Toruń, dnia 07.07.2015 r. Zamawiający: Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny 2 87-100 Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego zaprasza do składania ofert na opracowanie tożsamości marki regionu kujawsko-pomorskiego wraz z programem działań marketingowych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 5.5 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 (RPO WK-P) oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko- Pomorskiego. 1. Przedmiot zlecenia Przedmiotem zlecenia jest opracowanie tożsamości marki regionu kujawskopomorskiego wraz z programem działań marketingowych zawierających podstawowe elementy systemu zarządzania marką tj.: a) dokumentu zawierającego założenia strategii marki regionu kujawsko-pomorskiego (synteza tożsamości marki, zdefiniowanie korzyści oraz długookresowe wytyczne strategiczne dot. budowy marki) - założenia strategii marki regionu kujawskopomorskiego należy rozumieć jako zestaw wytycznych strategicznych, obejmujących w szczególności całościową syntezę tożsamości marki, na bazie których możliwe będzie zaprojektowanie programu działań marketingowych służących budowie i promocji marki regionu. b) dokumentu określającego program działań związanych z kreacją i promocją marki regionu kujawsko-pomorskiego do roku 2020, zawierający również kluczowe elementy systemu zarządzania marką. Niniejszy dokument powinien m.in. zawierać: określenie celów strategicznych programu działań marketingowych wdrażających markę kujawsko-pomorskiego w perspektywie do roku 2020 oraz powiązanych z nimi celów operacyjnych na lata 2016-2017; zdefiniowanie struktury przedsięwzięć marketingowych do roku 2020: podział na zadania i projekty, z przypisanymi budżetami ramowymi; szczegółową charakterystykę projektów promocyjnych na lata 2016-2017, z określeniem planów rzeczowo-finansowych oraz powiązaniem projektów z syntezą tożsamości marki kujawsko-pomorskiego (w szczególności z grupami docelowymi, wartościami i cechami osobowości marki); określenie głównych założeń systemu zarządzania marką regionu.
2. Zlecenie powinno zostać zrealizowane do dnia 30 listopada 2015 r., z wyjątkiem działań opisanych w punkcie 1a) oraz 3f), które powinny zostać zrealizowane do dnia 15 października br. 3. Wykonanie przedmiotu zlecenia powinno uwzględnić m.in. realizację następujących działań tj. wykonanie badań (pierwotnych i wtórnych) oraz niezbędnych analiz, czyli: a) analiza materiałów wtórnych, dokumentów związanych bezpośrednio lub pośrednio z budowaniem marki regionu kujawsko-pomorskiego (w tym strategicznych dokumentów programowych w szczególności Strategii Rozwoju Województwa Kujawsko-Pomorskiego Plan Modernizacji 2020+, dostępnych opracowań i materiałów informacyjnych, raportów z badań i analiz i innych), a także dokumentów innych województw związanych z polityką komunikacji i promocji; b) identyfikacji tożsamości marki regionu, określenia insightów grup docelowych, wartości, cech osobowości i esencji marki, deklaracji jej pozycjonowania i take-outów w strategicznych grupach docelowych marki; c) realizacji cyklu warsztatów dla interesariuszy kluczowych z punktu widzenia budowania i wdrażania marki kujawsko-pomorskiego (przygotowanie materiałów dla uczestników). Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą zaprosi uczestników i pokryje koszty organizacji warsztatów tj. koszty zaproszeń, wynajęcia sali i cateringu dla uczestników; d) badanie eksperckie z zastosowaniem indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI); e) opracowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz kryteriów oceny ofert dla potrzeb zlecenia przez Zamawiającego odrębnego badania dotyczącego głównych wątków wizerunku województwa w krajowej opinii (lub innego badania o podobnym zakresie zaproponowanego przez Wykonawcę) Wyniki badania będą mogły zostać wykorzystane przez Wykonawcę do realizacji zlecenia. Wykonawca zobowiązuje się do pomocy w przygotowaniu merytorycznym założeń takiego badania (brief badawczy adresowany do potencjalnych wykonawców badania oraz pomoc w odbiorze zlecenia a w szczególności zadaniem Wykonawcy będzie: opiniowanie dokumentacji, doradztwo przy opracowaniu warunków udziału w postępowaniu oraz wyrażanie opinii co do spełniania tych warunków przez wykonawców, analiza i opiniowanie ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, wydawanie pisemnych opinii na żądanie Zamawiającego, opiniowanie kolejnych etapów realizacji umowy oraz ostatecznej wersji przedmiotu zlecenia, opiniowanie i ocena efektów pracy podmiotu, któremu Zamawiający udzieli zlecenia, uczestnictwo w wybranych spotkaniach z Zamawiającym oraz podmiotem realizującym zamówienie maksymalnie jedno spotkanie oraz nielimitowane konsultacje telefoniczne i emailowe). Wyniki badania powinny zostać wykorzystane przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zlecenia. f) opracowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz kryteriów oceny ofert na potrzebę zlecenia przez Zamawiającego logo i systemu identyfikacji wizualnej uwzględniającego założenia strategii marki regionu. Zlecenie będzie obejmowało również przeprowadzenie badań na grupach docelowych. W szczególności zadaniem Wykonawcy będzie: opiniowanie dokumentacji, doradztwo przy opracowaniu warunków udziału w postępowaniu oraz wyrażanie opinii co do spełniania tych
warunków przez wykonawców, analiza i opiniowanie ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, wydawanie pisemnych opinii na żądanie Zamawiającego, opiniowanie kolejnych etapów realizacji umowy oraz ostatecznej wersji przedmiotu zlecenia, opiniowanie i ocena efektów pracy podmiotu, któremu Zamawiający udzieli zlecenia, uczestnictwo w wybranych spotkaniach z Zamawiającym oraz podmiotem realizującym zamówienie maksymalnie jedno spotkanie oraz nielimitowane konsultacje telefoniczne i emailowe. g) udział co najmniej dwóch przedstawicieli Wykonawcy w zorganizowanych przez Zamawiającego czterech publicznych prezentacjach strategii marki regionu kujawskopomorskiego wraz z programem działań marketingowych. Prezentacja będą odbywały się na terenie województwa kujawsko-pomorskiego, w terminach ustalonych przez Zamawiającego; h) opracowanie graficzne przygotowanych dokumentów (projekt graficzny, skład, korekta, adjustacja) wykonanie wydruku 10 egz. raportu końcowego w formie publikacji w standardzie ustalonym z Zamawiającym. i) opracowanie materiałów do broszury zawierającej skrócony opis strategii tekstów w języku polskim i angielskim (tekst skonsultowany z native speakerem). Tekst powinien być napisany językiem zrozumiałym dla szerokiego grona odbiorców. Broszura powinna zawierać wykresy, mapy, ewentualnie zdjęcia i być opracowana graficznie w formie umożliwiającej jej publikację bez dodatkowych korekt. Publikacja ma zachęcić do lektury całego dokumentu. Wykonawca przekaże plik graficzny umożliwiający Zlecenie Zamawiającemu wydruku obu wersji językowych publikacji i ich edycję. 4. Wymagania ogólne: Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Warunki udziału w postępowaniu: Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zlecenia jest wykazanie, że składający ofertę ma w swoim zespole lub zatrudni do realizacji zlecenia łącznie: - co najmniej jedną osobę posiadającą co najmniej stopień naukowy doktora habiltowanego, której działalność naukowa i badawcza jest związana z marketingiem miejsc i brandingiem oraz posiadająca doświadczenie w realizacji podobnych zleceń dla podmiotów z sektora finansów publicznych; - oraz co najmniej jedną osobę posiadającą minimum siedmioletnie doświadczenie w działalności doradczej i szkoleniowej związanej z marketingiem terytorialnym, brandingiem miejsc oraz posiadającą doświadczenie w realizacji podobnych zleceń dla podmiotów z sektora finansów publicznych. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki wykonawca spełnił. Nie spełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania.
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów/osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Zamawiający dopuszcza powierzenie poszczególnych elementów zamówienia podwykonawcom. Podwykonawcom tym nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie skierowane do Zamawiającego. Odpowiedzialność za należyte wykonanie Zamówienia spoczywa wyłącznie na Wykonawcy. Zamawiający może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dotyczących przedstawionych przez Wykonawców dokumentów. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum). W takim przypadku ich oferta musi spełniać następujące wymagania: oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. Umocowanie może wynikać z treści umowy konsorcjum lub zostać przedłożone oddzielnie wraz z ofertą. Uwaga: treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania. 6. Oferta powinna zawierać: podpisaną przez oferenta ofertę cenową wraz z oświadczeniem dotyczącym terminu jej obowiązywania (30 dni), wskazaną liczbę dni jaka jest niezbędna do realizacji zlecenia, opracowaną koncepcję realizacji zlecenia opis doświadczenia oferenta wraz z dokumentami potwierdzającymi to doświadczenie, wykaz osób zatrudnionych do realizacji zlecenia wraz z niezbędnym opisem kwalifikacji oraz zgodami dotyczącymi dyspozycji na rzecz realizacji zlecenia. harmonogram prac. 7. Szczegółowe wytyczne dla Wykonawcy związane z realizacją zlecenia: a) dla potrzeb postępowania Wykonawca powinien przygotować koncepcję zawierającą opis celów i metodologii, która ma zostać wykorzystana w realizacji zlecenia. Koncepcja powinna uwzględniać założenia opisane w pkt 1 i 2. Wykonawca powinien przedstawić spójną i czytelną koncepcję działań:
założenia badawcze zawierające elementy diagnozy sytuacji wyjściowej, uzasadnienie realizacji badania oraz logikę badania, metodologię badawczą zawierającą krótki opis proponowanych metod, technik i narzędzi badawczych z uzasadnieniem przyjęcia ich do badania, propozycja próby badawczej wraz z uzasadnieniem, opis wystąpienia możliwych barier i trudności w realizacji zlecenia, opis instrumentów zapewniających o rzetelności prowadzonych badań, sposób organizacji procesu realizacji zlecenia wraz z harmonogramem prac. Koncepcja powinna zawierać harmonogram prac nad badaniem, który będzie uwzględniał odpowiedni czas na konsultacje poszczególnych etapów realizacji zlecenia z Zamawiającym. b) przekazywanie Zamawiającemu udokumentowanych danych pierwotnych (np. transkrypcji wywiadów, wypełnionych ankiet itp.) otrzymywanych w procesie badawczym. c) Obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji badania oraz współpracy z Zamawiającym: przestrzeganie harmonogramu prac z uwzględnieniem czasu dla Zamawiającego na konsultacje poszczególnych etapów realizacji zlecenia, pozostawanie w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania odpowiednio do potrzeb (nie mniej niż dwa), kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną, wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych), informowanie o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania, sporządzanie cotygodniowego krótkiego raportu o stanie prac i przesyłanie go drogą elektroniczną do Zamawiającego, d) stworzenie możliwości wykorzystania wizerunku osób (co najmniej dwóch osób) biorących udział w realizacji zlecania dla potrzeb działań informacyjnych organizowanych przez Zamawiającego w celu wdrożenia strategii marki. W tym udziału w jednym programie telewizyjnym i jednym programie radiowym realizowanych na terenie województwa kujawsko-pomorskiego. 8. Opis kryteriów oceny: 1) Cena 40% maksymalnie 40 pkt, 2) Doświadczenie 30% maksymalnie 30 pkt, 3) Koncepcja 18% - maksymalnie 18 pkt, 4) Organizacja procesu realizacji zlecenia 12% - maksymalnie 12 pkt, Ocena zostanie wykonana w następujący sposób: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt): 1. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena brutto oferty najtańszej ------------------------------------ x100 x 40% (waga kryterium) = ilość punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. 2. Punkty za kryterium doświadczenie, będą przyznane za: opracowanie co najmniej jednej strategii marki dla jednego województw w Polsce 14 pkt, opracowanie co najmniej jednej strategii marki innego obszaru terytorialnego o funkcji turystycznej lub gospodarczej w 8 pkt, opracowanie co najmniej jednej strategii marki dla miasta o liczbie mieszkańców powyżej 400 tys. 1 za każdą, maksymalnie 5 pkt, opracowanie co najmniej jednej strategii marki dla miasta o liczbie mieszkańców powyżej 200 tys. 1 pkt. za każdą, maksymalnie 3 pkt. Ocena będzie stanowiła sumę punktów za każdy element. Łącznie za powyższe kryterium można otrzymać maksymalnie 30 pkt. Liczba mieszkańców wg. danych GUS za 2013 rok. 3. W ramach kryterium koncepcja, oceniane będą następujące elementy: czy koncepcja zawiera wszystkie elementy opisane w opisie zamówienia tak 6 pkt, nie 0 pkt, czy informacje i dane zawarte w koncepcji są wolne od błędów rzeczowych i logicznych tak 4 pkt, nie 0 pkt, czy zaproponowane założenia i metodologia są odpowiednio dobrane do przedmiotu zlecenia tak 8 pkt, nie 0 pkt. Łącznie za powyższe kryterium można otrzymać maksymalnie 18 pkt. 4. W ramach kryterium organizacja procesu realizacji zlecenia, oceniane będą następujące elementy: czy został przedstawiony harmonogram w rozbiciu na tygodnie tak 4 pkt, nie 0 pkt, czy Wykonawca rozplanował zadania w harmonogramie poprzez przedstawienie czytelnego podziału zadań wraz z ich podziałem między członków zespołu tak 4 pkt, nie 0 pkt, czy uwzględniono szczegółowe propozycje sposobu współpracy z Zamawiającym (uwzględnienie kluczowych momentów w procesie opracowania strategii) tak 4 pkt, nie 0 pkt. Łącznie za powyższe kryterium można otrzymać maksymalnie 12 pkt.
5. Punkty za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. a) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oferty. b) W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma tę samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Ilości punktów za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. c) Zamawiający poprawia oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek w szczególności w następujący sposób: - w przypadku mnożenia cen jednostkowych i liczby jednostek miar: jeżeli obliczona cena nie odpowiada iloczynowi ceny jednostkowej oraz liczby jednostek miar, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar oraz cenę jednostkową, jeżeli cenę jednostkową podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar i ten zapis ceny jednostkowej, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny; - w przypadku sumowania cen za poszczególne części zamówienia: jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen za części zamówienia, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za części zamówienia, jeżeli cenę za część zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano ten zapis, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny, jeżeli ani cena za część zamówienia podana liczbą, ani podana słownie nie odpowiadają obliczonej cenie, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za część zamówienia wyrażone słownie; - w przypadku oferty z ceną określoną za cały przedmiot zamówienia albo jego część (cena ryczałtowa): przyjmuje się, że prawidłowo podano cenę ryczałtową bez względu na sposób jej obliczenia, jeżeli cena ryczałtowa podana liczbą nie odpowiada cenie ryczałtowej podanej słownie, przyjmuje się za prawidłową cenę ryczałtową podaną słownie, jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen ryczałtowych, przyjmuje się, że prawidłowo podano poszczególne ceny ryczałtowe. c) Zamawiający może poprawić w inny niż wskazany w pkt 8 ust. 5 sposób oczywiste omyłki rachunkowe jeżeli błąd w obliczeniu ceny jest oczywisty i sposób jego poprawienia nie budzi wątpliwości. d) Brak w ofercie Wykonawcy określonych elementów podlegających ocenie w zakresie pozacenowych kryteriów oceny oferty skutkuje nie przyznaniem jej punktów w tym zakresie.
9. Forma płatności i finansowanie: a) Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, NIP 956-19-69-536 oraz protokołu zdawczo-odbiorczego., Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. b) Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach w ramach działania 5.5 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 (RPO WK-P) oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego. c) Istnieje możliwość realizacji przedmiotu zamówienia etapami, a w związku z tym wynagrodzenie będzie wypłacane w transzach. 10. Termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: j.araszewicz@kujawskopomorskie.pl do dnia 14 lipca 2015 r. do godziny 12:00. Oferty przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane. 11. Informacje dodatkowe: a) Informacja o wyborze Zleceniobiorcy zostanie przekazana mailowo. b) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny.