1. Obsługa budżetu zadaniowego

Transkrypt

1 Białystok, 2012

2 1. Obsługa budżetu zadaniowego Obsługa zadań budżetowych opartych na źródle finansowania to taka konstrukcja budżetu nakładająca na podległe samorządowe jednostki budżetowe obowiązek przygotowywania oddzielnych sprawozdań budżetowych dla określonych zadań budżetowych. Program umożliwia zdefiniowanie zadań w menu Kartoteki - Zadania. Rysunek 1. Zadania W oknie Zadania (Rysunek 1) należy uzupełnić następujące dane: - Oznaczenie (Ozn.) jest to kod dwucyfrowy przypisany w określonym miejscu do kont i paragrafów jednostki. Każde zadanie powinno posiadać inne oznaczenie cyfrowe. Jest to konieczne do uzyskania odrębnych sprawozdań budżetowych dla zadań realizowanych przez placówkę. Oznaczenie wypełnia się jako kod składający się z dwóch cyfr, np. 10. Tak zdefiniowane zadanie oznacza, że wszystkie konta z przypisanym numerem, np. 10 w formacie XXX-10-XXX-XXXXX-XXXX-XX-XX oraz paragrafy XXX-XXXXX-XXXX-10-XX obsługiwać będą wybrane zadanie. Sprawozdanie budżetowe przygotowane z danego zadania obejmować będzie informacje tylko z tych kont i paragrafów, które posiadają oznaczenie cyfrowe. - Identyfikator unikalny skrót nazwy zadania, który następnie będzie widoczny na liście wyboru, w oknie przygotowania sprawozdania RB. - Nazwa zadania pełna nazwa pozwalająca na identyfikację źródła finansowania, np. zadania własne gminy, zadania zlecone powiatu itp. 2 S t r o n a

3 Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość kategorii zadań. W polu Identyfikator na rozwijanej liście znajdują się przykładowe skróty zadań: - 05/01016/001/1-05/01016/002/1-05/01017/005/1-06/01017/004/6 Jednostki posiadające budżet zadaniowy i/lub projekty unijne. Rysunek 2. Budowa konta według klasyfikacji budżetowej. Numer syntetyczny nr konta zgodny z ww. Rozporządzeniem Ministra Finansów, Oznaczenie budżet/pozabudżet lub kod zdefiniowanego zadania jednostki realizujące budżet zadaniowy oparty na źródłach finansowania (np. z gminy i powiatu) w polu tym powinny przypisać oznaczenie cyfrowe danego zadania. Pole to można wykorzystać także w celu rozgraniczenia kont dotyczących budżetu, dochodów wydzielonych, ZFŚS itp. Można również w taki sposób wyodrębnić konta dotyczące programów profilaktycznych lub finansowanych z innych źródeł (np. z programów Unii Europejskiej). Dział, Rozdział zgodny z klasyfikacją budżetową dla danej jednostki. Paragraf zgodnie z klasyfikacją budżetową dla poszczególnych dochodów lub wydatków. Pole paragraf może zawierać także oznaczenie literowe, np. 401A i 401B. O podziałkę klasyfikacji budżetowej powinny być rozbudowane konta zespołu 2 (w szczególności te konta, na których na koniec miesiąca występują zobowiązania i należności), 4, 7, 9. Dodatkowa analityka w tym miejscu można zastosować analitykę, np. ze względu na rodzaj kosztu lub kontrahenta. Zalecamy, aby do konta rachunku bieżącego prowadzone było subkonto wydatków i dochodów, np Rachunek bieżący dochody budżetowe, Rachunek bieżący wydatki budżetowe. Na subkoncie wydatków po stronie WN powinien być ewidencjonowany wpływ środków na realizację zadań, po stronie MA poniesione wydatki, natomiast na subkoncie dochodów po stronie WN wpływy z tyt. dochodów budżetowych, po stronie MA odprowadzenie dochodów na rachunek jednostki nadrzędnej. W załączniku nr 3 do rozporządzenia znajduje się opis do konta 130, który stanowi: 3 S t r o n a

4 Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. W programie Finanse DDJ ewidencję szczegółową (analityczną) do rachunku bankowego stanowi kartoteka Paragrafy. Podczas dekretacji operacji związanych z rzeczywistą realizacją dochodów lub wydatkowaniem środków budżetowych w oknie Dokładne dane przeglądanego dekretu wskazywana jest odpowiednia klasyfikacja budżetowa jako analityka do konta 130. Na tej podstawie w sprawozdaniach RB obliczany jest plan i jego wykonanie, więc nie jest konieczne rozbudowywanie analityki konta 130. Jednakże Użytkownik dla większej kontroli poprawności zapisów księgowych ewidencję szczegółową może prowadzić podwójnie. Konta, które nie wymagają rozbicia o podziałkę klasyfikacji budżetowej, ponieważ nie zawierają informacji potrzebnych do przygotowania sprawozdań, mogą mieć analitykę już na 3 pozycji numeru konta. Przykładem są konta zespołu 0. Tworząc konta tego zespołu warto zastosować analitykę według podziału środków trwałych, jaki jest wymagany drukiem bilansu, czyli osobno grunty, budynki oraz lokale i obiekty inżynierii wodnej i lądowej itd. Analogicznie należy zastosować analitykę do kont umorzenia, np.: Budynki, Urządzenia techniczne i maszyny, Umorzenie budynków, Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn. Przykładową budowę paragrafu według klasyfikacji budżetowej przedstawiono na Rysunek 3. W numerze paragrafu należy uwzględnić co najmniej dział, rozdział i paragraf, natomiast analityka jest wymagana na przykład wtedy, gdy jednostka prowadzi wydzielony rachunek dochodów lub występują różne źródła finansowania. Rysunek 3. Budowa paragrafu według klasyfikacji budżetowej 4 S t r o n a

5 Przykład: Zadanie nr 10 05/0116/001/1 Wynagrodzenia nauczycieli (bez pochodnych) Zadanie w Planie kont: Koszty - wynagrodzenia osobowe nauczycieli Zadanie w kartotece Paragrafów: Wynagrodzenia osobowe pracowników pedagogicznych 2. Unikalne kody kontrahentów Program Finanse DDJ przewiduje możliwość nadawania kontrahentom unikalnych oznaczeń cyfrowych kontrahentom i przypisywaniem ich do nowotworzonych kont rozrachunkowych. Stosowanie takiego rozwiązania daje większe możliwości zestawiania i analizowania danych z kilku kont kontrahenta za pomocą wydruków dostępnych w programie. Użytkownicy, którzy rozpoczęli eksploatację we wcześniejszej wersji programu i chcą skorzystać z tej funkcji powinni w menu Ustawienia - Parametry - Dodatkowe w zakładce Inne zaznaczyć opcję generuj automatycznie numer analityczny kontrahenta, a następnie zdefiniować, na której pozycji w masce konta ma być tworzona analityka i ile znaków ma obejmować (nie więcej niż 6). Należy dokonać tego wstawiając literę K. Zaleca się, aby oznaczenie analityczne było nadawane na końcu numeru konta, począwszy od 18 znaku. Pierwsze 17 znaków zarezerwowane jest na numer syntetyczny, oznaczenie źródła finansowania oraz na klasyfikację budżetową. W nowej instalacji oznaczenie kontrahenta zostało zdefiniowane w przedostatnim segmencie numeru konta i przewiduje długość 3 znaków. UWAGA: modyfikacja maski konta ma wpływ na cały plan kont we wszystkich latach i jednostkach. Przed rozszerzeniem maski o kolejne znaki należy upewnić się, czy nie zaburzy to numeracji pozostałych kont np. zespołu 4 i 7. Rysunek 4. Ustalanie parametrów analityki kontrahenta w kontach rozrachunkowych 5 S t r o n a

6 Jeżeli ze względu na formę organizacyjną jednostki nie jest konieczne stosowanie w kontach klasyfikacji budżetowej, oznaczenie kontrahenta może być zdefiniowane w dowolnym miejscu począwszy od 4 znaku. Należy także wybrać konta, którym będzie ono przypisywane (domyślnie zdefiniowano 201 i 221). Służy do tego przycisk Wybierz konta, po naciśnięciu, którego należy zaznaczyć haczykiem dodatkowe konta. Następnie należy zatwierdzić wprowadzone zmiany. Podczas dodawania nowego dostawcy/odbiorcy program będzie w polu Kod nadawał mu numer kolejny. Istnieje możliwość numerowania tylko tych kontrahentów, dla których będą tworzone konta rozrachunkowe i pozostawienie pustego pola dla kontrahentów incydentalnych lub takich, którzy zostali dodani w innych modułach firmy Progman (np. Kasa DDJ lub Rozrachunki), a nie wymagających skojarzenia z indywidualnym kontem księgowym. W takim przypadku wystarczy wykasować z tego pola zaproponowany przez program numer. Pod przyciskiem Operacje - Automatyczne generowanie kodów przewidziano możliwość automatycznego generowania kodów dla istniejących już kontrahentów w następujących sytuacjach, gdy: Użytkownik rozpoczął eksploatację w starej wersji programu i chce skorzystać z tej funkcjonalności w takim przypadku zaleca się stosowanie nowego sposobu nadawania analityk dopiero z początkiem nowego roku obrotowego, Użytkownik korzysta z innych modułów firmy Progman, które nie przewidują jeszcze możliwości nadawania unikalnych identyfikatorów, bądź nie nadano Użytkownikom tych systemów odpowiednich uprawnień. Po wybraniu opcji program nadaje numery kolejne wszystkim kontrahentom, przy których pole Kod pozostaje puste. Zaleca się wykonanie przed tą czynnością archiwum bazy. Jeżeli Użytkownik stosował podobne rozwiązanie w poprzednich wersjach programu, tzn. ręcznie nadawał kontrahentom numer i wprowadzał go np. w polu Nazwa skrócona, wówczas może samodzielnie przepisać go do pola Kod. Podczas dodawania nowego kontrahenta program będzie kontynuował dotychczasową numerację. Informacje na temat przypisywania identyfikatorów do kont rozrachunkowych znajdują w dalszej części instrukcji, w rozdziale dotyczącym obsługi kont księgowych. 6 S t r o n a

7 Przenoszenie kont do nowego roku aktualizowanie analityki kont rozrachunkowych wg kodów kontrahenta. Początek nowego roku jest dobrym momentem na modyfikacje w planie kont. W wersji programu 9.1 (aktualizacja czerwcowa) została wprowadzona funkcjonalność polegająca na nadawaniu unikalnych kodów kontrahenta, które następnie są przypisywane do konta rozrachunkowego jako analityka. Więcej informacji na temat tej opcji można znaleźć w instrukcji do programu oraz w menu Pomoc >> Tematy pomoc w rozdziałach Opis pracy w systemie >> Kartoteka Kontrahenci >> Unikalne kody kontrahentów oraz Kartoteka kont >>Automatyczne nadawanie numerów analitycznych kontrahentów. Jeżeli Użytkownik włączył powyższą opcję, wówczas podczas przenoszenia kont do nowego roku system zaproponuje automatyczne przenumerowanie analityk kontrahentów zgodnie z nadanymi im kodami. W tym celu należy wybrać z górnego menu Okres >> Zamkniecie roku >> Przeniesienie kont i paragrafów, a następnie na pytanie: odpowiedzieć twierdząco. Program rozpocznie procedurę przenoszenia kont, jeżeli wszystkim kontrahentom przypisanym do kont nadano unikalny identyfikator. Na koniec operacji program pokaże raport, w jaki sposób zostały zmodyfikowane konta rozrachunkowe w stosunku do roku poprzedniego. Raport można wyeksportować do pliku, a następnie wydrukować. 7 S t r o n a

8 Rysunek 5. Raport z modyfikacji kont rozrachunkowych kontrahentów Należy jednak pamiętać o tym, że zmiana oznaczeń w kontach będzie wiązała się z koniecznością manualnego przyporządkowania sald kont w bilansie otwarcia. Do tego przydatny będzie powyższy wydruk. 8 S t r o n a