DTextra System Zarządzania Dokumentami 2012 1 S t r o n a
Spis treści Wstęp... 4 Główne zadania oprogramowania... 4 Korzyści z wdrożenia... 4 Interfejs graficzny... 5 Bezpieczeństwo... 5 Wymagania systemowe... 5 Wersja systemu operacyjnego... 5 Minimalne wymagania sprzętowe... 5 Wymagania programowe... 5 Moduł Przesyłki... 6 Najważniejsze możliwości... 6 Modele wdrożenia modułu... 7 Model 1... 7 Model 2... 8 Przykład użycia... 8 Moduł Umowy... 9 Najważniejsze możliwości... 9 Przykład użycia... 9 Moduł Archiwum... 10 Najważniejsze możliwości... 10 Przykład użycia... 10 Moduł Sprawy... 10 Najważniejsze możliwości... 10 2 S t r o n a
Przykład użycia... 11 3 S t r o n a
Wstęp DTextra jest elektronicznym systemem zarządzania dokumentami. Dzięki modularnej budowie oprogramowanie można dostosować do każdej struktury i budżetu inwestycyjnego. Główne zadania oprogramowania Optymalizacja procesów obiegu przychodzących i wychodzących dokumentów w przedsiębiorstwie. Archiwizacja i katalogowanie umów. Archiwizacja dokumentów dotyczących danych spraw, procesów, projektów. Elektroniczne archiwum dokumentów. Prosty obieg dokumentów. Exporty danych do Adobe PDF lub Microsoft Excel. Korzyści z wdrożenia Lepsza komunikacja wewnątrz organizacji. Wzrost jakości obsługi klientów i partnerów. Ład w dokumentacji. Szybki dostęp do informacji. Ład w obiegu dokumentów. Redukcja kosztów operacyjnych i wzrost efektywności wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych. sprawny nadzór nad procesami i pracą w firmie. 4 S t r o n a
Interfejs graficzny Jednym z głównych celów, jaki sobie postawiliśmy, było przygotowanie przyjaznego w obsłudze Interfejsu użytkownika. Dzięki takiej polityce projektowania interfejsu graficznego, klienci bardzo szybko rozpoczynają efektywną pracę z systemem DTextra, a dzięki temu koszt szkoleń jest niewielki bądź zerowy. Bezpieczeństwo Konfigurowalne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami. Centralne składowanie szyfrowanych dokumentów. Tworzenie kopii zapasowej. Zgodność z ustawą dotyczącą ochrony danych osobowych. Wymagania systemowe Wersja systemu operacyjnego Windows XP sp3 lub nowszy x86 lub x64 Minimalne wymagania sprzętowe procesor Pentium 1000 MHz lub lepszy 512 MB lub więcej 1000 MB miejsca na dysku twardym Wymagania programowe Adobe Acrobat Reader 8 lub nowszy Minimum Microsoft Sql 2005 Express lub nowszy Microsoft Report Viewer 2008 lub nowszy 5 S t r o n a
Moduł Przesyłki Moduł Przesyłki (zastępuje tradycyjną książkę korespondencyjną w przedsiębiorstwie),odpowiada za korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Dzięki temu modułowi mamy możliwość zarządzania podstawowym obiegiem dokumentów. Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu jest archiwizowany, nadawane są mu atrybuty, automatycznie tworzona historia operacji wykonywanych na dokumencie. W zależności od modelu wdrożenia modułu możemy sprawdzić gdzie dokument obecnie przebywa lub komu został wydany. Najważniejsze możliwości Rejestracja i archiwizacja przesyłek przychodzących i wychodzących w centralnym rejestrze przesyłek. Nadawanie przesyłkom atrybutów określających: nadawcę, odbiorcę, przewoźnika, nr listu przewozowego, typ dokumentu, czego dotyczy, notatkę, itp.. Kontrola kosztów przesyłek. Przypomnienia e-mail o nie odebranych dokumentach. Wydruki etykiet adresowych na papierze samoprzylepnym. Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych. Automatyczne raporty odbioru dokumentów. Automatyczne tworzenie pocztowej książki nadawczej. 6 S t r o n a
Modele wdrożenia modułu Model 1 W przypadku pierwszej metody wpływ dokumentu rejestrowany jest w centralnym punkcie w przedsiębiorstwie (przeważnie sekretariat), następnie dokument przekazywany jest do określonej osoby odpowiedzialnej za dalszy obieg dokumentu w przedsiębiorstwie. Pełny obieg dokumentów nie jest rejestrowany w systemie. 7 S t r o n a
Model 2 W przypadku drugiej metody obieg dokumentu rejestrowany jest w centralnym punkcie w przedsiębiorstwie (przeważnie sekretariat). Każdy pracownik przekazując dokument dalej przekazuje go przez centralny punkt rejestrujący. Pełny obieg dokumentu jest rejestrowany w systemie. Przykład użycia W każdym przedsiębiorstwie istnieją różne modele archiwizacji oraz rejestracji korespondencji. Po wprowadzeniu do programu informacji dotyczących przesyłki, a później przekazaniu dokumentu osobie upoważnionej do odbioru. W razie potrzeby w łatwy i szybki sposób sprawdzimy historię każdego dokumentu. 8 S t r o n a
Moduł Umowy Dzięki temu modułowi mamy możliwość rejestrowania oraz archiwizowania wszystkich umów, aneksów w przedsiębiorstwie. Moduł ten wprowadza ład w katalogowaniu umów oraz zwiększa dostępność informacji dotyczących umów, płatności, miejsca przechowywania oryginału umowy, obowiązków oraz innych wypełnionych w systemie informacji. Najważniejsze możliwości Rejestracja i archiwizacja umów oraz aneksów obcych i własnych Nadawanie umowom atrybutów określających: Rodzaj, typ, przedmiot, okres trwania, strony umowy, notatkę, itp.. Podgląd archiwizowanych umów i aneksów. Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych Przykład użycia Każde przedsiębiorstwo posiada duże ilości umów własnych i obcych jako podstaw rozliczeń wykonanych usług, sprzedaży produktów, wytwarzania towarów.po wprowadzeniu informacji dotyczących umów w szybki sposób wyszukamy każdą umowę. 9 S t r o n a
Moduł Archiwum Moduł Archiwum dokumentów jest elektronicznym archiwum dokumentów. Najważniejsze możliwości Umożliwia archiwizację i katalogowanie dokumentów w formacie Adobe PDF poprzez przyporządkowanie danego dokumentu do stworzonego graficznego dzrzewka dla każdego działu w przedsiębiorstwie. Przykład użycia Za pomocą graficznego drzewa konfigurowanego dla każdego działu, w łatwy sposób możemy archiwizować : procedury, dokumenty związane z knowhow, inne opisujące priorytetowe procesy zachodzące w danym dziale. Dzięki szybkiemu dostępowi do informacji kierownik lub manager mogą szybko podjąć decyzję w przypadku rzadko występującego procesu lub zmiany pracownika odpowiedzialnego za dany proces. Moduł Sprawy Moduł ten łączy w nieograniczoną ilość różnych dokumentów w jedną sprawę, dzięki czemu w łatwy sposób można obejrzeć wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy. Najważniejsze możliwości Grupowanie dokumentów wg. spraw których dotyczą. Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych. Nadawanie Sprawom atrybutów określających: Rodzaj, typ, dotyczy, data dodania itp.. 10 S t r o n a
Przykład użycia Przedsiębiorstwo prowadzi inwestycję do której jest generowana duża ilość dokumentacji. Należy utworzyć sprawę dotyczącą inwestycji i nadać atrybut sprawy korespondencji, umowom, dokumentom podczas dodawania do systemu. 11 S t r o n a