Od Polecenia Zmiany do wniosku o płatność.

Od Polecenia Zmiany do wniosku o płatność. Centrum Unijnych Projektów Transportowych luty 2011

Zmiany według Warunków Kontraktowych FIDIC Klauzula 13 - Zmiany i korekty Klauzula 13.1 - Prawo do Zmian Klauzula 13.2 - Analiza wartości Klauzula 13.3 Procedura wprowadzania Zmian

Co ułatwia potwierdzenie wydatków związanych z Poleceniami Zmiany?

- Konieczne jest analizowanie przez Inżyniera Kontraktu i Kierownika Projektu ze strony Beneficjenta, czy Polecenia Zmian są zgodne z przepisami ustawy PZP oraz czy wydanie danego Polecenia Zmiany jest procedurą właściwą dla zaistniałej sytuacji; - W każdym przypadku niezbędne jest załączanie przez Kierownika Projektu/Inżyniera Kontraktu do Poleceń Zmian szczegółowego uzasadnienia formalno-prawnego, wraz z wnioskami odnośnie zgodności PZ z przepisami dot. zamówień publicznych.

Należy dostarczyć potwierdzenie ważności umowy przez strony, na zasadach art. 103 1 ustawy Kodeks Cywilny. Akceptujemy potwierdzenia dokonane ex-post (nawet jeśli roboty wynikające z polecenia zmiany zostały już wykonane i rozliczone).

Dobra praktyka stosowana przez niektórych beneficjentów Jedną z praktyk godną powielania jest transparentność przedstawiania wydatków polegająca na: wystawianiu odrębnych faktur dot. robót zasadniczych oraz faktur dot. robót budowlanych wprowadzanych Poleceniem Zmiany / Protokołem Konieczności.

Przykład PŚP w podziale na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne KONSULTANT: NIP: WYKONAWCA: NIP: ORYGINAŁ / KOPIA NAZWA KONTRAKTU: NUMER KONTRAKTU: DATA PODPISANIA KONTRAKTU: ZAAKCEPTOWANA KWOTA KONTRAKTOWA NETTO: PRZEJŚCIOWE ŚWIADECTWO PŁATNOŚCI PŁATNOŚĆ PRZEJŚCIOWA Nr: 1 OKRES ROZLICZENIOWY: 01.12.2009-15.01.2010 DATA PRZEDŁOŻENIA ROZLICZENIA PRZEZ WYKONAWCĘ: 15.01.2010 MINIMALNA KWOTA DO ZAPŁATY: 3 000 000,00 WALUTA PŁATNOŚCI: ROZLICZANE POZYCJE: 1. Wartość robót do zapłacenia na podstawie klauzuli 14.3.(a): (1.1+1.2) 1.1. Wartość robót zasadniczych: 1.2. Wartość robót wprowadzonych na podstawie Poleceń Zmian 2. Płatności do realizacji na podstawie klauzuli 14.3.(b): 3. Płatności do realizacji na podstawie klauzuli 14.3.(c): 4. Płatności dodane lub potrącenia na podstawie klauzuli 14.3.(d): 5. Płatności dodane lub potrącenia na podstawie klauzuli 14.3.(e): 6. Płatności na podstawie klauzuli 14.3.(f): 7. Łączna wartość potwierdzonych płatności netto: (1+2+3+4+5+6) 8. Minus wartość płatności zatwierdzonych poprzednio: 9. WARTOŚĆ NETTO BIEŻĄCEJ PŁATNOŚCI PRZEJŚCIOWEJ: WARTOŚĆ BIEŻĄCEJ PŁATNOŚCI Kwalifikowana WARTOŚĆ NARASTAJĄCO (Od początku) Kwalifikowana Niekwalifikowana Niekwalifikowana 7 782 337,67 7 782 337,67 7 700 000,00 7 700 000,00 82 337,67 82 337,67 7 782 337,67 7 782 337,67-0,00-0,00 7 782 337,67 7 782 337,67 POTWIERDZAM, że kwota wydatków kwalifikowanych (bez podatku VAT) należy się obecnie Wykonawcy zgodnie z warunkami kontraktu Wartość słownie: siedem milionów siedemset osiemdziesiąt dwa tysiące trzysta trzydzieści siedem 67/100 POTWIERDZAM, że kwota wydatków niekwalifikowanych (bez podatku VAT) należy się obecnie Wykonawcy zgodnie z warunkami kontraktu Wartość słownie:

Przykład faktury za roboty zasadnicze wykonane w okresie rozliczeniowym Data sprzedaży: 20.01.2010 Data wystawienia: 20.01.2010 FAKTURA VAT Nr roboty zasadnicze / polecenie zmiany ORYGINAŁ / KOPIA kwalifikowana/niekwalifikowana Nazwa Kontraktu: Nr Kontraktu: Data podpisania Kontraktu : ` Sprzedawca: Nabywca: Nr konta bankowego : NIP: NIP: Zestawienie Nr: 1 Za okres: 01.12.2009-15.01.2010 (A) Wartość robót wykonanych w danym okresie netto (B) Minus spłata zaliczki (C) Całkowita kwota netto tej faktury (D) VAT ( 22 %) (E) Całkowita kwota brutto do zapłacenia w tym kategoria wydatków: roboty budowlane Wartość 7 700 000,00 7 700 000,00-7 700 000,00 1 694 000,00 9 394 000,00 9 394 000,00 oraz kategoria wydatków: działania informacyjne i promocyjne - Kwota słownie: dziewięć milionów trzysta dziewięćdziesiąt cztery tysiące 00/100 Termin płatności: 30 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego zgodnie z Warunkiem 14.7. Sprzedawca : Data: Kierownik Projektu : Data: Inżynier Kontraktu : Data: Dyrektor Oddziału : Data:

Przykład faktury za roboty wykonane w okresie rozliczeniowym na podstawie Polecenia Zmiany FAKTURA VAT Nr roboty zasadnicze / polecenie zmiany Data sprzedaży: 20.01.2010 Data wystawienia: 20.01.2010 ORYGINAŁ / KOPIA kwalifikowana/niekwalifikowana Nazwa Kontraktu: Nr Kontraktu: Data podpisania Kontraktu : ` Sprzedawca: Nabywca: Nr konta bankowego : NIP: NIP: Zestawienie Nr: 1 Za okres: 01.12.2009-15.01.2010 (A) Wartość robót wykonanych w danym okresie netto (B) Minus spłata zaliczki (C) Całkowita kwota netto tej faktury (D) VAT ( 22 % ) (E) Całkowita kwota brutto do zapłacenia w tym kategoria wydatków: roboty budowlane oraz kategoria wydatków: działania informacyjne i promocyjne Kwota słownie: sto tysiecy czterysta pięćdziesiąt jeden 96/100 Termin płatności: 30 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego zgodnie z Warunkiem 14.7. Wartość 82 337,67 82 337,67-82 337,67 18 114,29 100 451,96 100 451,96 - Sprzedawca : Data: Kierownik Projektu : Data: Inżynier Kontraktu : Data: Dyrektor Oddziału : Data:

Zalety wystawiania odrębnych faktur: 1. Możliwość szybszego poświadczania / refundacji wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność; 2. Wydatki za roboty wprowadzone na podstawie PZ/PK wymagają sprawdzenia zarówno przez beneficjenta jak i przez CUPT; 3. Proces sprawdzania dokumentacji wprowadzającej zmiany do kontraktu jest długotrwały i może powodować opóźnienia w poświadczaniu / refundacji wydatków; 4. Wydatki związane z PZ/PK stanowią niewielki % wszystkich kosztów w miesiącu rozliczeniowym.

Co pokazują dotychczasowe CUPT-owe statystyki?

Do grudnia 2010r. CUPT poświadczył wydatki w ramach VI-VIII osi priorytetowej POIiŚ w wysokości ponad 10 mld zł. Wartość poświadczonych wydatków związanych z wprowadzanymi zmianami (tj. roboty dodatkowe, uzupełniające, zamienne) wyniosły 355 ml zł dla 8 największych projektów z sektora transportu. Stanowi to ok. 3, 5 % wszystkich potwierdzonych wydatków.

W ramach projektu POIS.06.01.00-00-002/07 do grudnia 2010r. poświadczono kwotę 1 790 554 632, 95 zł, w tym 44 736 381,63 zł stanowiły wydatki związane z PZ/PK - (2, 5%), (66 kwalifikowalnych PZ/PK) Natomiast rozpatrując projekt nr POIS.06.01.00-00- 023/09 do grudnia 2010r. poświadczono kwotę 1 840 538 455,93 zł w tym wydatki związane z PZ/PK stanowiły kwotę 235 301922,95 zł (12,78%), (56 kwalifikowalnych PZ/PK). Centrum Unijnych Projektów Transportowych `

Zestawienie kwalifikowanych Zmian poświadczonych w ramach projektów VI-VIII oś POIiŚ L. p. Nr projektu Tytuł projektu Wartość poświadczonych WoP Wartość brutto poświadczonych zmian Ilość PZ/PK/Pi nż % poświadczonych zmian w odniesieniu do ogółu poświadczonych wydatków 1 2 3 4 5 6 7 1 POIS.06.01.00-00-001/07 2 POIS.06.01.00-00-002/07 3 POIS.06.01.00-00-020/09 Przebudowa drogi krajowej nr 4, na odcinku Machowa Łańcut KM 527+456,00 613+767,30 Budowa drogi ekspresowej S3, odcinek Szczecin - Gorzów Wielkopolski Przebudowa drogi ekspresowej S8 odcinek węzeł Powązkowska - węzeł Marki (ul. Piłsudskiego) 460 698 378,10 2 992 066,10 9 0,649% 1 790 654 632,95 44 786 081,63 66 2,501% 220 649 700,80 305 910,12 1 0,139% 4 POIS.06.01.00-00-022/09 5 POIS.06.01.00-00-023/09 6 POIS.07.01.00-00-009/09 7 POIS.08.02.00-00-052/09 8 POIS.08.02.00-00-054/09 Budowa autostrady A1, odcinek Pyrzowice-Maciejów-Sośnica Budowa Drogi Ekspersowej S-8 odcinek węzeł Konotopa - węzeł Powązkowska Modernizacja linii kolejowej E 65/CE 65 na odcinku Warszawa - Gdynia - obszar LCS Ciechanów Budowa obwodnicy m. Kraśnik w ciągu dróg krajowych nr 19 Suwałki - Rzeszów i nr 74 Kielce - Kraśnik Budowa obwodnicy Serocka w ciągu DK nr 61 2 351 338 739,25 54 949 203,34 15 2,337% 1 840 538 455,83 235 301 922,96 56 12,784% 140 448 019,09 6 883 281,82 12 4,901% 78 458 703,75 8 826 138,96 6 11,249% 81 726 375,21 1 048 126,23 3 1,282% suma 6 964 513 004,98 355 092 731,16 168 5,099% stan na 2010-12-20 Wartość poświadczonych WoP - ogółem Wartość brutto poświadczonych zmian 10 072 101 520,16 355 092 731,16 3,526%

Co zrobić, aby uprościć system weryfikacji i potwierdzania wydatków związanych z wprowadzanymi zmianami?

CUPT we współpracy z największym beneficjentem - Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad wypracował uproszczony system poświadczania i kontroli wydatków związanych z robotami budowlanymi wprowadzanymi na podstawie PZ/PK.

UPROSZCZENIA Zalecenia dla beneficjentów priorytetów transportowych w zakresie prowadzenia i dokumentowania weryfikacji Szczegółowych Tabel Elementów Rozliczeniowych zatwierdzone w dniu. 14.09.2010r., zmodyfikowane 14.12.2010r.

Jakie elementy składają się na system uproszczeń kontroli i certyfikacji wydatków związanych z PZ/PK?

1. Listy sprawdzające do Weryfikacji arytmetycznej i merytorycznej Tabeli Elementów Rozliczeniowych na roboty budowlane przez Beneficjenta (wykonana przed złożeniem WoP) do każdego TER oddzielnie. 2. Jeżeli beneficjent stosuje własne Listy sprawdzające, uwzględniające minimalny zakres określony we wzorze Listy sprawdzającej do weryfikacji arytmetycznej i merytorycznej Tabeli Elementów Rozliczeniowych (przeprowadzanej przez Beneficjenta przed złożeniem WoP), należy podać tytuły tych list i przesłać do CUPT wraz z pierwszym WoP, dla którego zastosowano nowy system weryfikacji dokumentacji rozliczeniowej dla robót budowlanych. Wymagana jest wcześniejsza zgoda CUPT. 3. Oświadczenie dotyczące weryfikacji szczegółowych TER. 4. Zestawienie kwalifikowalnych zmian ujętych we wniosku o płatność.

Zestawienie kwalifikowanych Zmian ujętych we wniosku o płatność Beneficjent: Nr umowy o dofinansowanie: Tytuł projektu: WoP nr: L.p. Nr Protokołu Konieczności/ Polecenia Zmiany/ Polecenia Inżyniera Data wystawienia dokumentu Treść PZ/PK Odcinek/ Wykonawca Całkowita szacunkowa wartość netto zmiany Wartość netto wprowadzonych zmian do bieżącego wniosku o płatność Wartość netto wprowadzonych zmian w bieżącym wniosku o płatność Wartość netto wprowadzonych zmian narastając o Nr faktury w bieżącym wniosku o płatność, zawierającej wydatki wprowadzone na podstawie PK/PZ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 suma Wartość netto zmiany wprowa dzonej w ramach faktury (kol. 10)

Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad korzysta z uproszczeń od września 2010r. Pozostali beneficjenci mogą stosować system uproszczeń po wcześniejszym wyrażeniu zgody przez IW (CUPT).

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Ewa Siczek Dyrektor Departamentu Zarządzania Kontakt: Centrum Unijnych Projektów Transportowych ul. Bonifraterska 17 00 203 Warszawa tel. (22) 262 05 00; fax (22) 262 05 01 e mail: cupt@cupt.gov.pl www.cupt.gov.pl