REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, 2012.01.26 RIO.I.092.1.2012 Pan Andrzej Buck Dyrektor Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. C. Norwida w Zielonej Górze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 2 listopada 2011 r. do 19 grudnia 2011 r. kontrolę problemową gospodarki finansowej i zamówień publicznych Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. C. Norwida w Zielonej Górze za 2010 r. W uzasadnionych przypadkach w zakresie spraw kontynuowanych lub zaległych okres badań został rozszerzony. Kontrolą objęto wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość, sprawozdawczość, terminowość opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy, a także zamówienia publiczne. Na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu 22 grudnia 2011 r., stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
W toku kontroli księgowości Biblioteki kontrolujący stwierdził, że zapisy dokonane w księgach rachunkowych, dotyczące opłat pobieranych przez bibliotekarzy w wypożyczalniach Biblioteki, nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego, co narusza art. 24 ust. 1, w związku z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i oznacza, że w tym zakresie księgi rachunkowe nie były prowadzone rzetelnie. W skontrolowanej próbie stwierdzono, że w księgach rachunkowych Biblioteki ujmowano wpłaty od bibliotekarzy, w szczególności z tytułu niezwrócenia w terminie wypożyczonych materiałów, dotyczące wcześniejszych okresów sprawozdawczych, co stanowi naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Liczba wpłat z wcześniejszych okresów sprawozdawczych wniosła 73 na łączną wartość 1.716,50 zł. Ponadto kontrola wykazała, że operacje wpłat i wypłat środków pieniężnych z tytułu kaucji za wypożyczone z czytelni zbiory nie były ujmowane w raportach kasowych i co za tym idzie również w księgach rachunkowych Biblioteki, czym naruszono art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W skontrolowanej próbie łączna kwota wpłaconych kaucji wyniosła 1.190,00 zł. Z art. 4 ust. 5 ww. ustawy wynika, że odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą - ponosi kierownik jednostki, czyli Dyrektor Biblioteki. Z zarządzenia nr 13/2008 Dyrektora Biblioteki z dnia 24.10.2008 r. wynika, że do kasy głównej Biblioteki należy odprowadzać w dniu następnym gotówkę przekraczającą ustalone w tym zarządzeniu wartości. W żadnym z przepisów wewnętrznych nie zostały zawarte postanowienia dotyczące terminu rozliczania się bibliotekarzy z pobranych przez nich opłat poniżej kwot określonych w tym zarządzeniu, ani zasad ewidencji w księgach rachunkowych pobieranych kaucji. Powyższe ustalenia wskazują, że Dyrektor Biblioteki nie zapewnił funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, która zapewniałaby zgodność działalności z przepisami prawa, co narusza art. 69 ust. 1 pkt 3, w związku z art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn.zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez Dyrektora Biblioteki wynika, że zarządzenie nr 13/2008 z dnia 24.10.2008 r. nie figurowało wśród dokumentów zgromadzonych w Dziale Księgowości i ujawnione zostało dopiero w trakcie trwania kontroli. Dyrektor zapewnił, 2
że obecnie opracowywany jest projekt zarządzenia dostosowujący procedury postępowania, w przywołanych powyżej przypadkach, do obowiązujących przepisów. Kontrola raportów kasowych za październik 2010 r. wykazała, że raport kasowy nr 31 sporządzony został za okres od dnia 06.10.2010 r. do dnia 15.10.2010 r., mimo że raport kasowy nr 30 zamknięty został w dniu 08.10.2010 r. Łączna kwota operacji za okres od dnia 06.10.2010 r. do dnia 08.10.2010 r. ujętych na raporcie kasowym nr 31 wyniosła 1.148,00 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez księgową M. S. wynika, że raport kasowy nr 30 został zamknięty 08.10.2010 r., a w dniu 11.10.2010 r. nastąpiło przekazanie kasy nowo zatrudnionemu pracownikowi. Raport kasowy nr 31 został sporządzony przez nowego kasjera, który najprawdopodobniej popełnił pomyłkę. Kontrolującemu przedstawiono protokół przekazania kasy z dnia 11.10.2010 r. podpisany przez obu kasjerów, który potwierdza powyższe ustalenia i wyjaśnienia. Kontrola stanu druków ścisłego zarachowania oraz kontrola stanu gotówki w kasie Biblioteki nie wykazała nieprawidłowości. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2010 rok sporządzone zostało w dniu 29.03.2011 r., a więc 88 dni po dniu bilansowym (po dniu 31.12.2010 r.) z 3 dniowym opóźnieniem. Oznacza to, że księgi rachunkowe nie były prowadzone bieżąco, co narusza art. 24 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Szczegółowa analiza ww. zestawienia wykazała, że nie zawiera ono obrotów za okres sprawozdawczy, co narusza art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto sumy sald na dzień otwarcia i na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych dotyczące kont syntetycznych nie pokrywają się z odpowiednimi saldami dotyczącymi kont analitycznych (sumy sald kont analitycznych są większe niż sumy sald kont syntetycznych). Z wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego Biblioteki M. P. wynika, że ze względu na specyfikę programu stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczna była pomoc informatyka z firmy, która dostarczyła ten program. Ostateczne czynności związane z zakończeniem roku mogły być wykonane przez tego informatyka dopiero w dniu 29.03.2011 r., stąd też wynika zaistniała różnica czasowa. Sporządzając ww. zestawienie wybrano niewłaściwe opcje wydruku. Wybranie właściwych opcji wydruku pozwala na sporządzenie prawidłowego zestawienia obrotów i sald. Na potwierdzenie udzielonych wyjaśnień kontrolującemu przedstawiono zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2010 rok, sporządzone w trakcie trwania kontroli w dniu 10.11.2011 r. Zestawienie to zawiera wszystkie elementy określone w art. 18 ust. 1 ustawy 3
o rachunkowości, a sumy sald dotyczące kont analitycznych są zgodne z sumami sald dla kont syntetycznych. Kontrola bilansu, rachunku zysków i strat oraz sprawozdań Rb-N i Rb-Z Biblioteki, sporządzonych na dzień 31.12.2010 r., a także kontrola w zakresie inwentaryzacji nie wykazała nieprawidłowości. Kontrola wykazała, że plan finansowy Biblioteki na 2010 rok nie zawierał stanu należności i zobowiązań na początek i na koniec roku, ani stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku, co narusza art. 31 pkt 6 i 7, w związku z art. 30 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, która obowiązuje od dnia 01.01.2010 r. Pierwotny plan finansowy Biblioteki na 2010 rok ustalony został w 2009 roku przez poprzedniego Dyrektora Biblioteki oraz przez poprzedniego głównego księgowego Biblioteki. Do dnia 31.12.2009 r. obowiązywała ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), która nie zawierała postanowień w zakresie ujmowania w planie finansowym stanu należności i zobowiązań na początek i na koniec roku, ani stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. Plan finansowy Biblioteki na 2010 rok ustalony został na nowo z dniem 30.06.2010 r. ( korekta planu finansowego na 2010 rok ), w związku ze zmianą wysokości przyznanych dotacji. Nowy plan podpisany został przez obecnego Dyrektora Biblioteki oraz przez M. P. obecnego głównego księgowego Biblioteki, która pełniła wówczas obowiązki głównego księgowego Biblioteki. Nowo ustalony plan nie zawierał ww. wymaganych wielkości. Z wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego wynika, że sporządzając korektę planu w trakcie 2010 r. kierowano się art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.). Od 01.01.2012 r., na podstawie art. 1 pkt 19 ustawy z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 207, poz. 1230), wszedł w życie art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej w brzmieniu: Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Zobowiązania wymagalne Biblioteki z tytułu dostaw towarów i usług na koniec 2010 roku wynosiły 148.016,25 zł. Niedokonanie przez Bibliotekę wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 4
Z art. 53 ww. ustawy wynika, że za całość gospodarki finansowej odpowiedzialny jest kierownik jednostki sektora finansów publicznych, czyli Dyrektor Biblioteki. Powyższe ustalenia wskazują, że Dyrektor Biblioteki nie zapewnił funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, która zapewniałaby zgodność działalności z przepisami prawa, co narusza art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W złożonych wyjaśnieniach, jako przyczyny powyższych nieprawidłowości, Dyrektor Biblioteki wskazał zwiększony zakres zadań i ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z remontem elewacji i wymianą instalacji c.o. w budynku biblioteki. Zaznaczyć jednak należy, że ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych obowiązuje od dnia 01.01.2010 r. i do każdej zmiany planu finansowego Biblioteki dokonanej po dniu 31.12.2009 r. należało stosować jej przepisy, a właściwie zorganizowana kontrola zarządcza powinna zapewniać realizację celów i zadań jednostki, w tym również zachowanie przez Bibliotekę płynności finansowej oraz terminowe regulowanie zaciągniętych przez nią zobowiązań. Kontrola terminowości opłacania przez Bibliotekę składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy oraz kontrola w zakresie zamówień publicznych, nie wykazała nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych Biblioteki, stosownie do art. 24 ust. 1, w związku z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), w szczególności w zakresie dat operacji dotyczących opłat pobieranych przez bibliotekarzy w wypożyczalniach Biblioteki. 2. Wprowadzanie zdarzeń do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiły, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3. Prawidłowe sporządzanie raportów kasowych, w szczególności poprzez podawanie zgodnego ze stanem faktycznym okresu objętego danym raportem kasowym. 4. Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych, stosownie do art. 24 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności poprzez sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za dany rok nie później niż 85 dni po dniu bilansowym. 5
5. Sporządzanie zestawień obrotów i sald księgi głównej zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności zawieranie w nich obrotów za okres sprawozdawczy. 6. Sporządzanie planu finansowego Biblioteki z uwzględnieniem art. 31 pkt 6 i 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zgodnie z, obowiązującym od 01.01.2012 r., art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.). 7. Dokonywanie wydatków w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 8. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, która zapewniałaby zgodność działalności z przepisami prawa, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności w zakresie gospodarki kasowej, sporządzania planu finansowego Biblioteki oraz terminowego regulowania zobowiązań Biblioteki. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złożenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Sejmik Województwa Lubuskiego, 2. Zarząd Województwa Lubuskiego, 3. Rada Miasta Zielona Góra, 4. Prezydent Miasta Zielona Góra, 6
5. aa. 7