Rejestr Kasowy Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX

Transkrypt

1 Rejestr K Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; Katowice giga@giga.katowice.pl

2 Charakterystyka modułu Rejestr K jest modułem służącym do ewidencjonowanie operacji kch w szczególności przyjmowania opłat za rachunki wystawiane w systemie GW-MAX za wodę, ścieki, opłatę stała i wywóz nieczystości. Został stworzony aby usprawnić operacje kasowe m.in. przez wykorzystanie czytnika kodów kreskowych. Zapłaty wprowadzone w tym module są przesyłane do zintegrowanego modułu księgowego firmy COMARCH (COMARCH OPTIMA lub ERP XL ) za pomocą usługi synchronizacji (SrvSync). Zapisywane są tutaj również w momencie zatwierdzania paczki - raporty kasowe inkasentów zarówno z PV1 (Psion Workabout) jak i PV3. Interfejs użytkownika Uruchamianie poszczególnych funkcji w module możliwe jest na kilka sposobów. Podstawę stanowi menu główne dodatkowo można wykorzystywać pasek narzędzi, ikony znajdujące się na belce bocznej, menu kontekstowe wywoływane prawym klawiszem myszki oraz klawisze skrótu (ALT+ podkreślona litera). Menu główne zawiera opcje: PLIK WYJŚCIE zamknięcie wszystkich okien i wyjście z modułu EDYCJA zawiera standardowe opcje: WYTNIJ, KOPIUJ, WKLEJ DOKUMENTY: BIEŻĄCY RAPORT KASOWY wprowadzanie bieżących wpisów (KP) RAPORTY ARCHIWALNE podgląd zamkniętych raportów WPISY ARCHIWALNE podgląd wpisów (dokumentów) z zamkniętych raportów Strona 2

3 OPERACJE: ZAMKNIJ RAPORT KASOWY F9 zamykanie bieżącego raportu kasowego; ANULUJ WPIS KASOWY CTRL+A anulowanie podświetlonego wpisu kasowego; WYSTAW IP ZA ODSETKI F6 opcja automatycznego naliczenia odsetek i zapisania ich w odrębnym dokumencie o symbolu IP WPŁATY KONTRAHENTA F5 opcja wyświetla listę dokumentów KP dla wybranego kontrahenta i wywołuje kalkulator INNE: TERMINARZ OPERATORA: PRZYPOMNIENIA wyświetla tabelę zawierającą wszystkie przypomnienia operator SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA wyświetla informacje (przypomnienia) aktualne na dany dzień USTAL HASŁO OPERATORA opcja umożliwiająca zmianę hasła dla zalogowanego operatora ZMIANA SZATY GRAFICZNEJ APLIKACJI konfiguracja tła aplikacji, schematu szaty graficznej OKNA określenie sposobu wyświetlania okien, przechodzenie pomiędzy aktualnymi oknami Strona 3

4 Ikony umieszczone na pasku bocznym uruchamiają operacje : - Bieżący raport k - Raporty archiwalne - Wpisy archiwalne - Przypomnienia operatora - Wydruki - Wtyczki CMD Konfiguracja modułu Aby rozpocząć pracę z modułem km należy w module Administrator zdefiniować rejestr k (symbol, nazwa) oraz wskazać liczniki numeracji dokumentów KP,KW. W module może być zdefiniowana większa liczba rejestrów kch. W takim przypadku operator wybiera do którego rejestru kasowego będzie wprowadzał dokumenty. Z poziomu modułu Rejestr k możliwe jest wywołanie konfiguracji dla modułu (po wybraniu Inne Konfiguracja - Moduł ). Czytnik kodów kreskowych: - w rejestrze km możliwe jest wykorzystywanie czytnika kodów kreskowych w tym miejscu określany jest wykorzystywany standard kodu kreskowego Odsetki: po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest w module naliczanie odsetek (jeżeli wprowadzono stopy procentowe odsetek w module Administrator Słowniki Odsetki ) Strona 4

5 Definiowanie rejestrów kch Aby zdefiniować rejestr k należy uruchomić moduł Administrator i wybrać Słowniki/Rejestry kasowe. Po naciśnięciu przycisku DOPISZ możliwe będzie założenie nowego rejestru kasowego. Należy w tym celu uzupełnić w wyświetlonym poniżej oknie pola: SYMBOL jest to krótka nazwa (akronim) rejestru kasowego (np. KASA WODA, KASA1) NAZWA nazwa rejestru kasowego HASŁO hasło Archiwalny zaznaczenie tego znacznika powoduje przesunięcie rejestru kasowego do archiwum ; Saldo początkowe jeżeli kasa posiada jakiś stan początkowy (bilans otwarcia kasy ) wprowadzamy go w tym miejscu Saldo bieżące pole to nie podlega edycji (jest wyszarzone) jest to saldo bieżącego rejestru kasowego z ostatniego zamkniętego raportu kasowego ; pole to jest automatycznie aktualizowane. Po uzupełnieniu opisanych pól należy przejść na zakładkę Numeracje Należy wskazać liczniki numeracji dla raportów i dokumentów oraz osobno dla Strona 5

6 dokumentów KP i KW. Jeżeli w systemie założone zostało więcej niż jeden rejestr k dla każdego rejestru liczniki te powinny być oddzielne. Zakładka Opis pozwala na wprowadzenie dowolnego tekstu. Zakładka Kto i kiedy - przechowuje informacje o ostatniej modyfikacji data, godzina i login operatora dokonującego modyfikacji. Zakładka Serwis - zawiera operacje dostępne tylko dla użytkowników posiadających uprawnienia do wykonywania operacji serwisowych. Z tego poziomu możliwe jest wykonanie renumeracji dokumentów w ramach bieżącego rejestru kasowego po wprowadzeniu numeracji początkowych i naciśnięciu przycisku WYKONAJ wszystkie dokumenty zostaną na nowo przenumerowane. Możliwa jest również zmiana wprowadzonego salda początkowego lub wprowadzenie jeżeli przy zakładaniu rejestru nie zostało to pole uzupełnione. Po wprowadzeniu (lub modyfikacji) wartości salda początkowego należy przeliczyć salda i obroty rejestru przez naciśnięcie przycisku WYKONAJ. Nie wykonuj renumeracji dokumentów, tylko przelicz salda po zaznaczeniu tego pola zostaną przeliczone obroty i salda wybranej kasy natomiast nie będzie zmieniona numeracja dokumentów. Wprowadzanie słownika odsetek Jeżeli w kasie będą naliczane odsetki do zapłat po terminie należy również uzupełnić słownik odsetek. Słownik wywoływane jest z poziomu modułu Administrator po wybraniu opcji Słowniki Odsetki. Strona 6

7 Po naciśnięciu DOPISZ możliwe jest wprowadzenie nowej stawki odsetek. Przy dopisywaniu nowej pozycji należy podać datę od kiedy wprowadzona stopa odsetek obowiązuje oraz stopę procentową (% w skali roku). Po wprowadzeniu stóp procentowych odsetek możliwe jest sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych. Po naciśnięciu przycisku TESTUJ można sprawdzić jaka wartość odsetek zostanie wyliczona dla wprowadzonych danych (np. konkretnej faktury). Dług kwota należności Data zapłaty termin wymagalnej zapłaty Data na dzień data rzeczywistej zapłaty lub data naliczenia odsetek Odsetki wartość wyliczonych odsetek Opis poszczególnych funkcji programu Podstawowe operacje wykonywane w tym module to : wybór rejestru kasowego, wprowadzanie pozycji (dokumentów) do bieżącego raportu kasowego, anulowanie wpisu kasowego, zamknięcie bieżącego raportu kasowe, wydruki oraz podgląd pozycji z archiwalnych raportów. Zostaną one w kolejnych pozycjach opisane. BIEŻĄCY RAPORT KASOWY Po wybraniu z menu głównego opcji DOKUMENTY BIEŻĄCY RAPORT KASOWY wyświetlona zostanie tabela: Strona 7

8 Z poziomu tego okna wprowadzane są operacje kasowe. Moduł umożliwia obsługę więcej niż jednego rejestru kasowego. W polu REJESTR KASOWY wybieramy do którego rejestru będziemy wprowadzać operacje. W oknie wyświetlane są wprowadzone do aktualnie wybranego rejestru operacje. Wyświetlane są takie informacje jak: kolejny numer dokumentu, data dokumentu, typ operacji (KP,KW), numer dokumentu wg wybranego typu (nr KP, nr KW) treść/ opis, symbol kontrahenta (krótka nazwa), kwota, pełna nazwa kontrahenta, adres kontrahenta. RĘCZNE DOPISYWANIE NOWEGO DOKUMENTU (KP lub KW) Aby wprowadzić nową operacje KP lub KW do rejestru należy nacisnąć przycisk DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno: Na zakładce ogólne należy wprowadzić symbol kontrahenta (lub wybrać z listy wyświetlanej po naciśnięciu przycisku ), określić rodzaj dokumentu (KP, KW, Inny Przychód, Inny Rozchód), oraz rodzaj płatności (podstawowy, odsetki, koszty), treść/opis oraz kwotę. Po wprowadzeniu symbolu kontrahenta z kartoteki zostaną przepisane dane adresowe. Jest to wtedy operacja wprowadzona całkowicie z palca bez podglądu faktur wystawionych dla kontrahenta. Moduł rejestr k jest częścią systemu GW-Max i ma możliwość wyświetlania faktur wystawionych dla wskazanego kontrahenta i wskazywania tych należności Strona 8

9 do KP. Przy wykorzystaniu tej możliwości wprowadzaniu zapłat może być bardzo ułatwione. DOPISYWANIE DOKUMENTU KP PRZEZ WSKAZANIE FAKTURY F2 W module możliwe jest szybkie dopisywanie dokumentu KP na podstawie dokumentu źródłowego (faktury). Aby wykonać tę operację należy z poziomu okna Bieżący Raport k nacisnąć przycisk DOPISZ. W wyświetlonym oknie należy przejść na zakładkę DOKUMENTY i w polu NR FAKTURY wpisać numer dokumentu płaconego przez klienta seria/ numer/rok a następnie nacisnąć przycisk lub klawisz F2. Jeżeli wprowadzony numer dokumentu jest poprawny istnieje w systemie GW-MAX taka faktura informacje zaczytane z dokumentu zostaną automatycznie wprowadzone do dokumentu KP. WAŻNE: W tym przypadku nie ma potrzeby wskazywania kontrahenta jest on przepisywany ze wskazanego numeru faktury. Faktura zostanie wyświetlona na zakładce DOKUMENTY. Obrazują to dwa poniższe ekrany. Strona 9

10 Jeden dokument KP może dotyczyć zapłaty za dwie czy więcej faktur. Aby dopisać kolejną fakturę do KP powielamy opisaną wyżej operację. Dokument zostanie dopisany do listy a kwota z wybranych faktur zostanie zsumowana. DOPISYWANIE DOKUMENTU KP PRZEZ WSKAZANIE FAKTURY - DOPISZ Na zakładce ogólne należy wprowadzić symbol kontrahenta (lub wybrać z listy wyświetlanej po naciśnięciu przycisku ), określić rodzaj dokumentu (KP, KW, Inny Przychód, Inny Rozchód), oraz rodzaj płatności (podstawowy, odsetki, koszty) i przejść na zakładkę Dokumenty. Po naciśnięciu przycisku DOPISZ wyświetlone zostanie poniższe okno: Po naciśnięciu przycisku - w polu nr dokumentu (lub kombinacji klawiszy Ctrl+F) wyświetlona zostanie lista faktur dla wskazanego kontrahenta. Podświetlenie faktury i wybranie przycisku WYBIERZ powoduje przepisanie danych z faktury do okna Dokument rozliczany Jak widać na powyższym oknie wszystkie dane faktury z wyjątkiem kwoty nie Strona 10

11 podlegają edycji. Kwotę można zmodyfikować. Po naciśnięciu OK faktura zostaje zapisane w zakładce Dokumenty. Operację tę można powtarzać (jeżeli kontrahent płaci za kilka faktur)- wartość wskazanych dokumentów jest sumowana. Jeżeli wskazane zostały wszystkie wymagane dokumenty należy nacisnąć przycisk. Spowoduje to przepisanie specyfikacji zapłat do pola TREŚĆ i uzupełnienia pola KWOTA sumą wskazanych dokumentów. Obrazuje to poniższy ekran. Po naciśnięciu OK. dokument KP zostanie zapisany. DOPISYWANIE DOKUMENTU KP ZA POMOCĄ CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH Aby dopisać dokument KP korzystając z czytnika kodów kreskowych należy z poziomu okna Bieżący Raport k nacisnąć przycisk DOPISZ. Przez naciśnięcie klawisza F11 uaktywniona zostanie operacja wczytywania kodu kreskowego z faktury. Kod zostanie wyświetlony w polu KOD KRESKOWY. Po naciśnięciu PRZEPISZ Z FAKTUR dane z faktury zostaną dopisane do KP. Analogicznie jak w poprzednim przypadku operacje można powtarzać. Po naciśnięciu OK. lub ENTER dokument KP zostanie zapisany w bieżącym rejestrze km. POPRAWIANIE WPROWADZONYCH DOKUMENTÓW KP KW Aby wprowadzić zmiany w zatwierdzonym dokumencie należy podświetlić pozycję tego dokumentu i nacisnąć przycisk POPRAW. Po wprowadzeniu zmian zatwierdzamy je naciskając OK. lub ENTER. Strona 11

12 USUWANIE DOKUMENTU KP KW Możliwe jest usunięcie pozycji z bieżącego raportu kasowego ale tylko ostatniej. Aby usunąć dokument KP/KW podświetlamy wybraną pozycję (ostatnią ) i naciskamy przycisk USUŃ. Po potwierdzeniu pozycja zostanie wykasowana. W przypadku wskazania do usunięcia pozycji, która nie jest ostatnią w bieżącym raporcie operacja nie zostanie wykonana. Wyświetlony zostanie komunikat: ANULOWANIE POZYCJI Operacja ta umożliwia anulowanie wskazanej pozycji raportu kasowego. Po podświetleniu tej pozycji i wybraniu opcji Operacje Anuluj wpis k - pozycja zostanie anulowana wyświetlana jest wtedy wyszarzona. Pozycja ta widnieje nadal w raporcie ale nie wpływa na jego wartość. Przy zamykaniu raportu kasowego kwota ta nie jest uwzględniana. Strona 12

13 ZAMYKANIE BIEŻĄCEGO RAPORTU Po wprowadzeniu wszystkich pozycji do bieżącego raportu kasowego wykonujemy operację zamknięcia raportu. Raport zmienia status z bieżącego na archiwalny. Nie ma możliwości wprowadzania zmian w raportach zamkniętych. Aby zamknąć bieżący raport z menu wybieramy OPERACJE/ZAMKNIĘCIE BIEŻĄCEGO RAPORTU lub naciskamy klawisz F9. Wyświetlone zostanie okno zawierające podsumowanie ilościowo- wartościowe dla aktualnego raportu. Po zaznaczeniu opcji ZAMKNIJ BIEŻĄCY RAPORT i naciśnięciu OK. raport zostanie przeniesiony do raportów archiwalnych. WYDRUKI Po naciśnięciu ikony drukarki wyświetlone zostanie menu z dostępnymi wydrukami. Wydruk można skierować na ekran do podglądu lub bezpośrednio na drukarkę. Poniżej przykładowe menu wydruków. RAPORTY ARCHIWALNE Po wywołaniu z menu opcji DOKUMENTY/RAPORTY ARCHIWALNE wyświetlone zostanie okno zawierające wszystkie zamknięte raporty kasowe dla wybranego rejestru kasowego. Okno to ma postać: Strona 13

14 Z tego poziomu możliwe jest podglądnięcie zawartości wybranego raportu i wykonanie wydruków. Po naciśnięciu przycisku POKAŻ wyświetlone zostanie okno zawierające wykaz wszystkich pozycji z danego raportu oraz informacje: saldo początkowe, razem przychody, razem rozchody, saldo końcowe. WPISY ARCHIWALNE Po wybraniu opcji DOKUMENTY/WPISY ARCHIWALNE wyświetlone zostanie okno zawierające wykaz wszystkich operacji (wpisów) znajdujących się w archiwalnych raportach. Okno ma postać: Strona 14

15 Spis treści Charakterystyka modułu... 2 Interfejs użytkownika... 2 Konfiguracja modułu... 4 Definiowanie rejestrów kch... 5 Wprowadzanie słownika odsetek... 6 Opis poszczególnych funkcji programu... 7 BIEŻĄCY RAPORT KASOWY... 7 RĘCZNE DOPISYWANIE NOWEGO DOKUMENTU (KP lub KW)... 8 DOPISYWANIE DOKUMENTU KP PRZEZ WSKAZANIE FAKTURY F DOPISYWANIE DOKUMENTU KP PRZEZ WSKAZANIE FAKTURY - DOPISZ...10 DOPISYWANIE DOKUMENTU KP ZA POMOCĄ CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH...11 POPRAWIANIE WPROWADZONYCH DOKUMENTÓW KP KW...11 USUWANIE DOKUMENTU KP KW...12 ANULOWANIE POZYCJI...12 ZAMYKANIE BIEŻĄCEGO RAPORTU...13 WYDRUKI...13 RAPORTY ARCHIWALNE...13 WPISY ARCHIWALNE...14 Strona 15