System zarządzania i archiwizacji dokumentów

Transkrypt

1 System zarządzania i archiwizacji dokumentów

2 O systemie dokuarch to system zarządzania i archiwizacji dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Program powstał z myślą o firmach wdraŝających system zarządzania jakością ISO 9001:2000, biurach projektowych, kancelariach adwokackich i innych, których specyfika działalności zmusza do pracy z duŝymi ilościami dokumentów zarówno papierowych jak i elektronicznych oraz wiadomości . Skanowanie Program posiada zaawansowane funkcje skanowania i jest kompatybilny z kaŝdym skanerem, zwłaszcza z profesjonalnymi urządzeniami skanującymi. Import do archiwum jest moŝliwy takŝe z innych źródeł takich jak: - pliki graficzne - pliki doc, pdf, xls, txt, rtf - wirtualna drukarka dokumentów dokuprint Obsługa dokuarch jest prostym w obsłudze, skalowalnym systemem, który moŝna szybko i tanio wdroŝyć w kaŝdej organizacji. Dostęp do funkcji programu jest intuicyjny a interfejs uŝytkownika został zaprojektowany w ergonomiczny i zapewniający wygodę pracy sposób. Moduł rozpoznawania tekstu System posiada wbudowany moduł rozpoznawania tekstu (OCR) co czyni zeskanowany dokument niezwykle wygodnym do przeszukiwania. Cała zawartość dodawanego dokumentu wykorzystywana jest do indeksowania co ma olbrzymi wpływ na wyniki późniejszego wyszukiwania. W programie naszym wykorzystujemy silnik FineReader Engine firmy Abbyy która jest światowym liderem branŝy OCR. Widok głównego okna dokuarch wraz z listą wyników wyszukiwania, zaznaczeniem, datownikiem oraz notatka.

3 Praca w sieci Dzięki zastosowaniu architektury Klient - Server moŝliwa jest równoczesna praca wielu uŝytkowników zarówno z pojedynczymi dokumentami jak i całymi aktami. Wszystkie dokumenty zapisywane są w bazie danych znajdującej się na serwerze i dostępne za pośrednictwem modułu dokuarch netclient dla wszystkich zalogowanych uŝytkowników. Poza samymi dokumentami na serwerze zapisane są takŝe dodatkowe informacje: informacje o uŝytkownikach wyniki pracy grupowej notatki zaznaczenia pieczątki datowniki polach tekstowych informacje o wersjach dokumentu historia zmian dokumentu zadania Dokumenty dodawane do archiwum obrabiane (OCR) są bezpośrednio na serwerze przez dokuarch agent, co znacząco odciąŝa stacje robocze uŝytkowników. Przebieg obróbki dokumentów przez dokuarch agent obserwować moŝna za pomocą widoku kolejki zadań agenta. Elastyczne moŝliwości systematyzowania dokumentów Dokumenty są przechowywane w aktach i folderach o dowolnie zagnieŝdŝonej strukturze. KaŜdy katalog ma przypisaną kategorie, opis oraz atrybuty w postaci słów kluczowych ułatwiające wyszukanie danego zestawu dokumentów. Ponadto kaŝdy dokument ma system zaznaczeń, notatek, pieczątek i komentarzy słuŝący lepszej orientacji w jego waŝności, aktualnym statusie oraz upraszczające ponowne odszukanie dokumentu Archiwizacja poczty elektronicznej System zawiera moduł archiwizacji wybranej poczty elektronicznej. Dzięki temu najwaŝniejsze wiadomości będą dostępne takŝe dla innych wybranych osób korzystających z systemu. System archiwizuje takŝe e, których elementy nie są osadzone wewnątrz wiadomości, lecz na serwerach internetowych. Aby zautomatyzować sposób dodawania wiadomości do archiwum wprowadziliśmy tzw. Whitelist w której gromadzone są adresy nadawców zaufanych których wiadomości zawsze chcemy archiwizować.

4 dokuarch Viewer Zaawansowane moŝliwości wyszukiwania Dokumenty moŝna przeszukać pod kątem: słów lub frazy (naleŝy pamiętać ze cała tekstowa treść dokumentów, takŝe tych zeskanowanych, uŝywana jest do ich indeksowania) zaznaczeń pieczątek datowników pól tekstowych treści notatek treści oraz nadawców wiadomości Wybrane archiwum moŝna eksportować w części lub całości do specjalnego pliku w celu późniejszej pracy z dokumentami bez konieczności łączenia się z serwerem. Z wyeksportowanym archiwum moŝna pracować dokład nie w taki sam sposób jak z jego pierwotną wersją na se rwerze. Wszystkie zmiany dokonane podczas pracy mo bilnej" moŝna synchronizować z pierwotnym archiwum z najdującym się na serwerze. Dostęp do wyeksportowanego archiwum moŝna ograniczyć hasłem tak aby dostęp do zawartych w nim informacji miały tylko osoby upowaŝnione. dokuarch Viewer light dokuarch Viewer light jest darmową wersja programu dokuarch Viewer dzięki której wyeksportowane archiwum moŝna udostępniać klientom bądź kontrahentom. Wersja ta nie ma moŝliwości edycji dokumentów bądź ich treści dodatkowych jak np. zaznaczenia. w połączeniu z moŝliwością uŝywania filtrów logicznych typu: szukanie wg. części słowa ( wynikiem szukania przykładowego ciągu dom* będą słowa domowy, domator, domino itd.) podobieństwo fonetyczne (np. Maier i Majer) daty dodania do archiwum miejsca ulokowania Dzięki takiej konstrukcji systemu wyszukiwania Ŝądany dokument znajdziemy niemal błyskawicznie.

5 NajwaŜniejsze funkcje systemu dokuarch: Architektura klient - serwer upraszcza administracje i obniŝa koszty zarządzania systemem. Dane przechowywane są w bazie danych Firebird bądź MSSQL. Rozpoznawanie tekstu (OCR) w dokumentach dodawanych do archiwum realizowane jest na serwerze przez moduł dokuarch Agent. Pełnotekstowe indeksowanie dokumentów. Dzięki silnikowi Abbyy FineReader Engine treść kaŝdego dokumentu importowanego do archiwum wykorzystywana jest takŝe do jego indeksowania. System praw dostępu oparty na uŝytkownikach i grupach roboczych oraz trzech predefiniowanych poziomach dostępu (publiczny / grupa robocza / prywatny). Import dokumentów z czterech źródeł: - Skaner (sieciowy lub stołowy) - Pliki (doc, pdf, rtf, jpeg, bmp, gif etc) - wtyczka windows explorer - dokuprint (wirtualna drukarka) Szybkie i wydajne wyszukiwanie dokumentów pod kątem: - słowa bądź frazy - zaznaczeń - treści notatek - pieczątek - datowników - pól tekstowych - treści oraz nadawców wiadomości - katalogów w połączeniu z filtrami logicznymi: - szukanie na podstawie części słowa (wynikiem szukania przykładowego ciągu dom* będą słowa domowy, domator, domino itd.) - szukanie słów o podobnym brzmieniu fonetycznym (np. Maier i Majer) - data dodania do archiwum - miejsce ulokowania w archiwum Intuicyjny interfejs graficzny typowy dla aplikacji windowsowych o wyglądzie znanym z Windows Vista. Wsparcie dla pracy grupowej poprzez dodatkowe treści typu notatki, zaznaczenia, pieczątki, datowniki, pola tekstowe oraz zadania i terminy. Wydajny moduł wyświetlający dokumenty do formatu A0 włącznie nawet na słabszych komputerach. Zadania oraz terminy wspierające prace grupową: - wielu uczestników zadania - kontrola postępu zadania dla kaŝdego uŝytkownika - eksport zadań do kalendarza w Microsoft Outlook MoŜliwosc otwarcia dokumentów (takŝe tych skanowanych) w Microsoft Word z zachowaniem formatowania oraz ilustracji. Export dokumentów do formatu JPEG. MoŜliwość drukowania dokumentów z lub bez dodatkowych treści typu pieczątki czy zaznaczenia. MoŜliwość faksowania dokumentów bezpośrednio z programu. Praca mobilna moŝliwa dzięki exportowi archiwum bądź jego pojedynczych dokumentów do programu dokuarch Viewer. Synchronizacja danych pomiędzy dokuarch server i dokuarch Viewer z półautomatycznym rozwiązywaniem konfliktów. Archiwizacja wiadomości (łącznie z załącznikami) oraz faksów z programu Microsoft Outlook lub Microsoft Outlook Express łącznie z ich częściami nie osadzonymi wewnątrz, a znajdującymi się na serwerach internetowych.

6 Wymagania sprzętowe dokuarch netclient, dokuarch Viewer Konfiguracja minimalna dokuarch server Konfiguracja minimalna Pentium 4 / Athlon o taktowaniu 1 GHz Pentium 4 / Athlon o taktowaniu 3 GHz 512 MB 1024 MB Instalacja dokuarch netclient zajmuje około 55 MB Instalacja dokuarch server zajmuje* około 420 MB *Należy pamiętać że ilość miejsca zajmowanego na dysku twardym zależna jest od ilości dokumentów znajdujących się w archiwum. Konfiguracja zalecana Pentium 4 / Athlon o taktowaniu minimum 2 GHz 1024 MB Instalacja dokuarch netclient zajmuje około 55 MB Konfiguracja zalecana wielordzeniowy o taktowaniu minimum 2 GHz na rdzeń 4096 MB Instalacja dokuarch server zajmuje* około 420 MB Należy pamiętać że ilość miejsca zajmowanego na dysku twardym zależna jest od ilości dokumentów znajdujących się w archiwum.

7 Dystrybucja: pcbservice Elektronik GmbH Im Haslet Wörth a.d. Donau Germany Telefon Telefax