Prawdy i mity o fakturach elektronicznych zmiany Aneta Jarczyńska online business development manager

Transkrypt

1 Prawdy i mity o fakturach elektronicznych zmiany Aneta Jarczyńska online business development manager

2 e-faktury w Europie 3 mld faktur elektronicznych wystawiono w europejskim obrocie gospodarczym w 2010 r. wprowadzenie e-faktury pozwala uzyskać 80% redukcji kosztów fakturowania 75% europejskich firm zatrudniających powyżej 250 osób korzysta z e-faktur 240 mld euro rocznie oszczędzają europejskie firmy stosujące e-faktury 2 Źródło: E-faktury w Polsce - Lewiatan

3 3 e-faktury w Europie

4 e-faktury w Polsce 1,5 mld faktur wystawianych jest rocznie w Polsce 8-11% rachunków jest przesyłana elektronicznie średnie i duże przedsiębiorstwa główni wystawcy e-faktur EDI - jako dominujący na rynku System Elektronicznej Wymiany Danych e-bok - indywidualne rozwiązania dla dużych masowych emitentów faktur, np. operatorzy telekomunikacyjni dedykowane platformy wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami, np. miedzyfirmami.pl spółki SAGE. 4 Wg raportu e-faktury w Polsce, przygotowanego przez Polską Konfederację Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

5 Porównanie kosztów Wielkość firmy Ilość faktur wystawianych miesięcznie Ilość faktur rocznie Koszt jednej faktury papierowej [pln] Koszt jednej e-faktury Koszt roczny Faktury papierowej [pln] Koszt roczny e- faktury Mikro ,8 Mała ,6 Średnia Duża

6 Uwarunkowania prawne ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej firmy stają przed wyzwaniem: zgoda każdego odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych autentyczność i integralność e-faktury w praktyce: duże utrudnienie lub brak możliwości nawiązania takiej wymiany przez firmy, który mają więcej niż kilkunastu kontrahentów 6

7 Uwarunkowania prawne Zmiany od stycznia 2013 r. Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej nowa definicja faktury elektronicznej - rozumie się przez to fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym w praktyce: Faktura zeskanowana i wysłana elektronicznie (mailem, Internetem) jest e-fakturą e-faktura nadal podlega akceptacji odbiorcy faktury, w uzasadnieniu znajduje się wyjaśnienie, że dopuszczalne jest również wyrażenie zgody przez domniemanie w praktyce: Zapłacenie za e-fakturę będzie wyrażeniem zgody autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych 7

8 Czynniki blokujące przejście na e-fakturę w teorii: skomplikowany proces opracowania e-faktury niejasne uwarunkowania prawne i legislacyjne brak jednolitego standardu na rynku zakładane wysokie koszty implementacji rozwiązania w praktyce: jest dobrze, tak jak jest urząd skarbowy i zmieniające się przepisy jak inni zaczną, to spróbuję i ja 8

9 Czynniki, które skłaniają przedsiębiorców do przejścia na e-fakturę w teorii: Jakie korzyści osiąga / zamierza osiągnąć Państwa firma z wdrożenia e-faktur? 87% - oszczędność pieniędzy 53% - krótki czas dostarczenia faktury 35% - lepsza kontrola nad dokumentami 27% - oszczędność czasu pracowników 19% - ochrona środowiska 15% - wizerunek nowoczesnej firmy w praktyce: to samo i jeszcze więcej 9 Źródło: MailPro

10 Pierwsze kroki z e-fakturą pierwsze kroki wystawianie przesyłanie archiwizowanie uzyskanie zgody? i wkraczamy w świat e-faktur! 10

11 e-faktura w praktyce Warto mimo że początki bywają trudne! pierwszą fakturę elektroniczną dostałam mailem, wydrukowałam, złożyłam na cztery i włożyłam jako papierową do segregatora, kolejną już zaksięgowałam jako e-fakturę nasz duży odbiorca wymusił na nas odbieranie faktur na swojej stronie internetowej i tak się zaczęło, teraz sami udostępniamy je w ten sposób swoim podwykonawcom wystawiamy faktury elektroniczne w naszym oprogramowaniu i przesyłamy je do odbiorców przez dedykowaną platformę choć nadal to niewielka część wszystkich wystawianych i odbieranych przez nas faktur 11

12 Kwestionariusz Czy mam możliwość wystawienia i oznaczenia w oprogramowaniu faktury elektronicznej? Czy mam możliwość archiwizowania e-faktur w oprogramowaniu/platformie/e-boku? Czy mam możliwość rejestracji zgód i sprzeciwów na wymianę e-faktur? Czy zapewniona jest integralność faktury w momencie jej wystawienia? Jak zapewniona jest autentyczność pochodzenia e-faktury? 12

13 Dziękuję i zapraszam do serwisu Na wszystkie pytania odpowiem na blogu firmy Sage blog.sage.com.pl kontakt: aneta.jarczynska@sage.com 13