Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie przy ul. Wały Chrobrego 4, w dniach od 22-24 października 2007 r. Kierownik jednostki kontrolowanej: Małgorzata Kołodziej-Nowakowska Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska - powołana na stanowisko z dniem 1.03.2002 r. Andrzej Miluch - Zastępca Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska - powołany na stanowisko z dniem 1.05.2002 r. Elżbieta Roessler - Kierownik Oddziału Kadr i Służby Cywilnej i Karolina Kochmańska - referent w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 1/07 z dnia 16.10.2007 r. Kontrola została odnotowana w "Książce kontroli" znajdującej się w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska. 1. Nawiązanie stosunku pracy, w tym: procedura naboru na wolne stanowiska, umowa o pracę, służba przygotowawcza. 2. Zmiana i ustanie stosunku pracy, w tym: awanse i przeszeregowania pracowników, przeniesienia na inne stanowiska, realizacja uprawnień pracowniczych, rozwiązanie stosunku pracy. 3. Technika prowadzenia akt osobowych - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Sprawy kadrowe w Inspekcji prowadzi Pani Wioletta Lubczyńska- Jurkiewicz inspektor ds. kadr zatrudniona od 15.07.2002 roku (sprawy kadrowe prowadzi od 1.03.2007 r.) Przed powierzeniem obowiązków kadrowych Pani W. Lubczyńskiej Jurkiewicz obowiązki te wykonywała Pani Małgorzata Jankowska -główny specjalista ds. kadr, szkolenia i organizacji zatrudniona od 1.11.2001 r. do 31.12.2006 r. Na dzień kontroli tj. 22.10.2007 r. stan zatrudnia w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie wynosił 114 osób. W okresie od 1.01.2007 r. do dnia kontroli zatrudnionych zostało 18 osób, natomiast z 11 osobami rozwiązany został stosunek pracy. Skontrolowano 15 teczek akt osobowych niżej wymienionych pracowników: 1 15. XXXXXXX 1. Nawiązanie stosunku pracy: W toku kontroli stwierdzono, że: 1/ Pani XXXXXXXX została zatrudniona z dniem 15.04.2004 r. na stanowisko starszego księgowego, pomimo nie spełnienia jednego z wymogów tj. posiadania wyższego wykształcenia
ekonomicznego. (ogłoszenie o naborze i informacja z przebiegu postępowania rekrutacyjnego - zał. nr 1) 2/ Pani XXXXXXXX - inspektor zatrudniona z dniem 23.04.2004 r., Pani XXXXXXXXXXinspektor zatrudniona od 1.07.2004 r. oraz Pani XXXXXXXX - inspektor - zatrudniona od 12.07.2004 r. - brak w aktach osobowych dokumentu potwierdzającego posiadanie prawa jazdy, które również były wskazane jako wymagania konieczne dla kandydatów na stanowisko inspektora. - W trakcie kontroli dostarczono kserokopię prawa jazdy Pani (ogłoszenie o naborze i protokół - zał. m 2). Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r. N 49, poz. 483 ze zm.) ogłoszenie o naborze powinno zawierać m.in. wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. W aktach osobowych pracowników - członków korpusu służby cywilnej, znajdują się zaświadczanie o odbyciu służby przygotowawczej. Nie stwierdzono zawierania umów na czas nieokreślony z osobami, które nie odbyły służby przygotowawczej. 3/ Pani XXXXXXXX- zatrudniona na stanowisku operatora urządzeń elektronicznych od 2.10.2006 r. - brak w aktach osobowych dokumentu potwierdzającego posiadane wykształcenie. Zgodnie wymaganymi kwalifikacjami określonymi w załączniku m 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 czerwca 2004 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz.U. Nr 155, poz. 1633 ze zm.) osoba zatrudniona na stanowisku operatora urządzeń elektronicznych powinna legitymować się średnim wykształceniem. Uprawnienia pracownicze: W aktach osobowych Pana XXXXXXXXXXX - zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. poważnych awarii i obrony cywilnej, z którym stosunek pracy został rozwiązany z dniem 30.08.2006 r. znajduje się pismo z dnia 23.03.1998 r., z którego wynika, że w marcu tego roku minęło ww. 30 lat pracy zawodowej. W obowiązującym wówczas stanie prawnym podstawą do wypłaty nagrody jubileuszowej był przepis art. 23 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. Nr 31, poz. 214 ze zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 1995 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników urzędów państwowych (Dz.U. Nr 43, poz. 223 ze zm.) określające m.in. zasady ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej (pismo z dnia 23.03.1998 r. informujące o ukończeniu 30 lat pracy zawodowej - zał. m 3). Brak informacji dotyczącej daty nabycia prawa do nagrody jubileuszowej oraz jej wysokości. Ponadto w aktach brak dokumentu potwierdzającego prawo do nagrody jubileuszowej za 35 lat pracy zawodowej. Na podstawie dokumentów stwierdzono, że nagrodę jubileuszową za 35 lat pracy należało wypłacić w wysokości 200 % wynagrodzenia na dzień 28.03.2003 r. W trakcie kontroli dostarczono dokument znajdujący się w Księgowości, z którego wynika, że Panu XXXXXXXX wypłacono należną nagrodę. Na podstawie akt osobowych pracowników trudno jest określić prawidłowość naliczania uprawnień do dodatku za wysługę lat, ponieważ uprawnienia te naliczane są w księgowości. Np. W aktach osobowych Pana - specjalisty, któremu prawo do dodatku w wysokości 5 % przysługiwało od 1.03.2002 r. znajduje się angaż z dnia 25.03.2003 r., z którego wynika, że od 1.01.2003 r. przysługuje mu m.in. dodatek w wysokości 5 %. (zał. nr 4) Panu XXXXXXXXXX pismem z dnia 27.09.1999 r.. (zał. nr 5) przyznano dodatek
specjalny na okres od 1.07.1999 r. w wysokości 100 zł, za nadzór nad programem finansowoksięgowym. Kolejno przedłużano wypłatę tego dodatku do 30.06.2001 r. Następnie od 1.07.2001 r. przyznano dodatek w wysokości 120 zł, który pobierał do 30.06.2002 r. również za nadzór nad programem finansowo-księgowym. Wypłata tego dodatku była kontynuowana od 1.08.2002 r. do 31.07.2004 r. Zgodnie z 4 pkt l rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 października 1999 r. w sprawie określenia uprawnień szczególnych w zakresie płac i innych świadczeń, zasad przyznawania tych świadczeń i ich wysokości oraz określenia dodatków do wynagrodzenia przysługujących niektórym kategoriom członków korpusu służby cywilnej (Dz.U. Nr 89, poz. 997 ze zm.), członkowi korpusu służby cywilnej można na czas określony, nie dłuższy niż jeden rok, przyznać dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności. Stwierdzono przekroczenie wypłaty dodatku o 24 miesiące (od 1.07.1999 r. do 30.06.2002 r.), kolejne przekroczenie o 12 miesięcy miało miejsce przy wypłacie dodatku za nadzór programu FK - okres od 1.08.2002 do 31.07.2004 r. (zał. nr 6) Ponadto stwierdzono, że w aktach osobowych znajduje się zakres czynności, z którego wynika, że do obowiązków Pana XXXXX należy m.in. nadzór nad programami komputerowymi używanymi w Wydziale Budżetowo- Finansowym - aktualizacja kont i algorytmów. (zał. nr 7) W aktach osobowych, zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy znajdują się informacje o przysługujących pracownikom prawach do urlopu wypoczynkowego. Uprawnienia te są wskazywane nieprecyzyjnie. np. w aktach osobowych Pani XXXXXXX brak było informacji od kiedy nabywa prawo do urlopu uzupełniającego - 6 dni. Pani XXXXXXXX - na podstawie dokumentów ustalono, że nabywa prawo do urlopu w wymiarze 26 dni od 2.01.2007 r. - również brak stosownej informacji. Panią XXXXXX zatrudnioną od 15.04.2004 r. - pismem z dnia 20.04.2004 r. informuje się, że w czasie trwania umowy z upływem każdego miesiąca nabywa prawo do 1/12 wymiaru urlopu tj. 9 dni, pomimo że nie była to pierwsza praca. Pani XXXXXXX z którą została zawarta umowa o pracę na czas określony od 5.07.2004 r. do 30.09.2004 r. otrzymała informację o prawie do urlopu w wymiarze 1/12 z 20 dni. (pismo z 5.07.2004 r.) Pomimo dalszego trwania umowy o pracę, brak jest informacji o uprawnieniu do urlopu uzupełniającego - 6 dni. Z akt wynika, że prawo do urlopu uzupełniającego powinna nabyć z dniem 4.07.2006 r. Pani XXXXXX zatrudniona od 2.11.2006 r. do 31.01.2007 r. i kolejno od 1.02.2007 r. do 31.01.2009 r. pismem z dnia 2.02.2007 r. otrzymała informacje o prawie do urlopu w wymiarze 26 dni. Z dostarczonego wydruku absencji - urlopu wypoczynkowego dla pracownika, wynika, że w okresie od 8.01.2007 r. do 12.10.2007 r. wykorzystała 31 dni urlopu wypoczynkowego, co oznacza że pracownikowi prawidłowo udzielono 5 dni urlopu za okres zatrudnienia od 1.11.2006 r. do 31.12.2006 r. oraz 26 dni urlopu przysługującego w 2007 r. Spośród skontrolowanych akt osobowych pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy tj. XXXXXXX, stwierdzono, że w części "B" akt osobowych Pana XXXXXXXX znajduje się podanie o rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron z dniem 31.08.2006 r. Brak jest decyzji pracodawcy odnośnie aprobaty lub odmowy rozwiązania stosunku pracy w zaproponowanym przez pracownika terminie i trybie. W wystawionym pracownikowi świadectwie pracy - jako podstawę rozwiązania umowy o pracę wskazano wypowiedzenie przez pracownika w trybie art. 30 1 pkt. 2 Kodeksu pracy. W aktach osobowych brak jest oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy w tym trybie. Ponadto w świadectwie pracy podano okres korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego (od 1.12.1999 r. do 24.12.1999 r.) - bez wskazania podstawy prawnej jego udzielenia.
Technika prowadzenia akt osobowych: Akta osobowe pracowników prowadzone są zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) z podziałem na 3 części. W części A - gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnia, natomiast w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Skontrolowano 15 teczek akt osobowych, stwierdzono m.in: u Pani XXXXXXXX brak kserokopii dyplomu ukończenia szkoły, brak opisów dokumentów w części A i B, - opisu i numeracji dokumentów - części opisu i numeracji dokumentów( 16 dokumentów nie ponumerowanych i opisanych) części opisu i numeracji dokumentów części opisu i numeracji dokumentów( 22 dokumenty nie ponumerowane i nie opisane) części opisu i numeracji dokumentów( 6 dokumentów nie ponumerowanych i opisanych) w części B 14 dokumentów nie ponumerowanych i opisanych - części opisu i numeracji dokumentów. W aktach osobowych pracowników znajdują się zaświadczania lekarskie (badania okresowe) np. - zaświadczenie lekarskie z dnia 19.05.1997 r., następne badanie wyznaczono na 19.05.1999 r., zaświadczenie lekarskie dopiero 10.12.1999 r. termin kolejnego badania wyznaczono na grudzień 2001 r. natomiast zaświadczenie przedstawiono 22.01.2002 r. z datą następnego badania na styczeń 2004 r., zaświadczenie z 18.02.2004 r. wyznaczone badanie na luty 2006 r. - zaświadczenie z 16.03.2006 r. kolejne badanie 15.03.2008 r. W wyniku kontroli ustalono, że zagadnienia objęte przedmiotem kontroli realizowane są w zasadzie poprawnie. Jednak występują pewne uchybienia, które zgodnie z wyjaśnieniami Pani Wioletty Lubczyńskiej - Jurkiewicz, prowadzącej sprawy kadrowe dopiero od 1.03.2007 r., zostaną usunięte. Uchybienia te dotyczyły: - braku dokumentu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe na stanowisku operatora
urządzeń elektronicznych (wymagane wykształcenie średnie) - nieprecyzyjnego określania uprawnień urlopowych pracowników, - zaświadczenia lekarskie pracowników (badania okresowe - występują przypadki przekroczenia terminów wyznaczonych badań) - akta osobowe są opisane częściowo - dokumenty w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem. Dokumenty znajdujące się w części "A" takie jak: dyplom, świadectwa pracy - powinny zwierać potwierdzenie zgodności z oryginałem. Ponadto stwierdzono zatrudnienie niezgodnie z wymaganiami określonymi przy naborze do korpusu służby cywilnej Pani XXXXXX - nie spełniała kryterium posiadania wyższego wykształcenia - z osobą tą został rozwiązany stosunek pracy - oraz braku kserokopii prawa jazdy. Brakujące kserokopie prawa jazdy zostały w trakcie kontroli uzupełnione. Kolejna nieprawidłowość dotyczyła przekroczenia terminu przyznania dodatku specjalnego Panu XXXXXXXX. Z uwagi na fakt, że kontrolą objęte były zagadnienia w okresie od 1.01.2006 r do dnia kontroli, a opisane nieprawidłowości miały miejsce przed okresem objętym kontrolą - np. zatrudnienie pracownika nie posiadającego wykształcenia wyższego wskazanego w ogłoszeniu miało miejsce w 2004 r. oraz z uwagi na fakt rozwiązania stosunku pracy przez tą osobę, odstępuje się od przedstawienia zaleceń pokontrolnych. W trakcie kontroli informowano o stwierdzonych uchybieniach. Po przeprowadzeniu kontroli - przed podpisaniem protokołu, w dniu 19.11.2007 r. odbyło się spotkanie kontrolujących z Zastępcą Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska - Panem Andrzejem Miluchem w celu omówienia wyników kontroli. W trakcie spotkania obecna była pani Wioletta Lubczyńska -Jurkiewicz- inspektor ds. kadr. Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń, co do jego treści, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli do podpisu. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu, które powinno być poprzedzone złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Szczecin, dnia 21 listopada 2007 r.