Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

Transkrypt

1 Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

2 SPIS TREŚCI 1. Kwalifikowalność kosztów 2. Kategorie budżetowe w projekcie 3. Przewalutowanie kosztów 4. Typy kontroli finansowej projektów

3 KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW muszą być rzeczywiście poniesione; wytworzone i wykorzystane w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie finansowej; poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji; poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; racjonalne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w systemie księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami; określone w szacunkowym budżecie; przypisane i rozliczone w ramach jednej kategorii budżetowej.

4 Koszty nieuprawnione zwroty z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia; należne odsetki; straty wynikające z różnic kursowych; koszty przelewów z rachunków FRSE naliczane przez bank beneficjenta; koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego otrzymano dotację finansową; wkłady niepieniężne od osób trzecich; nadmierne lub nieuzasadnione wydatki; podlegający odliczeniu podatek VAT.

5 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:

6 Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań Koszty zakwaterowania i wyżywienia Koszty działań Wizyta przygotowawcza (koszty działań wizyty przygotowawczej)

7 Koszty rzeczywiste Koszty podróży Koszty upowszechniania Koszty specjalne Koszty projektów promocyjnoinformacyjnych Wizyta przygotowawcza (koszty podróży)

8 Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 10% sumy kosztów naliczonych w ramach przyznanej kwoty na koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań Każdy z krajów może wykazać maksymalnie po 5% wyżej wymienionych kosztów. Nie ma możliwości dokonywania przesunięć tych środków pomiędzy krajami Kwoty przeznaczone dla organizacji partnerskiej beneficjent powinien bezwzględnie przekazać organizacji partnerskiej przed rozpoczęciem działań

9 Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; dodatkowo w przypadku organizacji partnerskiej: dowód przekazania środków przez beneficjenta. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą: a) umowy z partnerem; b) wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską; c) wyciągu bankowego lub potwierdzenia wypłaty z kasy (KW); w ramach raportu końcowego - potwierdzeniem poniesienia tych kosztów będzie zaakceptowany opis działań przygotowawczych zamieszczony w raporcie.

10 Koszty ryczałtowe Koszty wyżywienia i zakwaterowania Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (przelicznik noclegowy): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień. Koszty poniesione wyłącznie na zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników i opiekunów Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego - listy obecności dla obu grup (zawierające imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, , miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

11 Koszty ryczałtowe Koszty działań Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (przelicznik noclegowy): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 20 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 15 EUR na osobę na dzień. Koszty działań obejmują wszelkie koszty wynikające z przedstawionego i realizowanego harmonogramu projektu, służące realizacji zaplanowanych działań np. materiały, warsztaty, transport lokalny itp.

12 Koszty ryczałtowe Koszty działań c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego: a) listy obecności dla obu grup (zawierające imię, nazwisko i adres uczestnika/opiekuna, podpis uczestnika, miejsce oraz daty realizacji działania); b) zaakceptowany opis działań zamieszczony w raporcie końcowym.

13 Koszty ryczałtowe Wizyta przygotowawcza (koszty działań) Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (dni roboczych): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień. Koszty związane z organizacją wizyty przygotowawczej, w tym koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz inne koszty niezbędne do jej realizacji

14 Koszty ryczałtowe Wizyta przygotowawcza (koszty działań) c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego - lista obecności uczestników (zawierająca imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, , miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

15 Koszty rzeczywiste Koszty podróży oraz Wizyta przygotowawcza (koszty podróży) Koszty podróży rozliczane są do wysokości nie większej niż kwota przyznana na ten cel w umowie finansowej Koszty podróży pokrywają koszty najtańszego transportu liniowego/prywatnego, gwarantującego bezpieczeństwo przejazdu Dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztów podróży dla transportu: liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu, samolot) jest faktura/rachunek lub bilet wystawiony dla uczestnika projektu, wraz z widoczną ceną i datą podróży; wynajętego (autokar, bus itp.) jest faktura/rachunek opis usługi powinien zawierać trasę oraz daty przejazdu.

16 Koszty rzeczywiste Koszty upowszechniania Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 15% sumy kosztów naliczonych w ramach przyznanej kwoty na koszty przygotowania, zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań Koszty służące upowszechnianiu rezultatów, które zostały wypracowane przez uczestników. W tych kosztach nie można zawrzeć kosztów promujących projekt, tylko jego rezultaty

17 Koszty rzeczywiste Koszty upowszechniania c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; w ramach raportu końcowego: a) zaakceptowany opis działań upowszechniających zamieszczony w raporcie końcowym; b) udokumentowane produkty, w przypadku wydarzeń upowszechniających dokumentacja fotograficzna i lista uczestników poświadczająca realizację działania.

18 Koszty rzeczywiste Koszty specjalne Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 100 EUR na osobę Koszty specjalne związane są z uczestnictwem w projekcie osób z mniejszymi szansami. Koszty muszą wynikać z potrzeb tej grupy i ich celem jest zapewnienie komfortu pracy uczestników. W ramach tej kategorii pokrywane są również koszty uzyskania wiz Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; do raportu końcowego szczegółowy opis rodzaju poniesionych kosztów.

19 Koszty rzeczywiste Koszty projektów promocyjnoinformacyjnych Dofinansowanie projektów promocyjno-informacyjnych wynosi maksymalnie do 1300 EUR Koszty dedykowane są tylko projektom informacyjno-promocyjnym i służą do realizacji celów stricte promocyjno-informacyjnych, np. wydania publikacji, organizacji wystawy, realizacji filmu, czy organizacji spotkań promocyjnych Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; w ramach raportu końcowego: a) zaakceptowany opis działań promocyjno-informacyjnych; b) produkty wykonane w ramach tych kosztów.

20 Przewalutowanie kosztów Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu 1 Euro = 4,4261 PLN Wszystkie płatnościfrse na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Sprawozdanie finansowebędzie przedstawiane w walucie PLN i EUR. Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN, stosując średni kurs NBP z dnia podpisania umowy finansowej przez ostatnią z dwóch jej stron (FRSE) Uwaga Dotyczy to również dowodów wystawionych w walucie EUR. Pokrycie ewentualnych różnic kursowych leży po stronie beneficjentów i nie stanowi kosztu projektu

21 Typy kontroli finansowej projektów Analiza raportu końcowego Kontrola w siedzibie beneficjenta, w czasie realizacji projektu

22 Analiza raportu końcowego KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej OBSZAR KONTROLI Część finansowa raportu końcowego MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba FRSE

23 Kontrola w siedzibie beneficjenta, czasie realizacji projektu w KIEDY W trakcie realizacji projektu KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Weryfikacja realności i kwalifikowalności wszystkich działań OBSZAR KONTROLI Kontrola dokumentacji projektu MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba beneficjenta

24 Należy pamiętać, że FRSE ma prawo, przeprowadzić: kontrolę SPECJALNĄ dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.

25 Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów w ramach Polsko-Ukraińskiej Rady Wymiany Młodzieży nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych

26 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa tel.: Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich: Marcin Żółcik tel ,

27 Dziękuje za uwagę!