KARTA PROCESU KP/07/04

Transkrypt

1 OPRACOWAŁ: Henryk Parusel, Sylwia Kusz Byszewska, Jerzy Dobrowolski KARTA PROCESU KP/07/04 Zakupy zaopatrzeniowe Obowiązuje od: r. Wersja: 4 Stron: 7 ZATWIERDZIŁ: Jerzy Dobrowolski Egzemplarz: 2 1. Cel procesu Data, podpis Data, podpis Celem procesu jest że nabywane materiały i wyroby oraz usługi dostawców i usługodawców zewnętrznych oraz materiały mające wpływ na jakość usług, spełniają ustalone wymagania. 2. Właściciel procesu 3. Dane wejściowe dla realizacji procesu Zapotrzebowanie na wyrób, usługę. Wymagania prawne. Wymagania klienta. Wymagania wewnętrzne, DSM, DJ 4. Dane wyjściowe z procesu Zakupione materiały i usługi 5. Wykorzystywana dokumentacja i zapisy w procesie Dokumenty: Zamówienie Zapotrzebowanie wewnętrzne Umowa Zapytanie ofertowe Oferta Roczny plan zadań inwestycyjnych Roczny plan zadań remontowo - konserwacyjnych Lista zakwalifikowanych dostawców Plan finansowy Ustawa o zamówieniach publicznych 6. Metody monitorowania Zapisy: Ankieta oceniająca zdolność jakościową dostawcy Protokół oceny dostawcy Rejestr zamówień Centralny Rejestr Umów Protokół odbioru Protokół Komisji Przetargowej Audit wewnętrzny Wskaźnik procesu 7. Wskaźniki procesu Cel Ilość reklamacji w danym roku/ ilość reklamacji w poprzednim roku * 100 % 8. Zasoby procesu (personel, infrastruktura, środowisko pracy) Budynki Urządzenia Samochody Środki finansowe Max 10 % KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 1 z 7

2 9. Odpowiedzialność i uprawnienia Prezes D jest odpowiedzialny za: 1. Zatwierdzenie dostawcy - Podpisanie umowy z Dostawcami - Weryfikacja i zatwierdzenie zamówienia - Powołanie i zatwierdzenie komisji przetargowej - Podpisanie umowy z dostawcą - Zatwierdzenie rocznego planu zadań inwestycyjnych - Zatwierdzenie rocznego planu zadań remontowo - konserwacyjnych Członek Zarządu DD jest odpowiedzialny za : - Nadzór nad funkcjonowaniem Działu Rekreacji Sportu i Marketingu - Podpisywanie umów z Dostawcami Kierownik Administracyjno - Techniczny, Kierownik d.s. Sprzedaży i Sportu DSM jest odpowiedzialny za: - Pozyskanie informacji o potencjalnym dostawcy - Dokonanie oceny i przekazanie ankiety do zatwierdzenia - Ocena dostawcy wypełnienie druku kwalifikacji - Wpisanie na listę zakwalifikowanych dostawców - Opracowanie zapytania ofertowego - Opracowanie umowy dotyczącej współpracy z nowym dostawcą - Współpraca z dostawcą ( dokonywanie zakupów) - Bieżące rejestrowanie krytycznych uwag i okresowa (roczna) ocena dostawców - Opracowanie zamówienia - Złożenie wniosku o zapotrzebowania na środki trwałe do D, DR - Wysłanie zamówienia do dostawcy, rejestracja zamówienia - Weryfikacja dostawy materiałów, wyrobów - Realizacja procesu nadzorowania wyrobu niezgodnego - Zwolnienie i przyjęcie na magazyn - Wysłanie zapytania ofertowego - Porównanie oferty z zapytaniem ofertowym - Przekazanie informacji dotyczącej skorygowania oferty do dostawcy - Opracowanie, wysłanie i zarejestrowanie zamówienia na próbną partię wyrobów / usługę - Pomiar i monitorowanie dostawy próbnej wyrobów - Zarejestrowanie umowy - Opracowanie rocznego planu zadań inwestycyjnych - Analiza zapotrzebowania, dokonanie wyceny - Przekazanie kosztorysu do D - Wybór trybu zamówień publicznych - Wybór ofert, ogłoszenie wyników - Monitorowanie realizacji umów Pełnomocnik d.s. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za : - Prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi - Wybór trybu zamówień publicznych Komisja przetargowa jest odpowiedzialna za: - Opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych dokumentów - Ogłoszenie o przetargu, wybór rodzaju ogłoszenia Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za: - Przekazanie zapotrzebowania na zakupy Główny Księgowy DR jest odpowiedzialny za: - Zapewnienie środków na realizację planu zadań inwestycyjnych - Zapewnienie środków na realizację rocznego planu zadań remontowo - konserwacyjnych KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 2 z 7

3 10. Wykres przebiegu procesu Zał. nr 1 zamówienia publiczne Zał. nr 2 - zakupy inwestycyjne Zał. nr 3 zakupy materiałów/ usług Zał. nr 4 ocena dostawców 11. Formularze stosowane w procesie - Ankieta oceniająca zdolność jakościową dostawcy - Kwalifikacja dostawcy - Lista zakwalifikowanych dostawców - Protokół oceny dostawcy - Wniosek w sprawie zakupów - Zapotrzebowanie - Zamówienie KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 3 z 7

4 Zał. nr 1 zamówienia publiczne - ustawa o zamówieniach publicznych - budżet spółki - plan finansowy spółki Kierownicy komórek org. Przekazanie zapotrzebowania na zakupy Zapotrzebowanie Analiza zapotrzebowania, dokonanie wyceny Oferty cenowe dostawców Przekazanie kosztorysu do D Kosztorys Czy zatwierdzeni e? TAK NIE KONIEC Ustawa o zamówieniach publicznych DJ Wybór trybu zamówień publicznych D Powołanie i zatwierdzenie komisji przetargowej Komisja przetargowa Opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych dokumentów. Ustawa o zamówieniach publicznych Komisja przetargowa Ogłoszenie o przetargu, wybór rodzaju ogłoszenia Ogłoszenie przetargu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych Wykonawcy Przedstawienie ofert handlowych Oferty handlowe Komisja Przetargowa Wybór ofert, ogłoszenie wyników D / DD / Dostawca Podpisanie umowy z Dostawcą Monitorowanie realizacji umów KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 4 z 7

5 Zał. nr 2 zakupy inwestycyjne Kierownicy komórek org. Określenie potrzeb inwestycyjnych Zestawienie środków trwałych Uzasadnienie D, DR, Opracowanie, zapewnienie środków, zatwierdzenie rocznego planu Plan zadań inwestycyjnych Plan zadań remontowokonserwacyjnych Złożenie wniosku o zapotrzebowania na środki trwałe do D, DR Lista zakwalifikowanych dostawców Wybór dostawcy Wystawienie zapotrzebowania Zapotrzebowanie Wystawienie zamówienia Zamówienie Nadzór nad realizacją zamówienia Kontrola odbioru Protokół z odbioru KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 5 z 7

6 Zał. nr 3 Zakupy materiałów/ usług Oferta od dostawcy lub cennik Wym. Klienta Wym. Prawne Wymagania wewnętrzne Lista zakwalifikowanych dostawców T Kierownicy komórek org. Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup materiałów/usług do Opracowanie zamówienia Zapotrzebowanie Zamówienie Zamówienie D Weryfikacja i zatwierdzenie zamówienia Wysłanie zamówienia do dostawcy Rejestracja zamówienia Rejestr zamówień wychodzących Dostawca Dostarczenie dostawy / usługi Weryfikacja dostawy materiałów, usług Czy dostawa zgodna? NIE Realizacja procesu nadzorowania wyrobu niezgodnego TAK Przyjęcie na magazyn i ewidencja w programie magazynowym Program magazynowy KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 6 z 7

7 Zał. nr 4 Ocena dostawcy Uwagi:,DSM Pozyskanie informacji o potencjalnym dostawcy Ankieta oceniająca zdolność jakościową dostawcy, DSM Dokonanie oceny dostawcy Kwalifikacja dostawcy., DSM Podjęcie decyzji o zakwalifikowaniu dostawcy Czy akceptacja? TAK, DSM Zakwalifikowanie dostawców i poinformowanie ich o tym, DSM Współpraca z dostawcą ( dokonywanie zakupów) NIE,DSM Bieżące rejestrowanie krytycznych uwag i okresowa (roczna) ocena dostawców Ankieta oceniająca zdolność jakościową dostawcy STOP Lista Zakwalifikowanych dostawców Protokół oceny dostawcy Kryteria zakwalifikowania dostawcy: kontakty z dostawcą długoletnia współpraca, nie stwierdzenie niezgodności w dostawach /wyrobach/usługach,. Ponowne wpisanie na listę nadzorowanych dostawców poprzedzone jest ponowną ankietą, rozmową i próbną dostawą oraz w szczególnych przypadkach auditem u dostawcy. TAK Czy przedłużono Kwalifikacje? NIE KP/07/04 Wyd: 4 Zmiana: 4 Data: r. Strona 7 z 7

8 ... Nazwa lub pieczęć komórki składającej WNIOSEK W SPRAWIE ZAKUPU Lp. Określenie przedmiotu zamówienia Ilość [J/m] Uzasadnienie konieczności zakupu Termin dostawy towaru / rozpoczęcia prac... Podpis kierownika komórki składającej wniosek