Dokumentacja załączana do Wniosku o płatność

Transkrypt

1 Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Dokumentacja załączana do Wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy w dokumentacji załączanej do wniosku o płatność Błędy w dokumentacji dotyczącej faktur/rachunków za usługi, dostawy, sprzęt, artykuły biurowe itp.: brak umowy lub zlecenia brak protokołów odbioru i/lub innego potwierdzenia odbioru usługi/dostawy/zamówienia/zlecenia poniżej tys. Euro (np. na odwrocie faktury) protokoły odbioru podpisane przez osoby niewymienione w umowie lub podpisane tylko przez jedną stronę umowy protokoły odbioru przesyłane w oryginale (powinny być kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem ) data podpisania protokołu odbioru późniejsza niż data wystawienia faktury/rachunku kwota rachunku/faktury niezgodna z umową brak dowodu zapłaty 1

2 Błędy w dokumentacji dotyczącej faktur/rachunków za usługi, dostawy, sprzęt i artykuły biurowe cd.: - w przypadku odbioru po terminie określonym w umowie brak wyjaśnienia takiego stanu rzeczy i brak naliczenia kar umownych - brak rozeznania cenowego / notatki służbowej w sprawie wyboru dostawcy / wykonawcy lub jeśli zakup dokonany w ramach zamówienia publicznego -brak dokumentacji przetargowej - brak załączonych materiałów informacyjnych i/lub zdjęć - brak zdjęć oznakowanego sprzętu/wyposażenia - oznaczenie materiałów promocyjnych niezgodne z wytycznymi w sprawie informacji i promocji Błędy w dokumentacji dotyczącej umów zlecenia i o dzieło: brak umowy brak informacji nt. wykonanych czynności w przypadku umowy zlecenia w przypadku zlecania wykonania dzieła (np. ekspertyza, tłumaczenie, publikacja) brak załączonego i podpisanego przez autora dzieła nieprawidłowa kwota kosztu kwalifikowalnego na opisie rachunku / listy płac (np. nieuwzględnienie składek ZUS pracodawcy) nazwa umowy niespójna z przedmiotem umowy (do umów o charakterze zlecenia podpisana umowa o dzieło) brak dowodów zapłaty podatku i składek ZUS 2

3 Błędy w dokumentacji dotyczącej umów o pracę i kalkulacji wynagrodzeń: brak umowy brak zakresu obowiązków brak wskazania w umowie/zakresie obowiązków numeru i tytułu danego projektu błędy w kartach czasu pracy i kalkulacjach np. nieprawidłowa normatywna liczba godzin roboczych dla danego miesiąca brak wskazania w umowie/zakresie obowiązków wymiaru etatu na jaki pracownik został oddelegowany do pracy w projekcie brak dowodów zapłaty (wynagrodzenie netto, składki ZUS i podatek) Błędy w dokumentacji dotyczącej podróży służbowych brak podpisów, dat na druku PWS, na rozliczeniu delegacji zagranicznej, na rozliczeniu zaliczki i na raporcie kasowym. brak informacji nt. zastosowanego kursu waluty do rozliczenia delegacji zagranicznej np. tabeli kursowej lub adnotacji o banku i kursie brak dowodu zakupu/sprzedaży waluty na delegację zagraniczną w banku brak informacji o godzinie przekroczenia granicy brak agendy spotkania np. wizyty studyjnej nie pomniejszenie należnych diet o zagwarantowane posiłki np. śniadania, obiady, kolacje brak kart pokładowych rozliczanie jako koszt kwalifikowalny różnic kursowych 3

4 Opis dokumentu finansowego: opis dokumentu finansowego powinien znajdować się na rewersie oryginału faktury/rachunku/listy płac/rozliczenia delegacji w przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokonanie odpowiednich wpisów, opisu dokumentu finansowego można dokonać na dodatkowej kartce papieru. W takim przypadku zaleca się dokonanie na rewersie faktury adnotacji o załączniku, i uzupełnienie opisu dokumentu finansowego o informację załącznik nr. do faktury nr.. z dnia. opis powinien być w sposób trwały złączony z fakturą Błędy w opisie dokumentu finansowego Nieprawidłowa kwota kosztu kwalifikowalnego na listach płac. Kwotą kwalifikowalną są wszystkie składniki wynagrodzenia brutto brutto Brak wpisania kwoty kwalifikowalnej. Wpisywane są kwoty tylko w rozbiciu na współfinansowanie i dofinansowanie Brak podziału kwoty kosztu kwalifikowalnego na działania i linie budżetowe (jeżeli dotyczy więcej niż 1 działania i/lub więcej niż 1 linii budżetowej) Zakwalifikowanie wydatku do niewłaściwego działania i/lub linii budżetowej tzn. niezgodnie z wytycznymi SPPW Brak wskazania linii budżetowej w opisie dokumentu finansowego Wykazanie wydatku w zestawieniu wydatków w innej kategorii wydatków lub innym działaniu niż zostało to wskazane w opisie dokumentu finansowego Brak opisu w zakresie ustawy PZP lub błędny opis Opis zamieszczony jest na rachunku i liście płac umów zleceń/o dzieło (opis powinien być zamieszczony tylko na jednym dokumencie, zgodnie z polityką rachunkowości beneficjenta w tym zakresie) 4

5 Błędy w informacji załączanej do dowodów zapłaty składek ZUS i podatku Brak informacji nt. wysokości składek ZUS i podatku dotyczącej osób rozliczanych w projekcie Nieuwzględnienie składek i podatku od umów zleceń i o dzieło Błędy w rozliczaniu płatności zaliczkowych za usługi/dostawy/zlecenia Wykazanie wydatku na podstawie faktury pro forma/faktury zaliczkowej Rozliczenie zaliczki w okresie, w którym przedmiot umowy nie został odebrany i ostatecznie zapłacony Nie załączenie faktury właściwej Zamieszczenie opisu dokumentu finansowego na fakturze pro forma zamiast na fakturze właściwej Zamieszczenie opisu dokumentu finansowego na fakturze pro forma i na fakturze właściwej (podwójny opis jednego wydatku) Księgowania: Partnerzy projektu podobnie, jak IR, muszą posiadać wyodrębnione konta i księgować na nich koszty ponoszone w ramach projektu oraz przesyłać wraz z dokumentacją sprawozdawczą wydruki według wydatków, kosztów i ewentualnych przychodów projektu Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych finansowanieprojektów w ramach SPPW pochodzi z budżetu środków europejskich i w związku z tym wydatki poniesione w projektach współfinansowanych w ramach SPPW powinny być księgowane z czwartą cyfrą paragrafu 7. Z kolei wydatki na współfinansowanie projektów realizowanych w ramach SPPW powinny być księgowane z czwartą cyfrą paragrafu 6. 5

6 Dokumenty powinny być ułożone w logiczny i przejrzysty sposób!!! Kserokopie powinny być czytelne i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby 6