Lublin, dn. 27 sierpnia 2012 r. Miejscowość, data

Transkrypt

1 Lublin, dn. 27 sierpnia 2012 r. Miejscowość, data Zamawiający: Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE Lublin , ul. Bernardyńska 5 NIP REGON KRS poczta@agape.lublin.pl tel./fax Zapytanie ofertowe nr 2/CE/AGAPE/2012 (dotyczy zlecenia usług doradczych - coachingu dla 8 grup wolontariuszy w ramach projektu Centrum Energii, współfinansowanego z środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych) Kod CVP: Usługi doradcze w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne. Nr wniosku: 0435/D/2/2012 I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE, (ul. Bernardyńska 5, Lublin). 2. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura projektu Katolickiego Stowarzyszenia Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE przy ul. Bernardyńskiej 5 w Lublinie. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja coachingu dla 8 grup wolontariuszy (każda min. 10 osób) realizujących aktywności w następującym grupach: a) Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój osoby starsze b) Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój dzieci i młodzież c) Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój osób poszkodowanych przestępstwem d) Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspierająca rozwój osób chorych i niepełnosprawnych e) Grupa ds. tolerancji / dyskryminacji/ kultury / tożsamości f) Grupa ds. obrony praw i wolności obywatelskich g) Grupa ds. ekologii h) Grupa ds. aktywizacji i wyrównywania szans na terenach wiejskich 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Okres realizacji coachingu: 01/11/ /06/2014r. 2. Liczba godzin coachingu: 15 h miesięcznie dla jednej grupy 3. Liczba wolontariuszy objętych coachingiem: dokładna liczba osób zostanie określona po zakończeniu procesu rekrutacji, ale nie mniej niż 10 osób w grupie 4. Zajęcia będą się odbywać w weekendy i/lub po południami w tygodniu (w zależności od potrzeb)

2 5. Miejsce realizacji coachingu: Lublin i co najmniej 1 miejscowość województwa lubelskiego (dokładne miejsce coachingu zostanie określone po zakończeniu procesu rekrutacji). 6. Zadania coacha organizacja i prowadzenie spotkań sieciujących budujących współpracę między różnymi podmiotami działającymi na rzecz danych grup społecznych lub rozwiązujących określone problemy społeczne, animowanie pracy grupy wolontariuszy, motywowanie do podejmowania aktywności, stworzenie wraz z wolontariuszami planu i harmonogramu aktywności grupy, utrzymywanie stałego kontaktu z wolontariuszami (bezpośredniego, pośredniego (mailing, telefon), animowanie forum na portalu internetowym), towarzyszenie wolontariuszom w podejmowanych aktywnościach i pomoc w profesjonalizacji działań społecznych, załatwianie formalności związanych z podejmowaniem pracy wolonatrystycznych w placówkach/instytucjach/podmiotach nie związanych z Zamawiającym, prowadzenie dokumentacji z prowadzonych aktywności wolonatrystycznych, opracowywanie min. raz w miesiącu materiałów na stronę internetową o aktywności coachingowanej grupy wolontariuszy, współpraca z innymi coachami i zespołem projektowym w zakresie zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług i wizerunku projektu. 3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca musi udokumentować co najmniej roczne doświadczenie w zakresie prowadzenia coachingu/poradnictwa dla wolontariuszy/młodzieży/ liderów lokalnych B) Oferent musi udokumentować co najmniej 50 godzin doświadczenia w zakresie prowadzenia działań wolonatrystycznych C) Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Minimum wykształcenie wyższe Ukończone kursy/ szkolenia/ warsztaty z zakresu pracy z liderami/ animacji czasu wolnego D) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na wykonanie zamówienia(zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku). Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) B) C) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania: dyplom poświadczający ukończone studia wyższe, zaświadczenia z ukończonych kursów/szkoleń warsztatów oraz dokumenty poświadczające wymagane doświadczenie (referencje, kopie umów itp.), w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 4.Oferty częściowe: Zamawiający przewiduje możliwość składania ofert częściowych, przy czym przez ofertę częściową rozumie się coachingu jednej grupy. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po wykonaniu usługi zgodnie z terminem określonym w umowie (raz na kwartał - pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). 6. Termin związania ofertą Oferent jest związany ofertą w terminie do 30 dni od dnia złożenia oferty III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do r.

3 IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: poczta@agape.lublin.pl, fax u na numer , przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE, ul. Bernardyńska 5, Lublin do dnia 10 września 2012 roku do godz. 10-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane em muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A. Ilość przeprowadzonych i udokumentowanych godzin coachingu/poradnictwa/szkoleń / warsztatów dla wolontariuszy/młodzieży/ liderów lokalnych 10% Ilość przeprowadzonych godzin coachingu/poradnictwa/szkoleń / warsztatów dla wolontariuszy/młodzieży/ liderów lokalnych będzie punktowana na podstawie wypełnionego formularza ofertowego wg następującego wzoru: Ilość przeprowadzonych godzin badanej oferty Największa ilość godzin podana w przesłanych ofertach X 10 = ilość punktów B. Ilość przeprowadzonych i udokumentowanych godzin działań wolonatrystycznych 40% Ilość przeprowadzonych godzin działań wolonatrystycznych będzie punktowana na podstawie wypełnionego formularza ofertowego wg następującego wzoru:

4 Ilość przeprowadzonych godzin badanej oferty Największa ilość godzin podana w przesłanych ofertach X 40 = ilość punktów C. posiadanie przez coacha certyfikatu kwalifikacji trenerskich- 10% Powyższy element będzie ważony w następujący sposób: Coach posiada certyfikat 10 pkt Coach nie posiada certyfikatu 0 pkt D. cena oferty - 10% W cenie należy uwzględnić wartość usługi brutto (koszt za godzinę coachingu). Cena przeprowadzenia 1 godziny zegarowej coachingu uwzględnia koszty przygotowania materiałów pomocniczych. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena najtańszej oferty Cena badanej oferty X 10 = ilość punktów E. umiejętności interpersonalne Coacha - ocena podczas prowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej 20% (0-20 pkt). Do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej zostaną zaproszone osoby, które przejdą pomyślnie przez część formalną zapytania ofertowego (dostarczą komplet wymaganej przez Zamawiającego dokumentacji i spełnią warunki formalne). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ilość punktów. Warunkiem udziału w postępowaniu jest uczestnictwo w rozmowie kwalifikacyjnej. Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. Powyższe będzie zweryfikowane w oparciu zaświadczenia, rekomendacje lub umowy wskazujące na realizację działań. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Iwona Przewor pytania należy kierować na adres poczta@agape.lublin.pl IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Iwona Przewor Wiceprezes Zarządu Katolickiego Stowarzyszenia Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE

5 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy do zapytania ofertowego nr 2/CE/AGAPE/2012 Imię i nazwisko wykonawcy: Adres: Telefon do kontaktu w sprawie oferty: Adres do kontaktu w sprawie oferty: OFERTA NA USŁUGI DORADCZE COACHING Miejscowość, data 1. Wymagania konieczne: A) Oświadczam, iż posiadam uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i jeśli moja oferta zostanie wybrana zobowiązuję się przed podpisaniem umowy dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania. B) Oświadczam, iż posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia i jeśli moja oferta zostanie wybrana zobowiązuję się przed podpisaniem umowy dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania (zgodnie z zapytaniem ofertowym nr 2/CE/AGAPE/2012). C) Oświadczam, iż znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia (Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku). Ofertę składam na następujący zakres usługi Usługa coachingu w następujących grupach Lp. wolonatrystycznych 1. Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój osoby starsze (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 2. Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój dzieci i młodzież (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 3. Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspomagająca rozwój osób poszkodowanych przestępstwem (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 4. Grupa aktywizująca, wyrównująca szanse i wspierająca rozwój osób chorych i niepełnosprawnych (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 5. Grupa ds. tolerancji / dyskryminacji/ kultury / tożsamości (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) TAK 1 NIE 1 1 Właściwe zaznaczyć krzyżykiem

6 IMIĘ I NAZWISKO COACHA 6. Grupa ds. obrony praw i wolności obywatelskich (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 7. Grupa ds. ekologii (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy) 8. Grupa ds. aktywizacji i wyrównywania szans na terenach wiejskich (15 godz./miesiąc x 20 miesięcy)... (czytelny podpis Wykonawcy) 2. Kryteria oceny A. Ilość przeprowadzonych i udokumentowanych godzin coachingu/poradnictwa/szkoleń / warsztatów dla wolontariuszy/młodzieży/ liderów lokalnych WYKAZ DOŚWIADCZENIA REFERENCJE Termin realizacji Ilość godzin coachingu/ poradnictwa Zakres/temat przeprowadzonego coachingu/poradnictwa Zleceniodawca usługi - nazwa, dane kontaktowe

7 IMIĘ I NAZWISKO COACHA B. Ilość przeprowadzonych i udokumentowanych godzin działań wolonatrystycznych 40% WYKAZ DOŚWIADCZENIA REFERENCJE Termin realizacji Ilość godzin działań wolonatrystycznych Zakres/temat realizowanych działań Korzystający z usług wolontariusza - nazwa, dane kontaktowe a) Posiadam certyfikat kwalifikacji trenerskich (Proszę zaznaczyć kółkiem tak lub nie ) TAK / NIE C. cena oferty - 10% Przedmiot zamówienia Coaching grupy wolontariuszy Jednostka miary 1 h coachingu (wraz z kosztami przygotowania materiałów pomocniczych) Cena brutto za 1 h coachingu w PLN

8 Oświadczam, iż informacje udzielone w punkcie 2. są prawdziwe i jeśli moja oferta zostanie wybrana zobowiązuje się dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających powyższe informacje..... (czytelny podpis Wykonawcy) 4. Oświadczenia dodatkowe A) Oświadczam, iż zapoznałem się z zapytaniem ofertowym i w przypadku wyboru mojej oferty zobowiązuję się podpisać umowę i zrealizować usługę zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym. B) Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym AGAPE na potrzeby procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r..... (czytelny podpis Wykonawcy) * Niepotrzebne skreślić