne funkcje obsługi Dopisywanie nowego rodzaju inwentaryzacji. F4 Dopisz Modyfikacja dotychczasowych danych. F5 Modyfikuj System nie pozwoli modyfikować symbolu rodzaju operacji. W razie takiej potrzeby należy usunąć i dopisać ponownie. Usuwanie zbędnego rodzaju operacji. F3 Usuń System nie pozwoli usunąć rodzaju inwentaryzacji występującej na arkuszu spisu z natury. Drukowanie zestawienia kontrolnego. F6 Drukuj. Szukanie rodzaju operacji. F7 Szukaj. Szukanie odbywa się za pomocą n/w kluczy szukania. Uporządkowanie - klucze poszukiwania: F9 Klucz uporządkowania. Funkcja dokonuje uporządkowania słownika celem prezentacji i poszukiwania, wg kluczy: 1. Symbol rodzaju operacji; 2. Nazwa rodzaju operacji Powrót do menu. Esc Powrót do menu Tworzenie arkuszy spisowych. [I]nwentaryzacja [T]worzenie arkusza

4 Przed uruchomieniem funkcji tworzenia arkusza spisowego należy wykonać czynności opisane na wstępie niniejszego rozdziału. 1. Obsługa funkcji uruchomieniowej tworzenia arkusza spisowego: 2. Podać datę spisu w ramach bieżącego miesiąca obrotowego. 3. Ustalić rodzaj spisu z natury. Klawisz [F5] uruchamia obsługę słownika rodzajów inwentaryzacji. W razie potrzeby można tam dopisać nowy rodzaj i pobrać do makiety tworzenia arkusza. 4. Opisać symbol pola spisowego. Pole to nie występuje w żadnym słowniku. Zatem przyjmowane są dowolne symbole. 5. Opisać nazwę pola spisowego. 6. Wybrać przedmiot spisu (łącznie lub rozdzielnie) [ ] Środki trwałe; [ ] WNP. 7. Ustalić jeden z możliwych sposobów uporządkowania spisywanych obiektów: (o) 1 KRŚT + Nr inwentarzowy (domyślny); ( ) 2 Nr inwentarzowy; ( ) 3 Zakład + KRŚT + Nr inwentarzowy; ( ) 4 Zakład + Stanowisko kosztów + KRŚT + Nr inwentarzowy; ( ) 5 Zakład + Stanowisko kosztów + Materialnie odpowiedzialny + KRŚT + Nr inwentarzowy. 8. Zadecydować, czy inwentaryzowane obiekty umieścić na jednym arkuszu, czy na wielu. (o) Jeden arkusz; ( ) Wiele arkuszy; Jeżeli będzie tworzony jeden arkusz, to system umieści na nim wszystkie inwentaryzowane obiekty i ponumeruje poszczególne pozycje arkusza narastająco od 1 (w ramach wybranego sposobu uporządkowania). Jeżeli wybrano wiele arkuszy, to w następnych opcjach należy podać dodatkowo: ilość pozycja na arkuszu; [ ] czy jeżeli zmieni się podmiot (zakład, stan. kosztów), to dla nowego podmiotu tworzyć nowy arkusz; czy na kolejnych arkuszach pozycje numerować narastająco po wszystkich arkuszach, czy rozpoczynać od 1. [ ] Podjąć decyzję, czy na arkuszach umieścić obiekty rozchodowane w bieżącym miesiącu obrotowym. Rozchodowane w poprzednich miesiącach obrotowych nie są umieszczane na arkuszach. [ Tab Zakres] - Jeżeli jest taka potrzeba, to wejść do tablicy zakresów i ustalić zakres inwentaryzowanych obiektów. Dostępne są przedziały zakresów na zmiennych: Symbol zakładu; Stanowisko kosztów; Materialnie odpowiedzialny; Symbol KRŚT; Numer inwentarzowy; Symbol grupy majątku;

5 Symbol rodzaju majątku; Symbol sposobu gospodarczego wykorzystania; Symbol rodzaju działalności; Symbol typu; Symbol rodzaju WNP. Po utworzeniu arkusza spisowego zaleca się wydrukować na Okno arkusz spisu i dokonać jego weryfikacji. W razie potrzeby usunąć i utworzyć ponownie. System nie utworzy arkusza, jeżeli poprzednia inwentaryzacja nie została zakończona i występują dla niej arkusze spisowe. Tworzenie arkusza można powtórzyć po usunięciu poprzednio utworzonych arkuszy Nagłówek arkusza spisowego. [I]nwentaryzacja [N]agłówek arkusza spisowego Wszystkie arkusze spisowe w ramach jednego pola spisowego mogą mieć zdefiniowane nagłówki i stopki. Nagłówek i stopka mogą być zdefiniowane po utworzeniu arkusza. Definicja nagłówka jest fakultatywna. Nie zdefiniowane dane nagłówka system na wydruku wypełnia kropkami lub spacjami. Dane nagłówka i stopki można modyfikować dowolnie, bez wpływu na stan inwentaryzowanych obiektów. Zakres danych nagłówka i stopki przedstawia n/w makieta:

6 1.5. Aktualizacja arkuszy spisowych. [I]nwentaryzacja W[p]rowadzanie wyników inwent. Aktualizacja arkuszy spisowych polega na wprowadzeniu stanu spisanego ustalonego przez komisję inwentaryzacyjną. Można też dla poszczególnych spisywanych obiektów nanieść uwagi komisji inwentaryzacyjnej, np. o zakwalifikowaniu do likwidacji. Uwagi mogą być zapamiętane w kartotece opisowej obiektu. Dla zmniejszenia pracochłonności system AMOR zakłada, że stan spisany jest równy stanowi księgowemu poszczególnych obiektów. Można zatem aktualizować stan spisany tylko tych pozycji arkusza, które wykazują niedobór. W czasie wprowadzania stanu spisanego, wyświetlana jest od razu różnica ilościowa i wartościowa. Nie można aktualizować stanu wartościowego. Stan wartościowy przyjmowany jest w wysokości stanu księgowego. Stan spisany modyfikujemy bezpośrednio na wyświetlanym obiekcie. Dostępne funkcje obsługi Wprowadzanie modyfikacja stanu spisanego. Klawisze numeryczne Wprowadzanie stanu spisanego bezpośrednio w od 0 do 9 kolumnie Stan spisany. Uwagi komisji inwentaryzacyjnej. Tab Wprowadzanie uwag komisji inwentaryzacyjnej. Szukanie pozycji. F7 Szukaj. Szukanie odbywa się za pomocą n/w kluczy szukania. Uporządkowanie - klucze poszukiwania: F9 Klucz uporządkowania. Funkcja dokonuje uporządkowania arkusza celem prezentacji i poszukiwania, wg kluczy: 1. Nr arkusza + L.p. arkusza (zalecany); 2. KRŚT + Nr inwentarzowy; 3. Nr inwentarzowy; 4. Zakład + Stanowisko kosztów + Materialnie odpowiedzialny + KRŚT + Nr_inwentarzowy;

7 5. Zakład + Stanowisko kosztów + Materialnie odpowiedzialny + Nr_inwentarzowy Powrót do menu. Esc Powrót do menu. Stan spisany na arkuszu można wielokrotnie modyfikować do chwili zaksięgowania niedoborów. System zezwala na zamknięcie miesiąca obrotowego z otwartym arkuszem spisowym, t.j. nie zakończoną inwentaryzacją Wydawnictwa wynikowe modułu inwentaryzacji Wydruk arkusza spisowego. [I]nwentaryzacja [W]ydruk arkusza spisowego Wybrać domyślny miesiąc obrotowy. Wybrać sposób uporządkowania arkusza. Wybrać pozostałe opcje wyboru: czy drukować skład komisji. Uprzednio należy daty zdefiniować funkcją Nagłówek arkusza spisowego czy daty rozpoczęcia i zakończenia spisu. Uprzednio należy daty zdefiniować funkcją Nagłówek arkusza spisowego. czy drukować główkę arkusza na stronach. Przy czym należy pamiętać, że główkę na kolejnych stronach można drukować tylko przy uporządkowaniu typowym, tzn. wg klucza: Nr arkusza + Lp.; czy podkreślać każdą pozycję; czy ramka wydruku ma być drukowana graficznie, czy znakowo; ile pustych pozycji należy wydrukować na ostatnim arkuszu. W pustych pozycjach komisja może wpisywać obiekty ujawnione lub inne uwagi. czy drukować wartość księgową obiektu; czy drukować numer fabryczny; czy drukować ilość spisaną. Jeżeli nie będzie drukowany stan spisany, to system w miejsce ilości spisanej wydrukuje wolną pozycję ( _ )do wpisania przez komisję odręcznie stanu spisanego. czy drukować stan księgowy. Jest on drukowany w miejsce stanu spisanego. czy drukować imię i nazwisko wyceniającego. Uprzednio należy te dane zdefiniować funkcją Nagłówek arkusza spisowego.; czy drukować imię i nazwisko sprawdzającego. Uprzednio należy te dane zdefiniować funkcją Nagłówek arkusza spisowego.;;

8 Ustalić zakres wydruku w oknie [Zakres]. Wybrać parametry wydruków na kolejnej formatce [Parametry wydruku] Zestawienie różnic. [I]nwentaryzacja [Z]estawienie różnic Wybrać domyślny miesiąc obrotowy. Wybrać sposób uporządkowania. Wybrać sposób sumowania. Podjąć decyzję czy dla przy uporządkowaniu podmiotowym, traktować każdy podmiot jako nowy wydruk. Ustalić zakres wydruku w oknie [Zakres]. Wybrać parametry wydruków na kolejnej formatce [Parametry wydruku].

9 Zestawienie porównawcze arkuszy spisowych. [I]nwentaryzacja Zest.[p]orównawcze arkuszy inw. Wybrać domyślny miesiąc obrotowy. Wybrać sposób uporządkowania wydruku. Zaleca wybrać domyślny. Wybrać pozostałe opcje wyboru: czy drukować tylko te pozycje, które wykazują różnice; czy drukować uwagi Komisji inwentaryzacyjnej; czy drukować komentarz; czy dla przy uporządkowaniu podmiotowym, traktować każdy podmiot jako nowy wydruk. Ustalić zakres wydruku w oknie [Zakres]. Wybrać parametry wydruków na kolejnej formatce [Parametry wydruku] Księgowanie niedoborów inwentaryzacyjnych. [I]nwentaryzacja [K]sięgowanie niedoborów Funkcja służy do automatycznego zaksięgowania niedoborów inwentaryzacyjnych na kartoteki środków trwałych. Na okoliczność zaksięgowania niedoborów funkcja generuje specjalny dokument źródłowy rozchodowy o numeracji zgodnej z grupą, do której jest przypisany. Dla każdego obiektu wykazującego niedobór generowany jest oddzielny dokument źródłowy. Dokument taki musi być zdefiniowany w słowniku dokumentów. Wygenerowane tą funkcją dokumenty źródłowe podlegają takiej samej procedurze przetwarzania, jak zwykłe dokumenty rozchodowe. Zatem można je modyfikować. Należy je też przekazywać na kartoteki lub wycofywać z tych kartotek. Przed uruchomieniem funkcji księgowania niedoborów, należy wydrukować zestawienie różnic inwentaryzacyjnych i uzyskać podpis przez osobę zatwierdzającą taką operację.

10 Obsługa funkcji księgowania niedoborów: Uruchomić funkcję; Wybrać ze słownika dokument źródłowy dot. automatycznego księgowania niedoborów; Ustalić datę wystawienia dokumentu; Zadecydować, czy wyksięgować różnice klawisz [T]ak [N]ie. Po zakończeniu przebiegu, funkcja wróci do menu. Obejrzeć wygenerowane dokumentu na wydawnictwie Dziennik lub funkcją Przeglądarka dokumentów źródłowych. W razie potrzeby w module Dokumenty, funkcją wprowadzania dokumentów dot. rozchodu całkowitego zmodyfikować te dokumenty. Po zaksięgowaniu niedoborów, arkusze spisowe są nadal dostępne, aż do momentu usunięcia ich niżej opisaną funkcją Usuwanie arkuszy spisowych. [I]nwentaryzacja [U]suwanie arkuszy Funkcja służy do usuwania arkuszy spisowych. Arkusze spisowe mogą pozostać w systemie, aż do chwili przeprowadzana następnej inwentaryzacji. Tworzenie zatem arkuszy dla następnej inwentaryzacji, wymaga usunięcia arkuszy z poprzedniej. Funkcja zezwala na usunięcie arkuszy, bez względu na ich stan. T.zn. bez względu na to, czy wykazują różnice i bez względu na to czy różnice te zostały zaksięgowane na kartoteki (wygenerowane dokumenty rozchodu niedoborów). Funkcja dysponuje opcjami usunięcia wszystkich arkuszy spisowych, lub arkuszy z wybranego zakresu (patrz w/w makieta).