Numer dokumentu: PRC/DSJ/NN. Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził / Zatwierdził : Data obowiązywania: Wydanie: Radosław Zawiliński Tomasz Piekoszewski A 1. CEL Celem procesu opisanego w niniejszej procedurze jest zapewnienie, że materiały i wyroby niezgodne lub potencjalnie niezgodne z wyspecyfikowanymi wymaganiami: - nie zostaną przetworzone, użyte lub zainstalowane w sposób niezamierzony, - zostaną odpowiednio oznakowane, odseparowane i podlegają identyfikacji, ocenie i segregacji, - zostaną podjęte działania w celu wyeliminowania stwierdzonych niezgodności lub zgłoszonych reklamacji. 2. ZAKRES Procedura obowiązuje wszystkich pracowników firmy Serwisy Józef Skrzypa Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa. 3. WŁAŚCICIEL PROCESU Menedżer oddziału, Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Każdy pracownik organizacji odpowiedzialny jest za: poinformowanie swojego przełożonego o wystąpieniu niezgodności materiału, wyrobu usługi; zebranie materiałów, wyrobów niezgodnych w miejscach wyznaczonych do ich przechowywania, odpowiednie oznaczenie, odseparowanie oraz zaprzestania wykonywania usługi i wyłączenia z procesu dostarczenia do Klienta poinformowanie przełożonego lub Klienta jeżeli wada, niezgodność spowoduje zmniejszenie zaplanowanego zlecenia, planowanej wysyłki, opóźnienie wykonania usługi. 1/6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna

2 Pracownik Biura Obsługi Klienta, Menedżer oddziału jest odpowiedzialny za: podjęcie decyzji co do dalszego postępowania ze zleceniem produkcyjnym, planowaną wysyłką lub usługą. Pracownik Biura Obsługi Klienta jest odpowiedzialny za: wydanie z magazynu zgodnego materiału/wyrobu w zamian za otrzymany niezgodny materiał / wyrób; odpowiednie składowanie materiału niezgodnego w przypadku gdy została podjęta decyzja o jego ze złomowaniu, odrzuceniu z procesu. Pracownik Biura Obsługi Klienta, Menedżer oddziału jest odpowiedzialny za: podjęcie decyzji w jaki sposób należy dalej postępować z wyrobem niezgodnym warunkowe zwolnienie, odrzucenie, naprawa. zwolnienie wyrobu niezgodnego w momencie opracowania metody oraz dokumentacji dotyczącej naprawy zatrzymanego wyrobu ; W przypadku stwierdzenia niezgodności u Klienta przygotowanie raportu z reklamacji i poinformowanie Klienta o podjęciu działań naprawczych. Podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych wystąpieniu podobnego problemu w przyszłości; zlecenie sprawdzenia stanu magazynowego danego materiału/wyrobu oraz produkcji w toku pod kątem wykrytej niezgodności; zlecenie działań zapobiegających dostarczeniu wyrobu niezgodnego do klienta. Mechanik jest odpowiedzialny za: kontrolę wizualną dostawy, którą otrzymał od swojego dostawcy, tj. kontrolę półproduktu otrzymaną od jego poprzednika-operatora, oraz/lub kontrolę materiału/półproduktu, otrzymaną z magazynu; poinformowanie przełożonego o wykrytej niezgodności. 5. DOKUMENTY I PROCESY ZWIĄZANE KJ Księga Jakości 2/6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna

3 PRC/DSJ/DK Działania Korygujące i Zapobiegawcze IN/DSJ/004 Reklamacje Tok Postępowania IN/OS/006 Raporty Niezgodności 6. DEFINICJE Proces zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i działań, które przekształcają stan wejściowy w wyjściowy. Wyrób niezgodny wyrób nie spełniający wyspecyfikowanych wymagań. Wyrób gotowy wyrób, który przeszedł przez wszystkie wymagane etapy jego realizacji i jest zgodny z wyspecyfikowanymi wymaganiami. Materiał komponent wykorzystywany podczas procesu. Materiał niezgodny materiał nie spełniający wyspecyfikowanych wymagań. Naprawa działanie podjęte wobec wyrobu niezgodnego 7. TRYB POSTĘPOWANIA 7.1 Ogólne założenia Materiały i wyroby niezgodne występujące w procesie jego realizacji należy w odpowiedni sposób oznaczyć i odseparować, tak aby uniemożliwić ponowne ich przetworzenie, użycie lub zainstalowanie, w sposób niezamierzony, w toku całego procesu produkcyjnego. Każdy materiał/wyrób niezgodny powinien być opisany Formularzem Reklamacyjnym. Materiały kupowane u których stwierdzono niezgodność powinny zostać odseparowane i zareklamowane do Dostawcy. Wszystkie Wszelkie zapisy dotyczące wystąpienia niezgodności podlegają nadzorowi i przechowaniu zgodnie z procedurą PRC/DSJ/NZ Nadzór Nad Zapisami 7.2 Schemat 3/6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna

4 -80- Reklamacja materiału do Dostawcy MATERIAŁ /WYRÓB NIEZGODNY -70- Błąd dostawcy? -10- Reklamacja od Klienta? NIE TAK -20- Informacja do BOK/ Moddz NIE TAK -50- Odseparowanie, zatrzymanie wyrobu, naprawa, założenie formularza reklamacyjnego / dicrepancy -30- kontrola dostarczonych wyrobów lub wyrobu/ów w realizacji, założenie reklamacji -60- Kontrola wyrobu naprawionego -40- Zwolnienie wyrobu TAK -90- Przekazanie informacji do Klienta Analiza przyczyn źródłowych reklamacji Przekazanie informacji do Dyrekcji 4/6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna

5 7.3 Opis 10 Jeśli wykryta niezgodność została wykryta przez klienta osoba która otrzymała zgłoszenie niezwłocznie przekazuje informację Menedżerowi Oddziału krok 20 Jeśli wykryta niezgodność została wykryta w firmie przed wysyłką/ zwolnieniem wyrobu do klienta zostaje założony Formularz Reklamacji /Discrepancy, pracownik odseparowuje, materiał / wyrób niezgodny lub go naprawia krok Sprawdzanie stanów magazynowych lub bieżącej realizacji wyrobu/ów pod kątem znalezionej niezgodności, decyzja o sposobie naprawy, zatrzymaniu lub zwolnieniu wyrobu 40 Po podjęciu decyzji o sposobie naprawy, zatrzymaniu lub zwolnieniu wyrobu wyznaczony pracownik przekazuje pracownikom realizującym wyrób informacje na temat sposobu naprawy, zatrzymania lub zwolnienia wyrobu. Wypełnia Formularz Reklamacji / Discrepancy. a reklamacja zostaje odnotowana w Rejestrze Reklamacji FO/DSJ/ Wyrób po naprawie (wyrób gotowy), należy skontrolować pod kątem zachowania wyspecyfikowanych wymagań. 70 Jeżeli przyczyną wystąpienia niezgodności jest błąd dostawcy materiał należy zareklamować krok 80 postępowanie z IN/OS/006 Raport Niezgodności 90 Menedżer oddziału nadzoruje prace związane z ustaleniem przyczyny źródłowej i wdrożeniem działań korygujących i zapobiegawczych o których informuje klienta odrębnym pismem 100 Menedżer oddziału zwołuje odpowiedni zespół do rozpatrzenia i przeanalizowania powstałych błędów w celu wykrycia przyczyny źródłowej. 110 Należy niezwłocznie powiadomić Dyrekcję o zmniejszeniu realizacji wyrobu lub wysyłki. 8. ZAŁĄCZNIKI FO/DSJ/007 Formularz Reklamacji FO/DSJ/008 Rejestr Reklamacji FO/DSJ/009 Discrepancy-Reklamacje Materiałów 9. ZAPISY 5/6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna

6 Lp. Zapis Miejsce przechowywania 1 Rejestr reklamacji Biuro Menedżera oddziału oraz zasoby sieciowe Kto jest odpowiedzialny Właściciele Procesu Jak długo przechowyw any 3 lata 2 Formularz Reklamacji Biuro Menedżera oddziału oraz zasoby sieciowe Właściciele Procesu 3 lata 3 Discrepancy Reklamacje Materiałów BOK oddziału oraz zasoby sieciowe Właściciele Procesu 2 lata 10. OPIS ZMIAN Wydanie: Opis zmiany: Nazwisko: Data aktualizacji: A Utworzenie Procedury Zawiliński /6 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna