Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych w ramach kategorii Zarządzanie projektem

Transkrypt

1 FUNDUSZ UNIA EUROPEJSKA SPÓJNOŚCI Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych w ramach kategorii Zarządzanie projektem Podtytuł prezentacji Sebastian Litwiniec luty 2012, Łódź

2 Dokumenty regulujące kwalifikację wydatków w ramach kategorii Zarządzanie projektem 1. Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia r. 2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia r. 3. Zalecenia w zakresie w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia r. 4. Zalecenia nr 8/2010 dotyczące rozliczania i dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia r.

3 Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty dotyczące kategorii Zarządzanie projektem Minimalny zakres listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność stanowiący załącznik 4a do Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , określa zakres kontroli WoP dokonywanej przez IW. W części dotyczącej kategorii Zarządzanie projektem IW weryfikuje: 1. Czy poniesione wydatki były przewidziane w umowie o dofinansowanie/opisie projektu? 2. Czy skumulowane wydatki w tej kategorii nie przekraczają limitu, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? 3. W przypadku nadzoru nad robotami budowlanymi: 3.1 Jeżeli wydatek dotyczy nadzoru realizowanego w ramach odrębnego kontraktu na nadzór czy zachowano zasady związane z zapewnieniem zaplecza Inżyniera? 3.2 Jeżeli wydatek dotyczy nadzoru, który jest realizowany przez pracowników beneficjenta, czy wydatki związane z wynagrodzeniami oraz koszty wykorzystania sprzętu dla tych prac spełniają zasady obowiązujące w tym obszarze?

4 Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty związane z zarządzaniem projektem 4. W przypadku kosztów ogólnych czy załączono wiarygodną kalkulację tych kosztów lub należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologię? 5. W przypadku wydatków osobowych: 5.1 Czy załączono niezbędne dokumenty (tj. oświadczenie beneficjenta, listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia, listę płac potwierdzoną przez upoważnione osoby i dowody zapłaty)? 5.2 Czy załączono opisy stanowisk pracowników/zakresy czynności pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu, w przypadku gdy taki obowiązek nałożyła IZ/IP/IW? 5.3 Czy dokumenty te wskazują na prawidłowe zakwalifikowanie wydatku?

5 Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty związane z zarządzaniem projektem 6. W przypadku wydatków na zakup i instalację systemów informatycznych wspomagających zarządzanie i monitorowanie: 6.2 Czy nie przekroczono limitu określonego w umowie o dofinansowanie? 6.3 Czy zostały uwzględnione w wysokości odpisów amortyzacyjnych? 7. W przypadku innych wydatków związanych z realizacją projektu, ponoszonych w ramach kategorii Zarządzanie projektem czy w przypadku zadeklarowania kosztów związanych z wykorzystaniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych zakupionych lub wytworzonych na czas realizacji projektu zostały zachowane zasady określone w Sekcji Wytycznych (Środki trwałe wykorzystywane na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu)?

6 Limit wydatków dla kategorii Zarządzanie projektem Łączna kwota wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem (bez nadzoru nad robotami budowlanymi) zł + 3% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu 20% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem musi spełniać jednocześnie dwie wyżej wymienione nierówności w odniesieniu do całkowitych wydatków kwalifikowanych.

7 Zapewnienie zaplecza inżyniera nadzoru W przypadku, gdy w ramach projektu zawierany jest kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi (tzw. Kontrakt na inżyniera nadzoru), wydatki związane z zapewnieniem zaplecza Inżyniera nadzoru powinny być zamieszczone w kontraktach na nadzór a nie na roboty. Wszystkie wydatki związane z zapewnieniem lub utrzymaniem ww. wyposażenia lub sprzętu powinny zostać ujęte w wynagrodzeniu Inżyniera nadzoru. Oznacza to, że wydatki poniesione przez beneficjenta na nabycie sprzętu i wyposażenia dla Inżyniera nadzoru stanowią wydatki niekwalifikowane.

8 Przypadek zastępstwa inwestycyjnego Definicja inwestora zastępczego: 1. Inwestor zastępczy to jednostka organizacyjna działająca odpłatnie w imieniu zamawiającego i odpowiedzialna przed nim za organizację i koordynację działań wszystkich stron uczestniczących w przedsięwzięciu inwestycyjnym. 2. Inwestor zastępczy wykonuje określone (zlecone mu) czynności za inwestora na podstawie zawartej pomiędzy nimi umowy (umowa o zastępstwo inwestycyjne). 3. Umowa taka jest de facto umową o świadczenie usług, w której strony (inwestor i inwestor zastępczy) powinny celem uniknięcia ewentualnych sporów, czy wątpliwości możliwie szczegółowo określić zakres czynności, które zleceniobiorca (inwestor zastępczy) miałby wykonywać.

9 Koszty ogólne Koszty, które można przyporządkować bezpośrednio do konkretnego produktu bądź usługi. Należą do nich m.in. koszty administracyjne (opłaty czynszowe, za wynajem, za energię, ogrzewanie). Powyższe kwalifikują się do wsparcia w ramach POIiŚ jeśli: - ich kalkulacja jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją projektu - zostały one wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z uzasadnioną metodologią. Nie ma możliwości kwalifikacji kosztów związanych z amortyzacją siedziby beneficjenta oraz wydatków poniesionych na podatek od nieruchomości stanowiącej siedzibę beneficjenta.

10 Wydatki osobowe koszty wynagrodzenia (wszystkie składniki wynagrodzenia bez odpisów na ZFŚS, w momencie dokonania odpisu na ZFŚS nie jest wydatkiem), również dodatki w postaci nagród oraz premii mogą być uznane za kwalifikowane pod warunkiem, że są zgodne z Regulaminem wynagradzania Beneficjenta, opisem stanowiska pracy lub zakresem obowiązków, z którego będzie wynikał procent zaangażowania pracownika w projekt, wydatki związane z wynagrodzeniami, które nie są ponoszone przez Beneficjenta (np. stanowią wydatek ZUS) nie mogą być kwalifikowane, dopuszcza się również możliwość rozliczania czasu pracy na podstawie kart czasu pracy, Beneficjent składając wniosek o płatność uwzględniający wydatki na wynagrodzenie, powinien załączyć oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ.

11 Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu - ekspertyzy, porady prawne - usługi obce - szkolenia - audyty związane z realizacją projektu - delegacje - koszty (do wysokości odpisów amortyzacyjnych) dotyczące zakupu sprzętu komputerowego na potrzeby realizacji projektu - zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych

12 Dziękuję za uwagę Sebastian Litwiniec Główny Specjalista Departament Ochrony Klimatu tel. (+4822)