Innowacja wywodząca się z tradycji. Paleta produktów. ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise

Transkrypt

1

2 System ELO jest przeznaczony do kompleksowego zarządzania dokumentami. Obsługuje wiele formatów dokumentów skanowanych typu TIF, JPG, jak i elektronicznych typu MS Office, Open Office, PDF i inne. Pozwala na elastyczne stworzenie struktury archiwum i błyskawiczny bezpośredni dostęp do dokumentów dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Praca grupowa dzięki kontroli dostępu, zarządzaniu wersjami, przekazywaniu zadań staje się łatwa i efektywna. Zaawansowane metody wyszukiwania pozwalają zawsze znaleźć potrzebne informacje. Integracja z systemami pocztowymi, systemami ERP, SAP, aplikacjami CAD pozwala pracować z dokumentami z każdego środowiska. Interfejs API, skrypty, graficzny edytor obiegu dokumentów pozwalają na elastyczne zmiany konfiguracji systemu. Szyfrowanie połączeń oraz dokumentów, monitorowanie i system alarmów, zaawansowane przydzielanie praw dostępu, procedury replikacji, praca w klastrze i nadmiarowy serwer Hot-standby, to funkcje zwiększające niezawodność i dostępność systemu ELO. Innowacja wywodząca się z tradycji. Powstała jako spółka zależna z koncernu Leitz, dziś jako samodzielna spółka, ELO Digital Office GmbH tworzy wiodące rozwiązania o dużej innowacyjności technologicznej dla sektora Enterprise-Content-Mangement. Celem jest oferowanie rozwiązania do optymalizacji procesów biznesowych obejmującej kompletne spektrum: od wprowadzania informacji, klasyfikacji, automatycznie sterowanych obiegów i wieloletniego przechowywania dokumentów, poprzez rozwiązania mobilne - aż do mechanizmów współpracy oraz zarządzania wiedzą, jak również budowę rozwiązań portalowych. Paleta produktów. ELOoffice - rozwiązanie dla pojedynczego stanowiska roboczego oraz małych firm. ELOprofessional - modularne oprogramowanie klient/serwer przeznaczone dla średnich i dużych organizacji. ELOenterprise - sztandardowe rozwiązanie oferujące koncernom wysoką skalowalność i optymalną integrację z portalami dzięki komponentom serwera napisanym w języku Java.

3 Przy aktywnym wsparciu ELO Digital Office oraz zagranicznych spółek zależnych od ELO gwarantujemy sukces realizowanych przez nas projektów oraz wszechstronną opiekę nad Państwa systemem. Czy jest Ci potrzebna archiwizacja i obieg dokumentów? Najczęstsze problemy z dokumentami. Nieuporządkowane procesy biznesowe i środowisko dokumentów są przyczyną nieefektywności organizacyjnej i finansowej firmy. Dodatkowo praca w takim środowisku jest uciążliwa co również oznacza wyższe koszty. Oto typowe problemy takiego środowiska: bałagan w dokumentach papierowych w szafach i segregatorach bałagan w dokumentach elektronicznych na dyskach rośnie ilość dokumentów rośnie czas szukania dokumentów rośnie ilość i waga dokumentów, których nie można znaleźć rosną całkowite koszty wprowadzania, przechowywania, wyszukiwania, gubienia, ponownego tworzenia, dystrybucji dokumentów większość zadań i procedur związanych z dokumentami jest realizowana ręcznie (kopiowanie dokumentów papierowych, wysyłanie tradycyjnych faksów itp. rośnie ilość niepotrzebnych kopii dokumentów, tworzonych przez pracowników dla własnych potrzeb z powodu nieefektywności procedur, nieskutecznej wymiany informacji i braku zaufania dokumenty pobierane z szaf i segregatorów nie wracają na miejsce wiele dokumentów tworzonych jest ponownie po zagubieniu rosną finansowe i organizacyjne skutki zagubienia dokumentów Bezpośrednie koszty tworzenia, przechowywania, wyszukiwania dokumentów można względnie łatwo oszacować, chociaż niewiele firm to robi. Znacznie trudniej jest obliczyć koszty utraconych korzyści wynikające na przykład ze zbyt długiego czasu przygotowywania lub wyszukiwania dokumentów lub koszty utraty klientów wynikające z niskiej jakości obsługi spowodowanej problemami z dokumentami (trudności w dotarciu do dokumentów klienta, trudności w dokładnej realizacji zamówień i dotrzymywania ustalonych terminów itp.) Te koszty najczęściej znacznie przekraczają koszt wdrożenia systemu DMS w firmie. Jeśli choćby część z wyżej przedstawionych problemów dotyczy Państwa firmy, na pewno warto zainteresować się szczegółowo systemem ELO Digital Office. Rozbudowane mechanizmy przeszukiwania dokumentów. Baza danych. Wydajna baza danych i efektywne mechanizmy wyszukiwania są kluczem do szybkiej i skutecznej pracy aplikacji. ELO obsługuje bazy MS SQL oraz Oracle. Wyszukiwanie pełnotekstowe i mechanizmy oparte na sieciach neuronowych zwiększają dodatkowo efektywność pracy z dokumentami. Struktura archiwum. W przypadku ważnych dokumentów utworzenie struktury archiwum odpowiadającej wymaganiom procesów i środowiska biznesowego zwiększa szybkość wyszukiwania. ELO umożliwia stworzenie wielopoziomowej struktury odpowiadającej dowolnej konfiguracji dokumentów. Każdy element struktury może posiadać własne maski indeksowania i przeszukiwania, funkcje tezaurusa itp.

4 Metody szukania i automatyzacja. Najprostsza metoda szukania opiera się na strukturze archiwum. Np. szukana faktura powinna zawsze być w segregatorze Faktury Szukanie według masek pozwala na wykorzystanie danych opisujących dokument. Np. jeśli grupa dokumentów ma pole nr. faktury wystarczy uruchomić maskę szukania z wpisanym odpowiednim numerem w tym polu. Słowa kluczowe są odmianą szukania według masek. ELO znajdzie wszystkie dokumenty, które zostały opisane przez użytkownika podanymi w masce szukania słowami kluczowymi. Szukanie pełnotekstowe wykorzystuje mechanizmy OCR. ELO rozpoznaje cały tekst znajdujący się w dokumencie. Użytkownik wpisuje szukany tekst a ELO pokaże wszystkie dokumenty, w których w dowolnym miejscu dany tekst wystąpił. Istnieje możliwość łączenia kilku metod szukania. Zwiększa to dokładność wyniku. Zdefiniowane, skomplikowane, wieloparametrowe kryteria szukania można zapamiętać. Przy kolejnym szukaniu dokumentów nie trzeba wpisywać wszystkich parametrów ponownie. Inteligentne mechanizmy. ELO oferuje mechanizmy szukania odporne na błędy autora dokumentu. Technologia ta jest przydatna w przypadku słów, których pisowni nie znamy, słów, które zostały źle napisane lub z powodu złej jakości dokumentu nie zostały poprawnie odczytane w procesie skanowania. ELO dodatkowo może uwzględnić kontekst logiczny szukanych pojęć i znaleźć zgodne z nim dokumenty. Zarządzanie dokumentami. Efektywność pracy z dokumentami. Operacje przeprowadzane na dokumentach mają duży wpływ na efektywność procesów biznesowych w organizacji. Tworzenie, deponowanie, przekazywanie i wyszukiwanie dokumentów zabiera dużo czasu i wprowadza opóźnienia. ELO oferuje możliwość błyskawicznego, automatycznego przyporządkowywania dokumentów do odpowiedniego miejsca w archiwum przy pomocy filtrów i skryptów. Pojedyncze dokumenty jak i całe foldery można przeciągać do archiwum metodą drag&drop. Wszystkie mechanizmy deponowania działają niezależnie od rodzaju dokumentu: skanu, dokumentu MS Office, dokumentu z innych aplikacji czy dokumentu drukowanego bezpośrednio do archiwum. Maski indeksowania wypełniane są automatycznie. Przy ich pomocy można później wyszukiwać dokumenty. Dzięki zintegrowanym mechanizmom zarządzania formularzami ELO może automatycznie tworzyć nowe, standardowe dokumenty i wypełniać je treścią zależnie od konfiguracji systemu. Kontrola duplikatów. Jeśli środowisko dokumentów nie jest uporządkowane, pracownicy radzą sobie z zadaniami kopiując wielokrotnie dokumenty tak, by zawsze były pod ręką. Powstają setki niepotrzebnych kopii dokumentów papierowych i elektronicznych. Potrzeba coraz więcej szaf i segregatorów. ELO identyfikuje dokumenty i w przypadku próby zachowania ich kopii zachowuje jedynie kopie logiczną. Dodatkowo każdy użytkownik może stworzyć kopie dokumentów w różnych folderach, segregatorach, sprawach, ELO zachowa tylko jedną kopię i odpowiednią ilość kopii logicznych, które nie zabierają miejsca, ale przechowują potrzebne informacje. W ten sposób rozwiązany jest również jest problem aktualności wersji, który pojawia się zawsze gdy istnieje kilka kopii dokumentu.

5 Elastyczny interfejs - przejrzystość informacji. Wygląd ekranu i sposób przedstawiania informacji można w ELO modyfikować tak, żeby były one czytelne dla użytkownika. Można to zrobić różnie dla różnych użytkowników, spraw, procedur deponowania itp. Pomoc w definiowaniu funkcji. Bardziej skomplikowane funkcje takie jak zakładanie profili skanera, tworzenie definicji kodów kreskowych lub konfiguracja rozpoznawania formularzy są wspierane przez Asystentów ELO. W ten sposób złożone funkcje mogą być realizowane przez użytkownika szybko i prosto. Elastycznie definiowane zadania. Funkcje Zarządzania Zadaniami w ELO umożliwiają definiowanie zadań własnych oraz przekazywanie zadań dla innych pracowników oraz załączanie do nich wybranych dokumentów. Dowolne definiowanie terminu zadania zabezpiecza przed zapomnieniem o sprawie lub zgubieniem dokumentu. Przeglądarka dokumentów obsługa wielu formatów. Zawartość folderu może być pokazywana w ELO jako lista dokumentów. Można również wyświetlać zawartość dokumentów bez względu na ich format. Dokumenty wielostronicowe można przeglądać w całości bez uruchamiania zewnętrznych aplikacji. ELO obsługuje ponad 30 formatów graficznych i dźwiękowych (tif, bmp, jpg, pdf, htm, wav, mpg itd.) oraz wszystkie standardowe formaty aplikacji typu Office. Zarządzanie wersjami. ELO umożliwia pracę grupową nad dokumentami. Jedną z koniecznych cech pracy grupowej jest zarządzanie wersjami dokumentów. Opcje Check-in i Check-out umożliwiają zablokowanie dokumentu do edycji, tak by nikt poza autorem zmian nie miał dostępu do dokumentu. ELO automatycznie zapamiętuje historię wersji dokumentu oraz autora i datę zmian. Zablokowanie do edycji (check-out) może obejmować również obiegi dokumentów lub całe foldery i archiwa. Dokumenty mogą być przetwarzane również poza systemem (podróż służbowa, praca w domu) w postaci kopii. ELO automatycznie zadba o uporządkowanie wersji w momencie przekazania dokumentu ponownie do archiwum. Praca grupowa. Praca grupowa w ELO jest wspierana przez takie funkcje jak automatyczne powiadamianie członków grupy o zdarzeniach, elastyczne przydzielanie praw do dokumentów, archiwów, obiegów itp. Prawa dostępu. ELO dysponuje rozbudowanym systemem nadawania uprawnień do dokumentów, danych indeksowych, folderów, elementów struktury archiwum, pól indeksowych, funkcji. Prawa dostępu mogą być dziedziczone oraz przypisywane indywidualnie lub do grup. Można je również globalnie przypisywać do typów dokumentów. ELO umożliwia definiowanie ról dla użytkowników.

6 Niezawodność. Przepustowość systemu przetwarzania dużej ilości dokumentów. ELO korzysta z asynchronicznej technologii Pipeline, która zapewnia wysoką przepustowość danych oraz stałą dostępność systemu. Wydajne interfejsy do systemu oraz moduły integrujące pozwalają na zaawansowaną konfigurację procedur wprowadzania dokumentów do archiwum. Integracja z aplikacjami zewnętrznymi. Moduł XML-Importer pozwala na jednoczesne deponowanie dokumentu do archiwum oraz jego indeksację. Gotowe interfejsy do aplikacji MS Office, Staroffice, Openoffice, systemów ERP, SAP itp. Pozwalają na efektywną pracę użytkownika i korzystanie z archiwum z aplikacji w której pracuje. Bezpieczeństwo danych. ELO zapewnia ochronę ważnych informacji m.in. przez szyfrowanie dokumentów lub archiwów, zaawansowane opcje backup u, obsługę pamięci masowych typu Jukebox, bibliotek taśmowych i magnetooptycznych itp. Poszczególne procesy serwerów mogą być uruchamiane na różnych komputerach a serwery mogą pracować w clustrze. Moduły Replikacji i Brokera umożliwiają uruchomienie systemu Hot-Standby. Zapasowy serwer znajdujący się w innej lokalizacji może natychmiast przejąć zadania serwera głównego w przypadku jego awarii. ELO umożliwia podpisywanie dokumentów zgodnie z ustawą o podpisie cyfrowym. Funkcje hash i szyfrowanie pozwalają na rozpoznanie nielegalnych zmian w dokumentach przez nieuprawnione osoby. Replikacja systemu. Moduł ELO Replication automatycznie replikuje dane pomiędzy wszystkimi serwerami ELO. Replikować można dokumenty, dane indeksowe, parametry systemowe, całe archiwa lub ich wybrane obszary. Synchronizacja serwerów może następować przez Internet, VPN, łącze telefoniczne lub inne. Replikacja znacznie zwiększa wydajność i dostępność systemu. Monitorowanie i nadzór systemu. ELO zawiera wewnętrzne mechanizmy kontroli i raportów. Przy ich pomocy potrafi odpowiednio wcześnie rozpoznać zakłócenie i awarie systemu. Poprzez konfigurowalny interfejs można podłączyć do ELO zewnętrzne systemy monitorowania i alarmowania. Mechanizmy te wpływają na wysoką dostępność systemu. Wszystkie mechanizmy bezpieczeństwa działają niezależnie od wielkości archiwum. Zarządzanie i administracja systemem. Elastyczność narzędzi administracyjnych, możliwość automatyzowania zadań administratora, itd. powodują zmniejszenie czasu oraz kosztów administracji. Integracja z Active Directory. ELO umożliwia import informacji o użytkownikach z Active Directory. Mechanizmy integracji umożliwiają automatyczną wymianę danych z Active Directory poprzez LDAP. Single sign-on. ELO umożliwia korzystanie z mechanizmów single sign-on co ma znaczenie w dużych sieciach.

7 Automatyczna dystrybucja. ELO współpracuje z wszystkimi znanymi narzędziami do automatycznej dystrybucji oprogramowania. Centralna obsługa profili użytkowników. Profile użytkowników i ich ustawienia mogą być konfigurowane centralnie. Wszystkie ustawienia zachowane są w centralnej bazie danych. Automatyzacja i skalowalność. Otwarty interfejs API. ELO posiada interfejs API przy pomocy którego można tworzyć nowe moduły i funkcje, automatyzować procesy, integrować ELO z innymi aplikacjami. Poprzez API można korzystać z wszystkich funkcji ELO. Z wykorzystaniem interfejsu API już zostały stworzone moduły branżowe ELO m.in. CAD, Medical, ERP. Język ELO-Scripting. ELO zawiera zintegrowane skryptowe środowisko programistyczne. Przy jego pomocy można szybko tworzyć nowe funkcje i rozszerzenia oraz automatyzować procesy. Utworzone skrypty mogą być uruchamiane ręcznie lub automatycznie na skutek wystąpienia określonego zdarzenia. Pomocą przy programowaniu są obszerne przykłady oraz biblioteka wzorców. Funkcje i skrypty można uruchamiać przy pomocy ikon na pasku narzędzi tworzonych i konfigurowanych indywidualnie dla każdego użytkownika. Prawa dostępu do skryptów również można elastycznie zmieniać. Obieg dokumentów. Modelowanie obiegów. ELO posiada graficzny edytor do definiowania obiegów dokumentów. Umożliwia on szybkie tworzenie obiegów oraz dodawanie logiki do zdefiniowanych procesów. Można tworzyć dowolnie skomplikowane struktury obiegów, obiegi zagnieżdżone, dołączać użytkowników zewnętrznych przez . Dołączenie skryptów do obiegów umożliwia dowolne rozszerzenie funkcjonalności systemu. Monitorowanie obiegów. ELO śledzi wszystkie rozpoczęte obiegi i w jasny sposób pokazuje ich aktualny stan oraz parametry. Użytkownik w każdej chwili widzi, które czynności i przez kogo zostały w danym obiegu zrealizowane, gdzie obieg znajduje się w danej chwili i jakie zadania pozostają do zrobienia. Alarmy. Alarmy informujące o przekroczeniu terminów pomagają w efektywnej realizacji wszystkich procesów. Raporty. Raporty obiegów pokazują w przejrzysty sposób informacje o zakończonych obiegach. W ten sposób mamy dostęp do informacji historycznych o działalności firmy. Obiegi Adhoc. W niektórych sytuacjach nie można z góry określić obiegu dokumentów albo jest on przeprowadzany bardzo rzadko. Definiowanie standardowego obiegu nie jest wtedy opłacalne. ELO umożliwia tworzenie obiegów Adhoc. Użytkownik może szybko zdefiniować jednorazowy obieg dla danego dokumentu i przekazać innym użytkownikom ten dokument lub zadanie do wykonania. Obiegi Adhoc służą do definiowania prostych zadań.

8 Przygotowane w ELO szablony dodatkowo ułatwiają pracę użytkownika. Przekazanie zadań zastępcy. W przypadku urlopu, choroby lub przeciążenia pracownika konieczne jest przekazanie przydzielonych mu zadań innej osobie. ELO umożliwia automatyczne udostępnianie dokumentów, przekazywanie zadań i nadchodzącej poczty pracownikom zastępującym osoby przypisane na stałe do danych zadań, procedur, dokumentów. W odpowiednich dziennikach zapisywana jest informacja o zrealizowanych przez zastępcę zadaniach. ELO zapamiętuje również kto i kiedy przekazał te zadania danej osobie. Zwiększa to bezpieczeństwo realizowanych procedur. ELO Internet Gateway. Moduł ELO Internet umożliwia dostęp do archiwum przez Internet przy pomocy przeglądarki www. Zależnie od ustawień możliwe jest przeglądanie archiwów, wyszukiwanie, deponowanie i edytowanie dokumentów, dołączanie uwag, przeglądanie zadań i obiegów. Bezpieczeństwo przy zdalnym dostępie do archiwów możliwe jest dzięki odpowiedniej kontroli autoryzacji użytkowników oraz korzystania z szyfrowanych połączeń. Zewnętrzni użytkownicy systemu np. kontrahenci, dostawcy itp. nie muszą mieć oprogramowania ELO, żeby móc korzystać z systemu. ELO Internet Gateway umożliwia włączenie takich użytkowników do wspólnego obiegu dokumentów lub korzystania z archiwów. Moduły ELO Workflow i ELO DocLink Server mogą w ten sposób obejmować swoim zasięgiem dowolny obszar wewnątrz i na zewnątrz firmy. Praca użytkowników zewnętrznych może również odbywać się poprzez . Archiwizacja poczty elektronicznej. Bardzo szybko wzrastająca ilość informacji wymienianych pocztą elektroniczną wymaga dynamicznego i elastycznego archiwizowania i. ELO można zintegrować z systemami pocztowymi MS Exchange lub Lotus Notes. Archiwizacja i przez serwer ELO. ELO dba o zachowanie ważnych informacji przesyłanych pocztą . Po zdefiniowanych okresie czasu wszystkie e mogą być przekazywane z serwera pocztowego do serwera ELO i tam zachowywane w archiwum. Opóźnienie archiwizacji powoduje, że szybko usuwane e typu spam nie zaśmiecają archiwum. Konfigurowalne filtry oraz mechanizmy oceny i klasyfikacji usprawniają archiwizowanie i. Umożliwiają też automatyczne wprowadzanie i do odpowiedniego folderu archiwum lub przypisywanie ich do odpowiednich zadań, skryptów lub obiegów. Mechanizmy klasyfikowania oparte na sieciach neuronowych oceniają zawartość informacyjną i kontekst a. Archiwizowanie i przez klienta ELO. Archiwizacja i jest również możliwa z poziomu klienta. Użytkownik archiwizuje e bezpośrednio z poziomu aplikacji pocztowej i w ten sposób może również wyszukiwać e. Archiwizacja może także przebiegać automatycznie przy pomocy filtrów.

9 Zaawansowane deponowanie dokumentów. Obsługa skanerów i przetwarzanie obrazu. Standardowa licencja ELO zawiera oprogramowanie klienckie skanera. ELO obsługuje wszystkie skanery TWAIN i ISIS. Profile skanowania, kryteria podziału dokumentu i kontrola przetwarzania dokumentu to wszystko można łatwo definiować przy pomocy kreatorów. ELO przy skanowaniu korzysta z procedur optymalizacji obrazu. Poprawiają one jakość obrazu tak, że jest czytelny oraz może być automatycznie przetwarzany przez moduł OCR. Istnieje również możliwość integracji ze specjalizowanymi systemami przetwarzania obrazu np. Ascent Capture). Moduł Barcode i integracja z zewnętrznymi aplikacjami. Przy skomplikowanych obiegach lub dużej ilości przetwarzanych dokumentów stosowanie kodów kreskowych zdecydowanie zwiększa wydajność całego systemu. Typowe zastosowanie polega na rejestracji dokumentu w aplikacji zewnętrznej (np. SAP, ERP), naklejenie etykiety z kodem kreskowym wydrukowanej z tej aplikacji oraz wskanowanie dokumentu do ELO. ELO automatycznie rozpoznaje dokument na podstawie kodu kreskowego, przypisuje go odpowiedniemu procesowi lub zadaniu. Pomiędzy aplikacją a ELO wymieniane są dane indeksowe dokumentu oraz informacje zwrotne z obiegu. Automatyczne rozpoznawanie formularzy. ELO umożliwia zdefiniowanie standardowych formularzy, które będą wykorzystywane do odczytywania danych ze skanowanych dokumentów. W łatwy sposób można zdefiniować obszary dokumentu, w których ELO będzie rozpoznawało tekst. Odczytany tekst jest potem automatycznie wprowadzany do odpowiednich pól indeksowych lub przekazywany do odpowiednich obiegów i zadań. Inteligentne rozpoznawanie formularzy niestandardowych. Moduł Doc-Ixtractor potrafi rozpoznawać treść w formularzach o nieznanej wcześniej strukturze. Oparta na sieciach neuronowych technologia umożliwia uczenie się systemu. Po wstępnej nauce system rozpozna klasę dokumentu oraz jego zawartość niezależnie od tego czy podobny dokument był wprowadzany do archiwum wcześniej czy nie. Przy dużych ilościach dokumentów oraz różnych źródłach z których pochodzą automatyczna identyfikacja pozwala na znaczące zwiększenie wydajności i zmniejszenie kosztów. Bez modułu samouczącego się jedyną metodą byłoby ręczne przetwarzanie dokumentów. Przykładami automatycznego rozpoznawania dokumentów są faktury z numerem faktury, nazwą i adresem dostawcy lub zamówienia z nazwą, ilością i ceną zamawianego produktu. Informacje te będą przez system rozpoznane bez względu na to, w którym miejscu dokumentu się znajdują lub jaką czcionką są napisane. Na ich podstawie ELO może uruchomić skrypty lub zadania np. powiązać fakturę z zamówieniem istniejącym już w systemie lub przekazać zamówienie do realizacji do działu zależnie od rozpoznanego produktu. Mobilność i elastyczność pracy. ELO umożliwia pracę z dokumentami w archiwum bez względu na miejsce. Archiwum na płycie. Funkcja eksportu umożliwia zapisanie wybranego obszaru archiwum lub grupy dokumentów na CD lub DVD. Automatycznie do dokumentów na płycie jest dodawana przeglądarka umożliwiająca przeszukiwanie archiwum bez konieczności instalacji ELO.

10 Teczka offline. Wybraną grupę dokumentów można oznaczyć w archiwum jako przetwarzaną poza systemem. Pozostali użytkownicy ELO będą mogli jedynie czytać dokumenty bez możliwości ich modyfikacji. ELO Mobil. Użytkownicy notebooków mogą przy pomocy opcji Mobil korzystać z bazy replikowanej na notebooku. Każda lokalna zmiana dokumentu może być synchronizowana z centralną bazą lub użytkownik może pracować w trybie offline. Komunikacja może odbywać się prze Internet VPN lub łącze telefoniczne. Integracja aplikacji CAD. Archiwizacja danych CAD. Moduł ELO CAD analizuje struktury 2D/3D grup rysunków z plików CAD i odwzorowuje je w archiwum. Parametry i nagłówki rysunków są wczytywane do ELO jako dane tekstowe i automatycznie wprowadzane do pól zdefiniowanych wcześniej masek. Elementy rysunków zdeponowane już w archiwum i występujące w nowych rysunkach nie będą duplikowane w archiwum. ELO zapamięta tylko powiązanie pomiędzy odpowiednimi elementami rysunków i zapisze odpowiednie odnośniki. W prosty sposób użytkownik może również otrzymać listę rysunków skojarzonych z danym obiektem CAD. Wspierane system i formaty CAD. ELO obsługuje najważniejsze systemy CAD, m.in.: AutoCAD (dwg, dxf), Mechanical Desktop (dwg), Inventor (iam, ipt, idw, ipn, idv, ide), Microstation (dgn), Unigraphics (prt), Catia (CATproduct, CATpart, CATdrawing), Nemetschek (000, NID), Bocad (bmf_, hp2), Solid Works (sldasm, sldprt, slddrw), ProEngineer (asm.1, prt.1, drw.1), Solid Edge (asm, par, dft, psm, pwd), EPlan, Caddy (mod). Automatyzacja pracy w aplikacjach CAD. ELO CAD automatycznie sprawdza kompletność rysunków przy imporcie. Kontrola duplikatów powoduje, że grupy rysunków i rysunki nie są deponowane podwójnie. Oszczędza to miejsce w archiwum i zapobiega błędom w zarządzaniu rysunkami. Viewer ELO pozwala na podgląd rysunków bez konieczności instalacji aplikacji i korzystania z licencji CAD. Rysunki, tak jak inne dokumenty mogę być elementem obiegów dotyczących np. procesu konstrukcyjnego. Integracja z systemami ERP. Moduł ELO ArchiveLink umożliwia integrację archiwum dokumentów z systemami ERP. Automatyzacja i bezpieczeństwo. Integracja z systemami ERP polega m.in. na przechowywaniu wszystkich dokumentów systemu ERP w wersji elektronicznej w archiwum ELO. ELO pilnuje, żeby dokumenty były powiązane jednoznacznie z danymi systemu ERP. Dokumenty w archiwum są chronione przed zmianami. Użytkownik systemu ERP w czasie realizacji zadań ma natychmiastowy podgląd oryginałów wszystkich powiązanych dokumentów skanowanych obrazów, plików MS Office itp. Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z odpowiednimi przepisami. Podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny został zintegrowany w kliencie ELO. Jednym kliknięciem użytkownik może podpisać dokument. ELO wykorzystuje do tego czytnik kart magnetycznych. Użytkownik może również sprawdzać autentyczność podpisu.

11 Wsparcie procesów biznesowych. Dokumenty mogą być dołączane do systemów ERP jako skany dokumentów papierowych lub oryginalne pliki elektroniczne. Dokument papierowy może być skanowany przed wprowadzeniem do systemu ERP lub po. Pierwszy przypadek ułatwia przetwarzanie dokumentu i eliminuje prawie całkowicie dokumenty papierowe z procesów. Drugi przypadek wymaga identyfikacji dokumentu na przykład przy pomocy kodu paskowego. Moduł ELO Workflow steruje procesem (obiegiem dokumentów) przekazując odpowiednie informacje z i do systemu ERP. Integracja SAP i ELO. Integracja ELO i SAP ma charakter całościowy i daleko wykracza poza proste dołączenie archiwum dokumentów do SAP. Archiwum dokumentów SAP w ELO. Podstawowym elementem integracji jest przeniesienie dokumentów SAP do archiwum w ELO. ELO zapewnia integralność i niezmienność dokumentów (oryginałów). Baza SAP zawiera dużo mniej danych i przez to może wydajniej pracować. Integracja SAP Workflow i ELO Workflow. SAP posiada własny system workflow. W sytuacjach kiedy procesy często się zmieniają lub wymagają szybkiej obsługi przez osoby mniej zaawansowane system ELO Workflow sprawdza się znacznie lepiej. Przy pomocy odpowiedniego interfejsu można przenieść definiowanie i uruchamianie procesów SAP do ELO. W ten sposób sam proces jest realizowany przez SAP ale użytkownik korzysta z elastycznego interfejsu graficznego ELO do tworzenia obiektów biznesowych, obiektów danych, sterowania transakcjami itp. Automatyczne przetwarzanie dokumentów. Procesy i narzędzia ELO umożliwiają w pełni automatyczną obróbkę dokumentów w SAP na bazie danych odczytanych z dokumentów przez ELO OCR. Przykładem może być automatyczne księgowanie faktury w SAP na podstawie rozpoznanego numeru faktury, daty faktury, nazwy produktu, ilości ceny itp. Rozpoznane przez ELO dane są przekazywane do systemu SAP jako parametry dokumentów lub procedur. Przeszukiwanie archiwum ELO z poziomu SAP. DOC-finder SAP umożliwia przeszukiwanie archiwum dokumentów ELO z poziomu interfejsu SAP. W ten sposób użytkownicy mają dostęp do tych samych dokumentów i informacji z dowolnego miejsca zarówno z SAP jak i z ELO.

12 Zarządzanie dokumentami z ELO Digital Office. Tak (tradycyjnie) wygląda praca. Tak może wyglądać praca z ELO Digital Office.