Zrozumieć pełną księgowość lekcja 3
Spis treści... 3 Konto księgowe... 3 Elementy konta księgowego... 3 Aktywa i pasywa... 5 Zasada podwójnego zapisu... 9 Konta bilansowe... 11 Plan kont... 11 Ewidencja syntetyczna i analityczna... 15 Zestawienie obrotów i sald... 17 Strona2
ZROZUMIEĆ PEŁNĄ KSIĘGOWOŚĆ LEKCJA 3 Drodzy Państwo, witam Was serdecznie na trzeciej lekcji z rachunkowości. Tematem dzisiejszego spotkania będzie ewidencjonowanie i dokumentowanie operacji gospodarczych. Omówimy pojęcie i zasady funkcjonowania konta księgowego. Poznacie rodzaje kont księgowych, a także dowiecie się, na czym polega zasada podwójnego zapisu. W drugiej części lekcji wyjaśnię zasady budowania zakładowego planu kont. Na koniec przedstawię, czym jest ewidencja syntetyczna i analityczna oraz zestawienie obrotów i sald. KONTO KSIĘGOWE Zacznijmy od definicji konta księgowego. Otóż, konto księgowe jest podstawowym narzędziem ewidencji księgowej. Służy ono do rejestrowania operacji gospodarczych mających miejsce w jednostce. Odrębne konta księgowe powinny być prowadzone dla każdej pozycji bilansowej. W niektórych przypadkach warto również korzystać z kont pomocniczych. Zbiór kont księgowych tworzy pełny system kont, które składają się na księgi rachunkowe. Teoria rachunkowości przewiduje, że możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami kont księgowych: jednostronnymi i dwustronnymi. Na kontach jednostronnych po dokonaniu każdego zapisu operacji oblicza się aktualny stan danego składnika. Można powiedzieć, że podstawową cechą tego rodzaju kont jest fakt, że nie ma w nich podziału na część służącą do dokonywania rejestracji operacji zwiększających i operacji zmniejszających stan danego składnika. Wspomnieliśmy, że drugim rodzajem kont są konta dwustronne, które to w praktyce wykorzystywane są najczęściej. Jak wskazuje nazwa, konto dwustronne podzielone jest na dwie części (strony). Jedna służy do zapisywania operacji mających na celu zwiększenie stanu danego składnika, druga natomiast służy jego zmniejszaniu. ELEMENTY KONTA KSIĘGOWEGO Niezależnie od przyjętej formy zapisu i stosowanego układu graficznego, każde konto księgowe powinno zawierać: nazwę konta wraz z przyporządkowanym symbolem cyfrowym konta (np. 101 Kasa), dane identyfikacyjne operacji, m.in. datę operacji, numer i rodzaj dowodu księgowego, treść operacji i datę zapisu, dane kwotowe operacji. Strona3
Operacje gospodarcze zapisane na koncie podlegają sumowaniu. Sumy te tworzą obroty konta. Obrotem konta jest suma zapisów po jednej stronie konta. Warto zaznaczyć, że z pojęciem obrotu konta nieodłącznie wiąże się saldo konta. Saldo konta jest różnicą pomiędzy obrotami konta. Co do zasady konto księgowe wykazuje dwa salda. Są to: 1) saldo początkowe (Sp) określa stan składnika na początek okresu sprawozdawczego, 2) saldo końcowe (Sk) określa stan składnika na koniec okresu sprawozdawczego. Konta księgowe można prowadzić również w formie uproszczonej. Konta uproszczone przypominające kształtem literę T wykorzystuje się jako doraźne przedstawienie zapisów księgi rachunkowej. Nazwa konta lewa strona konta prawa strona konta Dt lub Wn Ct lub Ma zapisy operacji zapisy operacji Lewą stronę konta określa się mianem Debet (Dt) lub Winien (Wn), prawą natomiast jako Credit (Ct) lub Ma (Ma). Operacje po stronie debetowej (Wn) to: obciążenie konta, zapisanie w ciężar konta. Operacje po stronie kredytowej (Ma) to: uznanie konta, zapisanie na plus. Jak zasygnalizowałem wyżej, zapisane na danym koncie operacje podlegają okresowemu sumowaniu. Sumy te zwane są obrotami konta. Zazwyczaj dokonuje się ich na koniec okresu sprawozdawczego, którym jest miesiąc. Z obrotami nieodłącznie wiąże się pojęcie salda. Wyjaśnijmy zatem, że saldem konta jest różnica między obrotami konta. Jeśli obroty konta są sobie równe, saldo konta wynosi zero. W innych przypadkach, w zależności od tego, która wartość obrotu (debetowa lub kredytowa) jest wyższa, takie też jest saldo. W literaturze przedmiotu wyróżnia się dwa rodzaje sald. Saldo może być początkowe lub końcowe. Saldo początkowe wyraża stan na początek okresu sprawozdawczego, końcowe Strona4
zaś wskazuje stan na koniec tego okresu. Saldo końcowe jest jednocześnie saldem początkowym następnego okresu sprawozdawczego. Nazwa konta 2000 100 3000 340 1500 6500 440 Obrót strony Wn wynosi w naszym przykładzie 6500, natomiast obrót strony Ma wynosi 440. Jest to zatem saldo debetowe. Nazwa konta 100 1000 500 1900 600 2900 Obrót Wn wynosi 600 zł, natomiast obrót Ma 2900. Jest to zatem saldo kredytowe. Rodzaje kont księgowych konta bilansowe służą do ewidencjonowania składników aktywów i pasywów bilansowych, konta wynikowe służą do ewidencji kosztów i przychodów (strat i zysków). AKTYWA I PASYWA Aktywa jednostki to kontrolowane (posiadane) przez nią zasoby. W uproszczeniu można powiedzieć, że aktywa to wszystko to, co jednostka posiada. Składnikami pasywów są natomiast kapitał własny i zobowiązania. Szczegółowy podział aktywów i pasywów przedstawia się następująco: PODZIAŁ AKTYWÓW A. Aktywa trwałe I. Wartości niematerialne i prawne 1. Koszty zakończonych prac rozwojowych 2. Wartość firmy 3. Inne wartości niematerialne i prawne 4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne Strona5
II. Rzeczowe aktywa trwałe 1. Środki trwałe a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu) b) budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej c) urządzenia techniczne i maszyny d) środki transportu e) inne środki trwałe 2. Środki trwałe w budowie 3. Zaliczki na środki trwałe w budowie III. Należności długoterminowe 1. Od jednostek powiązanych 2. Od pozostałych jednostek IV. Inwestycje długoterminowe 1. Nieruchomości 2. Wartości niematerialne i prawne 3. Długoterminowe aktywa finansowe a) w jednostkach powiązanych udziały lub akcje inne papiery wartościowe udzielone pożyczki inne długoterminowe aktywa finansowe b) w pozostałych jednostkach udziały lub akcje inne papiery wartościowe udzielone pożyczki inne długoterminowe aktywa finansowe 4. Inne inwestycje długoterminowe V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe 1. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego 2. Inne rozliczenia międzyokresowe B. Aktywa obrotowe I. Zapasy 1. Materiały 2. Półprodukty i produkty w toku 3. Produkty gotowe 4. Towary 5. Zaliczki na dostawy II. Należności krótkoterminowe 1. Należności od jednostek powiązanych a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) inne Strona6
2. Należności od pozostałych jednostek a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń c) inne d) dochodzone na drodze sądowej III. Inwestycje krótkoterminowe 1. Krótkoterminowe aktywa finansowe a) w jednostkach powiązanych udziały lub akcje inne papiery wartościowe udzielone pożyczki inne krótkoterminowe aktywa finansowe b) w pozostałych jednostkach udziały lub akcje inne papiery wartościowe udzielone pożyczki inne krótkoterminowe aktywa finansowe c) środki pieniężne i inne aktywa pieniężne środki pieniężne w kasie i na rachunkach inne środki pieniężne inne aktywa pieniężne 2. Inne inwestycje krótkoterminowe IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe PODZIAŁ PASYWÓW A. Kapitał (fundusz) własny I. Kapitał (fundusz) podstawowy II. Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna) III. Udziały (akcje) własne (wielkość ujemna) IV. Kapitał (fundusz) zapasowy V. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny VI. Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe VII. Zysk (strata) z lat ubiegłych VIII. Zysk (strata) netto IX. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna) B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania I. Rezerwy na zobowiązania 1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego 2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne długoterminowa krótkoterminowa Strona7
3. Pozostałe rezerwy długoterminowe krótkoterminowe II. Zobowiązania długoterminowe 1. Wobec jednostek powiązanych 2. Wobec pozostałych jednostek a) kredyty i pożyczki b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych c) inne zobowiązania finansowe d) inne III. Zobowiązania krótkoterminowe 1. Wobec jednostek powiązanych a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) inne 2. Wobec pozostałych jednostek a) kredyty i pożyczki b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych c) inne zobowiązania finansowe d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy e) zaliczki otrzymane na dostawy f) zobowiązania wekslowe g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń h) z tytułu wynagrodzeń i) inne 3. Fundusze specjalne IV. Rozliczenia międzyokresowe 1. Ujemna wartość firmy 2. Inne rozliczenia międzyokresowe długoterminowe krótkoterminowe Biorąc pod uwagę powyższy wykaz aktywów i pasywów, przejdźmy teraz do rodzajów kont księgowych. Ewidencja poszczególnych składników zależy bowiem od tego, czy mamy do czynienia z pasywami, czy właśnie z aktywami. W teorii rachunkowości wyróżnia się dwa rodzaje kont księgowych: konta aktywne i konta pasywne. Pierwsze jak z pewnością się domyślacie służą do ewidencji aktywów, drugie natomiast do ewidencji pasywów. Księgowanie na tych kontach odbywa się w odmienny sposób. Zobaczcie. Strona8
Konto aktywne Stan początkowy Zwiększenie stanu (+) Zmniejszenie stanu (-) Obrót strony Wn Obrót strony Ma W przypadku kont aktywnych obrót Wn jest wyższy bądź równy wartości obrotu Ma. Konto pasywne Stan początkowy Zmniejszenie stanu (-) Zwiększenie stanu (+) Obrót strony Wn Obrót strony Ma W przypadku kont pasywnych obrót Wn jest niższy bądź równy wartości obrotu Ma. Uwzględniając powyższe zapisy, wyobraźmy sobie sytuację, w której księgowa firmy ABC miała w kasie 50 000 zł gotówki. W ciągu dnia klienci dokonali wpłaty gotówkowej na kwotę 10 000 zł. Księgowa udała się do banku i wypłaciła z konta firmowego 5000 zł, po czym wpłaciła je do kasy firmy. Na koniec dnia wypłaciła wynagrodzenia w gotówce na łączną kwotę 45 000 zł. Księgowanie na koncie Kasa będzie wyglądało następująco: 101 Kasa 50 000 45 000 10 000 5 000 65 000 45 000 ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na kontach księgowych, każda operacja gospodarcza jednostki musi być księgowana na dwóch odpowiednich kontach po ich przeciwstawnych stronach w tej samej kwocie, zgodnie z dokumentem, na podstawie którego odbywa się księgowanie. Oczywiście przy zapisach bardziej złożonych operacji księgowania dokonuje się na większej liczbie kont. Trzeba jednak pamiętać, że w takim przypadku zapisy po stronie debetowej muszą być równe zapisom dokonanym po stronie kredytowej. Strona9
Przeanalizujmy zatem przykład, w którym księgowa wypłaca pieniądze z firmowego rachunku bankowego i wpłaca je do kasy firmy w formie gotówki. Operację tę księguje się na dwóch kontach aktywnych (konto Kasa oraz konto Rachunek bieżący). 131 Rachunek bieżący Wypłata 101 Kasa Wpłata Firma dokonała zakupu materiałów na kwotę 246 000 zł. Zakup udokumentowany został fakturą VAT, na której wyszczególniono wartość zakupu netto 200 000 zł i VAT 46 000 zł (23%). Księgowanie operacji będzie wyglądało następująco: 205 Rozrachunki z dostawcami 311 Materiały 246 000 200 000 223 Rozrachunki z tytułu VAT 46 000 Firma dokonała sprzedaży usługi doradztwa za kwotę 10 000 zł netto. Usługa obciążona była 23% podatkiem VAT (2300 zł). Kwota faktury wynosiła zatem 12 300 zł brutto. Sprzedaż zaksięgować należy w następujący sposób: 204 Rozrachunki z odbiorcami 700 Przychody ze sprzedaży 12 300 10 000 Strona10
223 Rozrachunki z tytułu VAT 2300 Może pojawić się w tym miejscu pytanie, dlaczego tak ważna jest zasada podwójnego zapisu i dlaczego tak istotne jest, aby w bilansie aktywa równały się pasywom. Odpowiedź jest bardzo prosta. Chodzi o to, że w bilansie po stronie aktywów oraz pasywów prezentuje się te same zasoby. Są one tylko ujęte z innego punktu widzenia. O tej równości mówi zasada równowagi bilansowej. Warto podkreślić, że zasada ta odnosi się nie tylko do tworzenia bilansu, ale także do całości prowadzonej księgowości. KONTA BILANSOWE Jak sama nazwa wskazuje konta bilansowe służą do ewidencji pozycji bilansowych. Za ich pomocą ewidencjonuje się poszczególne składniki aktywów i pasywów. Funkcjonowanie kont bilansowych Konta aktywów: po stronie debetowej (lewej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu, po stronie kredytowej (prawej) ewidencjonuje się wszystkie zmniejszenia tego stanu. Konta pasywów: po stronie kredytowej (prawej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu, po stronie debetowej (lewej) ewidencjonuje się obniżenia stanu tego składnika. PLAN KONT Zaznaczyłem już wcześniej, że księgi rachunkowe jednostki powinny być prowadzone zgodnie z przyjętymi przez nią zasadami (polityką) rachunkowości. Zajmijmy się teraz zakładowym planem kont. Z ustawy o rachunkowości wynika, że plan kont jest pewnego rodzaju usystematyzowanym i uporządkowanym wykazem nazw oraz symboli kont przeznaczonych do ewidencjonowania przez jednostkę aktywów, pasywów oraz wszystkich mającym miejsce w jednostce zdarzeń gospodarczych. Strona11
Przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają konkretnego układu planu kont. Można stworzyć go samodzielnie bądź skorzystać z wielu dostępnych wzorów. Księgowe programy komputerowe posiadają swoje własne plany kont, z których jednostka bez problemu może skorzystać. Trzeba pamiętać, że zakładowy plan kont musi spełniać wymogi formalne, jakie stawia przed jednostką ustawa o rachunkowości. Zazwyczaj plan kont jest sporządzany przez głównego księgowego i zatwierdzany przez kierownika jednostki. Do najważniejszych elementów, jakie powinny znaleźć się w zakładowym planie kont, zaliczyć należy przede wszystkim: wykaz kont syntetycznych, czyli podstawowych kont księgi głównej, zasady tworzenia i funkcjonowania kont analitycznych, czyli kont ksiąg pomocniczych, sposób dokonywania ewidencji analitycznej, która będzie stosowania przez jednostkę dla wybranych składników majątku, sposób dokonywania wyceny majątku, sposób dokonywania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Nazwy poszczególnych zespołów kont 0. Aktywa 1. Środki pieniężne, rachunki bankowe, kasa, gotówka 2. Rozrachunki 3. Materiały i towary 4. Koszty rodzajowe 5. Koszty według typów działalności (np. działalność produkcyjna, handlowa, usługowa) 6. Produkty i rozliczenia międzyokresowe 7. Przychody i koszty związane z osiągniętymi przychodami 8. Kapitały (fundusze), rezerwy oraz wynik finansowy ZAKŁADOWY PLAN KONT Konta zespołu 0: Aktywa trwałe 010 Środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 030 Finansowy majątek trwały 070 Umorzenie środków trwałych 072 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 080 Inwestycje Konta pozabilansowe 090 Środki trwałe w likwidacji 091 Środki trwałe u leasingobiorcy 092 Środki trwałe obce Strona12
Konta zespołu 1: Środki pieniężne 100 Kasa 130 Rachunek bieżący 135 Kredyty bankowe długoterminowe 136 Kredyty bankowe krótkoterminowe 137 Kredyty bankowe przeterminowane 139 Inne rachunki bankowe 141 Krótkoterminowe papiery wartościowe 149 Inne środki pieniężne Konta zespołu 2: Rozrachunki i roszczenia 200 Rozrachunki z odbiorcami 210 Rozrachunki z dostawcami 215 Zobowiązania wekslowe 220 Rozrachunki publicznoprawne 221 Rozrachunki z budżetami 223 Rozrachunki z tytułu VAT 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 231 Rozliczenie wynagrodzeń 235 Rozliczenie niedoborów i szkód 236 Rozliczenie nadwyżek 237 Roszczenia sporne 238 Należności z tytułu niedoborów i szkód 239 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki Konta zespołu 3: Materiały i towary 300 Rozliczenia zakupu 310 Materiały 320 Towary 330 Opakowania 340 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów 350 Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów 360 Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań Konta pozabilansowe 390 Zapasy obce Konta zespołu 4: Koszty według rodzaju i ich rozliczanie 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów i energia 402 Usługi transportowe 403 Usługi remontowe 404 Usługi pozostałe 405 Wynagrodzenia 406 Świadczenia na rzecz pracowników Strona13
407 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników 408 Podróże służbowe 409 Podatki obciążające koszty 410 Pozostałe koszty 490 Rozliczenie kosztów Konta zespołu 5: Koszty według typów działalności i ich rozliczanie 500 Koszty produkcji podstawowej 501 Koszty wydziałowe 502 Koszty sprzedaży 503 Koszty zakupu 510 Koszty handlowe 530 Koszty działalności pomocniczej 550 Koszty ogólne zarządu 580 Rozliczenie produkcji Konta zespołu 6: Produkty i rozliczenia międzyokresowe 600 Produkty gotowe 610 Produkcja niezakończona 620 Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów Konta zespołu 7: Przychody i koszty związane z ich uzyskaniem 700 Przychody ze sprzedaży 701 Koszt własny sprzedaży 702 Wartość sprzedaży towarów według cen zakupu 750 Przychody finansowe 751 Koszty finansowe 760 Pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe koszty operacyjne 770 Zyski nadzwyczajne 771 Straty nadzwyczajne Konta zespołu 8: Fundusze i kapitały 800 Fundusz założycielski 801 Fundusz przedsiębiorstwa 802 Fundusz udziałowy 803 Fundusz zasobowy 804 Kapitał akcyjny 805 Kapitał zapasowy 806 Kapitał rezerwowy 807 Kapitał zakładowy 825 Rozliczenie wyniku finansowego 840 Rezerwy i przychody przyszłych okresów 850 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Strona14
852 Pozostałe fundusze specjalne 860 Wynik finansowy 870 Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego Plan kont, który przedstawiam powyżej, ma tylko charakter przykładowy, tak abyście mogli zapoznać się z jego ogólną konstrukcją. EWIDENCJA SYNTETYCZNA I ANALITYCZNA Zajmijmy się teraz zagadnieniem ewidencji syntetycznej i analitycznej. Zaznaczmy na początek, że konta syntetyczne i konta analityczne składają się na system ewidencji księgowej jednostki. Pierwsze nazywane są kontami głównymi, drugie natomiast kontami pomocniczymi. Jeśli chodzi o konta syntetyczne, w ich skład wchodzą wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte zakładowym planem kont. Za ich pomocą jednostka ma możliwość dokonywania ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami zbiorczymi, oczywiście przy poszanowaniu znanej już Wam zasady podwójnego zapisu. Na wszelki wypadek przypomnę jednak, że chodzi o tę zasadę, która nakazuje księgować odpowiednią, identyczną co do wartości kwotę na przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont księgowych. Prowadząc ewidencję na kontach syntetycznych (w uproszczeniu nazywanej ewidencją syntetyczną), trzeba pamiętać, że suma wszystkich obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma tych kont. Dodatkowo suma sald debetowych wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych powinna się równać sumie sald kredytowych tych kont (w uproszczeniu lewa strona zawsze musi być równa prawej). Biorąc pod uwagę powyższe, łatwo zgadnąć, że konta księgi głównej stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, które miały w jednostce miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Są to jednakże informacje o charakterze ogólnym. Ich uszczegółowieniu oraz doprecyzowaniu służy natomiast drugi rodzaj kont księgowych. Chodzi mianowicie o konta pomocnicze. Ewidencja przy ich pomocy nazywa się ewidencją analityczną. Co do zasady ewidencji na kontach analitycznych dokonuje się w porządku systematycznym, jako podkonto konta syntetycznego. Można zatem stwierdzić (w pewnym uproszczeniu), że konta analityczne wchodzą w skład konta syntetycznego. Są one bowiem powiązane z głównym kontem syntetycznym na zasadzie powtórzenia zapisu. Oznacza to zatem, że dokonywany zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym. Za moment wytłumaczę to na przykładzie. Strona15
Do kont o charakterze syntetycznym stosuje się zasadę podwójnego zapisu. Konta analityczne działają natomiast na zasadzie zapisu jednostronnego. Konta analityczne prowadzi się w szczególności dla posiadanych przez jednostkę środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów, operacji gotówkowych itd. Przeanalizujmy teraz najważniejsze zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych. Oto one: 1) obroty strony Wn konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Wn jego kont analitycznych; 2) obroty strony Ma konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Ma jego kont analitycznych; 3) saldo Wn konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Wn jego kont analitycznych; 4) saldo Ma konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Ma jego kont analitycznych. Jeśli powyższe warunki są spełnione, oznacza to, że ewidencje księgowe jednostki prowadzone są poprawnie. Aby to sprawdzić, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego. A teraz obiecany przykład. Przeanalizujemy w nim powiązanie kont analitycznych z kontami syntetycznymi. Firma Alfa posiada środki trwałe zaewidencjonowane na koncie 010 Środki trwałe. Ich wartość wynosi 1 500 000 zł. Z ewidencji pomocniczej, dokonywanej na kontach analitycznych, wynika, że w skład środków trwałych wchodzą: budynek biurowy o wartości 500 000 zł, maszyna o wartości 600 000 zł, samochód ciężarowy o wartości 400 000 zł. Zapisy na kontach księgowych będą wyglądały następująco: Konto syntetyczne: 010 Środki trwałe 1 500 000 Strona16
Konta analityczne (do konta Środki trwałe): 010-1 Budynek biurowy 010-2 Maszyna 500 000 600 000 010-3 Samochód ciężarowy 400 000 ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD Na zakończenie dzisiejszej lekcji do omówienia zostały nam jeszcze wspomniane już kilkakrotnie wcześniej zagadnienia związane z zestawieniem obrotów i sald. Omówmy teraz tę kwestię nieco bardziej dokładnie. Wyjaśnijmy najpierw, że zestawienie obrotów i sald jest uporządkowanym wykazem kont syntetycznych. Zawiera salda początkowe, obroty oraz salda końcowe ustalone dla danego okresu sprawozdawczego. Zestawienie to pełni bardzo istotną funkcję kontrolną w jednostce. Umożliwia bowiem wykrycie błędów w zapisach księgowych. Trzeba pamiętać, że suma obrotów debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie obrotów kredytowych, natomiast suma sald debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie sald kredytowych. Dzięki zestawieniu obrotów i sald, można wykryć m.in. zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie bez zachowania zasady podwójnego zapisu, zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach, zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym koncie, a innej na drugim itd. Przypomnijmy, że prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno zawierać: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Strona17
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Dzięki temu błędy szybciej mogą zostać wykryte. Poznaliście dzisiaj podstawowe zasady dotyczące ewidencjonowania i dokumentowania operacji gospodarczych. Zachęcam do rozwiązania testu, do którego macie dostęp on-line. Pozwoli on Wam sprawdzić zapamiętaną wiedzę. Tematem następnej lekcji będzie inwentaryzacja. Do zobaczenia. Krzysztof Koślicki Strona18