System e-zlecenia www.coig.pl
Czym jest system e-zlecenia? e-zlecenia to nowoczesny system informatyczny, który obsługuje i wspomaga procesy biznesowe zachodzące w obszarze obsługi planów i ich realizacji poprzez zlecenia zewnętrzne oraz wewnętrzne. Dzięki możliwości prowadzenia rejestru maszyn i urządzeń system umożliwia pełną kontrolę kosztów ich utrzymania, co wspomaga proces podejmowania decyzji o kolejnych wydatkach (remontach, naprawach itp.). Jest to doskonałe narzędzie do zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa (EAM). Ze względu na duże możliwości w zakresie skalowania aplikacji, może być on wykorzystywany zarówno przez firmy o prostej jak i rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Cechą charakterystyczną, która odróżnia system od innych aplikacji dostępnych na rynku, jest możliwość skonfigurowania dla każdego obsługiwanego procesu dedykowanego mechanizmu obsługi ścieżek decyzyjnych. Oprócz odwzorowania procesu obsługi dokumentów, mechanizm zapewnia doskonały kanał komunikacji pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesie. Poprzez zastosowanie takich komponentów jak lista zadań do wykonania i jej zintegrowanie z obsługiwanymi procesami, pracownik firmy dostaje doskonałe narzędzie do efektywnej pracy, które bezpośrednio wpływa na podniesienie jego wydajności. Wiedząc, iż planowanie jest jedną z najważniejszych funkcji zarządzania, system wychodzi naprzeciw oczekiwaniom Klientów dając możliwość planowania w różnych czasookresach, co pozwala na planowanie długoterminowe, krótkoterminowe jak również planowanie bieżące. Poprzez opcję tworzenia wersji planów, aplikacja pozwala na planowanie wariantowe. Przy ewentualnym wykorzystaniu zadań jako obiektu planistycznego, użytkownik może podejść do planowania poprzez cele, co znacznie ułatwia proces budowy (planowanie zależne), jaki i kontroli realizacji planu. Poprzez opisaną funkcjonalność aplikacja pozwala na tworzenie planów różnego rodzaju: PTE Plan Techniczno Ekonomiczny SOP (ang. Sales and Operations Planning) plan operacji i sprzedaży RRP (ang. Resource Requirements Planning) planowanie zapotrzebowania na zasoby MPS (ang. Master Production Schedule) główny harmonogram produkcji CRP (ang. Capacity requirements planning) planowanie zdolności produkcyjnych MRP (ang. Materials Requirements Planning) planowanie potrzeb materiałowych MRPII (ang. Manufacturing Resource Planning) planowanie zasobów produkcyjnych przez co wspiera zasadę Just-In-Time Aplikacja spełnia wszelkie standardy związane z bezpieczeństwem przechowywanych informacji wynikających z przepisów prawnych. Dostęp do niej jest realizowany poprzez przeglądarkę internetową z wykorzystaniem protokołu SSL zabezpieczonego 128 bitowym certyfikatem. System wykorzystuje zasadę jednokrotnego logowania. Technologia aplikacji jest zgodna ze światowymi trendami, a jej podstawową zaletą jest to, że Klient nie traci czasu na indywidualne instalacje na komputerach. Po przeprowadzeniu odpowiedniej konfiguracji system może bezpośrednio wymieniać informacje z aplikacjami informatycznymi wykorzystywanymi przez Klienta, a w szczególności z systemami zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Pozwala to na lepsze dostosowanie aplikacji do już istniejących procesów biznesowych. Zasady współpracy mogą być realizowane w różnych wariantach, w zależności od możliwości integracyjnych systemów eksploatowanych u klienta. e-zlecenia to możliwość skonfigurowania dla każdego obsługiwanego procesu dedykowanego mechanizmu obsługi ścieżek decyzyjnych
Przyjazny sposób wdrożenia systemu Wdrożenie aplikacji ogranicza się jedynie do konfiguracji systemu zgodnie z potrzebami Klienta. Po jej zakupie można z niej korzystać niemal natychmiastowo. Wzrost efektywności pracy będzie widoczny już w pierwszych dniach uruchomienia. Jest to zaleta, której brakuje innym rozwiązaniom tego typu, gdzie zwykle wdrożenie trwa miesiącami i wymaga zmian organizacyjnych. Poprzez zastosowanie nowoczesnych mechanizmów integracji z obsługiwanymi narzędziami informatycznymi, Klient nie ma potrzeby dokonywania zmian w organizacji swoich procesów. System może wykorzystać dotychczas stosowane w organizacji szablony dokumentów, dodatkowo oferując własne repozytorium dokumentów. Dzięki zastosowaniu szerokiego spektrum ról i uprawnień system umożliwia precyzyjne zmapowanie procesów biznesowych, co może stać się impulsem do ich dalszej optymalizacji - oczywiście z wykorzystaniem aplikacji e-zlecenia. Raporty Raporty dostarczają informacji dotyczących założeń i ich realizacji we wszystkich obszarach obsługiwanych przez system. Prognozują zdarzenia jakie mogą wystąpić w przyszłości, a także dostarczają historycznych informacji dotyczących: planu i jego realizacji, kosztów zakupu i eksploatacji maszyn, kosztów zleceń z podziałem na grupy itp. Rejestracja Ze względu na to, iż system może również działać jako samodzielne oprogramowanie, umożliwia podział poniesionych kosztów na konkretne zlecenia. Aplikacja pozwala wprowadzać faktury, pobrane materiały oraz czas pracy pracowników, dzięki czemu istnieje pełna kontrola między działaniami planowanymi, a ich realizacją.
Architektura systemu e-zlecenia Raporty Projekty Rejestracja System e-zlecenia Plan Środki produkcji Kartoteki Środki produkcji Aplikacja pozwala prowadzić rejestr maszyn i urządzeń według określonej, budowanej przez użytkownika struktury. Struktura jest drzewiasta i składa się z dowolnej ilości grup oraz typów. Każdy typ urządzenia może być rozpisany do elementów składowych. Aplikacja pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji: przyjęcia, przemieszczenia i likwidacje. Przez wszystkie operacje związane z rejestrem maszyn użytkownik prowadzony jest krok po kroku, co bardzo ułatwia pracę w systemie.
Projekty Podstawowym elementem obserwacji w aplikacji jest zadanie, a poprzez hierarchiczne powiązania zadań obserwuje się wyższy szczebel systematyki, jakim jest projekt. Zadania elementarne, będące na najniższym poziomie struktury drzewiastej, są podstawowym elementem planistycznym w procesie budowania planu. Realizacja zaplanowanych zadań odbywa się natomiast poprzez planowanie i uruchamianie wyróżnionych w ramach zadań zleceń. Poprzez zlecenia rozlicza się i obserwuje zadania, a następnie cały projekt. Wykorzystanie aplikacji w codziennej pracy służb odpowiedzialnych za tworzenie zleceń dla kontrahentów zapewnia pełną kontrolę nad przebiegiem procesu, dodatkowo eliminuje zlecenia przypadkowe, zapewniając standaryzacje stosowanych procedur oraz wpływa na podniesienie jakości stosowanej dokumentacji. Plan W aplikacji istnieje ustalona i wprowadzona do systemu struktura drzewiasta (hierarchiczna) planu, która jednak daje każdej komórce organizacyjnej możliwość wprowadzania zadań planowanych do wykonania w kolejnych okresach. Struktura projektów i zadań jest również drzewiasta, co pozwala na dowolne agregowanie zadań podstawowych w większe grupy tematyczne. Każde zadanie najniższego szczebla jest wiązane z jedną z pozycji planu, co pozwala planować konkretne zadania i przy okazji tworzyć plan według ustalonej jednolitej struktury. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych planują na tak przygotowanych zadaniach niezbędne środki do ich realizacji (materiały, usługi itp.). W trakcie okresu planowania można na bieżąco śledzić proces powstawania planu i aktywnie włączać się w jego korekty już na wczesnym etapie. Automatycznie powstaje zbiorczy plan firmy. Kartoteki Aplikacja prowadzi kartotekę kontrahentów, komórek, miejsc pracy, pracowników, materiałów, umów. Prowadzi także katalogi cenników w ujęciu dostawcy czy sortymentu.
Zalety Aplikacja przeznaczona dla małych i średnich firm oraz dużych - o rozbudowanej strukturze organizacyjnej wraz z jednostkami podległymi Wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji Proste i skuteczne mechanizmy autoryzacji użytkowników Obsługa poprzez przeglądarkę internetową Bardzo krótki czas wdrożenia Szerokie możliwości konfiguracji oraz dostosowania do indywidualnych potrzeb Klienta Odwzorowanie procesów biznesowych funkcjonujących u Klienta Wykorzystanie szablonów dokumentacji stosowanej u Klienta Korzyści płynące z wdrożenia aplikacji zapewnienie możliwości sprawowania kontroli nad realizowanym projektem, zadaniem, zleceniem; kontrola realizacji rzeczowej i finansowej projektu; kontrola harmonogramu realizacji zadań oraz weryfikacja rzeczywistej realizacji z planowaną, a także kontrola realizacji zawartych umów; tworzenie planów kroczących; przejście z planowania niezależnego, na planowanie zależne; wsparcie procesów planowania długo i krótkoterminowego, na podstawie budżetu zadań; wsparcie procesu zakupu w oparciu o długoterminowe plany materiałowe i usługowe; wsparcie procesów kontrolingowych w zakresie rozliczania i monitorowania; usprawnienie zarządzania zadaniami wchodzącymi w skład projektu oraz przyśpieszenie dostępu do wszystkich danych źródłowych jak i wynikowych; ujednolicenie komputerowej ewidencji realizacji zadań, zleceń we wszystkich komórkach organizacyjnych; Rozwiązania, które tworzą przyszłość
COIG S.A. Sprawdzony Partner COIG S.A. jest Firmą o 60-letniej tradycji informatycznej. Oferuje rozwiązania z wielu dziedzin zastosowań informatyki, od podstawowych zagadnień wspomagania zarządzania w górnictwie i innych gałęziach przemysłu, poprzez komputeryzację urzędów administracji terenowej, szpitali i przychodni aż po rozwiązania dla małych i średnich jednostek organizacyjnych. Firma posiada wieloletnie doświadczenie w oferowaniu narzędzi wspierających procesy zarządzania przedsiębiorstwem, które zaowocowało wyprodukowaniem tak kompleksowego i przyjaznego produktu jakim jest system e-zlecenia. Rozwiązania, które tworzą przyszłość
COIG S.A. ul. Mikołowska 100 40-065 Katowice tel.: +48 32 757 33 19 fax: +48 32 757 48 27 e-mail: szyk2@coig.pl www.coig.pl