Zamawiający: ul. Sierpińskiego 24/5 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/6 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 30, 532 10 32, 532 10 33 Lublin, 12 stycznia 2011 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy wyboru doradcy/czyni obywatelskiego/ej w Biurze Porad Prawnych i Obywatelskich w Tarnobrzegu) Kod CVP85312320-8 Usługi doradztwa Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/5 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/6 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 30, 532 10 32, 532 10 33 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji doradcy/czyni obywatelskiego/ej w Biurze Porad Prawnych i Obywatelskich w Tarnobrzegu, w ramach projektu Aktywne obywatelstwo współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego. 1
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Do zakresu obowiązków doradcy/czyni obywatelskiego/ej będzie należało: Świadczenie dyżurów na potrzeby porad obywatelskich (około 8 godzin zegarowych/tydzień) - ogółem 1088 godzin zegarowych do 31.12.2013 r. Udzielanie osobom fizycznym porad na temat praw i obowiązków każdego obywatela w formie bezpośredniej, telefonicznej oraz poprzez komunikator internetowy GG, (Zakres poradnictwa będzie dotyczył np.: spraw mieszkaniowych, rodzinnych, finansowych, świadczeń socjalnych i ubezpieczenia społecznego, zatrudnienia i bezrobocia, spraw imigracji i repatriacji, relacji z administracją publiczną, niepełnosprawności, pozbawienia wolności, spraw spadkowych, konsumenckich i własnościowych), Udzielania pisemnych odpowiedzi na zapytania oraz tworzenie tzw. FAQ, Dokumentowanie prowadzonego doradztwa poprzez prowadzenie Kart dyżurów/rejestru porad, Udział w obligatoryjnych cyklicznych szkoleniach Kadry doradczej (poza dyżurami) i poddawanie się testom kompetencyjnym. Osoba pełniąca funkcję doradcy/czyni obywatelskiego/ej zostanie zatrudniony/a na podstawie umowy zlecenia w okresie III 2011 XII 2013. Umowa będzie zawarta do 31.12.2013 r. Wcześniejsze rozwiązanie umowy będzie mogło nastąpić jeśli doradca/czyni nie będzie wywiązywał/a się z nałożonych na niego/nią czynności/obowiązków lub na mocy porozumienia stron. Standardowo BPPiO będzie funkcjonować od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00, jednakże ze względu na konieczność zapewnienia dostępu do poradnictwa również osobom pracującym część dyżurów będzie świadczona wieczorami i w weekendy. Harmonogram dyżurów będzie tworzony na każdy m-c odrębnie. Dodatkowo po zakończeniu projektu w roku 2014 Wykonawca będzie zobowiązany do bezpłatnej realizacji 32 godzin dyżuru (32 godziny w całym roku) celem utrzymania rezultatów projektu, tj.: funkcjonowania bezpłatnego poradnictwa prawnego. Działanie to będzie miało charakter sformalizowany jako umowa wolontariatu w ramach działalności statutowej fundacji. Powyższe wynika z zapisów wniosku o dofinansowanie i stanowi ustalony z Instytucją Organizującą Konkurs sposób wdrożenia trwałości rezultatów. 3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe. B) Wykonawca musi posiadać min. 2 lata doświadczenia zawodowego. C) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w bezpośrednich formach kontaktu z klientami, np. merytoryczna obsługa klienta/doradztwo/szkolenia. D) Wykonawca musi posiadać własny niezbędny sprzęt tj. komputer (laptop). Ad. A) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy 2
zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. B) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. C) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. C) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. D) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. D) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. 4.Oferty częściowe: Brak możliwości składania ofert częściowych. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po zakończeniu każdego miesiąca pracy zgodnie z terminem określonym w umowie (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 31.12.2013 r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. 3
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: ffi@ffi.org.pl, faxu na numer 81 532 10 33, przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/6, 20-016 Lublin do dnia 21 stycznia 2011 roku do godz. 18-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A) Kryteria podstawowe: 1. Oczekiwane wynagrodzenie brutto ogółem (całkowity koszt) 50% Jeżeli osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu zobowiązana jest podać całkowity koszt swojego wynagrodzenia (obejmujący ewentualne koszty pracodawcy). Wykonawca ma prawo przewidzieć wzrost wynagrodzenia w poszczególnych latach. Jest to zgodne z założeniami projektu. 2. Wiedza merytoryczna związana z poradnictwem obywatelskim 25% Powyższe będzie badane testem wiedzy (znajomość uregulowań prawnych z zakresu: prawa pracy, świadczeń socjalnych, pomocy społecznej, KPA; obsługa pakietu MS Office i Internetu). Wymagana znajomość niżej wymienionych aktów prawnych: Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks Pracy, Ustawa o pomocy społecznej, Ustawa o ubezpieczeniu społecznym, Ustawa o świadczeniach rodzinnych. 3. Umiejętności interpersonalne 25% Powyższe będzie badane podczas rozmowy kwalifikacyjnej (umiejętności interpersonalne, szczególnie w kontekście komunikacji, autoprezentacji, umiejętności organizacji pracy własnej, odpowiedzialności i kultury osobistej). Dalszej ocenie będą podlegały tylko i wyłącznie osoby, które uzyskają minimum 51% z testu wiedzy i 51% z rozmowy kwalifikacyjnej. Osoby, które nie uzyskają minimalnej liczby punktów nie będą podlegać dalszej ocenie pod względem kryteriów oceny ofert. B) Kryteria dodatkowe (za spełnienie każdego z niżej wymienionych kryteriów Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów): 1. Doświadczenie zawodowe związane z zakresem merytorycznym poradnictwa obywatelskiego np. praca w administracji publicznej, Ośrodku Pomocy Społecznej, Urzędzie Pracy 5 pkt. 2. Wykształcenie z zakresu nauk społecznych powiązanych z poradnictwem obywatelskim (prawo, administracja, ekonomia, politologia, socjologia) 5 pkt. 3. Doświadczenie w pracy przy projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 5 pkt. 4
4. Ukończone szkolenia z zakresu komunikacji międzyludzkiej/metodyki prowadzenia zajęć szkoleniowych/doradczych 5 pkt. 5. Doświadczenie związane z pracą/współpracą z organizacją pozarządową (praca/staże/praktyki/wolontariat) 5 pkt. Zgodnie z ustalonym tokiem postępowania osoby, które złożą ofertę spełniającą wymagania konieczne, zostaną zaproszone na test wiedzy oraz rozmowę kwalifikacyjną do biura projektu w Lublinie. Test wiedzy i rozmowa odbędą się tego samego dnia. Zamawiający nie zwraca kosztów przejazdu. Jeśli wskazane w ofercie oczekiwane wynagrodzenie będzie wyższe niż przewidziane w projekcie Zamawiający przed rozmową kwalifikacyjną skontaktuje się z Wykonawcą celem ustalenia czy oczekiwane wynagrodzenie podlega negocjacji do wysokości określonej w budżecie. Nie zmienia to faktu, iż ocenie punktowej będzie podlegać wynagrodzenie pierwotnie wskazane przez Wykonawcę w ofercie (celem zapewnienia równego traktowania Wykonawców). Jeśli Wykonawca odmówi negocjacji w kwestii wysokości wynagrodzenia oferta zostanie odrzucona (tzn.: osoba nie zostanie zaproszona na test wiedzy i rozmowę). Testy wiedzy i rozmowy kwalifikacyjne będą w terminach od 26 stycznia do 8 lutego 2011 r. Wykonawca będzie zobowiązany do dostosowania się do terminów i godzin wskazanych przez Zamawiającego. Sposób oceny ofert: Ad. A)1. Oferta z najniższą ceną (cena ogółem za wszystkie lata) uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a min/a n) 50 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert a n - cena zaproponowana przez oferenta n Ad. A)2 Test wiedzy będzie miał charakter pytań jednokrotnego wyboru. Podczas testu wiedzy będzie można uzyskać maksymalnie 25 punktów. Dalszej ocenie będą podlegały tylko i wyłącznie osoby, które uzyskają minimum 13 punktów z testu wiedzy. Osoby, które nie uzyskają minimalnej liczby punktów nie będą podlegać dalszej ocenie pod względem kryteriów oceny ofert. Ad. A)3 Rozmowa kwalifikacyjna będzie mieć charakter wywiadu bezpośredniego standaryzowanego (takie same pytania dla wszystkich Wykonawców). Każdego Wykonawcę będzie oceniać 2-óch członków zespołu projektowego. Ogólna ilość punktów będzie średnią punktów uzyskanych od obydwu oceniających. Dalszej ocenie będą podlegały tylko i wyłącznie osoby, które uzyskają minimum 13 punktów z rozmowy kwalifikacyjnej. Osoby, które nie uzyskają minimalnej liczby punktów nie będą podlegać dalszej ocenie pod względem kryteriów oceny ofert. 5
Ad. B)1, 2, 3, 4, 5 Kryteria oceny dodatkowe 1, 2, 3, 4 i 5 będą miały znaczenie tylko i wyłącznie w przypadku, gdy osoba spełni kryteria oceny podstawowe tzn. uzyska minimalną liczbę punktów podczas testu wiedzy i rozmowy kwalifikacyjnej, oraz w przypadku gdy oczekiwane wynagrodzenie będzie równe lub niższe niż zaplanowane w projekcie lub, w przypadku gdy wskazane oczekiwane wynagrodzenie będzie wyższe, osoba wyrazi zgodę na jego obniżenie do wysokości wskazanej w projekcie. W przypadku takiej samej ilości punktów wyżej na liście znajdzie się Wykonawca który otrzymał najwięcej punktów za kryterium: A)2 (wiedza merytoryczna z zakresu poradnictwa obywatelskiego czyli wynik testu wiedzy), następnie (w przypadku dalszej równowagi punktów), A)3 (umiejętności interpersonalne czyli wynik rozmowy rekrutacyjnej), następnie (w przypadku dalszej równowagi punktów), kryteria dodatkowe według kolejności podanej w punkcie B) część VI ocena ofert. Pozostałe osoby zostaną wpisane na Listę Rezerwową i współpraca z nimi będzie mogła być podjęta w przypadku niezawarcia umowy z wybranym Wykonawcą, jej rozwiązania lub konieczności zastępstwa. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny oraz złożenia CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Agnieszka Stawiszyńska oraz Pani Małgorzata Jończyk pod numerem telefonu 81 532 10 33 oraz adresem e-mail: ffi@ffi.org.pl. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. 6