ERASMUS+ EDUKACJA DOROSŁYCH

Transkrypt

1

2 ERASMUS+ EDUKACJA DOROSŁYCH Spotkanie z Beneficjentami Akcji 1 Mobilność kadry edukacji dorosłych Warszawa, 29 maja 2017 Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

3 PROGRAM SPOTKANIA Przedstawienie się uczestników spotkania i krótka dyskusja nad wyzwaniami związanymi z realizacją projektów mobilnościowych (jakość mobilności, poszukiwanie partnerów itp.) Omówienie aspektów formalnych i jakościowych związanych z realizacją i rozliczaniem projektów Omówienie funkcjonalności narzędzia Mobility Tool+ Aspekty finansowe dotyczące rozliczenia końcowego projektów Przedyskutowanie zasad ewaluacji i upowszechniania rezultatów projektu (z uwzględnieniem dobrych praktyk) Nowości na platformie EPALE co się może przydać? Inne pytania, dyskusja, ewentualne konsultacje Warsztat dot. platformy EPALE (dla chętnych)

4 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ I ROZLICZANIEM PROJEKTÓW W AKCJI 1

5 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (1/6) Zmiany w projektach - O wszystkich istotnych zmianach należy informować NA z odpowiednim wyprzedzeniem, choć nie wszystkie modyfikacje wymagają zgody NA/aneksu. - Najczęściej zgłaszane przez beneficjentów zmiany dotyczą krajów i organizacji przyjmujących, tematyki szkoleń oraz uczestników mobilności. - Wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać głównych założeń projektu i muszą być dobrze uzasadnione. - Zalecane jest, aby korespondencja dotycząca wprowadzanych zmian, w tym ewentualnych zgód wyrażanych przez NA, była przechowywana w dokumentacji projektu. - Wszystkie merytoryczne zmiany należy opisać w raporcie końcowym.

6 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (2/6) Zmiany w projektach - Zmiany w umowie finansowej wymagające podpisania aneksu z NA: zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta (jeżeli zmianie nazwy nie towarzyszy zmiana formy prawnej, nie wymaga to aneksowania umowy), zmiana organu prowadzącego, zmiana rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu, zmiana harmonogramu sprawozdawczości (terminów składania raportów), zmiany w budżecie (zmniejszenie/zwiększenie/przekroczenie dopuszczalnych w umowie limitów przesunięć między kategoriami), zmiana okresu realizacji projektu. Do powyższego wykazu mogą zostać dodane kolejne sytuacje wymagające aneksu. - W przypadku ww. zmian należy złożyć wniosek o zmianę najpóźniej na 30 dni przed końcem okresu obowiązywania umowy (zakończeniem realizacji projektu)

7 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (3/6) Aktualizowanie zapisów w Mobility Tool+ - Informacje na temat planowanych mobilności należy wprowadzać do MT+ na bieżąco, najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem wyjazdu. - Dostęp do MT+ ma reprezentant prawny organizacji oraz osoba do kontaktu. Istnieje możliwość dodawania dodatkowych uprawnionych osób, ale zalecane jest ograniczenie liczebności tej grupy. - Uczestnicy mobilności są zobowiązani do terminowego składania raportów indywidualnych. - Przed złożeniem raportu końcowego należy dopilnować, żeby wszyscy uczestnicy złożyli swoje raporty indywidualne.

8 Umowa z uczestnikiem mobilności ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (4/6) - Należy posługiwać się wzorem umowy stanowiącym załącznik do umowy zawartej z NA. - Musi być zawarta przed realizacją mobilności i dla każdego wyjazdu, nawet jak ta sama osoba wyjeżdża więcej niż jeden raz w ramach projektu. - Umowa zobowiązuje uczestnika do złożenia raportu indywidualnego do 30 dni od powrotu z mobilności. - Beneficjent ma możliwość wprowadzania do umowy, w porozumieniu z uczestnikiem, dodatkowych zapisów (np. dotyczących specyficznych ustaleń związanych z działaniami upowszechniającymi; wypłaty gotówki zamiast realizacji przelewu itp.). - W przypadku wypłaty środków uczestnikowi w ratach, zgodnie z art. 4.1 oraz 4.2. umowy, nie można wypłacać płatności bilansującej dopiero po otrzymaniu przez beneficjenta płatności końcowej z NA, jeśli stoi to w sprzeczności z zapisami art. 4.2 ww. umowy. Organizacja wysyłająca ma 45 dni kalendarzowych od złożenia przez uczestnika raportu indywidualnego na wypłatę pozostałej kwoty/wystawienie wezwania do zwrotu.

9 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (5/6) Obowiązek informowania o otrzymanym dofinansowaniu - Obowiązek ten oraz zasady wykorzystania emblematów UE określa umowa finansowa (art.ii.7 WO). - Dodatkowo kwestie te opisuje materiał opracowany przez FRSE: Zastosowanie logo programu Erasmus+ ( - Nie wolno posługiwać się logo FRSE. - Informacje na stronie internetowej powinny być na bieżąco aktualizowane. - Publikacje na temat projektu powinny zawierać wyczerpujące informacje na temat projektu (podstawowe dane: tytuł projektu, informacja o sektorze programu Erasmus+ i akcji, informacje na temat celów projektu i jego uczestnikach). - Publikacje internetowe są sprawdzanie przez NA na etapie oceny raportu końcowego. - Beneficjenci są zachęcani do upowszechniania rezultatów projektów na Platformie Rezultatów Projektów Erasmus+ i platformie EPALE

10 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW PODSUMOWANIE (6/6) Inne istotne kwestie - Zmiany numeru rachunku bankowego beneficjenta po zakończeniu projektu, przed płatnością końcową należy zgłosić NA najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego (mail do opiekuna umowy oraz zaktualizowana Ankieta Beneficjenta, za pośrednictwem systemu FRSE OnLine). - Dokumentacja potwierdzająca realizację działań poza dokumentami określonymi w umowie (WO, art. II ), należy przechowywać dokumenty merytoryczne, np. listy obecności uczestników działań przygotowawczych/ upowszechniających; dokumentację dot. selekcji uczestników oraz ewaluacji. - Uwzględnianie przy realizacji projektu ew. rekomendacji ekspertów oceniających wnioski. - Zachęta do wykorzystywania platformy EPALE przy realizacji projektów. - Zakładka Zarządzanie projektem na stronie zawierająca odnośniki do najważniejszych dokumentów, informacje na temat zasad raportowania, upowszechniania rezultatów projektów oraz wytyczne dotyczące zasad stosowania logo programu.

11 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE ROZLICZANIA RAPORTÓW PODSUMOWANIE (1/2) Raporty indywidualne a raport końcowy Kwestie wymagające dopilnowania: - Uczestnicy powinni być poinformowani o Europejskim Planie Rozwoju (EPR) organizacji, założeniach projektu i o tym, że ich wyjazdy są częścią strategii rozwoju. - Uczestnicy powinni właściwie określać typ szkolenia, w jakim brali udział (pkt 2.6) i informacje te powinny być zgodne z danymi wprowadzanymi do systemu MT+ = w raporcie końcowym. Informacje na temat uczestników mobilności w raporcie końcowym - Szczególnej uwagi wymagają te punkty raportu końcowego (5,6,7), które dotyczą: - doboru uczestników do projektu/procesu selekcji, - zrealizowanych mobilności - efektów uczenia się. - Z zapisów w ww. punktach powinno jednoznaczne wynikać, jaka jest rola danej osoby w organizacji, w jakim szkoleniu wzięła udział i dlaczego oraz jakie to przyniosło efekty.

12 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE ROZLICZANIA RAPORTÓW PODSUMOWANIE (2/2) Raport a wniosek Przy pisaniu raportu należy odnosić się do planów opisanych we wniosku. Ewentualne zmiany należy przedstawić i uzasadnić. Należy przedstawiać jak najbardziej konkretne informacje dotyczące poszczególnych aspektów realizacji projektu (np. w przypadku działań upowszechniających - dane na temat dat przeprowadzenia spotkań, liczby i profilu ich uczestników oraz tematyki działań). Inne istotne kwestie Przy powoływaniu się na publikacje internetowe dobrze jest podać bezpośredni link do nich. Jeśli przy realizacji projektu wykorzystywana była platforma EPALE, warto opisać to w punkcie 5.1 raportu. Stopień realizacji działań i ich jakość a wysokość dofinansowania - niezrealizowane/nieuprawnione mobilności -> nieuznanie dofinansowania tych działań - niska jakość, częściowa lub nieterminowa realizacja projektu -> pomniejszenie kwoty Wsparcia organizacyjnego (zgodnie z zasadami opisanymi w zał. III do umowy)

13 PRZYDATNE ŹRÓDŁA INFORMACJI Publikacje NA - raporty roczne z realizacji programu, broszury tematyczne - czasopismo Języki Obce w Szkole - raporty Eurydice - kwartalnik Europa dla Aktywnych - czytelnia FRSE Informacje na temat badań związanych z wdrażaniem projektów dofinansowanych przez FRSE Przykłady dobrej praktyki Newsletter programu Erasmus+ i FRSE Seminaria, konferencje, TCA, szkolenia organizowane przez NA

14 SYSTEM MOBILITY TOOL+

15 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE 1. Dostęp do systemu Mobility Tool+ 2. Wprowadzanie mobilności do systemu 3. Raporty indywidualne uczestników 4. Raport końcowy

16 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE

17 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Przedstawiciel NA Jak dostać się do MT+? Koordynator Uruchamia transfer danych Otrzymuje na adres, który podany był we wniosku

18 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Koordynator loguje się do MT+ przez EU Login (jeśli nie był wcześniej zarejestrowany, konieczna jest rejestracja)

19 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Do logowania się do Mobility Tool+ należy użyć dokładnie tego samego adresu , na który przyszło powiadomienie o dostępie do projektu.

20 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Dane wprowadzane ręcznie przez użytkownika: organizacji przyjmujących mobilności budżetu (częściowo) Beneficjent nie może zmieniać danych własnej organizacji (np. nazwy, adresu) ani dat realizacji projektu - może to zrobić tylko NA. W razie konieczności należy się skontaktować z NA.

21 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Jak dodać nową osobę kontaktową? UWAGA: zmiana osoby kontaktowej prosimy o kontakt z NA

22 MOBILITY TOOL+ ZARZĄDZANIE MOBILNOŚCIAMI Kiedy wprowadzać dane na temat mobilności do Mobility Tool+? NA BIEŻĄCO, nie należy zostawiać tego na moment tuż przed realizacją mobilności.

23 Przydatne wskazówki: MOBILITY TOOL+ ZARZĄDZANIE MOBILNOŚCIAMI dane organizacji przyjmującej wpisujemy przed wprowadzeniem mobilności do systemu MT+ należy wprowadzić dane wszystkich organizacji, nawet jeżeli bierzemy udział w konferencji w przypadku odwołania szkolenia i wypadnięcia organizacji przyjmującej z projektu należy pamiętać o usunięciu danych organizacji z systemu MT+

24 MOBILITY TOOL+ ZARZĄDZANIE MOBILNOŚCIAMI Przydatne wskazówki: jeżeli organizatorem szkolenia jest instytucja o złożonej strukturze, np. posiada oddziały w różnych krajach albo ma on siedzibę w innym kraju niż miejsce szkolenia, należy wpisać rzeczywisty kraj wyjazdu od tego uzależnione są stawki Wsparcia indywidualnego gdy siedziba organizatora szkoleń jest różna od miejsca szkolenia, należy ująć to w komentarzu może to wpłynąć na stawki na Podróż należy zwrócić uwagę na wprowadzenie właściwych dat mobilności

25 RAPORTOWANIE RAPORTY UCZESTNIKÓW Mobility Tool Transfer danych z raportu indywidualnego Zakończenie mobilności Uczestnik Wypełnia raport indywidualny

26 RAPORTOWANIE RAPORTY UCZESTNIKÓW

27 RAPORTOWANIE RAPORTY UCZESTNIKÓW STATUSY RAPORTÓW: ŻADEN link nie został jeszcze wysłany do uczestnika WNIOSKOWANY uczestnik otrzymał maila, ale nie wypełnił jeszcze raportu ZŁOŻONY raport został złożony

28 RAPORTOWANIE RAPORTY UCZESTNIKÓW Jeżeli uczestnik mobilności nie otrzymał powiadomienia o konieczności złożenia raportu, należy: poszukać wiadomości w folderze SPAM skorzystać z opcji Wyślij ponownie

29 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY Przed przystąpieniem do składania raportu: 1. Zapoznanie się z filmikami instruktażowymi: 2. Dopilnowanie, by wszyscy uczestnicy złożyli raporty indywidualne 3. Sprawdzenie aktualności danych swoich i organizacji przyjmujących 4. Sprawdzenie poprawności budżetu, wpisanie odpowiedniej kwoty w kategorii Wsparcie organizacyjne (ta informacja nie zaciąga się z raportów indywidualnych)

30 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY Proces raportowania: 1. Wygenerowanie raportu końcowego 2. Wypełnienie raportu, w tym aktualizacja streszczenia projektu 3. Wydruk, podpisanie i zeskanowanie oświadczenia (dostępne w MT+ po zakończeniu wypełniania raportu -> START SUBMISSION PROCESS) 4. Dodanie wymaganych załączników (oświadczenie) 5. Wysłanie raportu w formie elektronicznej Przycisk -> SUBMIT BENEFICIARY REPORT 6. Po wysłaniu raport będzie zablokowany do edycji 7. Narodowa Agencja może przywrócić beneficjentowi dostęp do danych projektu, jeśli raport końcowy wymaga uzupełnień. W takich przypadkach beneficjent otrzyma powiadomienie z Narodowej Agencji.

31 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY (KROK 1,2)

32 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY (KROK 3)

33 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY (KROK 4,5)

34 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY (KROK 6)

35 RAPORTOWANIE RAPORT KOŃCOWY (KROK 7,8) Raport Ocena jakościowa raportu w NA (raport zablokowany do edycji) W przypadku problemów/niejasności Analiza finansowa - ostateczna kwota dofinansowania jest uzależniona nie tylko od stopnia realizacji działań, ale również od ich jakości Pracownik NA Koordynator Informacja o rozliczeniu raportu

36 RAPORT KOŃCOWY NAJWAŻNIEJSZE TERMINY Termin na złożenie raportu końcowego: do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu Termin na rozliczenie raportu końcowego przez NA: do 60 dni od otrzymania raportu końcowego (UWAGA! Wezwania do przesłania wyjaśnień/uzupełnień/złożenia poprawionego raportu wstrzymują bieg okresu rozliczenia)

37 POMOC W SPRAWACH MOBILITY TOOL+ W przypadku problemów zachęcamy do kontaktu z: Zespołem Mobilności kadry edukacji dorosłych Agata Poczman - apoczman@frse.org.pl, Karolina Milczarek - kmilczarek@frse.org.pl, Wsparciem technicznym mtool_helpdesk@frse.org.pl Dziękuję za uwagę!

38 Ewaluacja i upowszechnianie rezultatów

39 Zapraszamy do wysłuchania nagrania z webinarium EPALE Ewaluacja nie musi być nudna! prowadzonego przez p. Beatę Ciężką ewaluacja-nie-musi-byc-nudna-nagranie

40 Dobra praktyka upowszechniania rezultatów projektu KA1 Beneficjent: Stowarzyszenie Akademia Pełni Życia im. Joanny Boehnert Rezultaty: raport podsumowujący projekt i blog:

41 ZESPÓŁ AKCJI 1 DANE KONTAKTOWE Alina Respondek - koordynator Zespołu Edukacja Dorosłych arespondek@frse.org.pl, Karolina Milczarek - główny specjalista w zespole Akcji 1 kmilczarek@frse.org.pl, Agata Poczman - starszy specjalista w zespole Akcji 1 apoczman@frse.org.pl, Dziękujemy za uwagę i zapraszamy na warsztat dot. EPALE!