PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW RZESZÓW, 13-14.03.2014
Podstawy prawne i zasady ogólne kosztów kwalifikowalnych: Rozporządzenie KE Nr 951/2007 z 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające zasady stosowania programów współpracy transgranicznej w ramach rozporządzenia nr 1638/2006 określa w art. 36 kwalifikowalność kosztów na poziomie projektu: 1. Wydatki związane z każdym projektem muszą być poniesione w okresie realizacji każdej określonej umowy. 2. Koszty kwalifikowalne, koszty niekwalifikowalne i możliwość wniesienia wkładów rzeczowych na poziomie projektów określają umowy podpisane z beneficjentami i wykonawcami.
Tylko koszty kwalifikowalne mogą zostać sfinansowane ze środków grantu! Wszelkie koszty niekwalifikowalne poniesione przez Państwo lub Państwa partnerów zostaną odjęte od płatności końcowej lub będą musiały zostać zwrócone. Nie mogą one zostać pokryte z grantu, ani z Państwa współfinansowania!!!
UE finansuje określony procent całkowitych kosztów kwalifikowalnych, a nie określoną część działania. Wkład może być także określony poprzez procent całkowitych zatwierdzonych kosztów projektu. Jeżeli na koniec realizacji projektu, faktyczne wysokość kosztów kwalifikowalnych jest niższa, niż planowana, grant zostanie proporcjonalnie obniżony. Co to jest wydatek kwalifikowalny?
Wydatki kwalifikowalne Zgodnie z art. 14.1 General Conditions, wydatki w projekcie są kwalifikowalne wyłącznie gdy: zostały poniesione w okresie realizacji projektu, (wyjątek: koszty dotyczące raportów końcowych, kontroli wydatków oraz ewaluacji projektu), umowy z wykonawcami zawarto w ww. okresie, są wskazane w budżecie projektu, są konieczne do realizacji projektu, są identyfikowalne i weryfikowalne, w szczególności są ewidencjonowane w zapisach księgowych Beneficjenta/Partnera i określane zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby Beneficjenta/Partnera i zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów stosowaną przez Beneficjenta/Partnera (art. 16 General Conditions), są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania finansami, w szczególności pod względem gospodarności i efektywności.
Koszty niekwalifikowalne kary i grzywny finansowe, długi oraz prowizje od strat lub długów, odsetki od kredytów, koszty przygotowawcze, przedmioty już sfinansowane z innych źródeł, koszty osób niezaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu, nagrody pieniężne, zakup gruntów i budynków, różnice kursowe, wkład rzeczowy, podatki, w tym VAT (jeśli istnieje możliwość jego odzyskania lub pokrycia kosztu), pożyczki dla podmiotów trzecich, wydatki poniesione niezgodnie z zasadami PZP lub PRAG.
Kategorie kosztów kwalifikowalnych Koszty bezpośrednie Muszą być zgodne z zapisami art. 14 Warunków Ogólnych (General Conditions) Rezerwa na nieprzewidziane wydatki Nie może przewyższać 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych Wykorzystanie wymaga wcześniejszego zatwierdzenia przez WIZ Pośrednie koszty administracyjne (overheads) Jednolita stawka obliczona jako proporcja i wyrażona jako procent Nie może przewyższać 7% całkowitych kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich projektu
Bezpośrednie koszty kwalifikowalne (art. 14.2): Koszt personelu przydzielonego do projektu Koszty delegacji personelu i innych osób biorących udział w projekcie Koszty zakupu lub wypożyczenia wyposażenia i dostaw specjalnie na potrzeby Projektu oraz koszty usług Koszty materiałów eksploatacyjnych Wydatki na podwykonawstwo (usługi) Inne koszty wynikające bezpośrednio z warunków Umowy
Koszty osobowe Koszt personelu przydzielonego do projektu, odpowiadający rzeczywistym płacom brutto, w tym obciążeniom z tytułu ubezpieczeń społecznych i innych kosztów związanych z wynagrodzeniem (wliczając wynagrodzenie, podatek, wkład pracodawcy na ubezpieczenie społeczne itp. wszystko oszacowane zgodnie z ustawodawstwem krajowym beneficjenta/partnera ).
Koszty osobowe Dokumentacja kosztów osobowych: Umowa o pracę, umowa cywilnoprawna - dokument jasno określający zakres zaangażowania we wdrażanie projektu, Listy płac, rachunki, Dowody zapłaty (np. potwierdzenia przelewów, dowody wypłaty gotówki, wyciągi bankowe) Karty czasu pracy, wykazujące całkowity czas pracy oraz czas pracy przepracowany na potrzeby projektu, Protokoły lub raporty w przypadku umów cywilnoprawnych.
Koszty osobowe Przygotowanie miesięcznych kart czasu pracy Przykład Dane identyfikacyjne projektu Skrócony opis wykonanych działań Ilość godzin w ciągu dnia poświeconych na projekt Ilość godzin ogółem, podpis pracownika i pracodawcy.
Diety na podróże służbowe Pokrywają koszty zakwaterowania, ryczałtu (na wyżywienie i inne wydatki) i przejazdów lokalnych. Diety są wypłacane na podróże zagraniczne i krajowe w kraju beneficjenta/partnera. Diety na podróże służbowe mogą być wypłacane personelowi zatrudnionemu przy wdrażaniu projektu lub uczestnikom seminariów i konferencji. Koszty utrzymania ekspertów zewnętrznych powinny być zawarte w kategorii budżetowej 5 Inne koszty, usługi. Uwaga! ryczałty (daily allowances) mogą być wypłacane jedynie członkom personelu Beneficjenta lub partnerów!
Diety na podróże służbowe Nie należy stosować stawek wyższych niż publikowane przez KE w dniu podpisania umowy. http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_die ms/index_en.htm
Diety na podróże służbowe Koszty mogą być bezpośrednio opłacone w biurze podróży (np. hotelu) lub przekazywane osobom (wnioski o refundację lub paski wypłat), Stawki muszą odpowiadać stawkom normalnie stosowanym w organizacji i wynikać z krajowych uwarunkowań prawnych.
Koszty diet Dokumentacja kosztów diet: Formularze rozliczenia delegacji służbowych, Notatka z wyjazdu służbowego, Lista uczestników spotkania z podpisami za każdy dzień, Zaproszenia, program spotkania itp.
Podróże Koszty podróży środkami transportu publicznego, bilety lotnicze, opłaty lotniskowe, bilety kolejowe, autokarowe itp. Ubezpieczenie podróżne, Koszty uzyskania wiz, Inne niezbędne koszty związane z podróżą. Koszty podróży kwalifikowalne są tylko w odniesieniu do personelu projektu oraz uczestników wydarzeń będących przedmiotem projektu. Każdorazowo powinien zostać wybrany najbardziej ekonomiczny środek transportu.
Podróże Dokumentacja kosztów podróży: Lista uczestników spotkania wraz z podpisami za każdy dzień, Zaproszenia, lista rejestracji, program spotkania, Bilety transportowe, Karty pokładowe, Formularze rozliczenia delegacji służbowych, Odpowiednie wyliczenia wydatków poniesionych na podróż samochodem, Faktury, dowody opłat.
Sprzęt i dostawy Zgodnie z art. 14.2 koszty zakupu lub wypożyczenia wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych (nowych lub używanych) są kwalifikowalne, o ile zostały poniesione specjalnie na potrzeby projektu. Koszty muszą odpowiadać stawkom rynkowym. Jeśli wypożyczenie sprzętu jest bardziej ekonomiczne, należy wybrać ten rodzaj zamówienia.
Sprzęt i dostawy Dokumentacja zakupu wyposażenia: Dokumentacja przetargowa, Regulamin wewnętrzny poniżej progu 14.000 EUR wraz z dokumentami potwierdzającymi wybór najkorzystniejszej oferty, Umowy na dostawy, Faktury, dowody zapłaty, Potwierdzenia (protokoły), iż dostawy zostały wykonane, Świadectwa pochodzenia sprzętu i dostaw dla środków o cenie jednostkowej ponad 5 000, zgodnie z rozdziałem 2.2. aneksu IV do Umowy Grantowej.
Biuro Wydatki poniesione na wynajęcie biura na potrzeby projektu lub bezpośrednie koszty administracyjne, bezpośrednio przypisane do projektu: o zasoby biurowe konsumpcyjne, o utrzymanie pomieszczeń biurowych, o telefon, fax, internet. Uwaga! Koszty powinny być racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.
Biuro Dokumentacja kosztów: Umowy na dostawy materiałów eksploatacyjnych, Faktury, rachunki, Dowody zapłaty, Potwierdzenia (protokoły), iż dostawy zostały wykonane.
Inne koszty, usługi Publikacje Dokumenty studialne, analizy, badania Weryfikacja wydatków Ewaluacja Tłumaczenia Operacje finansowe Organizacja szkoleń, konferencji, seminariów Działania promocyjno-informacyjne
Dokumentacja kosztów: Inne koszty, usługi Dokumentacja przetargowa, regulamin poniżej progu 14.000 EUR, dokumenty potwierdzające wybór najkorzystniejszej oferty, Umowy na usługi, Faktury, rachunki, dowody zapłaty, Potwierdzenie, iż usługi zostały wykonane, Przykłady opublikowanych materiałów, adres strony www, zdjęcia Dowody zgodności z zasadami promocji: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Rezerwa na nieprzewidziane wydatki Nie może przewyższać 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu. Może być wykorzystana jedynie w nieprzewidzianych okolicznościach i po wcześniejszym pisemnym wyrażeniu zgody przez WIZ. Realokacja środków powinna być wykazana w raporcie finansowym, w kategorii tej nie powinny znajdować się żadne zapisy księgowe.
Koszty administracyjne Art. 14.4 Stały odsetek nieprzekraczający 7% ogólnej kwoty bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych Projektu można zakwalifikować jako koszty pośrednie pokrywające wydatki administracyjne ponoszone przez Beneficjenta w związku z realizacją Projektu. Pośrednie koszty administracyjne są kwalifikowalne jeśli nie zawierają kosztów przypisanych do innych kategorii budżetowych. W przypadku gdy całkowity zaakceptowany koszt projektu jest niższy niż przedstawiony w budżecie, kwota przedstawiona w tej kategorii budżetowej zostanie automatycznie zmniejszona.
Księgowania w projekcie Prowadzenie odrębnej księgowości Projektu w taki sposób, aby zapewnić łatwość zidentyfikowania i sprawdzenia zapisów z nim związanych w systemie finansowo-księgowym jednostki. Wymóg dotyczy wydatków, kosztów i przychodów projektu. Stosowanie oddzielnej ewidencji księgowej dla danego Projektu lub zapewnienie w istniejącym systemie odpowiedniej analityki pozwalającej na łatwe zidentyfikowanie zapisów związanych z realizacją Umowy. Ewidencja księgowa projektu powinna być zgodna ze stosowanymi przez Państwa instytucję/kraj zasadami i polityką rachunkowości.
Opis faktury lub innego dokumentu księgowego "Wydatek finansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, Program Współpracy Transgranicznej Polska - Białoruś - Ukraina 2007-2013" 1. Nazwa projektu (tytuł umowy grantowej i tytuł mikroprojektu), 2. Numer umowy grantowej (oraz numer mikroprojektu), 3. Numer faktury, 4. Linia budżetowa (pozycja budżetu), w ramach której wydatek jest rozliczany, 5. Numer w systemie finansowo - księgowym jednostki, 6. Opis wydatku, 7. Procedura przetargowa - Polscy Beneficjenci powinni podać artykuł zgodnie z ustawą praw zamówień publicznych, 8. Kwalifikowalna kwota wydatków ogółem w walucie narodowej, 9. Akceptacja faktury przez upoważnioną osobę.
Opis faktury lub innego dokumentu księgowego "Financed by the European Union within the European Neighborhood and Partnership Instrument in the framework of the Cross-border Cooperation Programme Poland-Belarus-Ukraine 2007-2013" 1. Project title (Umbrella Project title, micro-project title), 2. Grant Contract number (and micro-project number), 3. Invoice number, 4. Budget line (the exact budget item), under which the invoice was paid, 5. Registration number in the Beneficiary's (or Partner's) accounting system, 6. Description of expenditure 7. Tender procedure (Polish Beneficiaries should indicate article number in accordance with the public procurement law), 8. Amount of total eligible expenditure in national currency, 9. Approval of expenditure by authorized person.
Dziękuję! WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY Tel. 22 378 31 30 Email: pbu@cpe.gov.pl www.pl-by-ua.eu 29