Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011

Transkrypt

1 Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011 Warszawa, 7 październik 2011 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl Budżet - Koszty uprawnione: Art. III umowy finansowej mówi o nieprzekraczalnej wysokości dofinansowania 1

2 Budżet - Koszty uprawnione: na organizację kursu intensywnego (IP); na podróż uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami wizy; na utrzymanie uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami ubezpieczenia; Budżet Wymogi minimalne: Projekt typu kurs intensywny powinien być przygotowany co najmniej przez 3 uczelnie/ instytucje z co najmniej 3 krajów uczestniczących w programie Erasmus, przy czym co najmniej jedna z uczelni musi być zlokalizowana w kraju członkowskim UE, W kursie powinno uczestniczyć od 10 do 60 studentów oraz do 20 nauczycieli, Kurs intensywny może trwać minimum 10 kolejnych dni roboczych, maksimum 6 tygodni z co najmniej 6 godzinami zajęć każdego dnia; 2

3 Budżet - Koszty organizacji: Dofinansowanie kosztów organizacji i prowadzenia kursu intensywnego jest przyznawane w postaci kwoty ryczałtowej należnej po udokumentowaniu uczestnictwa w kursie odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli Erasmusa (zgodnie z Załącznikiem I). Może być ona wykorzystana na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych. Budżet Koszty podróży: Rzeczywiste koszty biletów (cena biletów i ewentualne opłaty związane z zakupem biletów - jeśli zakupu biletów dokonuje pośrednik, z którym uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy i konieczne jest uiszczenie opłaty agencyjnej) - dla/przez studentów i nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli dla liczb osób nie większych niż zapisane w Art.III.1 umowy finansowej i do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji podróż w Art.III.1 umowy; 3

4 Budżet Koszty podróży: W przypadku podróży samochodem prywatnym - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum zalecany wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo spośród : - ceny biletu kolejowego, autokarowego, lotniczego na trasie przejazdu samochodem (na podstawie zaświadczenia od przewoźnika o cenie jednego, najtańszego biletu), - wyliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów i stawkę ryczałtową zgodna z wewnętrznymi zasadami danej organizacji przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż równowartość 0,22 ; Refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących samochodem); Budżet Koszty podróży: Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako koszt podróży; Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż uczestników kursu są potwierdzenia dokonania płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w obie strony; W przypadku podróży samochodem prywatnym oświadczenie beneficjenta (studenta/nauczyciela) o podróży samochodem wraz z informacją o liczbie kilometrów oświadczenie woli podpisane przez daną osobę oraz zaświadczenie od przewoźnika o cenie biletu na danej trasie; 4

5 Budżet Koszty utrzymania: Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek ryczałtowych, określonych na osobę i dla czasu trwania danego kursu, włącznie z dniami podróży, na utrzymanie studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej oraz liczb studentów i nauczycieli zapisanych w Art.III.1 umowy; Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji przedstawionymi w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy (wniosku): - w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy; - w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy; Budżet Koszty utrzymania: Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie danej miejscowości) i w przypadku dostępności środków - kieszonkowe; Kieszonkowe może być wypłacone uczestnikom wyłącznie w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą funduszy przyznaną uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy finansowej i kwotą kosztów poniesionych przez uczelnię koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne). Decyzję o kwocie kieszonkowego, wypłacanej poszczególnym studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z zachowaniem zasady równego traktowania danej grupy uczestników kursu; 5

6 Budżet Koszty utrzymania: Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - dla liczb osób nie większych niż zapisane w Art.III.1 umowy finansowej, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy; Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie uczestników kursu następuje na podstawie określonych liczb osób i określonych stawek ryczałtowych; Wypłata kieszonkowego musi zostać potwierdzona w dokumencie, zawierającym dane osobowe i czytelny podpis osoby, która otrzymała kieszonkowe oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; Budżet Koszty utrzymania: Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie uczestników kursu są (Art.IV.2 umowy): potwierdzenia udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs; Dodatkowo imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z miejscowości, w której odbywa się kurs; 6

7 Budżet Koszty utrzymania: W przypadku dofinansowania udzielonego w formie płatności ryczałtowej, beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie, na które udzielono dofinansowania, miało faktycznie miejsce i jest on zobowiązany przepisami prawa do posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej poniesione koszty. Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane lub wynikające z realizacji kursu intensywnego. 7

8 Budżet - Koszty uprawnione: poniesione w okresie obowiązywania umowy(umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch stron), ściśle związane z realizowanym projektem i ujęte w jednej z trzech kategorii budżetowych, udokumentowane, niezbędne do realizacji projektu i uzasadnione, muszą być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, Budżet - Koszty uprawnione: zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, szczególnie pod względem efektywności kosztów i opłacalności, muszą zostać poniesione przez beneficjenta i być zapisane w księgach rachunkowych zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami rachunkowości oraz być zadeklarowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami podatkowymi i o zabezpieczeniu społecznym; 8

9 Wszystkie dokumenty, które stanowiły koszt realizowanego projektu muszą być właściwie opisane: Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie kursy intensywne na realizację umowy nr kategoria budżetowa opis Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni koordynującej nie są uprawnione, jeżeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia koordynująca ma siedzibę, koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni partnerskiej nie są uprawnione, jeżeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia partnerska ma siedzibę, koszty nie związane z realizowanym projektem, nie objęte żadną z kategorii budżetowych wymienionych w umowie art. III finansowanie działania, koszty otwarcia i prowadzenia rachunku, straty z tytułu różnic kursowych, 9

10 Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty odsetek, zbyt wysokie lub nieprzemyślane wydatki, zakup środków trwałych, koszty nie związane z realizowanym projektem, koszty nieudokumentowane, koszty zadeklarowane przez wnioskodawcę, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności kosztów, tzn. przed 1 września 2011 r. i po 31 sierpnia 2012 r. lub po złożeniu raportu, koszty nieudokumentowane, - VAT jeżeli jest odliczany; Przesunięcia w budżecie: W drodze wyjątku Beneficjent może dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu utrzymanie i podróż, pod warunkiem, że to przesunięcie środków nie wpływa na realizację działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. Beneficjent powinien pisemnie poinformować NA o planowanym przesunięciu środków. 10

11 Wszelkie kwoty w sprawozdaniu z realizacji kursu intensywnego powinny być wyrażone w EUR. W tym celu beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR. Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu niezależnie od waluty rachunku wskazanego w art. V umowy finansowej. 11

12 W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w PLN na EUR będą dokonywane wg kursu kupna dewiz Banku Handlowego z dnia dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. 12

13 W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR będą dokonywane wg miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: Warunkiem stosowania takiej polityki kursowej jest wymóg regulowania wszelkich zobowiązań z konta wymienionego w art. V umowy finansowej. 13

14 Proszę zwrócić uwagę by kwoty widniejące w raporcie końcowym i zaksięgowane na koncie projektu jako finansowane z Programu LLP Erasmus były sobie równe. Pytania 14

15 Dziękuję za uwagę Aneta Pomorska 15