W Y K A Z ZBIORÓW KSIĄG RACHUNKOWYCH PRZENOSZONYCH Z KOMPUTEROWYCH NOŚNIKÓW DANYCH ORAZ DOKUMENTACJA SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH

Transkrypt

1 W Y K A Z ZBIORÓW KSIĄG RACHUNKOWYCH PRZENOSZONYCH Z KOMPUTEROWYCH NOŚNIKÓW DANYCH ORAZ DOKUMENTACJA SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH Do użytku wewnętrznego

2 2 Część I System podatkowy I. System podatkowy SPOD ściśle związany z systemem ewidencji ludności SEL, obsługuje wymiarowanie i księgowanie podatków indywidualnych i firm. Składa się z pięciu modułów : - moduł zarządzania - MENU GŁÓWNE - moduł obsługi podatku rolnego - ROLNY - moduł obsługi podatku od nieruchomości - NIERUCHOMOŚĆ - moduł obsługi podatku od środków transportu - TRANSPORT - moduł obsługi podatku od psów - PSY 1.Prowadzenie ksiąg rachunkowych dokumentacja systemu przetwarzania danych : Moduł zarządzania : MENU GŁÓWNE Podstawowe funkcje i operacje: -aktualizacja danych o użytkownikach systemu (identyfikatory, hasła), -tworzenie danych archiwalnych :kopiowanie i odtwarzanie bazy z kopii, -definiowanie parametrów systemu, -przeglądanie i drukowanie zbiorczych informacji o podatnikach,firmach i wpłatach znajdujących się w systemie podatkowym, -możliwość adresowania kopert dla dowolnej grupy podatników, -definiowanie i przydzielanie użytkownikom różnego typu drukarek, -badanie statystyczne bazy danych(ile jest gruntów, ile podatników, lasów, itd.) -ustalanie nagłówków wydruków, -ustalenie rodzajów dokumentów wykorzystywanych w systemie, -prowadzenie słownika stóp odsetkowych, -prowadzenie słownika urzędów skarbowych i słownika terytorialnego, które są wykorzystywane w podatkach szczególnych, -prowadzenie kalendarza dni wolnych od pracy, -zakładanie i modyfikacja kont KGN, -przesyłanie danych do systemu finansowo-księgowego SFINX -pobieranie danych z systemu ewidencji ludności SEL, -wystawianie zestawienia decyzji z możliwością różnorakiej selekcji.

3 3 Moduł: PODATEK ROLNY Podstawowe funkcje i operacje : 1.Część wymiarowa: -prowadzenie ewidencji gruntów dla celów podatkowych, -prowadzenie ewidencji nieruchomości wiejskich dla celów podatkowych, -prowadzenie ewidencji lasów, -prowadzenie ewidencji podatników (indywidualnych i firm), -prowadzenie ewidencji interesantów, -prowadzenie rejestru decyzji, -udzielanie ulg, -obliczanie wymiaru podatku z uwzględnieniem przyznanych ulg, -wystawienie decyzji podatkowych(łączne zobowiązanie pieniężne), -wystawianie tytułów wykonawczych, -ewidencja tytułów wykonawczych, -prowadzenie rejestru przypisów i odpisów, -prowadzenie rejestru wymiarowego. 2.Część księgowa: -zakładanie i aktualizacja kont dla podatników, -wprowadzenie stanów początkowych zobowiązań(nadpłata,zaległość) na kontach podatników (bilans otwarcia), -przeglądanie stanu opłat podatników i firm, ich wpłat, należności, -rejestracja dowodów księgowych, -przeglądanie nie zaksięgowanych dowodów, wprowadzanie korekt i uzupełnień, -księgowanie zarejestrowanych dowodów księgowych, -księgowanie należności(raty, zaległości, nadpłaty, odsetki), -naliczanie odsetek, -zmiana terminu płatności, zawieszenie spłaty odsetek, -badanie terminowości spłat podatku, -wystawianie wezwań i upomnień do zapłaty zaległości lub odsetek, -wystawianie tytułów wykonawczych z zapisem do rejestru decyzji, -automatyczne zarachowanie wpłaconej kwoty(z uwzględnieniem zaległości, odsetek), -wystawianie zestawienia decyzji z możliwością różnorakiej selekcji, -automatyczne zamknięcie roku podatkowego,wykonanie bilansu otwarcia na rok następny. 3.Wydruki: -drukowanie nakazów płatniczych (łączne zobowiązanie pieniężne ), -drukowanie rejestru wymiarowego(wg grup, wg klas gruntów, z podsumowaniami dla miejscowości), -drukowanie rejestru przypisów i odpisów,

4 4 -drukowanie wezwań i upomnień, -drukowanie następujących zestawień : zestawienie podatników i firm, zestawienie nieruchomości gruntów, zestawienie stanu opłat dla podatników i firm, zestawienie przyznanych ulg, zestawienie wpłat podatku, zestawienie zaległości podatników i odsetek, zestawienie należności dla inkasentów -wydruk słoników systemu, -wydruk kwitariusza przychodowego, -drukowanie kwitów kasowych, -wydruk tytułów wykonawczych, Moduł: PODATEK OD NIERUCHOMOŚCI Podstawowe funkcje i operacje: 1.Częśc wymiarowa : -prowadzenie ewidencji nieruchomości dla celów podatkowych, -prowadzenie ewidencji podatników(indywidualnych i firm) -przydzielenie ulg, -obliczanie wymiaru podatku z uwzględnieniem przyznanych ulg, -wystawianie decyzji podatkowych( decyzja w podatku od nieruchomości), -wystawianie tytułów wykonawczych, -ewidencja tytułów wykonawczych, -prowadzenie rejestru wymiarowego, -prowadzenie rejestru przypisów i odpisów, -prowadzenie rejestru decyzji, 2.Część księgowa -zakładanie i aktualizacja kont dla podatników, -wprowadzanie stanów początkowych zobowiązań(nadpłat, zaległości) na kontach podatników (bilans otwarcia), -przeglądanie stanu opłat podatników i firm, ich wpłat, należności, -rejestracja dowodów księgowych, -przeglądanie nie zaksięgowanych dowodów, wprowadzanie korekt i uzupełnień, -księgowanie zarejestrowanych dowodów księgowych, -naliczanie odsetek, -zmiana terminu płatności, zawieszenie spłaty odsetek, -badanie terminowości spłat podatku, -wystawianie wezwań i upomnień do zapłaty zaległości i odsetek, -automatyczne zarachowanie wpłaconej kwoty (z uwzględnieniem zaległości, odsetek),

5 5 -automatyczne zamknięcie roku podatkowego, wykonanie bilansu otwarcia na rok następny. 3.Wydruki: -drukowanie decyzji wymiarowej, -drukowanie rejestru wymiarowego, -drukowanie rejestru przypisów i odpisów, -drukowanie wezwań i upomnień, -drukowanie następujących zestawień: zestawienie podatników i firm, zestawienie nieruchomości, zestawienie stanu opłat dla podatników i firm, zestawienie przyznanych ulg, zestawienie wpłat podatku zestawienie zaległości podatników i odsetek, zestawienie nie zapłaconych odsetek, -wydruk słowników systemu, -wydruk tytułów wykonawczych, -drukowanie kwitów kasowych. Moduł: PODATEK OD ŚRODKÓW TRANSPORTU Podstawowe funkcje i operacje : 1.Część wymiarowa : -prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych, -prowadzenie ewidencji podatników(indywidualnych i firm), -prowadzenie rejestru decyzji, -przydzielanie ulg podatkowych, -naliczanie podatku z uwzględnieniem przyznanych ulg, -wystawienie decyzji podatkowych, -wystawianie tytułów wykonawczych, -ewidencja tytułów wykonawczych. 2.Część księgowa : -wprowadzanie stanów początkowych zobowiązań (nadpłata,zaległość) na kontach podatników ( bilans otwarcia ), -przeglądanie stanu opłat podatników i firm, ich wpłat, należności, -rejestracja dowodów księgowych, -przeglądanie nie zaksięgowanych dowodów, wprowadzanie korekt i uzupełnień, -księgowanie zarejestrowanych dowodów księgowych, -naliczanie odsetek, -zmiana terminu płatności, zawieszenie spłaty odsetek,

6 6 -badanie terminowości spłat podatku, -wystawianie wezwań i upomnień do zapłaty zaległości i odsetek, -automatyczne zarachowanie wpłaconej kwoty ( z uwzględnieniem zaległości, odsetek ), -automatyczne zamknięcie roku podatkowego, wykonanie bilansu otwarcia na rok następny. 3.Wydruki -drukowanie wykazu pojazdów dla miejscowości ( wg różnych parametrów ) -drukowanie wezwań i upomnień -drukowanie następujących zestawień: zestawienie podatników i firm, zestawienie stanu opłat dla podatników i firm, zestawienie przyznanych ulg, zestawienie wpłat podatku, zestawienie zaległości podatników i firm, zestawienie niezapłaconych odsetek, -wydruk decyzji podatkowych, -wydruk dowodów wpłat, -drukowanie tytułów wykonawczych, -wydruk słowników systemu. Moduł: PODATEK OD POSIADANIA PSÓW Podstawowe funkcje i operacje: 1.Część wymiarowa : -prowadzenie ewidencji psów dla celów podatkowych, -prowadzenie ewidencji podatników, -prowadzenie rejestru decyzji, -naliczanie podatku, -wystawianie tytułów wykonawczych, -ewidencja tytułów wykonawczych, 2.Część księgowa; -wprowadzenie stanów początkowych zobowiązań ( nadpłata,zaległość) na kontach podatników ( bilans otwarcia ) -przeglądanie stanu opłat podatników, ich wpłat,należności, -rejestracja dowodów księgowych, -przeglądanie nie zaksięgowanych dowodów, wprowadzenie korekt i uzupełnień, -księgowanie zarejestrowanych dowodów księgowych, -naliczanie odsetek, -zmiana terminu płatności, zawieszenie spłaty odsetek,

7 7 -badania terminowości spłat podatku -wystawianie wezwań i upomnień do zapłaty zaległości i odsetek, -wystawianie tytułów wykonawczych z zapisem do rejestru decyzji, -automatyczne zarachowania wpłaconej kwoty ( z uwzględnieniem zaległości, odsetek) -wystawianie zestawienia decyzji z możliwością różnorakiej decyzji, -automatyczne zamknięcie roku podatkowego, wykonanie bilansu otwarcia na rok następny 3.Wydruki : -drukowanie wezwań i upomnień, drukowanie następujących zestawień: zestawienie podatników, zestawienie stanu opłat dla podatników, zestawienie wpłat podatku, zestawienie zaległości podatników -wydruk kwitów kasowych, -drukowanie tytułów wykonawczych, -wydruk ewidencji tytułów wykonawczych II. System finansowo księgowy YUMA przeznaczony do prowadzenia pełnej księgowości, składa się z sześciu modułów : - księgowanie, - przegląd, - tabulogramy, - funkcje, - podsystemy, - wyjście 1.Prowadzenie ksiąg rachunkowych dokumentacja systemu przetwarzania danych : Moduł : KSIĘGOWANIE Po wybraniu tego modułu mogą być księgowane dokumenty. W górnej części ekranu po lewej stronie pojawia się numer dokumentu nadawany automatycznie przez system. Należy tu rozumieć,że wszystkie wprowadzone zapisy do momentu wciśnięcia klawisza K - księguj będą występować w systemie pod tym numerem. Numeracja w poszczególnych miesiącach zaczyna się od 1.

8 8 - data - system wyświetla uprzednio wprowadzoną datę,którą można zmienić wprowadzając żądaną datę nadawaną przez osobę księgującą. Data ta musi być identyczna jak data w rejestrze księgowym lub bankowym. Data ta jest związana z całą partia wprowadzonych zapisów do wciśnięcia klawisza K ( momentu ich zaksięgowania ). - nazwa - wpisujemy tu nazwę urządzenia do którego chcemy wpisać niżej księgowany dokument ( rodzaje urządzeń należy ustalić zgodnie z indywidualnymi potrzebami ).Urządzenie to będzie przypisane wszystkim zapisom wprowadzonym na ekran do momentu wciśnięcia klawisza K. - rejestr - wpisujemy tu kod rejestru do którego chcemy przypisać niżej księgowany dokument ( kody należy ustalić zgodnie z indywidualnymi potrzebami).kod będzie przypisany wszystkim zapisom wprowadzonym na ekran do momentu wciśnięcia klawisza K. Następnie rozpoczyna się wprowadzanie pozycji. Dla każdej z nich należy wypełnić : -datę pozycji data z dokumentu źródłowego, która jest informacją przetwarzaną w systemie i służy do naliczania odsetek i przeterminowań, data ta jest widoczna później w module : PRZEGLĄD lub ROZRACHUNKI. -oznaczenie dowodu- numer wraz z danymi nagłówkowymi identyfikujący dany dowód lub opis dokumentu -konto Winien - wypełnić właściwie -konto Ma wypełnić właściwie -kwota wpisać kwotę Po wypełnieniu całego wiersza ( jednego zapisu) można zaksięgować ten zapis Wciskając klawisz K. Zapis ten figurował będzie wówczas jako jeden dokument. Można także nie księgować tego zapisu a kontynuować wprowadzanie kolejnych w następnych wierszach, wypełniając poszczególne pola, aż do momentu kiedy uznamy za stosowne zaksięgowanie całej tej partii zapisów, która po wciśnięciu klawisza K zaksięguje się i figurować będzie jako jeden dokument wielopozycjowy. Klawisz K wciska się gdy kursor ustawiony jest w polu daty w następnym wierszu za ostatnio wprowadzonym zapisem. Zaksięgować można dokument tylko wtedy gdy obie strony ( Winien i Ma ) są równe. W przeciwnym przypadku system wyświetla komunikat ostrzegawczy i wraca do funkcji księgowania. Pozycja, dla której kwota wynosi 0, lub nie jest wpisane ani jedno konto nie jest księgowana. Jeżeli w trakcie wprowadzania zapisów chcemy usunąć błędnie wprowadzone dane należy, używając strzałek na klawiaturze odnaleźć błędne miejsce i wpisać poprawne dane. W przypadku gdy cały dokument jest błędny można go zniszczyć w następujący sposób : wejść kursorem w pole daty i nacisnąć Klawisz Z. ( zniszcz dokument ).System zapyta o potwierdzenie tego zamiaru

9 9 i wtedy należy nacisnąć T ( tak ).W przypadku omyłkowego naciśnięcia klawisza Z należy oczywiście odpowiedzieć N ( nie ). Po zaksięgowaniu dokumentu NIE MOŻNA zmienić zaksięgowanej pozycji ( zgodnie z zasadami księgowości ).Możliwe zmiany po zaksięgowaniu to : zmiana daty, treści i numeru faktury. Konta Winien i Ma oraz kwota nie podlegają zmianom. Zapis zaksięgowany można jedynie wystornować tzn. wpisać jeszcze raz błędną pozycję z zapisem czerwonym ( kwota z przeciwnym znakiem ). Znaczenie i funkcje klawiszy w module KSIĘGOWANIE : - enter akceptowanie wprowadzonego zapisu do pola i przejście do następnego pola. Dodatkowo w polach : treść,data, konto Winien, konto Ma i kwota przenosi ostatnio wprowadzone zapisy, które można zaakceptować lub zmienić. - backspace cofanie się i kasowanie znaku przed kursorem w obrębie pola - szare strzałki przenoszenie się z pola na pole w żądanym kierunku np. w celu poprawy wprowadzonego zapisu. - F2 kalkulator. Gdy kursor jest w polu kwota można obliczyć kwotę, Wciskając F2 i wyświetlone na dole ekranu pole wpisać wyrażenie arytmetyczne a następnie wcisnąć Enter.Wynik umieści się w polu kwota. Ponadto istnieje także możliwość odszukania konta gdy zapomnimy jego symbol : będąc w polu Konto wpisać pierwsze znaki konta syntetycznego, wcisnąć klawisz Del. Przejdziemy wówczas do podglądu kont z tej grupy na jej początek.i tu można kontynuować szukanie konta wg symbolu ( wciskając klawisz Ins i wpisując go) ale częściej wg nazwy : wciskamy ponownie Del i wpisujemy nazwę lub jej fragment. Kursor ustawi się na szukanym koncie. W tym momencie możemy również wykorzystując funkcje Przeglądu obejrzeć kartotekę roczną lub rozrachunkową a także wybrać fakturę. Po wciśnięciu Enter ponownie przejdziemy do modułu Księgowanie z wybranym kontem wpisanym w odpowiednie pole. Na dole ekranu wyświetlają się również i dotyczą całego dokumentu aktualnie wprowadzanego : - ilość wprowadzonych pozycji ( zapisów, wierszy) - suma kwot na kontach Winien - suma kwot na kontach Ma Po ustawieniu kursora w pole daty można uzyskać informację o kwotach z danego dokumentu przypadających na konta syntetyczne. Uzyskuje się to po naciśnięciu klawisza S,a następnie cyfry określającej długość symbolu konta syntetycznego ( najczęściej 3 ).

10 10 Moduł : PRZEGLĄD Po wybraniu tej opcji na ekranie ukazuje się wykaz kont posortowanych narastająco wg symboli. Każde z kont wyświetlane jest w układzie ; B oznacza,że konto miało bilans otwarcia, *- oznacza,że są na nim księgowane pozycje symbol konta wprowadzony przez użytkownika nazwa konta j /w liczba w nawiasie [ ] prawej stronie oznacza ilość pozycji wprowadzonych do tej pory na to konto. Na dole ekranu opisane są funkcje szukania i przeglądu : Szukanie : Można szukać żądanego konta w następujący sposób : - klawisz HOME ustawia kursor na początku wykazu kont, - klawisz END ustawia kursor na końcu wykazu kont, - klawisz PG/UP przesuwa kursor o 15 pozycji w górę, - klawisz PG/DN przesuwa kursor o 15 pozycji w dół, - klawisze strzałek przesuwają kursor o 1 pozycję góra/dół - klawisz INS po wciśnięciu ukazuje się napis podaj symbol konta, wpisz go i wciśnij ENTER kursor ustawi się na żądanym koncie - klawisz DEL, szukanie wg nazwy, po wciśnięciu Del ukaże się napis szukana nazwa lub jej część, wpisz nazwę, wciśnij ENTER kursor ustawi się na żądanym koncie. Jeżeli chcesz obejrzeć wszystkie zapisy wprowadzone na dane konto w układzie data, nr roz.,treść, konto przeciwstawne, kwota wn / ma, zapisy te wyświetlone są w kolejności wprowadzania do systemu, a przeglądać je można przesuwając się klawiszami ctrl+home,ctrl+end,strzałkami. Po grupie zapisów dotyczących danego miesiąca wyświetlane są : - obroty miesiąca - obroty narastające - saldo Po ostatnim zapisie następuje podsumowanie : - obroty miesiąca - obroty na koniec miesiąca - saldo na koniec miesiąca Po prawej stronie, na dole ekranu, wyświetlana jest ilość pozycji zaksięgowanych na tym koncie. Gdy kursor ustawiony jest na jakimś zapisie Na dole ekranu wyświetla się nazwa konta przeciwstawnego. Wyświetlane dokumenty można obejrzeć sortując je uprzednio wg kolejności księgowania(f1) daty dokumentu(f2),daty pozycji (F3).Aby obejrzeć stan rozrachunków na danym koncie należy wcisnąć klawisz R.W module PRZEGLĄD można także zmienić adres i nazwę konta.

11 Moduł : TABULOGRAMY Po wywołaniu tej funkcji ukaże się ekran z następującymi opcjami : - kartoteki, - rozrachunki, - sprawozdania, - zestawienia, - rejestry, - rejestry vat, - korespondencja, - pozycje zewnętrzne, - tabela kursów, - obsługa W ramach tabulogramu Kartoteki można utworzyć zestawienia wg różnych kombinacji : kartoteki bieżące, kartoteki roczne, kartoteki zbiorcze, wg daty dokumenty, wg pozycji,z obrotami, wszystkie,z saldem, itp. Po wybraniu wydruku należy nacisnąć ENTER. Tabulogram Rozrachunki obejmuje następujące możliwości : - rozrachunki nierozliczone, - rozrachunki wszystkie, - rozrachunki przeterminowane, - niezapłacone faktury, - odsetki, - lista dłużników/ wierzycieli, - rozrachunki nierozliczone wg rej., - parametry. Ze względu na to, że każdy użytkownik ma swoje specyficzne potrzeby związane z różnymi sprawozdaniami, tabelami itp. system umożliwia utworzenie dowolnego wydruku Sprawozdań wg potrzeb. Tabulogram Zestawienia obejmuje następujące możliwości : - obrotówka analityczna - obrotówka syntetyczna : według wzorca zestawienie obrotów i sald - kartoteki alfabetycznie - dokumenty : dokumenty wg numerów dokumenty od n-ru do n-ru Tabulogram Rejestry obejmuje : - pozycje, - zbiorcze, - dziennik obrotów - rejestr tradycyjny - kartoteki rejestry 11

12 12 - kartoteki rejestry + pozycje - syntetykę wg rejestrów - pozycje wg wzorca W tabulogramie Korespondencja można wystawiać : - wezwanie do zapłaty, - noty odsetkowe - wezwanie do zapłaty salda, - potwierdzenie sald, - druk noty obciążeniowej Moduł : FUNKCJE W module tym można realizować następujące funkcje ; - przegląd dokumentów umożliwia obejrzenie na ekranie wszystkich dokumentów wprowadzonych do systemu w danym roku - szukanie pozycji - wg metody szukania po opisie, po kwocie, po oznaczeniu dowodu, symbolu rozrachunku, treści pozycji - zmiana daty księgowania - zakładanie kont - zamykanie miesięcy - druk polecenia przelewu - druk adresu - nasz adres do korespondencji - wyjście do DOS a - funkcja użytkownika - zakł. / modyf. Użytkownika - zmiana hasła - informacje Moduł : PODSYSTEMY Moduł : WYJŚCIE ( wyjście z programu fk)

13 13 Część II Ochrona danych Sprawy nie objęte niniejszą dokumentacją zostały uregulowane w instrukcji użytkownika oraz innymi przepisami wewnętrznymi. Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych. 1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez: system identyfikatorów, odrębnych dla każdego pracownika haseł dostępu haseł na wygaszaczu 2. Pracownicy posiadają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami prawa 3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w: instrukcja postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych, instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. 4. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym według poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki ). 5. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach na ten cel przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania. 6. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego dowody księgowe winny znajdować się w pionie finansowo- księgowym, po tym okresie winny być przekazane do archiwum Urzędu. 7. Dowody księgowe, które wpłynęły do księgowości, zostały zaksięgowane nie mogą być wydawane z referatu. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego referatu można dokument udostępnić, ale tylko na miejscu w referacie. 8. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (np. do organów ścigania, sądów itp.) może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody Wójta za pokwitowaniem. 9. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów do archiwum Urzędu i terminowym przekazywaniem akt na makulaturę, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego, należy do Sekretarza Gminy.