W programie SuperOptyk dodano moduł JPK, który służy do tworzenia trzech rodzajów plików JPK:

Transkrypt

1 16. JPK W programie SuperOptyk dodano moduł JPK, który służy do tworzenia trzech rodzajów plików JPK: 1. JPK_VAT: plik ten zawiera faktury sprzedażowe i zakupowe. Należy go przesyłać raz w miesiącu na serwer Ministerstwa Finansów (nawet jeśli firma rozliczna jest kwartalnie). 2. JPK_MAG: plik ten należy przesyłać na żądanie Urzędu Skarbowego i zawiera on listę dokumentów magazynowych takich jak: dostawy (PZ przyjęcie zewnętrzne), zwroty (WZ wydanie zewnętrzne), rozchody wewnętrzne (RW rozchód wewnętrzny) przesunięcia między-magazynowe (MM). Oprócz nagłówków tych dokumentów w pliku tym znajduje się specyfikacja (szczegółowa lista) która zawiera nazwy, kody i ceny towarów objętych ww. dokumentami. 3. JPK_FA: plik ten zawiera faktury i korekty razem ze specyfikacjami. Plik ten może być przesyłany do biura księgowego w celu automatycznego zaimportowania dokumentów sprzedażowych (faktur i korekt) do systemu księgowego. 17. JPK_VAT W programie SuperOptyk znajduje się moduł do przygotowywania pliku w formacie JPK_VAT. Do pliku tego trafiają zarówno faktury sprzedażowe wystawionych na firmy (bez paragonu) oraz faktury zakupowe (kosztowe). Plik JPK_VAT należy przygotować raz w miesiącu i przekazać do biura księgowego, które rozlicza Państwa firmę w celu zaimportowania danych w nim zawartych do systemu księgowego. W systemie księgowym zostaną wprowadzone pozostałe dokumenty nie ujęte w pliku JPK_VAT wyeksportowanym z SuperOptyka a następnie zostanie przygotowany ostateczny plik JPK_VAT, który po sprawdzeniu zgodności z deklaracją VAT-7 zostanie wysłany na serwer Ministerstwa Finansów przez biuro księgowe. Moduł JPK_VAT w programie SuperOptyk ma za zadanie ułatwić i przyspieszyć obieg informacji poprzez wyeliminowanie żmudnego wprowadzania danych do systemu księgowego. W programie SuperOptyk znajdują się dwa rodzaje faktur faktury sprzedażowe (przychodowe) oraz faktury zakupowe (kosztowe). W górnym menu programu znajduje się opcja Faktury>Faktury sprzedażowe, która umożliwia wejście do okienka z listą faktur sprzedażowych. Natomiast opcja Faktury>Faktury zakupowe otwiera listę faktur kosztowych. Faktury sprzedażowe dzielą się na dwa rodzaje: faktury wystawione na firmę (bez paragonu fiskalnego) oraz faktury wystawione na osoby fizyczne (do których dołączony jest paragon fiskalny). Do pliku JPK_VAT trafiają tylko faktury na firmę (bez paragonu). 103

2 W oknie edycji faktury można zaznaczyć czy do danej faktury był wystawiony paragon fiskalny. Wtedy należy zaznaczyć opcję Z paragonem fiskalnym. Jeśli natomiast faktura jest wystawiona bez paragonu (na firmę), to należy pozostawić tą opcję niezaznaczoną: Na liście faktur znajdują się opcje do filtrowania faktur, które umożliwiają sprawdzenie, które faktury są wystawione na firmę a które nie są: Oprócz faktur do pliku JPK_VAT eksportowane są również korekty faktur. W związku z tym, że najczęściej faktury kosztowe (zakupowe) dostarczane są do salonów optycznych z opóźnieniem nie ma w zasadzie możliwości wpisywania numerów faktur do dostaw na bieżąco. Dotyczy to w szczególności zakupów soczewek okularowych, które rozliczane są zbiorczo co kilka/kilkanaście dni a czasem raz w miesiącu. Dlatego do programu dodano nowe okno do wprowadzania faktur zakupowych, które umożliwia wpisywania faktur kosztowych w dowolnym momencie. Faktury te są również zapisywane w pliku JPK_VAT. Lista faktur kosztowych dostępna jest w menu Faktury>Faktury zakupowe : W dolnym menu znajdują się przyciski, które umożliwiają zarządzanie listą faktur zakupowych: 104

3 Po kliknięciu na opcję Dodaj nową fakturę zakupową (kosztową) pojawi się lista z której należy wybrać kontrahenta, który wystawił fakturę kosztową. W tym celu w oknie wyszukiwania wpisujemy nazwę firmy i naciskamy Enter: Jeśli program znajdzie danego kontrahenta w bazie danych to wyświetli jego dane na liście i wtedy należy kliknąć na przycisk Wybierz w prawym dolnym rogu okna do wyszukiwania kontrahentów. Jeśli dany kontrahent nie został odnaleziony, to należy kliknąć na przycisk Nowy klient. A następnie wpisać dane kontrahenta (nazwę, adres, NIP). Po zatwierdzeniu danych nowego kontrahenta należy kliknąć na OK: 105

4 Spowoduje to utworzenie nowej faktury kosztowej od danego dostawcy: Po uzupełnieniu danych takich jak: numer dokumentu (numer faktury) data wystawienia data sprzedaży data płatności kwota netto kwota vat (kwota brutto wyliczana jest automatycznie) należy kliknąć OK w celu zapisania jej na liście faktur kosztowych. W prawie identyczny sposób można wpisywać korekty faktur kosztowych. Jedyną różnicą jest to, że w przypadku korekty kwoty netto i vat wpisywaną są ze znakiem minus. Program przed zapisaniem nowej faktury kosztowej sprawdza czy faktura o podanym numerze nie została już wcześniej wpisana (porównywana jest data wystawienia, numer kontrahenta oraz numer dokumentu). Także nie ma możliwości podwójnego wpisania tej samej faktury kosztowej. W kwoty netto i vat należy wpisać końcowe kwoty z podsumowania faktury (bez rozbijania na poszczególne stawki vat). 106

5 Na liście faktur kosztowych znajduje się również przycisk do usuwania niepotrzebnych faktur z listy (np. pomyłek lub danych wpisanych testowo). Pod tabelą z fakturami kosztowymi znajdują się również opcje, które umożliwiają filtrowanie listy faktur. Jeśli np. użytkownik chce odnaleźć wszystkie faktury od firmy XYZ w podanym przedziale czasu, to należy zaznaczyć przedział czasu (daty od..do) oraz wpisać fragment nazwy kontrahenta (dostawcy) i nacisnąć enter: Gdy lista faktur zakupowych i sprzedażowych za dany miesiąc zostanie uzupełniona można utworzyć plik JPK_VAT. Opcja do przygotowania pliku JPK_VAT znajduje się w menu Zestawienia->Zestawienie sprzedaży VAT i JPK_VAT: 107

6 Po wejściu do ww. opcji należy wprowadzić zakres dat zestawienia a następnie kliknąć opcję Przygotuj JPK_VAT: Po otwarciu okna zapisu pliku należy wskazać gdzie ma zostać utworzony plik JPK_VAT oraz wprowadzić nazwę pliku i kliknąć Zapisz. Po zapisaniu pliku pojawi się komunikat, który potwierdza, że z powodzeniem zapisany został plik JPK_VAT. Plik taki należy przesłać do księgowości np. za pomocą poczty elektronicznej. UWAGA! Plik ten jest zgodny ze standardem JPK_VAT(3) (trzeci wariant). W momencie pojawienia się kolejnej wersji wymagań dla pliku JPK_VAT moduł ten zostanie zaktualizowany tak aby format przygotowywanych danych był zgodny z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. 108

7 18. JPK_MAG Jak już wcześniej zostało wspomniane na żądanie Urzędu Skarbowego należy dostarczyć plik JPK_MAG (wymóg wchodzi w życie od ). W pliku tym zawarte są operacje magazynowe za żądany okres. W oknie Magazyn>Dostawy, zwroty, przeniesienia dodano przycisk Przygotuj JPK_MAG. Po wejściu na listę dokumentów magazynowych należy wskazać okres (daty od..do) za jaki ma być przygotowany plik JPK_MAG a następnie należy kliknąć na przycisk Przygotuj JPK_MAG i wskazać miejsce i nazwę pod którą ma być utworzony plik (podobnie jak w przypadku pliku JPK_VAT). W dokumencie JPK_MAG powinny znajdować się nazwy kontrahentów (dostawców w przypadku PZ i odbiorców w przypadku WZ). Dokumenty magazynowe w programie SuperOptyk zawierają pole z symbolem dostawcy dlatego, żeby program mógł raportować pełne nazwy firm należy je dodać w opcji Magazyn-Dostawcy. Dla każdego symbolu dostawcy używanego w dokumentach magazynowych należy dodać kartotekę w opcji Magazyn-Dostawcy w której będzie zapisana pełna nazwa kontrahenta. Dzięki temu program będzie automatycznie używał pełnych nazw kontrahentów podczas sporządzania plików JPK_MAG. Ponadto należy pamiętać o uzupełnieniu numeru WZ i/lub faktury w każdej dostawie. Jeśli wpisany będzie tylko numer WZ, to program go zaraportuje w dokumencie JPK_MAG. Jeśli będą wpisane oba numery (zarówno numer WZ jak i faktura) to oba numery znajdą się w pliku JPK_MAG. Ponadto trzeba wpisywać datę dokumentu źródłowego na podstawie, którego została sporządzona dostawa. 109

8 19. JPK_FA Plik JPK_FA zawiera listę wszystkich faktur zarówno wystawionych na firmę jak i na osoby fizyczne w podanym okresie czasu. Oprócz danych nagłówkowych zawiera on również specyfikację każdej pozycji faktury lub korekty. Plik ten można przygotować w celu przesłania go do biura księgowego, które następnie może go zaimportować do systemu księgowego. Opcja tworzenia tego pliku znajduje się w okienku: Zestawienia>Zestawienie sprzedaży VAT i JPK> przycisk Przygotuj JPK_FA. Przed kliknięciem tego przycisku należy wprowadzić zakres dat za jakie ma być przygotowane zestawienie. 110

9 20. Aktywacja modułu JPK Moduł JPK zawiera w sobie trzy moduły JPK_VAT, JPK_MAG i JPK_FA, które ewoluują wraz z nowymi wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów. W chwili sporządzania tej instrukcji mamy do czynienia z trzecią wersją standardu JPK_VAT i zapowiadane są dalsze zmiany (np. mające na celu dodanie struktury do raportowania paragonów fiskalnych). Zapowiadane są również zmiany w formacie JPK_MAG, które zostaną ogłoszone po początkowym okresie używania obecnej struktury danych. Zmiany te mają na celu dostosowanie zakresu raportowanych danych do nowych potrzeb oraz do rozwiązania problemów jakie się pojawią. Moduł JPK jest i będzie na bieżąco dostosowywany do aktualnych przepisów i wymagań technicznych dlatego ma on formę subskrypcji rocznej, która przypisana jest do każdego salonu. Moduł JPK mogą Państwo aktywować w opcji Inne-Sklep SuperOptyk. Opcje przygotowywania plików JPK oraz moduł faktur kosztowych jest aktywny w czasie trwania rocznej subskrypcji. Po tym czasie należy ponownie aktywować subskrypcję tego modułu. Dzięki temu zyskują Państwo pewność, że narzędzie to będzie zawsze przystosowane do bieżących wymagań technicznych i przepisów prawa. 111