Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu

Transkrypt

1 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu W 2015 roku znana firma doradczo-audytorska Deloitte poinformowała o tym, że rozpoczęła proces przemodelowania swojego systemu zarządzania efektywnością pracowników1. Powodem takiej decyzji były negatywne efekty dotychczasowych praktyk w tym zakresie. 2 miliony godzin rocznie tyle czasu menedżerowie i pracownicy HR w Deloitte tracili na wypełnianiu skomplikowanych formularzy efektywnościowych, organizowaniu spotkań za zamkniętymi drzwiami i tworzeniu okresowych ocen pracowników. To ogromna ilość czasu, a co za tym idzie pieniędzy. Z podobnymi problemami efektywnościowymi mierzy się na co dzień mnóstwo organizacji. Pojawia się więc pytanie: Co zrobić, aby lepiej zarządzać efektywnością pracowników? 1 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu. In business for people.

2 Przegląd wynagrodzeń i ustalenie konkretnych celów Zarządzanie efektywnością to w najprostszym rozumieniu badanie wydajności pracowników w organizacji, analizowanie wyników tych badań i motywowanie pracowników do osiągania coraz lepszych rezultatów w pracy. Jednak zanim rozpoczniemy proces badania i analizy efektywności odpowiedzmy sobie na pytanie: co zrobić, aby ją badać i czy można przyjąć jedną miarę dla wszystkich pracowników firmy? Badania dotyczące motywacji pracowników pokazują wyraźnie, że zwiększanie wymagań wobec zatrudnionego nie przekłada się na wzrost jego efektywności jeżeli pracodawca nie dba o poziom jego zadowolenia z pracy. Problem ten szczegółowo omawia dwuczynnikowa teoria Herzberga2. Aby zacząć wymagać więcej, trzeba najpierw doprowadzić do momentu, w którym stan zadowolenia pracownika jest równy 0. W tym celu należy zadbać o czynniki higieny. Najważniejszy z tych czynników to wynagrodzenie. Zastanówmy się kiedy ostatni raz robiliśmy przegląd wynagrodzeń w naszej firmie i czy jesteśmy pod tym względem konkurencyjnym pracodawcą. Jeżeli poziom wynagrodzeń nie jest dostosowany do bieżącej sytuacji na rynku pracy to próby zwiększenia efektywności mogą spowodować zwiększenie fluktuacji (pracownicy odejdą do konkurencji) co niesie za sobą zwiększenie kosztów potrzebnych na rekrutację, szkolenia i inne działania mające na celu zapewnić odpowiednią kadrę, która będzie w stanie realizować cele przedsiębiorstwa. Kiedy już zweryfikujemy wynagrodzenia i zadbamy o to, aby pracownicy byli zadowoleni ze swojej pensji, możemy przejść do wyznaczania im celów, na podstawie których weryfikowana będzie ich efektywność pracy. Badanie efektywności jest prostsze w wypadku celów ilościowych, gdzie o skuteczności pracownika świadczy np. wyrobiony przez niego plan sprzedażowy. Pamiętajmy jednak, że nie wszystkie cele można zmierzyć ilościowo. Cele jakościowe, jak np. przeprowadzenie projektu, wymagają wyznaczenia szczegółowych procedur, które będą jasne zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Na ich podstawie będzie później weryfikowana efektywność pracownika. Takie procedury to np. przeprowadzenie projektu w czasie, w budżecie i zgodnie z zakresem. 2 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu.

3 Badanie efektywności pracownika przy użyciu odpowiednich narzędzi IT Po wyznaczeniu celów możemy przejść do badania efektywności danego pracownika. Do tego procesu potrzebne będą dowody w postaci konkretnych danych. W magazynowaniu i zarządzaniu tymi danymi pomagają nowoczesne rozwiązania IT. Współczesne oprogramowania dla biznesu są tworzone w myśl perspektywy peoplecentric, czyli z myślą o użytkowniku. To wielki przełom w porównaniu z dotychczasowymi systemami, które pełniły tylko rolę magazynu danych. Nowoczesne oprogramowania HR do obsługi pracownika dostarczają działom HR oraz menedżerom zespołów bieżące informacje o postępach w realizacji zadań postawionych przed pracownikami. W niektórych systemach występuje narzędzie zwane diagramem workflow, które odpowiedzialne jest za automatyzację różnego rodzaju ponagleń. Menedżer lub pracownik HR dostaje od systemu maila z informacją o celach, których realizacja jest zagrożona. Dzięki temu może nieustannie trzymać rękę na pulsie i w razie potrzeby podejmować decyzje, które pomogą pracownikowi w realizacji założonych celów. Systemy zaprojekowane w myśl zasady people-centric spowodowały, że menedżerowie coraz częściej przejmują rolę HR business partnerów w odniesieniu do swoich podwładnych. Dzieje się tak ponieważ nowoczesne rozwiązania HR, poza samym dostarczeniem danych pozwalających na ocenę celów czy wyliczenie premii, stają się również platformą komunikacji między przełożonym, a pracownikiem. Na podstawie danych z systemu menedżer może regularnie udzielać informacji zwrotnej pracownikowi - w kontekście realizowanych celów, ale także w kontekście pozostałych aspektów pracy, które wpływają na motywację i zwiększenie zaangażowania pracownika. Efektywność pracowników zależy bowiem w ogromnej mierze od ich zaangażowania. Brak zarządzania zaangażowaniem pracowników powoduje, że organizacja gnije od środka. 3 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu.

4 Analiza danych, wyciąganie wniosków na przyszłość i wdrażanie planów naprawczych Ostatnim etapem zarządzania efektywnością pracowników jest analiza danych i planowanie kolejnych działań na podstawie uzyskanych wyników. Kluczem do sukcesu jest tu tzw. constant feedback czyli regularna informacja zwrotna na temat efektów pracy, przekazywana pracownikowi przez menedżera. Najlepiej, jeżeli takie informacje przekazywane są na comiesięcznych spotkaniach twarzą w twarz. W trakcie takich spotkań menedżer nie tylko przekazuje pracownikowi informację zwrotną, ale także wspólnie z nim dokonuje oceny jego efektywności i daje wsparcie w realizowaniu kolejnych zadań. Dobrą praktyką podczas regularnych spotkań z pracownikiem jest także szczegółowa analiza celów firmy, podczas której pracownicy mogą zobaczyć jak ich cele jednostkowe przekładają się na rozwój całej organizacji. Powoduje to zwiększenie zaangażowania pracowników, którzy widzą jaki sens mają wykonywane przez nich zadania. Przypisy: Kolejnym wyzwaniem, przed którym staje wiele działów HR, a także menedżerów jest wyliczanie bonusów związanych z efektywnością pracy, a następnie przełożenie ich na składniki płacowe. Nowoczesne rozwiązania IT znacznie ułatwiają ten proces. Pozwalają na obliczanie wartości bonusu, a następnie na przekazanie jej do modułu płacowego i wypłatę na kolejnej liście płac. Pracownik, po zakończonym okresie realizacji założonych celów, może przejrzeć wynik swojej efektywności w systemie. Otrzymuje w ten sposób jasną informację na temat tego jaka premia zostanie mu wypłacona jeszcze przed naliczaniem jej przez dział płac. Takie działanie również zwiększa poziom zaangażowania pracowników, dzięki czemu łatwiej jest ich motywować. Analiza danych pozwala również planować wynagrodzenia pracowników na następne lata. Na podstawie danych dostarczonych przez system menedżerowie mają możliwość planowania celów na kolejny rok w odniesieniu do realizacji w roku ubiegłym. Dane dotyczące efektywności pracownika pomagają także w planowaniu rozwoju jego kompetencji. Jeżeli liczby wyraźnie wskazują, że zatrudniony nie wyrabia założonych celów lub wywiązuje się z nich niedbale (np. pracownik w fabryce wykonuje dużo wadliwych egzemplarzy produktu) jest to sygnał dla menedżera i działu HR, że taka osoba powinna zostać wysłana na szkolenie, podczas którego nauczy się jak wykonywać swoją pracę lepiej i szybciej. 4 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu.

5 PROCES ZARZĄDZANIE EFEKTYWNOŚCIĄ W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRZEGLĄD WYNAGRODZEŃ W FIRMIE Konkurencyjne firmy oferują wyższe wynagrodzenia na tych samych stanowiskach niezadowoleni pracownicy. Firma oferuje konkurencyjne wynagrodzenia w porównaniu z innymi przedsiębiorstwami o tym samym profilu. Podwyżka wynagrodzeń Badanie efektywności pracownika przy pomocy systemu IT Analizowanie danych z systemu i sprawdzanie czy pracownik realizuje cele w czasie i zgodnie z ustalonymi zasadami. Wyznaczenie celów pracownikom Cele ilościowe (np. plan sprzedażowy pracownika handlowego) łatwo je zmierzyć, łatwo badać efektywność. Cele jakościowe (np. przeprowadzenie projektu) trudno mierzalne, wymagające określenia zasad według których badana będzie efektywność pracownika. Regularne spotkania z pracownikiem CONSTANT FEEDBACK Regularne spotkania pracownika z menedżerem pozwalają na bieżąco analizować jego efektywność, polepszają relacje między podwładnym a przełożonym i umożliwiają natychmiastowe reagowanie na pojawiające się problemy. Wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji Na podstawie przeanalizowanych danych i regularnych spotkań z pracownikiem, menedżer lub HRowiec musi wyciągnąć wnioski i zaplanować kolejne cele dla pracownika. Nagrodzenie pracownika premią, benefitami oraz dalsza motywacja. Pracownik pracuje efektywnie i realizuje swoje cele w czasie i zgodnie z ustalonymi zasadami. Pracownik ma niską efektywność, wykonuje zadania wadliwie lub ma problemu z realizacją ich w wyznacoznym czasie Program naprawczy: szkolenia podnoszące kompetencje, rezygnacja z pracy zdalnej, planowanie kolejnych celów. Wypowiedź eksperta: Mirosława Wojtowicz, HR Country Manager Unit4 Polska W niektórych dużych przedsiębiorstwach odchodzi się od pracy zdalnej na rzecz poprawy efektywności pracowników. Według danych z portalu Foxxbusiness liderzy dużych firm zauważyli, że pracownicy, którzy pracują wspólnie na tej samej przestrzeni, są szybsi i bardziej innowacyjni. Trend ten zapoczątkowały takie organizacje jak Yahoo czy Bank of America Corp. Teraz do tej grupy dołącza gigant na rynku IT i jeden z pionierów pracy zdalnej firma IBM. Do tej pory zdalnie w IBMie pracowało ok. 40% pracowników, jednak wyniki finansowe firmy zaczęły się pogarszać w ostatnim czasie i okazało się, że w dużej mierze winna jest temu praca z domu. IBM rozpoczął więc proces sprowadzania pracowników z powrotem do biura. Czy to dobre posunięcie? W tym wypadku także nie należy generalizować. To czy pracownik jest w stanie pracować efektywnie w domowych warunkach zależy przede wszystkim od jego osobowości. HRowiec może przeprowadzić wstępną analizę osobowości pracownika już podczas rozmowy kwalifikacyjnej i na jej podstawie wywnioskować czy to osoba, której warto dać więcej swobody czy może będzie bardziej efektywna pracując w siedzibie firmy. 5 Jak zarządzać efektywnością pracowników? 3 kroki do osiągnięcia sukcesu.

6 Autor materiału Krzysztof Sołowski HR Senior Presales Consultant w Unit4 Polska Specjalizuje się w zagadnieniach analizy, modelowania i wdrażania procesów ZZL. Posiada również bogate kompetencje z zakresu zarządzania wiedzą i wdrażania systemów e- learningowych. O firmie Unit4 Polska Unit4 zajmuje się w Polsce rozwojem systemów klasy ERP i HR, sprzedawanych pod marką Unit4 Teta. Obecnie z rozwiązań Unit4 Polska korzysta ponad 2 tys. firm i instytucji dużej i średniej wielkości, będących liderami w swoich branżach m.in. Getin Noble Bank, Parker Hannifin, Grene, Aviva, Danone, ATM Grupa, EuroLOT, Rossmann, Teva Pharmaceutical Polska, LG Electronics Polska, Bakoma, Hotele Gołębiewski, Mostostal Warszawa i inne. Firma oferuje system Unit4 Teta HR będący liderem na rynku HR oraz Unit4 Teta ERP zorientowany na ludzi system klasy ERP, automatyzujący bieżącą pracę, na rzecz działań strategicznych. Więcej informacji o Unit4 Polska znajduje się na stronie internetowej: unit4.com/pl Unit4 Polska ul. Powstańców Śląskich 7a Wrocław T E kontakt@unit4.com In business for people.