Załącznik do zapytania ofertowego nr 1: Specyfikacja Aplikacji B2B i Systemu do zarządzania przedsiębiorstwem wraz z usługą instalacji i konfiguracji Aplikacja B2B Aplikacja B2B będzie miała na celu automatyzację wymiany danych między systemami Dostawców ofert (będą to: oferty biletów lotniczych, usług hotelowych, wynajmu samochodów, ubezpieczeń podróżnych) oraz zapewnienie dostępu w modelu SaaS dla Nabywców ofert (będą to: biura podróży oraz firmy i organizacje nie będące biurami podróży, a które będą współpracować bezpośrednio z Wnioskodawcą). Planowane elementy aplikacji B2B: - Moduł użytkownicy - Moduł administracyjny - Integracja ofert biletów lotniczych - Integracja ofert ubezpieczeniowych - Integracja ofert wynajmu samochodów - Integracja ofert hoteli - dostawca 1 - Integracja ofert hoteli - dostawca 2 - Moduł waluty - Moduł rezerwacje - Moduł rozliczenia - Moduł dostępu dla Nabywców - Moduł Raporty i statystyki. Moduł użytkownicy Moduł będzie odpowiadać za zarządzanie profilami użytkowników systemu. Konkretni użytkownicy będą działali w ramach uprawnień ich profilu głównego (konta firmowego). W ramach aplikacji Flugo przewiduje 3 główne typy profili: - biura podróży, - firmy bezpośrednio współpracujące, - profil administracyjny. Za pomocą profilu administracyjnego administratorzy aplikacji będą mogli zarządzać profilami firmowymi (profile Nabywców ofert) oraz kontami użytkowników, czyli pracowników partnerów handlowych, które będą powiązane z profilami firmowymi. Profile firmowe będą tworzone dla współpracujących z Wnioskodawcą poszczególnych rodzajów Nabywców ofert: biur podróży i firm bezpośrednio współpracujących. Profile użytkowników także będą wyposażone w konkretne uprawnienia wynikające np. ze stanowiska w danej firmie i potrzeb z zakresie podejmowania decyzji i dostępu do danych. Moduł administracyjny 1
Będzie to główna część aplikacji B2B stanowić będzie podstawę jego działania, a w zakres jego funkcjonalności wejdzie szereg elementów realizujących różne zadania konfiguracyjne i administracyjne. Główne zadania modułu będą polegały na zarządzaniu uprawnieniami profili firm i użytkowników systemu. W module administracyjnym następowała będzie konfiguracja uprawnień profili i organizowanie ich w grupy uprawnień, które następnie będą przypisywane poszczególnym firmom i użytkownikom w ramach modułu użytkownicy. Ważną częścią modułu będzie część konfiguracyjna i zarządcza dla integrowanych systemów Dostawców ofert. Umożliwi ona zarządzanie ustawieniami każdego z systemów z osobna (ustawianie marż itp.). Moduł umożliwi więc zarządzanie dostawcami ofert (aktywację i dezaktywację w systemie) oraz dowolne kreowanie polityki marżowej w stosunku do cen otrzymywanych od nich (w ramach możliwości udostępnianych przez dostawców). Integracja ofert biletów lotniczych dostawcy udostępniającemu oferty biletów lotniczych z całego świata. Następnie, również drogą elektronicznej wymiany danych, zebrane zostaną odpowiedzi (ustrukturyzowane paczki ujednoliconego widoku wyników wyszukiwanych ofert biletów lotniczych. W celu ułatwienia wyszukiwania odpowiedniej oferty, moduł prezentacji ofert wyposażony zostanie w system zaawansowanych filtrów umożliwiających doprecyzowanie warunków oferty. udostępnianą partnerom handlowym dzięki której realizują główne zadania - wyszukiwanie ofert rezerwacji biletów lotniczych. Integracja ofert ubezpieczeniowych dostawcy udostępniającemu oferty ubezpieczeń podróżnych. Następnie, również drogą elektronicznej wymiany danych, zebrane zostaną odpowiedzi (ustrukturyzowane paczki ujednoliconego widoku wyników wyszukiwanych ofert ubezpieczeniowych. udostępnianą partnerom handlowym dzięki której realizują główne zadania - wyszukiwanie ofert rezerwacji ubezpieczeń podróżnych. Integracja ofert wynajmu samochodów dostawcy udostępniającemu oferty wynajmu samochodów na całym świecie. Następnie, również drogą elektronicznej wymiany danych, zebrane zostaną odpowiedzi (ustrukturyzowane paczki 2
ujednoliconego widoku wyników wyszukiwanych ofert wynajmu samochodów w różnych lokalizacjach na całym świecie. W celu ułatwienia wyszukiwania odpowiedniej oferty, moduł prezentacji ofert wyposażony zostanie w system zaawansowanych filtrów umożliwiających doprecyzowanie warunków oferty. udostępnianą partnerom handlowym dzięki której realizują główne zadania - wyszukiwanie ofert wynajmu samochodów. Integracja ofert hoteli dostawca 1 dostawcy udostępniającemu oferty hotelowe na całym świecie. Następnie, również drogą elektronicznej wymiany danych, zebrane zostaną odpowiedzi (ustrukturyzowane paczki ujednoliconego widoku wyników wyszukiwanych ofert wynajmu usług hotelowych w różnych lokalizacjach na całym świecie. W celu ułatwienia wyszukiwania odpowiedniej oferty, moduł prezentacji ofert wyposażony zostanie w system zaawansowanych filtrów umożliwiających doprecyzowanie warunków oferty. udostępnianą partnerom handlowym, dzięki której realizują główne zadania - wyszukiwanie ofert hotelowych. Integracja ofert hoteli dostawca 2 dostawcy udostępniającemu oferty hotelowe na całym świecie. Następnie, również drogą elektronicznej wymiany danych, zebrane zostaną odpowiedzi (ustrukturyzowane paczki ujednoliconego widoku wyników wyszukiwanych ofert wynajmu usług hotelowych w różnych lokalizacjach na całym świecie. W celu ułatwienia wyszukiwania odpowiedniej oferty, moduł prezentacji ofert wyposażony zostanie w system zaawansowanych filtrów umożliwiających doprecyzowanie warunków oferty. udostępnianą partnerom handlowym dzięki której realizują główne zadania - wyszukiwanie ofert hotelowych. Moduł waluty Wnioskodawca w ramach realizacji usługi współpracował będzie z dostawcami ofert z zagranicy, co wiąże się z zakupem od nich usług w różnych walutach. Funkcjonalność odpowiedzialna będzie za zarządzanie zmiennymi kursami walut, co przyczyni się do zmniejszenia lub całkowitego wyeliminowania strat związanych z dynamicznie zmieniającymi się ich kursami. Moduł zautomatyzuje proces przewalutowania kwot oraz naliczania odpowiednich marż. 3
Moduł rezerwacje Flugo przewiduje realizację tej funkcjonalności jako jeden komponent (jeden zbiorczy widok) w ramach systemu lub jako kilka powiązanych komponentów opracowanych jako osobne widoki dla każdej z usług. Ma to związek z różnorodnością danych potrzebnych do prezentacji w ramach takiego widoku wynikającą ze zróżnicowania usług jakie planowane są do udostępnienia w ramach aplikacji B2B (bilety lotnicze, usługi hotelowe, wynajem samochodów, ubezpieczenia). Decyzja o formie prezentacji zostanie podjęta podczas ustaleń z wybranym wykonawcą na etapie tworzenia specyfikacji technicznej dla projektu. W ramach tego modułu użytkownicy aplikacji B2B będą mieli dostęp do historii złożonych rezerwacji pochodzącymi z każdego ze zintegrowanych systemów. Z tego miejsca będą mogli oni również zarządzać złożonymi rezerwacjami (np. edycja, anulowanie, usuwanie). Zadaniem modułu będzie również gromadzenie wszelkich danych związanych z rezerwacjami i ich zakładaniem. Moduł odpowiedzialny będzie przede wszystkim za obsługę dokonywania rezerwacji ofert w poszczególnych systemach zintegrowanych w ramach aplikacji B2B. W ramach funkcjonalności rezerwacyjnych zaszyte będą funkcje walidujące poprawność wprowadzanych danych (np. wypełnienie pól wymaganych, warunków w polach typu tylko liczby, adres email, itp.). Moduł dostępu dla Nabywców Nabywcy ofert współpracujący z Wnioskodawcą otrzymają dostęp do aplikacji B2B poprzez końcówkę umożliwiająca logowanie się z poziomu przeglądarki internetowej. Moduł dostępu dla Nabywców odpowiadał będzie za możliwość korzystania z planowanego systemu i przewidzianych uprawnieniami funkcjonalności. Dostęp do systemu w modelu SaaS gwarantuje każdemu Partnerowi handlowemu możliwość wyszukiwania oraz dokonywania oferty w ramach każdej dostępnej w systemie usługi turystycznej. Moduł dostępu pozwoli na niezależne logowanie wszystkich pracowników partnerów handlowych do systemu B2B, którzy zostaną do tego przez osobę zarządzającą profilem Nabywcy uprawnieni (uprawnienia dostępowe i ich zakres będzie mógł przydzielać przedstawiciel nabywcy w ramach dostarczonego konta administrującego konkretnie tym jednym profilem firmowym). Logowanie będzie odbywać się za pomocą nadanego uprzednio loginu i hasła. Dodatkowe bezpieczeństwo systemu zapewni wbudowana funkcjonalność ustawień poziomu bezpieczeństwa haseł po aktywacji której hasła zostaną obłożone dodatkowymi warunki wymuszające ich skomplikowanie. Do zadań modułu będzie należało gromadzenie informacji o działaniach prowadzonych w systemie logowane (zapisywanie informacji o zdarzeniu) będą najważniejsze zdarzenia realizowane przez użytkowników obsługujących system (m.in. poprawne i niepoprawne logowania do systemu, zmiany kluczowych funkcjonalności czy ustawień, itd.). Moduł raporty i statystyki Dostęp do takich danych odciąży pracowników Flugo z potrzeby ręcznego generowania i przygotowywani zestawień i raportów sprzedaży. Umożliwi także dostęp do statystyk (np. najczęściej wyszukiwane, najczęściej rezerwowane). W ramach dostępu do tej usługi partnerzy 4
handlowi uzyskają możliwość samodzielnego (i w dodatku o dowolnej porze dnia i nocy) generowania wszelkiego rodzaju zdefiniowanych w systemie raportów na bazie danych, które gromadzone są w aplikacji B2B lub w systemie do zarządzania przedsiębiorstwem. Funkcjonalność opierać się będzie na dostępie do bazy danych aplikacji poprzez rozbudowany model filtrów umożliwiających przeszukiwania gromadzonych danych, przy czym będą to dane tego konkretnego projektu a nie sumarycznie wszystkich użytkowników systemu B2B. Moduł rozliczenia Firma Flugo przewiduje realizację tej funkcjonalności jako jeden komponent (jeden zbiorczy widok) w ramach systemu lub jako kilka powiązanych komponentów opracowanych jako osobne widoki dla każdej z usług. Ma to związek z różnorodnością danych potrzebnych do prezentacji w ramach takiego widoku wynikającą ze zróżnicowania usług jakie planowane są do udostępnienia w ramach aplikacji B2B (bilety lotnicze, usługi hotelowe, wynajem samochodów, ubezpieczenia). Decyzja o formie prezentacji zostanie podjęta podczas ustaleń z wybranym wykonawcą na etapie tworzenia specyfikacji technicznej dla projektu. Częściami składowymi całego modułu będzie kilka mniejszych, ale powiązanych ze sobą funkcjonalności, którymi będą: należności nabywców, faktury nabywców oraz dokumenty sprzedaży (np. vouchery, numery umowy, nr rezerwacji biletów, nr umów ubezpieczeniowych/polis będzie to zależne od usługi której dana funkcjonalność będzie dotyczyła). Do realizacji tych zadań, aplikacja B2B zostanie zintegrowana z wybranym systemem do zarządzania przedsiębiorstwem. W ramach tej integracji zaimplementowana zostanie dwustronna elektroniczna wymiana danych. Aplikacja B2B będzie wysyłała do systemu dane związane z zamówieniami w celu wygenerowania faktur (i podpisania ich elektronicznie w zależności od możliwości systemu fakturującego). Faktury te i statusy będą następnie dystrybuowane partnerom handlowym w ramach planowanej aplikacji B2B. Na potrzeby obsługi tych zadań Wnioskodawca przewidział następujące komponenty w ramach modułu: a) Faktura - w ramach aplikacji B2B dystrybuowane będą wygenerowane w bazie systemowych zamówień usług faktury w postaci podpisanych elektronicznie plików PDF. Funkcjonalność ta będzie odpowiedzialna za wysłanie do systemu fakturującego wszystkich wymaganych do wystawienia faktury danych - wysyłanie będzie warunkowane wieloma ustawieniami profilu firmowego (okres rozliczeniowy, termin płatności faktury, korzystanie z linii kredytowej, itd.). System do fakturowania odbierze dane i wygeneruje dokument (fakturę) do postaci elektronicznej. W zależności od możliwości systemu, faktura zostanie podpisana w systemie do fakturowania lub po dostarczeniu jej do aplikacji B2B. Taki dokument w postaci pliku PDF będzie dystrybuowany przez aplikację do odpowiedniego nabywcy, który dzięki dostępowi do aplikacji w modelu SaaS będzie mógł ją pobrać. b) Należności ten komponent będzie służył Flugo do automatyzacji rozliczeń z partnerami 5
handlowymi. Na bazie danych systemowych oraz informacji o zasadach współpracy zawartych w profilu (okresy rozliczeniowe, zasady, terminy płatności faktur) będą generowane zestawienia o stanie należności każdego z partnerów handlowych z osobna, oraz zbiorczo informacje ogólnie o stanie rozliczeń. Dla partnerów handlowych będzie również podgląd do takich zestawień odnośnie ich rozliczeń z Wnioskodawcą. Zadaniem funkcjonalnym tego komponentu będzie również wymiana danych z systemem do zarządzania przedsiębiorstwem i odbieranie danych dotyczących statusów rozliczeń statusy poszczególnych faktur (opłacone czy nieopłacone, należności przeterminowane, itp.). c) Dokumenty potwierdzające nabycie usług będzie to komponent obsługujący dokumenty potwierdzające nabycie usług, które będą dokumentami wynikowymi sprzedaży oferty nabywcom, a uprawniającym konkretne osoby do faktycznej realizacji usługi. Dokumenty te będą inne dla każdej z usług (bilety lotnicze, usługi hotelowe, wynajem samochodu, ubezpieczenia podróżne). W zależności od usługi generowane będą w ramach aplikacji B2B do odpowiedniej formy lub dystrybuowane przez aplikację B2B po otrzymaniu z systemu dostawcy ofert zintegrowanego z aplikacją B2B. Najczęściej obowiązującym modelem będzie taki, w którym wykupienie usługi powodować będzie wysłanie drogą elektroniczną odpowiednich komunikatów do odpowiedniego systemu dostawcy danej usługi komunikacja będzie odbywała się: automatycznie po wykupieniu usługi / po akceptacji uprawnionych użytkowników / na żądanie uprawnionych użytkowników. Komunikat taki będzie zawierał paczkę metadanych z żądaniem wystawienia dokumentu potwierdzającego nabycie usługi. W odpowiedzi, system dostawcy oferty do którego poszło żądanie prześle paczkę metadanych potrzebne do wygenerowania dokumentu, lub paczkę metadanych z już gotowym dokumentem. System do zarządzania przedsiębiorstwem wraz z usługą instalacji i konfiguracji System ten będzie się składał z modułów realizujących określone funkcje, które działają w ramach jednego usystematyzowanego standardu. Zakupione licencje zostaną wykorzystane jako dostęp do warstwy api wielowarstwowej architektury platformy B2B. Usługa instalacji i konfiguracji polegać będzie na przygotowaniu środowiska produkcyjnego, na którym docelowo udostępniana będzie działający system do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Zakupywany system do zarządzania przedsiębiorstwem będzie posiadał poniższe moduły: Moduł sprzedaży zawierać powinien następujące funkcjonalności: - automatycznie generowanie faktur, bez konieczności wprowadzania/przepisywania danych z systemu rezerwacji przy założeniu, że wszystkie niezbędne dane zostały zawarte w rezerwacji/zamówieniu, - możliwość automatycznego fakturowania zaimportowanej sprzedaży hoteli i ubezpieczeń, - możliwość tworzenia faktur z atrybutami ściśle stworzonymi i przyporządkowanymi dla branży turystycznej np.: nr biletu, nr vouchera, nr polisy, data wylotu, data powrotu itp., 6
- możliwość przygotowywania faktur proforma i na ich podstawie wystawianie faktur docelowych, - możliwość wystawiania dokumentów zbiorczych lub pojedynczych do niezafakturowanych hoteli i ubezpieczeń, - możliwość druku wielu dokumentów (faktur) po kliknięciu tylko jednego przycisku, - automatyczne drukowanie dokumentów KP/KW. Moduł dokumentów zawierać powinien następujące funkcjonalności: - możliwość wieloparametrowego wyszukiwania dokumentów np. widok sprzedaż (z parametrami filtrowania), widok lista faktur (z parametrami filtrowania), widok lista korekt (z parametrami filtrowania), widok kontrahenci (z parametrami filtrowania), wyszukiwanie po ciągu numeru faktur, - możliwość anulacji faktur, - możliwość dodawania płatności do poszczególnych dokumentów, - wystawienie noty korygującej, - edycję dokumentów, - wystawianie duplikatu dokumentów. Moduł raportów zawierać powinien następujące funkcjonalności: - możliwość eksportu danych (eksport danych tabelarycznych do programu MS Excel lub formatu CSV), eksport danych można dokonywać zarówno przed jak i po zastosowaniu filtrów czy sortowania, - możliwość sparametryzowanego raportowania danych takich jak: lista sprzedaży, raport sprzedaży w formacie z podziałem na poszczególne formy płatności oraz usługi, lista sprzedaży z podziałem na miasta docelowe, grupy wg stałych klientów, listy dokumentów (faktury), raport pozycji faktur, szczegółów (atrybutów) faktur oraz raport płatności. Moduł zarządzania programem zawierać powinien następujące funkcjonalności: - możliwość zdefiniowania nieograniczonej liczby wystawców faktur (kont użytkowników), - zarządzanie kontami użytkowników, - możliwość definicji odrębnych opłat serwisowych dla każdego wystawcy (konta), - możliwość samodzielnego definiowania znaczników faktur na poziomie biura. Moduł użytkownika zawierać powinien następujące funkcjonalności: - definiowanie indywidualnych ustawień użytkownika takich jak: hasło, wyrównanie menu, opisy przycisków. Moduł rozliczeń zawierać powinien następujące funkcjonalności: - możliwość sparametryzowanej kontroli rozliczeń z kontrahentami, - możliwość wystawianie wezwań do zapłaty. Moduł zarządzania relacjami z klientami zawierać powinien następujące funkcjonalności: - sprawdzanie warunków handlowych z kontrahentem, 7
- sprawdzanie kontaktów handlowych, - spersonalizowane informacje dotyczące kontrahentów dotyczące: warunków handlowych, zamawianych usług, oraz kontaktów, - definiowanie automatycznego mailingu informacyjno-promocyjnego. Dodatkowe ogólne funkcjonalności systemu do zarządzania przedsiębiorstwem powinny być następujące: -system winiec być otwarty na otrzymywanie informacji z zewnętrznych systemów czy serwisów związanych z turystyką za pośrednictwem np. Web Service'ów, - system powinien mieć możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami rezerwacji usług turystycznych np. za pośrednictwem Web Serivce'ów (na indywidualne i niesymetryzowane zamówienie). 8