Wyliczenie rzeczywistych kosztów tworzenia i zarządzania planami ciągłości działania 6 aspektów, które należy wziąć pod uwagę wyliczając koszty programu BCM * na podstawie: Calculating the True Costs of Business Continuity Management Plans, Mary Sue Critchlow
Minusy podejścia DIY ( zrób to sam ) Gdy pojawia się potrzeba ulepszenia BCM, często odbywa się to w oparciu o przestarzałe rozwiązania. Wiele osób zajmujących się BCM w firmach nadal używa arkuszy kalkulacyjnych czy MS Word w celu tworzenia szablonów, planów i programu. Często wykorzystywane są posiadane systemy firmowe, które jednak są nieelastyczne, ograniczone funkcyjnie i nie służą współpracy. Obydwa z tych podejść DIY nie odpowiadają nowoczesnym standardom dla zarządzania procesami biznesowymi i może się przyczynić do zwiększenia ryzyka utraty zysku, naruszenia regulacji i utraty reputacji. Na szczęście organizacje coraz częściej mogą się wspomóc nowoczesnymi, działającymi w chmurze rozwiązaniami, które automatyzują wiele zadań dotąd wykonywanych ręcznie. Te rozwiązania SaaS nie wymagają długotrwałego wdrażania czy fachowej wiedzy IT. Są one jednak intuicyjne, modułowe, kompleksowe i ułatwiają szybkie zwiększenie efektywności - dodatkowo redukują koszty. Niniejsza prezentacja stanowi narzędzie umożliwiające wyliczenie rzeczywistych kosztów przygotowania iż zarządzania planami porównując tradycyjne metody BCM z nowoczesnymi systemami. DIY nie odpowiada nowoczesnym standardom dla zarządzania procesami biznesowymi i może się przyczynić do zwiększenia ryzyka utraty zysku, naruszenia regulacji i utraty reputacji.
Tworzenie i zarządzanie planami Pierwszym krokiem każdego systemu jest przygotowanie solidnego programu składającego się z ładu organizacyjnego, polityki i metodologii planowania angażując kierownictwo. Gdy już to nastąpi to można przystąpić do tworzenia planów. Ogólne koszty tego procesu są jednak wyższe w przypadku DIY. Arkusz kalkulacyjny dołączony do niniejszej prezentacji pozwala porównać zasoby konieczne zarówno dla DIY jak i nowoczesnych systemów odpowiadających wymaganiom w zakresie budowy i zarządzania. Koszty całkowite Porównując DIY z nowoczesnymi systemami BCM, całkowite koszty posiadania odnoszą się w szczególności do dwóch istotnych obszarów BC: Tworzenie metodologii: Zdefiniowanie metodologii jest szczególnie istotnym zadaniem. W przypadku, gdy czyni się to samemu proces ten zaczyna się bardzo często od całkowitego zera i jest to zazwyczaj proces bardzo trudny. Dla kontrastu, nowoczesne systemy BCM oferują gotową metodykę, szablony i narzędzia, które nakierowują na kolejne kroki i przyśpieszają implementacje. Zarządzania przeglądami: Plany z obszaru ciągłości działania muszą szybko reagować na zmiany organizacji i jej otoczenia. Posiadane aplikacje mogą automatycznie utrzymywać aktualność planów w obliczu szybkich technologicznych zmian lub zmian biznesowych. W konsekwencji nie jest konieczne ręczne przeglądanie aktualizowanie planów za każdym razem. Większość organizacji uświadamia sobie, iż systemy BCM wiążą się ze zdecydowanie niższymi kosztami posiadania. Wypełnienie określonych pól na załączonym arkuszu kalkulacyjnym pozwoli wyliczyć potencjalne oszczędności związane z wykorzystaniem systemów BCM. Całkowite koszty posiadania stanowią ocenę technologii informatycznych i innych kosztów pojawiających się w czasie
Arkusz kalkulacyjny kosztów rozwoju platformy BCM Rozwój metody planowania od zera pochłania zazwyczaj do 18 miesięcy w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat Ilość pracowników Czas przygotowania (w miesiącach) = pracownicy & czas Wynagrodzenie 7 000zł = Zasoby finansowe (koszty stałe) Pracownicy & czas x koszty stałe Całkowite koszty wewnętrzne Całkowite koszty budowy firmowej platformy BCM
Zestawienie porównawcze kosztów nowoczesnego systemu BCM Nowoczesny system BCM zawiera podstawowe narzędzie planowania z częściowo określonymi i wstawionymi polami, co ukierunkowuje i skraca proces tworzenia metodologii 1 osoba x 3 miesiące x 7000/miesiąc = 21000zł Koszty nowoczesnego systemu BCM = 80000zł Całkowite koszty wewnętrzne - Koszty nowoczesnego systemu BCM Potencjalne oszczędności
Roczne zarządzanie planami & Ulepszenia systemu Szczególnie istotne jest ciągłe zarządzanie i ulepszanie planów, lecz wymaga to znacznych pokładów pracy, gdy dokonuje się aktualizacji ręcznie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych czy MS word. Nawet w przypadku używania aplikacji własnych nie jest możliwe zapewnienie, że aktualizacja (zazwyczaj coroczna) będzie kompletna i efektywna, zwłaszcza gdy dane pochodzą z wielu systemów. Z drugiej strony nowoczesne systemy BCM znacząco redukują nakład pracy związany z zarządzaniem planami. Oferują one nawet automatyczne i ciągłe zwiększenie doświadczenia użytkowników i wydajności systemu. Ma to miejsce w następujący sposób: 1. Wykorzystywanie różnych baz danych: Nowoczesne systemy BCM automatycznie aktualizują plany po zmianach dokonanych w samym systemie i innych powiązanych systemach. W przypadku podejścia DIY użytkownik musi wyszukać i ręcznie zmienić wszystkie pola, które uległy zmianie. 2. Wykorzystanie alertów i przewodnika: Nowoczesne systemy BCM powiadamiają i ukierunkowują użytkowników również innych niż tych odpowiedzialnych bezpośrednio za BCM, po to aby szybciej i łatwiej przeprowadzić aktualizację, dzięki czemu plany są lepsze i bardziej odpowiadają obecnej rzeczywistości. 3. Automatyczna aktualizacja: Nowoczesne systemy BCM często działają w chmurze, gdzie zarządzanie i aktualizacja przebiega automatycznie, dzięki czemu nie dział IT nie musi być zaangażowany w dodatkowe działania. 4. Modułowa budowa: Zmiany organizacji i jej otoczenia następują szybciej niż to miało miejsce wcześniej, zaś systemy DIY charakteryzują się często ograniczoną skalowalnością i małą zwinnością. Wypełnienie określonych pól na załączonym arkuszu kalkulacyjnym pozwoli wyliczyć potencjalne oszczędności związane z wykorzystaniem systemów BCM. Nowoczesne systemy BCM są zbudowane modułowo, co umożliwia dodania kolejnych modułów, jak tylko organizacja będzie ich potrzebować
Arkusz kalkulacyjny kosztów rocznego zarządzania & ulepszenia systemu Funkcjonalność i fachowość, które stanowią standard w nowoczesnych systemach BCM pozwalają obniżyć koszty rocznego utrzymania planów i zwiększyć doświadczenie użytkowników bez zaangażowania dodatkowych wewnętrznych zasobów. Ilość pracowników Czas przygotowania (w miesiącach) = pracownicy & czas Wynagrodzenie = Zasoby finansowe (koszty stałe) Pracownicy& czas x koszty stałe Całkowite koszty wewnętrzne Całkowite koszty budowy firmowej platformy BCM
Zestawienie porównawcze kosztów nowoczesnego systemu BCM Nowoczesny system BCM działają w modelu SaaS i dlatego ich zarządzanie i ulepszenie wliczone jest w w licencje, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez organizację. 1 osoba x 3 miesiące x 7000/miesiąc = 21000 Koszty nowoczesnego systemu BCM = 40000 Całkowite koszty wewnętrzne - Koszty nowoczesnego systemu BCM Potencjalne oszczędności
Szkolenie administratorów & użytkowników Największym wyzwaniem dla zarządzających ciągłością działania jest przeszkolenie użytkowników końcowych, zarówno w obszarze ciągłości działania jak również używania narzędzi BCM. Wykorzystywane w nowoczesnych systemach BCM szablony pozwalają zredukować koszty szkoleń, ponieważ szkolenie może być skoncentrowane i dostosowane do doświadczenia i funkcji użytkownika. Zestawienie kosztów dla DIY: Szkolenie administratorów x 3 000 = x = Ilość dni Koszt trenera /dzień Koszt szkolenia Liczba pracowników Koszt całkowity Zestawienie kosztów dla DIY: Szkolenie użytkowników x 3 000 = x = Ilość dni Koszt trenera /dzień Koszt szkolenia Liczba pracowników Koszt całkowity Zestawienie kosztów systemu BCM: Szkolenie administratorów & użytkowników x 3 000 = x = Ilość dni Koszt trenera /dzień Koszt szkolenia Liczba pracowników Koszt całkowity
Analiza ryzyka & pozyskanie informacji Ręczne pozyskiwanie informacji z różnych systemów używając e-mail, telefonu czy spotkań bezpośrednich spotkań wiąże się ze znacznymi nakładami pracy i jest podatne na błędy. Bardzo istotne jest odpowiednie zaangażowanie i współpraca, które są niezbędne do zdefiniowania ryzyka. Można więc powiedzieć, że używanie zautomatyzowanych narzędzi pozyskiwania informacji umożliwia zredukowanie nakładów i kosztów o 75% - przy jednoczesnym zapewnieniu kompleksowości i usystematyzowania. Poniżej wskazano przykład pozyskania informacji z 10 źródeł. Używając zautomatyzowanych narzędzi pozyskiwania informacji możliwe jest zredukowanie nakładów i kosztów o 75% Zestawienie kosztów dla DIY: Analiza ryzyka & pozyskanie informacji 10 x 3 x 2 x 500 = Ilość źródeł Spotkanie lub Ilość/rok Koszt dniówki Koszt całkowity kontakt/dzień Zestawienie kosztów systemu BCM: Analiza ryzyka & pozyskanie informacji x 25 = Koszt całkowity Efektywność Całkowity koszt zautomatyzowania
Tworzenie planów & Zarządzanie zmianami W obecnych szybko zmieniających się warunkach wirtualizacja, aplikacje HR, środowisko IT ciągle się zmieniają, a program BC musi za nimi nadążać. Ręczne aktualizowanie planów używając standardowego importowania jest kosztowne, narażone na wystąpienie pomyłek i wymaga specjalistycznych umiejętności technicznych. W przeciwieństwie do tego nowoczesne systemy BCM używają predefiniowanych systemów integracji danych, co umożliwia automatyczne zarządzanie zmianami bazując na ponad 80 typach baz danych. Zestawienie kosztów: Synchronizacja danych DIY System BCM Ilość pracowników 10 000 + 10 000 + Ilość dostawców 250 + 250 + Ilość wyposażenia (szt.) 15 000 + 15 000 + Ilość zasobów 10 000 = 10 000 = Całkowita ilość do zaimportowania 35 250 / 35 250 / Ilość rekordów/godzina 30 = 20 000 = Ilość godzin (wprow. danych.) 1 175 x 1,75 x Koszt pracy/godzina 50 zł = 100 zł = Całkowity koszt wprow. Danych 58 750 zł 175 zł Co daje automatyczne zarządzanie zmianami? Działające w chmurze systemy funkcjonują w sposób ciągły i współdziałają z różnymi firmowymi systemami baz danych (np. SAP, Oracle DB, etc.). W rezultacie czego aktualizacje przebiegają szybciej a dane są zawsze odpowiednie.
Automatyczne narzędzie wprowadzania danych Mierzenie ryzyka i wpływu na biznes Planowanie Alerty i powiadomienia Odpowiedź na incydent Raportowanie Spełnienie wymagań i regulacji Nowoczesny system BCM
Tworzenie raportów Tworzenie raportów może się okazać bardzo kosztowne, gdy wykorzystuje się pracowników. Co gorsza, te koszty mogą wzrosnąć jeśli zwiększy się liczba tworzonych i wykorzystywanych w organizacji danych. Biorąc to pod uwagę, przeszkolenie pracowników z obsługi narzędzia do generowania danych może potrwać do kilku miesięcy. Do tego należy doliczyć sam czas poświęcony na tworzenie i generowanie raportów. W przeciwieństwie do tego nowoczesne systemy BCM posiadają wbudowane opcje raportowania, które mogą być używane bez specjalistycznego przeszkolenia, dzięki czemu pracownicy mogą wyszukiwać i sortować dane oraz tworzyć raporty w ciągu tylko kilku minut. Zestawienie kosztów dla DIY: Tworzenie raportów 2 miesiące x Ilość pracowników x Wynagrodzenie/miesiąc = Zestawienie kosztów dla systemu BCM: Tworzenie raportów Brak kosztów. Raportowanie i funkcje ad-hoc wbudowane w systemie.
Zestawienie kosztów przeprowadzenia audytu Wewnętrzni audytorzy Przykład Obliczenie własne Ilość audytorów 4 % czasu poświęcone na przegląd planów x 10% x 10% Wynagrodzenie/audytor x 70 000/rok= x 50% = Potencjalne całkowite oszczędności 14 000zł Zewnętrzni audytorzy Przykład Obliczenie własne Ilość audytorów 2 Czas poświęcony na przegląd planów x 20 dni x 20 dni Wynagrodzenie/audytor /dzień x 3 000 x 3 000 Koszt audytorów 120 000zł Czas zaoszczędzony dzięki automatycznemu narzędziu x 50% = x 50% = Potencjalne całkowite oszczędności 60 000 zł Koszty podróży 15 000 zł Czas zaoszczędzony dzięki automatycznemu narzędziu x 50% = x 50% = Potencjalne całkowite oszczędności 67 500 zł Zaangażowanie pracowników Przykład Obliczenie własne Czas poświęcony dla audytorów/dzień 43 godziny Koszt pracy pracownika/godzina x 50zł x 10% Liczba dni x 40 dni x 40 dni Audyt Wiele organizacja wymaga przeprowadzania systematycznych audytów programów BCM. Jak dużo czasu poświęcane jest na przygotowanie papierowych raportów dla audytorów i w jaki sposób mogłoby to zostać zautomatyzowane? Czas zaoszczędzony dzięki automatycznemu narzędziu x 50% = x 50% = Potencjalne całkowite oszczędności 3 000zł
Podsumowanie: zestawienie kosztów Rozważonych zostało 6 aspektów związanych z budową, zarządzaniem i efektywnością planów BCM. W dalszym kroku zademonstrowane zostanie zestawienie kosztów programu BCM porównując podejście DIY i wykorzystanie nowoczesnego systemu BCM. Zakładane koszty DIY System BCM Tworzenie i zarządzanie planami 140 000 zł* 80 000 zł Roczne zarządzanie planami & Ulepszenia systemu 77 000 zł 40 000 zł Szkolenie administratorów & użytkowników 240 000 zł 0 zł Analiza ryzyka & pozyskanie informacji 30 000 zł 7 500 zł Tworzenie planów & Zarządzanie zmianami 58 750 zł 176 zł Tworzenie raportów 14 000 zł 0 zł Koszt całkowity 559 750 zł 1 27 676 zł 2 osoby x 10 miesięcy x 7 000zł/miesiąc ** 10 zasobów PBSG Sp. z o.o. ul. Szyperska 14 61-754 Poznań T: 61 826 11 52 F: 61 845 01 87 E: firma@pbsg.pl www.pbsg.pl www.pbsg.pl/project/sungard Niniejsze wyliczenie wykazało, iż koszty wykorzystania systemu BCM stanowią wyłącznie ok. ¼ kosztów związanego z podejściem DIY i to bez potencjalnych kosztów związanych nieefektywnością utworzonych planów (w ramach DIY). Obecnie, gdy możliwe jest zastosowanie zautomatyzowanych systemów BCM należy rozważyć koszty oraz korzyści związane z poprawą efektywności. Czy zapewnienie ciągłości jest celem bezwarunkowym? Jeśli tak, czy nie istnieje powód, aby skorzystać z najlepszego narzędzia do przeciwdziałania zakłóceniom działania? Nowoczesne systemy BCM umożliwiają sprostać tym wyzwaniom.