Forte eraporty HR. Podręcznik użytkownika. Wersja 2014

Transkrypt

1 Forte eraporty HR Podręcznik użytkownika Wersja 2014

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, wrzesień 2013 Symbol dokumentu MXEHRV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Praca z modułem Forte eraporty HR 1-1 Udostępnianie raportów Użytkownicy Role Użytkownicy Raporty Wykonanie raportów Ostatnio wykonywane raporty Podręcznik użytkownika

4 II Podręcznik użytkownika Moduł Forte eraporty HR MXEHRV2014P0001

5 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Moduł Forte eraporty HR jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Adobe Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (adres strony producenta w języku polskim: Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, który znajduje się w głównym menu modułu, w poleceniu Podręczniki. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje. Jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte eraporty HR Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować, jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXEHRV2014P0001

7 Praca z modułem Forte eraporty HR Moduł eraporty HR, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga i usprawnia proces tworzenia raportów na bazie danych dostępnych w module Forte Kadry i Płace. Moduł ten powstał z myślą o wygodzie Użytkowników. Pozwala po właściwym skonfigurowaniu modułu Forte Kadry i Płace, wykonywać odpowiednio przygotowane raporty bezpośrednio w Systemie Zarządzania Zasobami. Dzięki współpracy wspomnianych powyżej modułów, Administrator ma możliwość zarządzania zakresem dostępu do zdefiniowanych w module KDF raportów. Użytkownicy mają, więc pewność, że dane w raportach, niejednokrotnie mające status danych wrażliwych, trafią w odpowiednie ręce. Udostępnianie raportów W module eraporty HR będą widoczne tylko te raporty, które zostaną w module Forte Kadry i Płace oznaczone jako raporty udostępnione dla Modułów Zarządzania Zasobami. Operację udostępniania może wykonać Użytkownik modułu Forte Kadry i Płace posiadający odpowiednie uprawnienia. W celu udostępnienia raportów należy zalogować się do modułu Forte Kadry i Płace, a następnie przejść do Kartoteki / Raporty. Z listy dostępnych raportów trzeba dokonać wyboru tych, które mają zostać przekazane do publikacji w zewnętrznym module. Za pomocą prawego klawisza myszy wywołuje się opcję: MZZ / Udostępnij dla MZZ. Jeśli Użytkownik chce zrezygnować z udostępniania danego raportu powinien wybrać opcję Cofnij udostępnianie. Rys. 1-1 Okno udostępniania raportów w module Forte Kadry i Płace.

8 1 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte eraporty HR Po wybraniu raportu pokaże się on w module eraporty HR. W module można nadać uprawnienia użytkownikom, którzy będą wykonać dany raport, oraz określa się w stosunku, do kogo dany raport będzie wykonany. Należy pamiętać, iż raport przeznaczony do publikacji w module eraporty HR musi być odpowiednio przygotowany. Użytkownik powinien zapoznać się wcześniej z dokumentem Instrukcja przystosowania raportu w Forte Kadry i Płace do generowania w module eraporty HR znajdującym się w katalogu instalacyjnym Forte Modułów Zarządzania Zasobami. Użytkownicy Przystępując do pracy z modułem eraporty HR należy przede wszystkim określić, który z Użytkowników posiada uprawnienia do użytkowania modułu. W tym celu należy przejść do formatki Administracja / System / Użytkownicy, a następnie w panelu Forte eraporty HR wybrać z kolumny Użytkownicy nazwisko osoby uprawnionej do korzystania z modułu. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Nadaj uprawnienia. Tę samą czynność należy powtórzyć dla każdego uprawnionego Użytkownika. Role Rys. 1-2 Okno nadawania uprawnień do Użytkowania modułu eraporty HR. Następnym krokiem powinno być nadanie wybranym osobom uprawnień do przyznawania pozostałym Użytkownikom praw do wykonywania raportów. W tym celu należy wybrać kolejno Aplikacje / Administracja / Role. Rys. 1-3 Menu grupy Aplikacje/Administracja/Role. W oknie, które zostanie wyświetlone można ustalić osoby nadające prawa. Wybór uprawnionej osoby spośród Użytkowników modułu należy zatwierdzić przyciskiem Nadaj uprawnienia. Rys. 1-4 Okno nadawania praw Użytkownikom do wykonywania raportów w module eraporty HR. W celu nadania kolejnej osobie uprawnień do danej czynności należy powtórzyć powyższą operację. MXEHRV2014P0001

9 Praca z modułem Forte eraporty HR 1 3 Wszystkie wybrane osoby będą posiadały uprawnienia nadawania Użytkownikom prawa do wykonywania raportów. W celu odebrania osobie uprawnień należy wskazać jej nazwisko w kolumnie Nadający i użyć przycisku Usuń uprawnienia. UWAGA Raporty mogą zawierać dane wrażliwe i należy o tym pamiętać przy nadawaniu uprawnień Użytkownikom. Użytkownicy Każdy z Użytkowników mających prawa do modułu eraporty HR może mieć przydzielone prawa do raportów możliwych do wykonania w module. W tym celu należy otworzyć okno Użytkownicy z grupy Aplikacje. W pierwszej kolejności wybieramy Użytkownika, któremu chcemy nadać prawo do raportów. W panelu Prawa do raportów należy zaznaczyć, jakie raporty będzie mógł wykonywać Użytkownik oraz w jakim zakresie. Zaznaczenie pola wyboru w poszczególnych kolumnach nadaje prawa: - Wszyscy - Użytkownik wykonujący raport na ma nieograniczone prawo do danych wszystkich pracowników, - Własne - oznacza, że Użytkownik ma możliwość wykonywania raportów tylko na swoich danych, - Podwładni - oznacza, że Użytkownik ma możliwość wykonywania raportów dotyczących jego podwładnych, - Komórki - oznacza, że Użytkownik ma możliwość wykonywania raportów na danych dotyczących zarówno jego bezpośrednich podwładnych, jak i komórek zależnych. Raporty Rys. 1-5 Okno nadawania praw Użytkownikowi do wykonywania raportów Okno Raporty otwierane z grupy Aplikacje umożliwia podgląd oraz nadawanie praw poszczególnym Użytkownikom do raportów udostępnionych do wykonywania w module eraporty HR. W panelu Prawa użytkowników do raportu, dla wybranego z rozwijanej listy rodzaju raportu, zostaje wyświetlona lista Użytkowników posiadających nadane prawa do raportu. Zaznaczenie pola wyboru w poszczególnych kolumnach nadaje prawa: - Wszyscy - Użytkownik wykonujący dany raport ma nieograniczone prawo do danych wszystkich pracowników, - Własne - oznacza, że dany Użytkownik ma możliwość wykonywania raportu na swoich danych, - Podwładni - oznacza, że dany Użytkownik ma możliwość wykonywania raportu na danych jego podwładnych, - Komórki - oznacza, że Użytkownik ma możliwość wykonywania raportów na danych dotyczących zarówno jego bezpośrednich podwładnych, jak i komórek zależnych.

10 1 4 Podręcznik użytkownika Moduł Forte eraporty HR Rys. 1-6 Okno nadawania praw Użytkownikom do wykonywania wybranego rodzaju raportu. Wykonanie raportów Po przygotowaniu modułu do pracy można przystąpić do wykonania raportu. W grupie Aplikacje, w okienku Wykonaj, z rozwijanej listy dostępnych raportów Użytkownik wybiera ten raport, który chce wykonać. Rys. 1-7 Lista dostępnych dla wybranego Użytkownika raportów Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem Wybierz zmienia się widok okna, pojawiają się dodatkowe panele: - Wykonywanie raportu pojawia się nazwa wybranego wcześniej raportu. - Okres w tym panelu należy określić zakres czasowy, dla jakiego raport ma zostać wykonany. Może to być bieżący miesiąc, stan na dzisiaj, ostatni miesiąc, ostatni rok kalendarzowy, ostatnie 3 miesiące, ostatnie 30 dni. Istnieje też możliwość wybrania okresu według konkretnych dat. - Wybór osoby można zaznaczyć opcję wykonania raportu dla podwładnych lub wybrać pracowników z rozwijanej listy. Pracownicy są pogrupowani zgodnie z działami, w jakich pracują. Użytkownik może zaznaczyć cały dział lub wskazać wybranych pracowników. - Sposób wykonania wykonany raport można obejrzeć w pliku lub wybrać opcję przesłania raportu pocztą elektroniczną. MXEHRV2014P0001

11 Praca z modułem Forte eraporty HR 1 5 Następnie należy wybrać przycisk Wykonaj raport zewnętrzny. Rys. 1-8 Okno ustawiania parametrów wykonywania raportów. Po wykonaniu raportu pojawi się komunikat Raport został wykonany a na dole okienka pojawi się przycisk Wyświetl raport.

12 1 6 Podręcznik użytkownika Moduł Forte eraporty HR Wykonany raport można następnie zapisać, wydrukować lub wysłać, jako załącznik pocztą elektroniczną. Rys. 1-9 Przykładowy raport wykonany w module eraporty HR. Ostatnio wykonywane raporty Raporty, które zostały wykonane są dostępne w oknie Aplikacje / Wykonaj w panelu Ostatnio wykonywane raporty. Dostępne raporty są opisane kolumnami Nazwa raportu oraz Parametry. Rys Okno dostępu do ostatnio wykonywanych raportów Po wybraniu raportu Użytkownik może: - Wykonać raport. W tym celu należy wybrać przycisk Wykonaj. - Zmienić parametry raportu przed wykonaniem. W tym celu należy wybrać przycisk Wybierz. Po zmianie parametrów raportu należy wybrać przycisk Wykonaj raport zewnętrzny. MXEHRV2014P0001

13 Praca z modułem Forte eraporty HR 1 7 Podręcznik użytkownika Po wybraniu z głównego menu pozycji Podręczniki Użytkownik otrzymuje dostęp do podręcznika moduł Forte Struktura Organizacji oraz moduł Forte eraporty HR. Podręczniki są zapisane w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF (np. Adobe Reader).

14